XX信息股份有限公司借款及报销管理办法

1、北京 XX 信息股份有限公司借款及报销管理办法第一章总则第一条 为了加强对北京 XX 信息股份有限公司（以下简称公司）各项支出的监控，有效控制费用规模，规范公司借款及报销程序和行为，根据公司财务制度的有关规定，制定本办法。第二条 本办法规范的是借款和报销。第三条 本办法中借款及报销的审批程序、标准，按照公司财务支出审批管理办法 、境内差旅费用管理办法 、会议管理办法及其他有关规定执行。第二章借款管理第四条 借款应遵循以下程序：（一）填写借款单。用款部门或个人借款，应填写借款单，填列要件包括资金性质、借款部门、借款理由、借款金额、借款人 （部门借款应标明经办人）、借款日期。 使用支票应提供收款单

2、位全称。办理汇款应提供收款单位全称、开户银行、账号等事项。如有特殊事项，根据需要另外注明。借款单填写内容要完整、真实、准确，字迹要清晰。经办人不得在借款单上涂改、挖补。如发现有错误，应当重新填写或者更正，更正处应由部门负责人签字。（二） 审批手续。经办人持填好后的借款单，依据 公司财务支出审批管理办法的有关规定进行审批。对借款前已签报批准的事项，如签报中已明确具体项目、开支范围、金额支付方式等预算内容的，经办人可持借款单附签报到财务管理部门办理借款手续。对于事前已有签报，但签报中没有 数量金额规定的，经办人须持借款单按 财务支出审批管理办法的相关规定办理审批手续后，附签报原件到财务管理部门办理

3、借款。对不符合填报要求或审批手续的，财务管理部门有权要求借款人补充、更正或补办相关手续。（三）借款手续。财务管理部门根据借款单与相关审批文件，办理支付现金、签发支票和汇款手续。第五条 借款金额。单笔现金借款金额超过 5000 元（含），借款人应提前 1 个工作日到财务管理部门办理预约手续（填写预约单），单笔汇款、支票借款超过 8 万元（含），应提前两个工作日到财务管理部门办理预 约手续。第六条 借款注意事项：（一）用款部门应根据付款日期、付款条件或合同约定提前办理有关借款审批手续。（二）用款部门借款应遵守预约规定。（三）原则上一般性支出且结算金额在 2000 元以下符合现金管理办法的，可以现金

4、方式支付，结算金额超过2000 元（含）的原则上应采取银行转账支票或办理电汇、信汇、汇票等方式支付。 财务管理部门可以在考虑资金安全及结算成本的情况下，选择支付方式，保证及时到账。（四）借款人应严格按照公司支票管理办法使用、管理支票。（五）每周周一至周五上午为借款、报销时间。每月月初 5 个工作日为财务管理部门结账、编制上月报表时间，暂停借款、报销事宜。 特殊事项另行安排。（六）财务管理部门应配备借款、报销所需的借款单、差旅费报销单、支出凭单、粘贴单等单证以及办理银行结算业务时所使用的结算凭单（包括支票、汇款单等）等，以备借款、报销填制。（七） 借款遵循“前账不清，后账不借”的原则。（八） 借

5、款人应严格遵守借款、报销的时限规定，特殊情况应由借款人提供经部门 负责人及分管副总经理书面确认的理由。（九） 非常规性开支，应凭公司领导批准的签报，在批准额度内专项办理借款手续。第三章 报销管理第七条 报销时限规定：经办人应在完成业务或出差回来 10 日内，持合法有效发票及其他相关单据到财务管理部门办理报 销还款手续。第八条 报销单填制要求：（一） 填写凭证。经办人应根据报销费用的性质选择填写适合的报销单：报销差旅费的，选择差旅费报销单；报销其他费用的，选择支出凭单。（二） 填制要求。签字笔填写、字迹清晰、金额准确、内容完整、大小写数字规范并顶格填写。不得涂改、挖补，发现填写错误的，应当重新填

6、写或者更正，更正处应由部门负责人签字。（三） 粘贴原始发票。申请报销的原始发票应保持完整。原始发票应从报销单背面左侧按顺序、类别、均匀粘贴，发票正面向上，大小不能超出报销单；若票据较多，可另附纸张粘贴。第九条 审批手续：报销单按财务支出审批管理办法审批后到财务管理部门报销。（一） 已办理过专项借款的，借款人凭正式发票办理报销还款手续:如发票金额、开支项目等要素与借款手续中批准内容一致，借款人凭报销单，经部门负责人签字，到财务管理部门办理核销还款手续；如发票金额、开支范围等要素在借款额度之内，但开支项目等要素不完全一致的，借款人持报销单按公司财务支出审批管理办法进行审批后，到财务管理部门办理报销

7、还款手续。（二） 未办理过专项借款的，报销人凭正式发票办理报销手续：已经有关签报批准的，如发票金额、开支项目等要素与签报一致的，报销人凭报销单，经部门负责人签字，到财务管理部门办理报销手续；如发票金额、开支范围等要素在签报额度之内，但开支项目、相应金额等要素不完全一致的，经办人持报销单按公司 财务支出审批管理办法进行审批后，到财务管理部门办理报销手续。（三）对不符合规定的，财务管理部门有权要求经办人补充、更正或补办相关手续。第十条 固定资产及办公费开支，应经 综合管理部门验收确认后，到财务管理部门办理借款、报销、增加固定资产核算处理。第十一条 报销注意事项：（一） 应由公司正式人员办理借款、报

8、销等财务手续。（二） 用款部门报销应遵守报销时间规定。 特殊情况下，财务管理部门可根据情况安排报销时间。（三） 对由于分期付款且金额较大的借款，经办人员应及时从收款单位取得合法票据，按相关规定报销还款。（四） 办理差旅费借款、报销手续的，应按 境内差旅费用管理办法有关事项履行出差审批手续。（五） 借款人退还现金，财务管理部门应向其出具收据（加盖现金收讫章），作为还款凭证。（六） 由他人代办报销的，须由报销人本人在支出凭单、差旅费报销单或发票上签字确认。（七） 报销时提供的原始单据，必须是国家规定的或允许使用的合法票据，严禁使用白条。在无法取得合法票据的特殊情况下， 应由经办人填写支出凭单， 注

9、明理由，经证明人、部门负责人、分管副总经理 及分管财务副总经理签字批准后，到财务管理部门办理报销。从外单位取得的原始凭证如有遗失，报销人应当取得原开出单位盖有公章的证明，并注明原来凭证的号码、金额和内容等，应由经办人填写支出凭单，注明理由，经证明人、部门负责人、分管副总经理及分管财务副总经理签字批准后，代作原始凭证到财务管理部门办理报销。第十二条原始有效发票（一）原始凭证：原始凭证又称单据，是指在经济业务发生时取得或填制的，用以证明经济业务已发生或业务已完成的凭证。主要指在购销商品、提供或者接受服务以及在从事 经营活动中开具、收取的收付款发票。（二）原始发票类型：差旅费主要包括出差地机票（个人

10、实名）、火车票、船票、汽车票等， 宾馆住宿发票及结算清单， 出差期间的出差地出 租车票及餐票等。如经批准实行出差定额补助及探亲制度等，相应出差补助费、探亲交通费等也包含在此项目中开支。市内交通费主要包括北京市内的出租车票、公交车票、地铁及城铁票，流动停车场停车票据和油料费用等。业务招待费主要包括以开展业务为目的支出的餐费、食品费、礼品费、以及其他场所消费单据等。业务宣传费主要包括印制、馈赠标有公司名称、电话号码、公司标识等内容的礼品以及广告业票据等。会议费指召开各种会议开支的文具、纸张、印刷材料、报刊、会场租金、市内交通费及参加会议人员的食宿费的开支。董事会费指董事会及其成员执行职能而发生的各项费用，包括差旅费、会议费等。办公费主要包括日常购置的办公用品、低于固定资产价值的办公设备等办公费用票据。（三）原始单据填制要求：填制单位名称时，应写公司全称 。原始单据应加盖出票单位的公章、财务专用章或发票专用章。大小写金额一致，标明购货日期、规格、数量、单价、开票人等，书写要规范。对会议费、办公费、招待费等较大金额的票据 ，经办人应在票据背面签字。第十三条 公司核定的部门费用，原则上本年度使用，年内结存的余额，不得结