集团企业集中采购管理的解决方案

1、集团企业集中采购管理解决方案5.1.关键目标本解决方案重点解决集团企业集中采购管理中的如下问题：1） 如何建立集团企业有效的集中采购管理模式；2） 如何对供应商进行统一规范、准确评估；3） 如何发挥集中采购规模优势，降低采购成本；4） 如何获得合理采购价格，有效控制采购成本；5） 如何掌控集团全局库存，合理控制库存，降低资金占用；6） 如何有效地规范和控制集中采购业务流程；7） 如何及时、准确地掌控集团采购业务执行情况。5.2.总体思路以企业全局库存为基础，通过对主要供应商、关键采购业务环节的集中统管，构建集团企业集中采购管理应用平台。供应商信息库评估合格供应商库仓库1仓库2仓库n采购合同全局

2、库存平衡采购订单送货验收入库供应商供应信息收集下属企业集团总部采购业务流程集采物资目录物资管理制度采购管理制度工厂2仓库采购申请集团物流中心工厂1仓库采购申请图注：1） 集团总部制定采购管理、物资管理、集中采购物资目录等管理制度；2） 主要供应商选择、评估及重要物资的采购合同等关键业务环节由集团总部统一掌控；3） 下属企业根据业务需要提出采购申请，并把集中采购的物资提交到集团总部；4） 集团总部根据全局库存情况及采购策略，选择供应商进行采购，下达订单；5） 供应商直接送货到各工厂，有些企业是要求供应商送货到总部，然后由总部再调拨到各工厂；6） 根据企业管理要求不同，与供应商的采购结算可以由总部

3、集中结算，也可以由各工厂分别与供应商结算。5.3.具体解决方案3.1.建立集团企业有效的集中采购管理模式3.1.1.集中采购、集中收货、集中结算、内部调拨主要应用场景：主要特点：1) 总部负责收集下级公司采购申请，统一向供应商下达订单；2) 供应商统一送货到总部，总部收货质检，与供应商的物流在总部完成；3) 总部收货后，根据各公司物资需求申请以及实际采购到货情况，向各公司调拨物资；4) 总部与供应商统一结算；5) 总部和下级公司进行内部结算。商流及物流集收集结模式供应商总部计划员 采购员 库管员 财务下级公司工厂汇总/平衡汇总/平衡车间计划采购计划物资需求申请询价报价接受报价比价采购订单收 货

4、 质量检验退回不合格是否合格合格采购结算入库开票收票分货出库入库领料单材料出库应付单应付单收款付款应收单收款付款收款结算图注：1） 各工厂提出物资需求申请；2） 公司计划员汇总各工厂物资需求申请后，在本公司范围内平衡库存，将库存缺口向集团总部提出采购申请；3） 总部计划员汇总各公司需求申请后，在总部平衡库存，根据库存缺口生成采购计划；4） 采购计划审批后，生成采购订单，下达采购订单给采购员；5） 采购员向供应商发出询价，供应商报价后，确定集采价格；如果与供应商签订有采购合同，则执行合同价格。6） 采购员执行采购，下达采购订单给供应商，要求送货到总部；7） 采购到货需要质检时，在总部进行质检收货

5、，不需要到货环节时，总部直接收货入库；8） 总部录入采购发票；9） 总部依据供应商发票与入库单匹配校验后与供应商结算、付款；10）总部根据下级公司物资需求申请及实际采购情况生成调拨订单，执行调拨；11）下级公司调拨收货入库；12）定期进行总部和下级公司的内部调拨结算。3.1.2.集中采购、分散收货、集中结算、内部收付主要应用场景：主要特点：商流及物流1） 总部负责统一向供应商下达采购订单；2） 下级公司分别进行收货质检与入库业务；3） 集团总部与供应商统一结算；分收集结模式供应商总部计划员 采购员 库管员 财务下级公司工厂汇总/平衡汇总/平衡车间计划采购计划物资需求申请询价报价接受报价比价采购

6、订单 收货质量检验退回不合格是否合格采购结算入库开票收票材料出库领料单内部结算应付单应付单收款付款应收单收款付款4） 总部与下级公司内部结算。收款结算图注：1） 各工厂提出物资需求申请；2） 公司计划汇总感到内各工厂物资需求申请后，在本公司范围内平衡库存，将库存缺口向总部提出请购；3） 总部计划员汇总下级公司需求申请后，在总部平衡库存，根据库存缺口生成采购计划；4） 采购计划审批后，生成采购订单，下达采购订单给采购员；5） 采购员向供应商发出询价，供应商报价后，确定集采价格；如果与供应商签订有采购合同，则执行合同价格。6） 采购员执行采购，下达采购订单给供应商，指定供应商送货到各个下级公司；7

7、） 采购到货需要质检时，下级公司分别进行质检收货，不需要到货环节时，下级公司直接收货入库；8） 总部录入采购发票；9） 总部依据供应商发票与入库单匹配校验后与供应商结算、付款；10） 总部与下级公司进行内部结算。3.1.3.集中采购、分散收货、分别结算、各自使用主要应用场景：主要特点：商流及物流1) 总部负责统一向供应商下达订单任务；2) 下级公司各自进行收货质检与入库业务；分收分结模式供应商总部计划员 采购员 库管员 财务下级公司工厂汇总/平衡汇总/平衡车间计划采购计划物资需求申请询价报价接受报价比价采购订单 收货质量检验退回不合格是否合格入库开票收票采购结算材料出库 领料单应付单收款付款3

8、) 下级公司分别与供应商结算。收款结算图注：1） 各工厂提出物资需求申请；2） 下级公司计划员汇总下级单位物资需求申请，在本公司范围内平衡库存，将库存缺口向总部提出请购；3） 总部计划员汇总各公司需求申请后，在总部平衡库存，根据库存缺口生成采购计划；4） 采购计划审批后，生成采购订单，下达采购订单给采购员；5） 采购员向供应商发出询价，供应商报价后，确定集采价格；如果与供应商签订有采购合同，则执行合同价格。6） 总部采购员执行采购，下达采购订单给供应商，指定供应商送货到各个下级公司；7） 采购到货需要质检时，下级公司分别进行质检收货，不需要到货环节时，下级公司直接收货入库；8） 下级公司录入采

9、购发票；9） 下级公司依据供应商发票与入库单匹配校验后与供应商结算、付款。3.1.4.统签合同集采模式总部与供应商统签采购合同，并控制下级公司采购业务模式。主要特点：1） 总部统一与供应商签订采购合同；2） 下级公司只能根据总部签订的合同向供应商下达采购订单。统签合同集采模式供应商集团公司下级公司洽谈合同采购合同采购订单采购订单各公司采购业务流程各公司采购业务流程图注：1） 总部统一与供应商签订采购合同；2） 下级公司录入采购订单，并受总部采购合同的控制；3） 下级公司执行采购订单后，进入后续的采购业务流程。3.1.5.如何建立集采业务组织和集采业务规则建立集采采购组织：采购组织所属公司定义集

10、采规则：确定物资由哪个公司负责集采。集采公司集采物资集采调拨关系定义：确定集采调拨业务规则及价格规则。集采调拨商流及物流3.2.建立企业采购管理模式，规范采购业务流程3.2.1.普通销售的商品采购普通采购财务部请购申请采购订单成本确认单采购到货采购入库采购发票采购应付付款单收款采购结算采购定价质价部库管部门采购部门商品部门供应商收款结算图注：1)请购单可以由商品部门手工填写，也支持由销售订单导入；2)采购订单参照请购单生成，同时支持对订单进行细致的业务状态管理；3)根据采购订单进行到货签收，生成到货单；4)库管员根据到货单中的合格品数量生成入库单；5)结算员根据入库单生成采购发票，生成采购发票

11、后进行结算，生成成本确认单； 结算员对采购发票进行确认，确认后生成应付单，形成供应商应付款。3.2.2.受托代销方式的采购业务受托代销是一种先销售后结算的采购模式，通常是根据销售数量进行采购结算。采购订单采购到货合格采购入库采购结算销售发票采购发票应付单收款付款提出需求申请供应商财务人员库管员采购员需求部门受托代销采购图注：1） 请购单、采购、到货、入库等业务环节与普通采购基本一致；2） 采购结算：查询销售发票，根据销售情况与厂家进行采购结算，系统自动生成采购发票匹配采购入库进行采购结算；3） 根据采购发票确认应付，向厂家付款。3.2.3.直运销售方式的采购业务企业直运销售无需进行实物的收发，

12、即完成购销业务，由供应商直接将商品发给企业的客户；结算时，由购销双方分别与企业结算，开具购销发票，进行资金的划转。销售订单销售发票销售结算应收单收款单需求申请单采购发票采购结算应付单付款单收款采购订单客户供应商财务人员库管员采购员销售部门直运销售付款图注：1） 直运采购是由销售驱动采购的采购业务，销售部门先在销售管理中录入销售订单， 销售订单审核后将推式请购单；2） 请购单、采购订单的处理与普通采购基本一致；3） 直运采购无须入库，货物直接从供应商发给销售客户，因此没有入库处理；4） 可以在实际结算的时候参照采购订单生成采购发票，直运采购的采购发票保存后， 系统将自动生成一张结算单，传存货核算

13、系统，确认采购成本；直运采购的采购 发票审核后，会将数据传到应付系统，生成一张应付单，形成应付账款；5） 直运销售业务发票结算，销售成本取自采购发票成本。3.2.4.多配送中心收货方式的采购业务跨地域经营的分销企业通常在全国有多个配送中心，支持区域市场的销售，但采购业务通常由公司一个采购部门进行统一采购；企业采购部就需要根据多个配送中心需求进行采购，然后分配到多个配送中心，通常可以通过订单到货安排，安排供应商在什么时间、送什么品种、多少数量到那个配送中心。主要特点：1） 多区域分销企业，全国多配送中心、多仓库；2） 企业级的集中采购；3） 集中订货，但根据订单执行情况要求供应商向多个配送中心送

14、货；4） 总部统一进行采购结算。分销型企业多配送中心收货的采购方式采购部计划员采购部采购员配送中心1配送中心2财务部库管员库管员应付成本会计采购计划采购合同请购单采购订单订单到货安排到货接收到货接收采购入库成本采购入库采购入库采购发票结算采购应付付款图注：1)通常销售部门根据销售计划制定采购计划；2)采购部门依据采购计划进行请购、向供应商订货；采购订单通常为按月执行的大订单，便于供应商的生产备货；3)采购部门或物流部门根据市场情况和配送中心的库存情况，制定到货计划安排， 并通知供应商依据到货计划送货；4)配送中心可以依据到货计划进行收货安排工作准备；5)供应商统一开票，系统中发票和各配送中心的

15、采购入库单匹配验证进行采购结算，确认应付，并依据应付进行付款。3.3.如何对供应商进行统一规范、准确评估重新评估是否合格是否合格 供应商对供应商的处理评估结果评估供应商查询历史交易基础设置冻结供应商设置评估标准解冻供应商候选供应商供应商排名按物料的供应商排名评估供应商供应商交货履约情况供应商供货质量供应商供货价格供应商存货关系设置图注：1） 建立供应商和存货关系，建立供应商评估基础；2） 设置供应商评估标准，以标准评估供应商；3） 查询已有历史采购交易中，查询供应商供货价格、质量及交货履约情况；4） 冻结不合格供应商，控制不再与该供应商发生交易；5） 供应商重新评估合格后，将会重新纳入企业候选

16、供应商。3.4.如何获得合理采购价格，有效控制采购成本采购价格管理供应商计划员采购价格管理员采购员请购申请自动询价自制询价询报价单是否存在有效价格选择供应商终止询价不询价否报价接受报价是是否存在价格审批单采购合同自制是价格审批单采购订单否图注：1）计划员提出请购申请；2）采购价格管理员根据请购申请询价，同时，也可以自制询报价单；3）选择询价供应商，供应商报价后，协商最终采购价格，形成价格审批单；4）价格审批单价格除来自询报价单外，会获取采购合同价格，同时，也可自自制询报价单；5）根据价格审批单价格形成采购订单价格；6）采购订单除了可以通过价格审批单中的信息生成外，也可以取历史采购价格和已存在的

17、价格审批单信息生成，从而可以减少比价过程。3.5.如何掌控集团全局库存，合理控制库存水平；为企业各领导层及相关岗位员工实时提供多角度的报表。现存量查询：多公司查询动态库存查询：动态库存多物料属性库存管理，包括多计量、批次、保值期、自由项、序列号、条形码等：3.6.如何有效地规范和控制集中采购业务流程规范流程：建立规范业务流程，确保企业业务运作的规范性。流程可控：企业在处理业务时，将会受到业务规则的控制。控制单据控制点控制条件流程可调：根据企业业务发展需要，实现业务流程及时调整。先货后票和先票后货的流程可以调整3.7.如何及时、准确地掌控集团采购业务执行情况为领导层及相关岗位员工实时提供多角度的

18、报表。多公司多角度5.4.集采平台构建合同管理采购管理质量管理发运管理应付管理供应商管理内部交易返利管理采购价格库存管理销售管理价保管理退货管理采购计划价格管理信用管理UAP应用平台合并报表网络报表总账全面预算资金管理存货核算应收管理主要功能：1） 合同管理：反映企业与供应商签订的采购合同及其执行情况，并可实现对具体采购业务的控制；2） 供应商管理：建立供应商的考核、评估体系，对供应商进行合理的评估；3） 采购计划：制定企业年度采购计划，指导企业采购业务执行；4） 采购价格：通过询报比价，确定物资采购价格，作为采购执行的依据；5） 采购管理：以采购订单为核心，反映企业采购业务运作，并提供多种查

19、询、分析报表；6） 内部交易：处理企业内部交易的物流、商流、资金流，通过业务协同，使得交易信息在各方得到实时反映；7） 库存管理：从数量角度管理物资的出入库业务及特殊业务，实时反映企业现有库存及预计库存，提供各种库存分析报表；8） 存货核算：从资金角度管理物资的入库业务，计算物资成本；9） 发运管理：通过发运计划、发运单等统一协调集团企业的物资运输，并通过计算相关的运输费用实现与财务的集成应用；10） 质量管理：定义的合格品范围，对采购到货物资进行质量检验，并根据检验结果对货物进行处理。5.5.方案优势分析5.1 提供集团供应商管理平台 集团统一管理供应商：选择公司分配供应商评估供应商：计算得

20、分5.2 支持集收集结管理模式由总部完成收货入库和收票结算：集收集结5.3.支持分收集结管理模式由提出需求申请公司收货入库，总部完成收票结算：分收集结5.4.支持分收分结管理模式提出需求申请公司完成收货入库和收票结算：分收分结5.5.支持统签合同采购模式总部统一签订采购合同，分配到下级公司，控制下级公司采购业务：集采公司所控制的下级公司5.6.支持优质优价采购确定优质优价标准：根据检验结果计算实际入库数量：计算结果计算实际入库数量根据检验结果，按照优质优价标准计算采购价格：计算价格实际价格5.7.实现多配送中心收货选择配送中心图注：在采购订单中进行到货计划安排，确定向哪些配送中心配货。5.8.

21、支持公司间业务单据的协同由总部触发的公司间调拨业务：设定调拨公司由销售订单生触发的公司间调拨业务：销售订单触发设定调拨公司5.9.提供较完整的采购价格管理体系确定询价物资：生成价格审批单：依据审批后的价格下达采购订单：5.10.基于角色的权限分配用户权限分配涉及到三个方面：1）设置角色关联公司：分配公司2）为角色分配权限：3）为用户分配角色：5.11.实时的例外事件管理，支持多种预警功能保质期临近预警：库龄预警：采购到货预警：5.12. 支持审批流，满足集团管理要求图注：采购订单支持集团采购员审批的流程；当采购金额超过 10000 万元时，转由总部采购员审批。5.6.价值分析l协助企业建立了集

22、团级供应商管理平台，统一对供应商进行资质审核、评估，使得供应商的管理更加科学、合理；l充分发挥了集中采购的规模优势，降低了采购价格；l通过集中掌控主要物资的库存，使得物资调配更加合理，库存水平明显下降，资金占用更趋合理；l实现了对采购价格执行情况实时、动态分析，有效地控制采购成本；采购业务处理流程更加规范、合理，采购漏洞逐渐减少。(赠送)1.售后服务概述售后服务方案公司长期以来一直致力于提供高质量、完善的支持服务，确保用户的系统稳定运行。公司拥有一批资深的施工人员，具有丰富的经验，能够很好的解决设备各类故障，强大的用户支持队伍和良好的用户满意度是我们的一大优势。维护计划及承诺一、 项目售后服务

23、内容承诺我公司贯彻执行：“诚信正直、成就客户、完善自我、追求卓越”的宗旨， 对于已经竣工、验收合格的项目进行质量跟踪服务，本着技术精益求精的精神， 向用户奉献一流的技术和一流的维护服务。我公司如果承接了端拾器项目，将严格遵循标书及合同的规定，在保证期内向业主提供该项目的责任和义务。在保修期之后，考虑到设备维护的连续性， 建议业主与我公司签订维护合同，以确保此系统项目的正常运行所必需的技术 支持和管理支持。二、 服务与保证期在项目验收合格之日起，开始进行售后服务工作，包括以下几个方面： 、售后服务期；、维护人员；、售后服务项目；、服务响应时间。三、 售后服务期在项目验收合格之日起，即进入了售后服

24、务期。 售后服务期=质量保证期+质量维护期质量保证期：在质量保证期内，如因质量问题造成的故障，实行免费更换设备、元器件及材料。如因非质量因素造成的故障，收取更换设备、元器件及材料成本费。质量维护期：在质量保证期之后，即自行进入质量维护期。我方对所承担端拾器项目提供终身质量维护服务，以不高于本合同设备单价的优惠价格提供所需更换的元器件及材料，另收维护人员工本费。四、 具体措施承诺1、首先在签订项目合同的同时与客户签订售后服务保证协议书，排除客户的后顾之忧，对客户做出实事求是的、客观的承诺。2、对已经验收合格交付用户的端拾器项目，在合同期内与用户进行联系， 记录用户使用情况，系统运行状况等进行质量

25、跟踪调查，变被动服务为主动服务。3、对已交工的端拾器项目建立系统运行档案，并进行质量跟踪。4、系统运行档案记录其端拾器项目运行情况、各类设备使用情况、操作人员操作水平情况及人员流动情况。5、针对各用户单位操作人员出现的代表性问题，定期对操作人员进行技术培训或到现场培训及指导。6、正在使用中的系统、设备出现故障时，公司维修服务人员接到报告后及时赴现场处理、维修。7、对于运行时间较长的端拾器项目，公司维修服务人员定期与客户进行联系询问情况，定期到客户方进行巡视、检查，并做出记录，记录归档保存。8、施工保证将选派具有丰富经验的技术人员负责端拾器项目具体施工，保证安装质量及系统使用功能，并保证整个系统

26、运行平稳、高效、可靠。9、系统保修作为项目承包单位，我公司将严格遵循招标文件及合同的规定，向业主提供端拾器项目最终验收合格之日起，在保质期范围内免费维修。10、保修期内设备损坏，经鉴定为设备本身原因造成的故障，我方负责免费维修或者更换；同时负责在保修期内定期对设备提供保养维护服务。总之，为使业主使用放心、使用方便、保证端拾器项目正常运行，公司全体技术、维护人员本着客户第一的原则，全心全意地为客户着想，全力以赴的进行工作，让我们共同携手，为创造美好的明天而努力工作。五、保修服务内容及范围我公司将为所承担的各个端拾器项目提供保修服务，有效期从项目验收后， 业主在竣工报告上签字之日起。1、 响应时间

27、：具体的响应时间将按故障级别划分；2、 维修地点：用户现场。我公司负责实施的所有系统项目，在正常环境下做适当使用时所发生的故障，我公司将提供约定保修服务。非当前故障，我公司安排提供服务，但需按收费标准另收费用。我公司的保修服务仅限于经我公司认定的合格产品。所谓不合格的产品包括：非经我公司供应的产品、非经我公司认定合格的产品及顾客不允许我公司做功能改进的产品。下列情况所发生的系统损害不包括在保修服务范围内：1、 使用不适当的工具进行系统维护时造成的系统设备损坏；2、 现场环境不符合我公司建议的规范；六 、 系 统 维 护、系统运行管理工作为了保证系统能够长时间的正常运行，我们将进行完善的系统培训

28、，同时制定各个系统项目操作规程，并配合业主制定操作人员责任界面及合理的交接班制度。、系统维护保养我公司的售后服务人员在维护期内将对贵方的系统项目提供服务，使它们保持良好的运行状态。、月度保养坚持月度维护保养，保证每个系统项目机械装置保持最佳工作状态。七、维护及服务支持措施、电话支持服务电话服务热线号码以我方提供给业主的号码为准(包括电话和传真号码)。如有更改，我方至少在自更改之日起 3 天内以电子邮件、传真、电话的方式通知业主。、现场排除故障或技术指导我方在接到业主的电话支持服务请求后，如果不能通过电话支持服务解决设备或产品发生的技术故障，且经双方商议确认需要进行现场支持的情况下， 我方将派专

29、业项目技术人员及时前往现场协助业主排除故障。、电话咨询服务 对业主在使用设备或产品过程中产生的非故障类问题，我方提供电话咨询服务。、投诉受理服务我方在公司设有用户投诉电话(赠送)1.售后服务概述售后服务方案公司长期以来一直致力于提供高质量、完善的支持服务，确保用户的系统稳定运行。公司拥有一批资深的施工人员，具有丰富的经验，能够很好的解决设备各类故障，强大的用户支持队伍和良好的用户满意度是我们的一大优势。维护计划及承诺一、 项目售后服务内容承诺我公司贯彻执行：“诚信正直、成就客户、完善自我、追求卓越”的宗旨， 对于已经竣工、验收合格的项目进行质量跟踪服务，本着技术精益求精的精神， 向用户奉献一流

30、的技术和一流的维护服务。我公司如果承接了端拾器项目，将严格遵循标书及合同的规定，在保证期内向业主提供该项目的责任和义务。在保修期之后，考虑到设备维护的连续性， 建议业主与我公司签订维护合同，以确保此系统项目的正常运行所必需的技术 支持和管理支持。二、 服务与保证期在项目验收合格之日起，开始进行售后服务工作，包括以下几个方面： 、售后服务期；、维护人员；、售后服务项目；、服务响应时间。三、 售后服务期在项目验收合格之日起，即进入了售后服务期。 售后服务期=质量保证期+质量维护期质量保证期：在质量保证期内，如因质量问题造成的故障，实行免费更换设备、元器件及材料。如因非质量因素造成的故障，收取更换设

31、备、元器件及材料成本费。质量维护期：在质量保证期之后，即自行进入质量维护期。我方对所承担端拾器项目提供终身质量维护服务，以不高于本合同设备单价的优惠价格提供所需更换的元器件及材料，另收维护人员工本费。四、 具体措施承诺1、首先在签订项目合同的同时与客户签订售后服务保证协议书，排除客户的后顾之忧，对客户做出实事求是的、客观的承诺。2、对已经验收合格交付用户的端拾器项目，在合同期内与用户进行联系， 记录用户使用情况，系统运行状况等进行质量跟踪调查，变被动服务为主动服务。3、对已交工的端拾器项目建立系统运行档案，并进行质量跟踪。4、系统运行档案记录其端拾器项目运行情况、各类设备使用情况、操作人员操作水平情况及人员流动情况。5、针对各用户单位操作人员出现的代表性问题，定期对操作人员进行技术培训或到现场培训及指导。6、正在使用中的系统、设备出现故障时，公司维修服务人员接到报告后及时赴现场处理、维修。7、对于运行时间较长的端拾器项目，公司维修服务人员定期与客户进行联系询问情况，定期到客户方进行巡视、检查，并做出