项目钥匙及IC卡管理作业指导书

1、综合职能手册版本：第 3版钥匙及 IC 卡管理作业指导书文件编号：钥匙及 IC 卡管理作业指导书1. 目的规范和指引项目各类钥匙及IC 卡接受、发放、保管、使用和管理。2. 适用范围适用于住宅物业项目所有钥匙及IC卡的管理。3. 责任归属客服主管指定一名客服助理为钥匙管理员负责物业项目的钥匙及IC 卡管理工作，钥匙管理员负责钥匙的发放与领用、钥匙的借用、IC 卡的管理工作。各部门主管负责各自责任范围内的钥匙及IC 卡管理工作。4. 管理要求4.1 钥匙接收4.1.1接管项目前，由工程部负责验收新建房屋所有钥匙，核对确认进户门、信箱、电表箱、电子防盗门、公共设施、设备等所有钥匙齐全、有效，做好钥

2、匙标识。4.1.2工程部协助客服助理整理钥匙清单 （电子台账），连同所有钥匙交与客服部指定的钥匙管理员。4.2 钥匙发放与使用4.2.1业主办理入住手续时，确认业主表单签收、缴费、验房等各项入住手续办理完毕后，向业主如数发放进户门、防盗门、信箱、水表箱等相关钥匙，登记后请业主在相关表格上签字确认（详见集中交付、业主入住手续办理操作指引 ），对于业主托管的钥匙须单独建立业主托管钥匙台账 。4.2.2空置房钥匙、电子防盗门、楼顶通道、公共设施、设备房等钥匙（全套）由秩序维护主管在钥匙管理员处领用一套，填写钥匙领取登记表 ，此套钥匙统一存放在监控中心应急钥匙箱内，钥匙均在检验无误后上钥匙栏定位，并做

3、好钥匙标识，钥匙箱应始终上锁，箱锁钥匙封装后由各秩序维护班组交接保管。4.2.3安全防范及秩序维护管理工作中需长期使用的电子防盗门、顶层通道、公共区域等钥匙由秩序维护主管在钥匙管理员处统一领用一套，填写钥匙领取登记表，此套钥匙由秩序维护主管或指定人员负责钥匙管理。3.2.4 秩序维护主管向秩序维护领班发放辖区内秩序维护所需的钥匙，并做好记录；秩序维护领班向秩序维护员发放辖区内安全管理所需的钥匙，并做好记录，秩序维护岗位如有变动，应及时做好钥匙回收和发放记录，确保钥匙完整齐全。1 4综合职能手册版本：第 3版钥匙及 IC 卡管理作业指导书文件编号：4.2.5公共设施、设备及设备房钥匙由工程主管在

4、钥匙管理员处统一领用，填写钥匙领取登记表，在工程部办公室 / 值班室设置专用钥匙箱存放，钥匙均在检验无误后上钥匙栏内定位，做好标识，由工程主管或指定人员负责钥匙管理，此套钥匙应保持完整。4.2.6 工程主管根据工程技术员排班情况或责任区域划分情况，可以将日常设施设备巡检工作中需长期使用的电子防盗门、顶层通道、公共区域、设备机房等钥匙发放给相关工程技术员，并做好记录。4.2.7对于各部门长期使用的钥匙，各部门主管需要配钥匙发放给本部门内员工的（即3.2.4及 4.2.6所述情况），须填写员工长期保管钥匙配制及发放表，报项目经理审批。4.3 钥匙借用4.3.1相关部门员工借用空置房钥匙，需有正当合

5、理的事由，在验明借用人身份后，钥匙管理员方可借出钥匙，在钥匙借用登记表上登记，除此以外需经客服主管同意后方可借出；未办理入住手续的业主借用钥匙看房的，需得到房开公司确定，并办理钥匙借用手续，由客服助理陪同。4.3.2 监控中心的钥匙仅限紧急情况下使用，在抢险、紧急维修、突发事件等特殊危急情况时，或在无法拿到其它备用钥匙的情况时方可使用。使用时由秩序维护领班向主管汇报，得到批准后，拿锁箱钥匙开启或直接击碎钥匙箱玻璃取出所需的钥匙，使用后必须立即将钥匙归还原位并向项目经理报告，做好详细使用记录。4.3.3工程技术员日常巡视、养护工作应使用长期领用的钥匙，如无钥匙则可至工程部借用钥匙，钥匙保管人员必

6、须在 钥匙借用登记表 上登记，正确填写日期、 钥匙名称、用途等，并让借用人签字确认；钥匙用后应及时归还，钥匙借用当天必须归还，保管人员在归还时间栏内注明归还时间。4.3.4工程部存放的钥匙，除工程主管、工程技术员、许可的设备维修保养人员以外，其他人员一律不得借用。遇工程部钥匙保管人员不在场且无法联系的紧急维修情况时，可由现场负责人取出钥匙，但事后应向工程主管报告，或按 3.3.2 规定使用监控中心应急钥匙。4.3.5对重要设备房如配电房、水泵房、电梯机房、空调机房等钥匙，除工程部指定的专门负责人以外，其余人员不得借用，如有需要，应委派相关负责人员或持有相关操作证的人员陪同去现场开、关门。4.3

7、.6 凡房屋需要整改、维修、打扫或应急抢险借用进户门等钥匙，必须是公司相关部门的工作人员（如项目经理、客服主管、房开公司项目部工作人员、工程技术员、保洁主管）方可至钥匙管理员处借用钥匙，并在钥匙借用登记表上登记。2 4综合职能手册版本：第 3版钥匙及 IC 卡管理作业指导书文件编号：4.3.7施工队因房屋维修整改需借用进户门钥匙的必须通过房开公司项目部或物业服务中心工程部说明原因后方可向钥匙管理员借用， 并在钥匙借用登记表 上登记和签字，钥匙归还时注销。4.3.8除内部工作人员、施工、销售人员外，其余人员借用业户托管钥匙必须出具由业户本人签名的委托书方可将钥匙借出。4.3.9任何钥匙借用行为必

8、须在钥匙借用登记表上进行登记，写明钥匙名称、借用日期、用途等，并让借用人签字确认，钥匙归还后注销。4.3.10 借用的钥匙需当天归还， 未按期归还的须向借用人催还钥匙，如属房屋维修借用超过一天的需办理续借手续；归还的钥匙应及时挂回钥匙栏，并在钥匙借用登记表上填写归还日期。4.4 钥匙管理情况检查4.4.1客服务主管、秩序维护主管、工程主管应每月检查各自职责范围内的钥匙管理情况，对钥匙保管、发放、借用情况进行审核。4.4.2 物业服务中心钥匙管理员半年应对钥匙清单进行一次重新核对整理。4.4.3 钥匙一旦发生遗失，应及时向上级汇报，重配钥匙或对相应锁具进行更换并作记录；钥匙管理员每月下旬应全面检

9、查一次钥匙是否齐全，如有损伤、损坏或遗失，必须当日配备齐全，并做记录。4.5 IC卡管理控制商铺或外来业主租户车位使用人内部员工环节单位工作人员建账所有智能卡购入后，钥匙管理员在智能卡信息登记表（电子台账）进行登记、编号，确保每张智能卡编号的唯一性。核实业主资凭房 屋租 赁合发料，确认业同和 租户 身份卡主身份，并证复 印件 核实登记。身份，并登记。办理申 请经服务中心 项目经理审批 ，并登记。核实车位使用人身份和车辆行驶证，并登记。需服务中心负责人审批授权，并登记。3 4综合职能手册版本：第 3版钥匙及 IC 卡管理作业指导书文件编号：授权时效不授超过2年，权到期后重新、核实并登记延期后办理

10、延期。授权 时效 不超授权时 效不超授权时效不超过租 赁合 同期过 3 个月，到期授权时效根据缴过 1 年，到期限，到期后重新后重新 核实并费期限，到期后后重新核实并核实 并登 记后登记后 办理延重新核实并登记登记后办理延办理延期。期。后办理延期。期。挂核对本人身份和登记信息后办理失回收、业主产权变更、持卡人身份变动、智能卡损坏、遗失、到期情况下，需对智能卡注销进行回收、注销、或补办，并登记、补办4.6 IC卡使用管理注意事项4.6.1 IC 卡是业户出入的证明及开启公共防盗门的钥匙，不能转借使用，业户在出入小区时，门岗秩序维护员礼貌要求出示 IC 卡进行刷卡进入。4.6.2 对模糊不清已损毁的 IC 卡，应视为无效 IC 卡，由秩序维护员通知业户重新到客户服务部前台填写 IC 卡预约办理申请表，进行重新办理，重新办理后，原 IC 卡当作废处理。4.6.3 秩序维护部在巡逻、 检查时发现 IC 卡外借施工人员使用的，