2021年关于档案管理工作的建议_第1页
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文档简介

1、关于档案管理工作的建议 为了方便公司的档案材料统一、集中、有序保存，加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司的合法权益，同时促进各部门的协调和各项工作的顺利开展，特提出如下建议： 一、档案管理机构及职责 1、档案工作由公司总裁统一 _，办公室负责接收、下发、归档、汇总，由指定的办公室人员负责档案的保管和提供其利用的工作，并监督公司各部门及其员工对档案的使用过程。 2、办公室应逐步完善档案管理制度，确保档案安全和方便利用，并且及时纠正档案管理中的疏漏。 二、档案的保存 1、保存地点：办公室档案柜 2、保存内容：包括过去和现在的公司各部门及员工从事业务、经营、企业管理、 _宣传等活动中

2、所直接形成的对公司有办存价值的各种文件、账册、凭证、报表、技术资料、协议合同、电脑盘片、音像制品、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 3、保存方法： 3.1分类 3.2汇总 （1）办公室资料：根据文件的编号或日期汇编成册，分为两大部分：接收文件和下发文件（分别记录），形式如下： 接收文件下发文件 日期:*年*月*日（编号：*）日期:*年*月*日（编号：*） 接收自：*下发至：* 主题：*主题：* 公司人事资料汇总形式如下： 姓名：*（个人基本资料）学历：*所属部门及职位：* _汇总形式如下： 国家：*客户名称：*主要业务：* _人及方式：* 工厂资料汇总形式如下： 类别：*工厂名称：*（地址

3、） _人及方式：* （2）技术性资料汇总形式如下： 日期：*年*月*日 产品名称（类别）：* 最终报价：*（工厂：*） （3）财务资料：根据时间（月、季度、年）汇总，在月末、季度末、年末收集、各种财务资料，按照编号登记入册。 （4）国际业务资料 以合同为线索，按照合同号登记成册，形式如下： 合同号日期客户名称业务内容其他单据是否齐全 * （5）样品资料汇总形式如下： 外来客户样品公司生产样品 样品编码：*样品编码：* 样品描述：*样品描述：* （6）成员公司资料汇总形式如下： 公司名称：*主要业务：* _人及方式：*相关资料包括：* 三、档案的借阅 因公司需要借阅文档的，应填好档案查阅单，员工不得随意外带有关公司重要的文件材料，确因工作需要外带，需 _档案外借手续，经办公室核准后，方可带出，用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自 _、调换、涂改、污损等，更不能随意乱放，以免遗失。 四、处理规定 公司各部门及员工有保护档案的义务，有下列行为之一，据情节轻重，给予50-300元扣薪处理，若构成犯罪依法追究刑事责任： 1.毁损、丢失、擅自销毁公司档案 2.擅自向外界提供、摘抄公司档案 3.涂改、伪造公司档案 4.未及时上报、归档或管理不善 5.未按手续就借阅、外带者（档案管理者同罚） 注： _部门

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