2013年办公室文秘知识题库[1]

1、2013年办公室文秘知识题库1 技能大比拼之办公室文秘知识题库海南悦信集团办公室文秘技能大比拼知识题库一、选择题1、秘书要摆正自己与上级的位置，其基本原则是（C）A、为人作嫁衣，甘居人下B、敢于公开指出上级的一切过错C、兢兢业业，甘当无名英雄D、韬光养晦，养精蓄锐2、会场内的设备，秘书人员应当会（B）A、安装B、使用C、检修D、更换3、保密是秘书必须遵循的一项（D）A、规定B、任务C、原则D、要求4、下列关于办公用品发放的叙述，正确的是（C）。A、视需要随时领取B、按需分配C、指定专人发放D、严格控制数量5、当你在狭窄通道遇到尊者时，应主动站立一旁（A），让其先走。a.以手示意.点头示意c.微

2、笑示意d.侧身示意6、双排扣男式西服扣子的系法为（C）。a.系中间的纽扣.系上面两粒c.全系上d.全不系7、秘书在工作时要穿皮鞋，适宜的鞋跟高度为（B）厘米。a.02.5.2.55c.3.55.51 技能大比拼之办公室文秘知识题库海南悦信集团d.5.57.5d.职位及职称8、计算机病毒不具备（A）的特点。a.自生自灭.干扰或破坏性c.自我复制d.传染性9、在wod编辑状态下，对del键描述正确的是（A）。a.具有删除字符的功能.可删除光标右侧的字符c.与ackspace键的功能完全相同d.与esc键的功能完全相同10、办公文件中常用于标题的字体是（A）。a.宋体.黑体c.楷体d.仿宋体11、下

3、列不属于鼠标的常见操作是（A）。a.写入.单击c.双击d.拖动12、在wod编辑状态下，新建一个wod文档的操作是（C）。a.单击“开始”菜单中的“程序”选项下的“micosoftwod”.单击“文件”菜单中的“打开”c.选择“文件”菜单中的“新建”选项d.单击工具栏中的“打开”按钮13、有关剪贴板的操作中，错误的操作是（D）。a.复制.剪切c.粘贴d.文件重新命名14、在windows操作系统中，下列关于文档窗口的描述，正确的是（Da.只能打开一个文档窗口.可以同时打开多个文档窗口，但其中只有一个是活动窗口c.可以同时打开多个文档窗口，被打开的窗口都是活动窗口d.可以同时打开多个文档窗口，但

4、在屏幕上只能看见一个文档窗口15、在办公自动化软件office中，常用的数据运算与统计分析软件是（a.powepoint.excelc.outlookd.wod16、当要录入中文时，错误的描述是（C）。a.单击任务栏右端“en”图标2）。B）。 技能大比拼之办公室文秘知识题库海南悦信集团.单击输入法菜单中的某种汉字输入法c.不必注意英文字符大小写状态的转换d.重新录入英文时，要选择英文输入状态17、复位启动计算机时，应按（B）。a.主机面板上的powe开关.eset开关c.(capslock)键d.(ctl+alt+del)组合键18、(请根据下文回答问题)客户给秘书卫红打来电话，要求对已商定

5、的下周会议议程作调整，但理由是不合情理的。卫红开始时认真接听并耐心解释。随后有其他客户来访，卫红边听电话边关照来访者。客户固执己见，喋喋不休，卫红按捺不住地对着电话大声说：“会议安排早已通知所有客户，不可能再改变，你自己调整吧!”（1）谈话过程中存在的倾听障碍是（B）。a.过分依赖笔记.注意力分散c.语言障碍d.心存偏见（2）卫红在开始时创造的有效倾听环境是（A）。a.平和情绪及正确态度.地点适宜c.平等环境d.消除外界干扰（3）卫红拒绝对方要求时采取了（B）。a.礼貌地拒绝.过早下结论c.语气坚决但形式礼貌d.生硬的语言（4）卫红在接听的开始阶段符合有效沟通的（A）原则。a.可信赖性.连贯性

6、c.明确性d.一致性19、在上级身边工作，（C）是职业道德对秘书的一项基本要求。A、顺情说好话，耿直讨人嫌B、明哲保身，但求无过C、为上级出谋献策D、看上级眼色行事20、秘书人员要保持（A）的美德A、谦虚谨慎B、惟命是从C、谨小慎微D、居安思危3 技能大比拼之办公室文秘知识题库海南悦信集团21、秘书是上给的有力助手，发挥“助手“作用是指秘书要（A）A、跟从上级，当好参谋B、鞍前马后，搞好服务C、调查研究，科学决策D、维护权威，树立形象22、秘书人员加强职业道德给养，很重要的一条是不可（C）A、有自己的想法和创新B、更多地考虑自己的家庭利益C、假借上级的名义以权谋私D、只会实干，不会巧干23、记

7、录讲话时，把可有可无或重复的语句删去，尽可能做到既要注重精，还要注重详，需采用（B）记录法A、纲要B、精详C、精要D、补充24、根据合同法规定，下列关于违约责任的说法错误的是（C）A、违约责任是一种民事责任B、违约责任是一种财产责任C、违约责任是一种人身责任D、违约责任具有一定的惩罚性25、公司法规定，股东以工业产权、非专利技术作价出资金额，不得超过公司注册资本的（B），国务院另有规定的除外。A、15B、20C、25D、3526、了解来宾基本情况，包括其所在的单位、姓名、（B）、级别及一行人数，以及到达的日期和地点。A、学历B、职务C、薪酬D、籍贯27、接待日程安排应当（B），尤其是接待活动的

8、重要内容不可疏漏A、详细B、周全C、紧凑D、完美28、对来访者提出的能当即答复解决的问题，应予以（D）A、请示后解决B、研究后解决C、答复解决D、说明后解决29、接待工作的原则是：诚恳热情、讲究礼仪、细致周到、按章办事、俭省节约、（C）A、实事求是B、忠于职守C、严肃认真D、保守秘密30、同来访者交谈，要坚持一听、二问、三记、四（B）A、解答B、分析C、请示D、小结31、秘书不准向客人索要礼品，如对方主动赠送，应婉言谢绝，无法谢绝的（B）A、可以接收B、收下上交C、要及时汇报D、先收下，后退回32、接待工作三项主要任务是安排好来宾的工作事宜、生活服务和（D）A、学习B、参加访问C、培训活动D、

9、文化娱乐活动33、进行档案存放管理和维护档案完整与安全的活动属于档案（B）A、整理工作B、保管工作C、统计工作D、利用工作34、档案部门最基本的检索工具是（B）A、分类目录B、案卷目录C、全宗指南D、文号目录4 技能大比拼之办公室文秘知识题库海南悦信集团35、根据有关规定，我国档案保管期限的档次分为（B）A、永久、定期B、永久、长期、短期C、永久、长期、短期、不归档D、永久、长期、短期、不移交36、使档案系统化、有序化的工作是（A）A、档案立卷B、档案保管C、档案整理D、档案检索37、标引一份公文文稿，首先是从（C）开始A、分析主题B、查表选词C、审计文稿D、概念组配38、多级上行文（D）A、

10、只有在少数特殊情况下才可以采用B、是上行文最基本的行文方式C、是上行文一般使用的行文方式D、只有在少数十分特殊必要的情况才可以采用39、通用文书中指挥性文书有（A）A、命令、指示、决定、条例等B、命令、指示、决定、批复等C、命令、指示、决定、规定D、命令、批示、决定、办法等40、通用文书中知周类决定的特点是重在（D）A、执行B、要求C、说明D、宣告41、通用文书中指示的正文一般包括三个组成部分（B）A、批示的根据、指示事项、执行要求B、指示的缘由、指示事项、执行要求C、指示的缘由、执行方法、执行要求D、指示的缘由、指示事项、完成日期42、通用文书中知照性文书有（B）A、公告、通告、报告等B、公

11、告、通告、指示等C、公告、通告、函等D、公告、通告、批复等43、“标引“是主题词标引操作程序的（A）A、第一步骤B、初期工作C、中期工作D、最后步骤44、案卷备考表应放在（D）A、全卷开首B、全卷目录之后C、全卷后半部分D、全卷末尾45、文书立卷的最后一个步骤是（C）A、结合运用、灵活运用文书特征组卷B、照顾文书的价值和数量组卷C、填写案卷卷皮D、编目定卷46、简报名称的正下方是简报的（C）A、编发单位B、印发日期C、顺序期号D、印发份数47、文书式计划一般是由（B）组成A、两部分B、三部分C、四部分D、五部分48、会议召开的时间应（D）确定下来之后确定。5 技能大比拼之办公室文秘知识题库海南

12、悦信集团A、会议的名称B、会议的主持人C、会议的规模D、会议的议题49、会见与会谈的人数较少时，一般采用（A）座位布局形式A、马蹄型B、半圆型C、空心式方型D、倒“山“字型50、拟定会议议程应当（A）A、简明概括B、详细具体C、面面俱到D、时间固定51、会议简报的交流性和指导性决定了简报的（C）特点A、快B、新C、实D、短52、会场的装饰布置是用来（D）的A、显示规模规格B、烘托宣染气氛C、制度与要求D、表明会议主题、目的53、会议纪要的内容应做到（D）A、集中、概括、准确B、概括、精炼、详细C、集中、概括、详细D、集中、概括、精炼54、会议的议事规则属于（B）类文书A、程序B、管理C、参考D

13、、指导55、秘书在收集、编发重要的内容会议信息时，应确保信息的（A）A、准确性B、透明性C、保密性D、全面性56、秘书部门是汇集和传播各种信息的总枢纽，掌握信息收集的方法非常重要，因为它是（B）A、信息工作的原则B、信息工作的手段C、信息工作的基础D、信息工作的特点57、常用的检索工具有（B）A、目录、文摘、索引B、目录、文摘、分类、索引C、文摘、索引、资料指南D、目录、文摘、索引、资料指南58、严格执行保密法规，做好保密工作，是办公室业务工作的（B）A、外在要求B、内在要求C、最高要求D、效率要求59、所谓公务活动预安排，就是把（C）每月、每周、每日的主要活动纳入计划。A、秘书部门B、秘书人

14、员C、领导D、组织60、下列属于宴请活动主要内容之一的是（C）A、准备文件B、准备设施C、安排席位D、善后工作61、在举办剪彩仪式时，剪彩人多是（D）A、普通大众B、秘书人员C、仪式主持人D、在场的最高领导人62、对下关系协调，应严守本分不擅权越位，这是（B）决定的A、秘书部门的独立性B、秘书部门的服务性C、秘书部门的非独立性D、秘书部门的中介性63、秘书部门进行上下协凋时，应注意捕捉有利时机、换位思考和（D）A、抓住关键环节B、服从大局C、调协动人的积极性D、均衡各方利益6 技能大比拼之办公室文秘知识题库海南悦信集团64、秘书部门上下关系协调方法中不包括（B）A、文字协调法B、政策对照法C、

15、信息沟通法D、政策咨询法65、秘书捕捉有利的协调时机，必须善于（D）A、解决问题B、发现偶然线索加以利用C、及时汇报及时解决D、了解积存已久的矛盾66、总结按性质分，除综合性总结外，还有(B)。a、工作性总结、专题性总结c、年度总结d、个人总结67、当个人计算以拨号方式接入intenet网时，必须使用的设备是(B)。a、网卡、调制解调器(modem)c、电话机d、浏览器软件68、上下文之间的衔接、转换叫做(D)。a、承转、承启c、照应d、过渡69、下列关于办公用品发放的叙述，正确的是(C)。a、视需要随时领取、按需分配c、指定专人发放d、严格控制数量70、经过审核认为可行可不行的文(C)。a、

16、视情况而定、修改后行文c、一律不行文d、与起草人商洽71、会议组织方的领导检查会议筹备情况的最可靠方式是(D)。a、书面汇报、口头汇报c、协调会d、现场检查72、以下关于会见、会谈的描述，不正确的选项是(C)。a、会见是礼节性会晤、会谈是指双方或多方为各自利益，就某些实质性问题交流情况c、会见和会谈在程序安排与礼仪要求上不一样d、会见与会谈时间长短不同73、收文审核时对不符合要求的公文应作(C)。a、归档处理、暂存处理c、退文处理d、销毁处理74、在文书处理中，对文件的办理提出初步意见，以供领导批阅时参考，这是(B)。a、文书承办、文书协办c、文书注办d、文书批办75、催办是对文件办理情况的(

17、B)。a、具体调查、督促检查c、沟通交流d、清点核对76、下列关于职业道德的说法中，你认为正确的是(A)a、有职业道德的人，一定能胜任工作、没有职业道德的人，干不好任何工作c、职业道德有时起作用，有时不起作用d、职业道德无关紧要，可有可无77、下列选项中，符合“仪表端庄”的具体要求是(C)a、着装华贵、着装朴素大方c、饰品俏丽d、发型突出个性78、编写大事记时进行材料的选择要做到(A)。a、大事、要事不漏、大事不漏、小事要选c、要事不漏、琐事要取d、小事、琐事按需选取79、公文草稿在签发之前进行的全面核查与修整的活动称为(C)。a、会商、催办c、审核d、签署考试用书80、以下情形中属于无效合同

18、的是(B)。7 技能大比拼之办公室文秘知识题库海南悦信集团a、乘人之危而订立的合同、恶意串通，损害第三人利益的合同c、无权代理合同d、显失公平的合同81、秘书通过实地调查获得的信息属于(A)。a、一次信息、二次信息c、三次信息d、专门信息82、在对方答录机上留言，一定要留下的是(C)。A自己的姓名和接收者的姓名B本部门主管的姓名和接收者的姓名C自己的姓名和本部门主管的姓名D本部门主管的姓名和其他相关人员的姓名83、(C)是办公用品中不宜大量购买的。A圆珠笔B磁盘C打印机墨盒D订书钉84、秘书常用的装订类办公用品有（B）。A收件日期戳B打孔机C标签纸D磁盘盒85、如果上司外出多个地方，秘书应（C

19、）。A把所有邮件都邮寄给上司B把所有邮件保存，待上司回来看C登记所有邮件，并用电话一一告知上司D将紧急邮件立即寄给上司，非紧急邮件经编号后等待上司回来处理86、秘书在接听抱怨电话时，应（D）。A告知对方自己很忙，暗示没有时间听他说话B开门见山地把问题直接引上正题C拒绝对方，告知对方自己无能为力D听对方把话说完，回话时语调安详、沉稳87、在通话过程中，如果出现线路中断的情况，（A）。A拨打电话一方应及时重拨B接话方应主动拨打电话C拨打电话一方应静等D接通后接话方应表示歉意88、秘书在接打电话时，如果需要对方回电，要注意（B）。A告知对方回电话的时间B告知对方自己的电话号码C告知对方不要忘了回电话

20、D反复拨打对方的电话89、公用资料应该保存在（C）。A领导的柜子里B他人的抽屉里C公用的柜子里D自己的抽屉里90、秘书在接听电话时，应选择（C）的程序。A问候询问对方姓名报出自己单位（部门）的名称B报出自己单位（部门）名称问候询问有关事宜C问候报出自己单位（部门）的名称询问对方姓名D问候报出自己单位（部门）的名称询问有关事宜91、秘书坚持每天记工作日记，其主要的目的是（C）。A为记而记，建立流水账B作为事实依据，供上司参考C认真分析，继续改进，提高时效D持之以恒，锻炼自己毅力92、秘书在安排车辆使用时，如果车辆安排发生冲突，秘书首先应（A）。A主动与当事各方协调B上报主管8 技能大比拼之办公室

21、文秘知识题库海南悦信集团C自行决定归谁使用D求助朋友93、秘书在协调会议室使用过程中，如果内部会议室使用紧张，应（C）。A保证先订一方的使用B使参会人数多的一方满意C按轻重缓急安排D使主管满意二、多项选择题1、公司法人治理结构是由（BCD）组成A、股东大会B、董事会C、监事会D、高层经理人员组成的执行机构2、接待中的握手礼要求（BCD）A、距受礼者约两步，上身向前倾B、距受礼者一步，上身略向前倾C、两足立正，伸出右手D、四指并拢，拇指张向受礼者3、接待工作是重要的公共关系工作，它要求接待人员（ABCD）A、了解规范的仪态B、学习礼仪常识C、懂得会客环境的布置D、服饰穿戴大方得体4、已拟定的接待

22、人员应（ACD）A、经领导批准B、经本人同意C、被通知按期不得外出D、做好接待的各项准备5、档案整理工作的基本内容包括（BCD）A、区分全宗B、归档C、立卷D、登记6、一个机关列为长期保管的文件材料包括（BD）A、一般会议的主要文件B、重要会议的主要文件C、下级报送的重要总结D、重要的请示7、文书案卷标题的拟写要求是（BD）A、结构完整B、对卷内文书内容的概括要准确C、要新颖、醒目D、要简练、通顺8、受双重领导的单位向上级行文（ABD）A、应根据内容写明主报单位和抄报单位B、向上级的请示不要同时向下级抄送C、接受抄送件的单位，不应再向其它单位抄送D、可以请求抄报单位与主报单位共同解决所请示的问

23、题9、下行文有（BD）等几种方式A、逐级行文B、多级行文C、越级行文D、直达基层组织或群众的行文10、贺信一般（ABC）A、篇幅比较简短B、感情充沛、文字明快C、可以直接发给对方D、可以登报、广播11、报核是简报的主体部分，由（AB）组成A、标题B、正文C、作者或出处D、印发日期12、主题词选词规则的要求是（ABC）A、选定的词一般应是主题词表中规定使用的正式主题词B、能直接地客观地反映文书所论述的主题C、其书写形式要与词表中的词形一致D、必须用名词13、计划也有别称，如（BD）A、要点B、规划C、办法D、方案9 技能大比拼之办公室文秘知识题库海南悦信集团14、会议经费预算聊了会议费之外，还应

24、包括（ACD）A、资料费B、培训费C、住宿费D、交通费15、拟定会议的饮食工作方案要制定明确的（ABCD）A、伙食标准B、卫生标准C、用餐座次D、菜单16、拟定会场的布置方案应注意（BCD）A、豪华性B、科学性C、合理性D、艺术性17、会议的名称可以由以下几部分构成（ABC）A、主办单位的名称B、会议的主题C、会议的类型D、会议的范围18、会后总结工作应做到（ABC）A、及时B、全面C、客观D、公正19、信息收集的方法有多种类型，根据收集途径的不同，可以划分为（ABC）A、正式收集方法B、公开收集方法C、非正式收集方法D、秘密收集方法20、信息收集的渠道多种多样，归结起来，主要有（ABCD）几

25、个方面。A、国内信息渠道B、外部渠道C、国外信息渠道D、内部渠道21、对一般秘书部门而言，保密工作主要内容是（ABC）A、文件保密B、会议保密C、一般工作保密D、来访保密22、为安排好领导参观活动，应做好（ABC）准备A、物质B、思想C、资料D、保健23、秘书机构的（ACD），使之具有一定的组织协调功能。A、职责权限B、职能基础C、职能位置D、职责性质24、秘书在协调群众关系时，应注意（ABCD）。A、内外有别B、平等互利C、亲疏有别D、办事公道三、判断题1、秘书没有责任办理会后反馈工作。（）2、要做好接待工作心理准备，重要的是要学习礼仪常识，塑造自身良好形象。（）3、单协调的缺点是对双方矛盾

26、的焦点不易把握准确。（）4、接待的环境准备，主要是指会客室（办公室）外的环境准备。（）5、“出迎三步，身送七步”是迎送宾客最基本的礼仪之一。（）6、为使来访者排解等待的时间，可准备香烟和小食品。（）7、信息传递制度包括领导审核、限时传递、安全保障。（）8、信息分类的目的是对信息资料进行详细的区分。（）9、秘书的职责之一是服从上级，既然秘书要服从上级，那么即使发现上级有错误时也不能指出来。（）10、在会议工作中，分发重要文件一般要编号、登记。（）11、以召开座谈会形式调研，缺点是与会者会产生从众心理，不容易得到真实的看法。（）10 技能大比拼之办公室文秘知识题库海南悦信集团12、不同的信息性质和

27、内容有不同的信息传递要求。（）13、专项督查的特点是内容具体，事项单一。（）14、督查调研就是组织有关职能部门抽调人员组成调查组，了解有关情况、问题，并处理解决这些问题。（）15、凡找领导的电话，秘书都要及时转接或转交给领导。（）16、在分工越来越细、相关因素越来越多的现代管理实践中，秘书工作中的横向同级关系之间的通力合作、协商配合就显得十分重要。（）17、会场的装饰主要是指色调的选择、色彩的搭配。（）18、秘书不做计算机管理工作，也就不一定要有信息处理的能力。（）19、安排领导的公务活动不是办公室的一项经常性任务。（）五、简答题1处理电话留言的原则是什么？请设计一份来电记录表样式。答案：处理

28、电话留言的一般原则：（1）简洁：要抓住要点，让收受人一看就明白。（2）完整：要非常仔细地记全日期、时间、数字等重要信息。（3）准确：对双方的姓名、对方单位、电话号码、来电日期、时间、内容等确保准确，及时送达留言。来电记录表样式：来电来电方记录单紧急程度：接受人姓名：留言人姓名：留言人单位：将再来电请您回电将来访已来访留言内容：记录人：日期和时间：2.市场部的吴先生希望后天安排小面包车送10人去天津办展览，研发部的何先生希望后天安排小面包车送8人去市郊开会，现公司只有一辆11座的小面包车和1辆小客车，请你协调一下，并简单说明处理依据和结果。答案：根据协调工作的基本原则：协调时应从组织的整体利益出

29、发，先考虑重要的、紧急的、难度大的、不方便的工作或事情，通过协调力求也安排好那些次要的、非紧急的、难度小的或较方便的工作或事情。考虑到市场部吴先生的工作是去天津办展览，一是路途远，二是有展品，三是人数多，因此，应安排11座的小面包车给市场部；若小客车能容纳8人，则用小客车送研发部的何先生等8人去11 技能大比拼之办公室文秘知识题库海南悦信集团市郊开会，若不能，则可请示上司，是否可请何先生等人自行乘车，然后报销有关费用或租车前往。3.上司不在时，应如何处理邮件？答案：（1）按收文程序处理所有文件。（2）按上司的吩咐或习惯将文件用电话、传真或邮寄通知他。邮寄时要在邮包上连续编号。（3）若上司吩咐不

30、接收文件，可先把需要上司亲自处理的文件保存下来，并通知发件人得到回复的时间。4.请简单说明收发文件的程序和要求。答案：收文工作的程序有：签收，拆封，登记，分类。（1）签收：对件数进行清点、核对；检查文件外包装是否完好无损，检查封套上的文字是否都应是本部门收的；最后是签收，并注明日期。（2）拆封：将信套订在文件后；再次检查文件内容是否本单位收。（3）登记：按收文登记簿中所列内容逐项登记；在收进的文件首页贴上“来文处理单”。（4）分类：将信件分为急件、要件、例行公事件、密件、私人件五类，分别归入五个规格一致但颜色不同的专用文件夹内。发文工作的程序有：（1）对发件进行查对，不要装错信封。（2）检查附

31、件是否齐全。（3）邮件分类。（4）按邮件的类型分别填上密级、急件、特快等标记。（5）签名。（6）登记。（7）按时发送。5.公司将于两周后在西城大厦召开新产品展销会，客户中有北京、广州、上海、海南、黑龙江等地的企业，其中有几家企业正在由深圳、温州等地迁到北京、上海等地。此次会议通知由你负责发送。为了确保应到的客户都能按时接到通知，请说明你准备采用哪些措施来做好这些工作，特别是怎样发送到正在迁移公司的会议通知。12 技能大比拼之办公室文秘知识题库海南悦信集团答案：(1)会议通知发送的对象，对照发送名单认真抄录地址、邮编、单位名称，不错发。(2)装信封和邮寄时，做到不错装、漏装、漏寄。封袋前认真核对

32、信封上的地址和邮编，避免因填写错误造成通知不能准时送达。在信封上醒目标出“会议通知”字样，以提醒客户及时拆阅。(3)认真落实会议通知发送的回复确认环节。在发出通知两三天后，即可通过电话、传真和电子邮件等方式及时检查通知发送是否已落实，抓紧确认。(4)对正处于迁址过程中的发送对象，可先通过电话、传真和电子邮件等方式与对方核实地址和邮编(如无法确定，可同时向该客户的新、旧地址发出会议通知)。(5)对正在迁址的公司要重点确认是否到会。6.XX房地产开发公司要在市郊某地开发建设一片规模为50万平方米的经济适用房，定于10月10日动工，并准备邀请市有关领导参加开工典礼。请你代该房地产开发公司拟写一封邀请

33、信。要求格式完整、内容明确、文字标点规范。【答案】邀请信Xx市长(或局长):您好!我公司在市郊XX村XX地开发建设一片规模为50万平方米的经济适用房，定于10月10日上午9时举行开工典礼，敬请光临指导。即颂秋棋Xx市房地产开发公司二00四年十月二日【解析】本邀请信分标题、称谓、正文、落款、成文日期五个部分，结构完整，文字简洁明了，时间、地点、内容均交代明确，而且注意了语气的诚恳热情。四：案例设计题案例一：正准备召开总经理办公会，提前10分钟，钟秘书与初秘书检查各座位上的文件和茶水。钟：（对初萌）今天的总经理办公会将重点讨论综合楼项目的资金筹措问题，你帮助检查一下，录音机和磁带准备好了没有。还有

34、我来公司时间不长，认识的人不多，请你把出席人员的座位图给我出一份。初：桌上不是有人名台签吗？钟：（不悦）我坐在边上，有的人名不是看不见吗？让你帮点忙怎么话这么多。13 技能大比拼之办公室文秘知识题库海南悦信集团（气氛有点紧张）钟：（缓和了口气）初秘书，你觉不觉得这屋子有点凉？初：是挺凉的，空调温度可能太低了。钟：（过去调空调温度）我说这么凉呢，温度在15度以下，以后设在20度左右就行了。（人们陆续进来入座，王总宣布会议开始，钟秘书桌前有记录本和录音机、磁带）王总：下面我们开会，今天的会议内容很重要，关系到我们综合楼项目的建设问题。钟秘书正在起草情况简报（电脑屏幕）：宏远信息有限责任公司情况简报

35、第8期2006年6月5日宏远信息有限责任公司办公室初：（推门进来）钟秘书，苏经理让我来问总经理办公会下发的文件都收回来了没有。钟：（头也不抬）我还没顾上呢，等我把简报打完再说吧。初：钟秘书，综合楼项目高经理后天要出差，急需这些文件资料，让我过来取一下。钟：会议文件的清退不用那么着急。高经理要带相关文件我再给出一套。初：这是总经理办公会定下的有关第三季度各位领导有关的工作安排，苏经理请你制成一份第三季度的会议时间表。第三季度领导主要工作安排（2006年7月9月）1、王总：7月前两周到上海参加客户洽谈会，8月的第二周到香港参加一周的产品订货会。2、刘副总：在8月的每个星期三要参加公司内部的销售部门

36、的工作会。3、赵副总：每周的周一参加公司的办公会，9月第三周要开一个全公司的分公司销售会议，9月的最后一周安排休假。苏经理：（拿起电话）是钟秘书吗，请到我办公室来一下。钟：（推门而进）苏经理，你找我？苏：你这份第三季度会议计划表编制得有问题，看不出是哪位领导去开会，第几周去开会，你把7、8、9三个月份的会各放在一个栏目中，既看不出第几周，也不知道是谁去开，领导怎么根据这个计划表安排时间呢？第三季度会议时间表（2006年7月9月）七月份上海会议每周的周到香港参加一周的产品订货会。每周的周一参加公司的办一参加公司的办公公会每个星期三要参加公司内部的销售部门的工作会会公司的办公会休假每周的周一参加八

37、月份九月份（苏经理指着表，钟秘书不好意思）钟：我就是太忙了，没太仔细设计，我回去重新编一下。（转身欲走）14 技能大比拼之办公室文秘知识题库海南悦信集团苏：你先等一下，上次关于综合楼项目的会议下发文件为什么到现在还没有收齐？钟：我收的晚了点，有几个经理不知道文件放在哪儿了，一时半会儿找不到。苏：文件清退必须要及时，否则很容易造成丢失，这些文件中涉及到项目投标内容，一旦泄露会给公司带来严重的后果。钟：（一脸不高兴）我明天一定收齐，要是没别的事，我回去马上编制会议计划表。苏：那就这样吧！（钟打电话）钟：崔经理吗？你前两天跟我说让我提供一份发文处理的流程图，我做了一份，现在传真给你，你们可以根据这个

38、流程图建立你们相关的文件处理的规定。发文登记用印审核撰写议拟交拟（拨打传真电话开始发传真，传真机卡纸，将原稿抽出重发）钟：（重新拿起电话）崔经理，传真件收到了吗？收到了，那再见。（推门走出办公室看见楼道边有几个计算机的大箱子挡住了她的门口）钟：这是哪个部门的大箱子呀？赶快拿走，别挡在通道上，多碍事呀。（左右看看没有人回应，自言自语）这是谁干的好事，真缺德，放在别人门口怎么不放自己门口呀？（将箱子往前使劲推，推离了自己的门口，档在了消防栓前）请根据本案例分析案例中做法正确的和不正确的。答案：做法正确的有：1、能够提前10分钟到会议地点检查会议的准备情况。2、能够事先准备好与会人员的文件和茶水。3

39、、能够做好会议记录前的准备工作，准备好了记录本和录音机、录音磁带。4、知道在会议桌上摆放人名台签，以便与会者正确落座和做好记录。5、在对公司情况不熟的前提下，能够为会议事先备好座次表。6、在检查会议地点时注意了温度的控制，能够指导下属将室温控制在适度的范围内。7、在进行会议记录时，为了保证记录的准确性，能够同时运用手工记录和录音机记录。8、注意到办公环境的管理，能够及时将挡在通道上的箱子移开。做法不正确的有：1、在指导下属工作中，态度比较生硬，不注意语言沟通的技巧。2、情况简报的文头不正确，情况简报四字应在单位名称下居中。3、简报的印发日期应写在间隔线的右侧，编印单位应写在与印发日期平行的左侧

40、。4、保密会议下发的文件应及时清退。5、编制领导会议时间表时，应注明不同月份的周次。15 技能大比拼之办公室文秘知识题库海南悦信集团6、注明参加会议的领导人名。7、缺乏保密意识，在重要的会议文件出现丢失的情况下，不及时加以追回，也未及时汇报。8、发文工作处理的流程图不准确、不完整、缺少签发、印制等重要环节。9、在传真文件时，不能正确地使用传真机，出现卡纸，违反操作规定，硬往外抽。10、在移动箱子时，忘记了安全隐患的管理规定，将箱子挡了消防栓前造成了隐患。案例二：秘书钟苗着职业装坐在办公桌前整理文件。镜头扫过办公室，环境整洁，但地面有裸露的电源线。门口有灭火器。电话铃响下，钟苗及时拿起听筒：“你

41、好！伟南公司。”听筒中传来同事周伟的声音：“钟苗，我一会儿要去天地公司联系业务，你给我开张介绍信。”“好的。”钟苗答道，“别忘了填张用印申请单。”周伟：“好的。”电话铃又响了，钟苗及时拿起听筒：“你好！伟南公司。”听筒中传来张总的声音：“钟苗，今天下行我临时有个会议，原定召开的各部门经理会议挪到明天下午吧，时间地点不变，你安排一下。”钟苗：“好的。我马上安排。”放下电话，钟苗从文件夹中抽出“上司工作日志”，在上面做了修订；又抽出“个人工作日志”做了修改。钟苗拿起电话，拨号。钟苗：“后勤吗？我是钟苗，今天下午的会取消了，就不用会议室了。会议改在明天下午举行，我预订一下会议室。时间还下午两点钟。”

42、“好的，谢谢啊！”钟苗放下话筒。“得赶紧通知各位经理。”钟苗自语道。她继续拨电话：“销售部吗？请问赵经理在吗？赵经理，我是钟苗，今天下午的会议取消了，改在明天下午进行”钟苗继续整理文件。周伟推门进来，把用印申请单递细钟苗。周伟：“这是用印申请单。”伟南公司用印申请单文件标题发往单位用印日期批准人介绍信天地公司2006年10月22日人备注伟份数用印申请1周钟苗接过来看了看，说：“哟，你们部李经理没有签字，我不能给你盖章。”周伟有些着急，“我已经跟李经理说过了，他同意了。”“别急，我问一下。”钟苗说着拨通了李经理的电话。钟苗：“李经理，周伟去天地公司联系业务需要开介绍信，您没有在用印申请表上签字，您看怎么办？”李经理：“噢，这事我知道。我正在开会，你先给他开介绍信，一会儿我补一下签字。”钟苗：“好的。”钟苗随手从桌子上的文件夹中取出介绍信，填好相关内容，然后从抽屉里拿出印章。（章的位置正确，骑年盖月，但章盖倒了。）16 技能大比拼之办公室文秘知识题库海南悦信集团钟苗将介绍信撕下递给周伟：“给。”“谢谢！”周伟接过来看了看，“钟苗，能不能给我开几张空白介绍信，每次都要找经理签字，太麻烦了！”钟苗一边在文件夹中找“用印登记本”，一边回答：“这恐怕不行，你用的时