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文档简介
1、1,年度报告,Charles J.Vukotich,Jr,xhlbudd(dxy)译,2,学习目标: 学习什么是年度报告 知道听众的概念以及它对年度报告写作的影响 知道阐述数据的基本概念 懂得清晰的字迹的重要 行为目标 知道如何组织一个年度报告 知道如何从一个年度报告中选择数据 知道一些基本的分析方法来解释你的报告中的数据的意义 知道如何写一个年度报告,3,介绍,年度报告是你一年内你的工作的快照 年度报告可以包含对过去工作的分析以及来年的改进方法,4,在开始之前谁是你的听众,你的老板 大众 外界官员 听众决定了报告的内容和风格,5,在开始之前我写这个报告的目的是什么,技术性报告 公共关系性的报
2、告 给上级留下深刻印象 “为什么写这个报告”决定了报告了风格和内容。如果是面向公众,则需要更多的陈述。如果是技术性报告则需要更多的分析,6,在开始之前细节,这个报告的篇幅应该是多大? 这个报告应该是多详细? 我制作这个报告的预算是什么? 细节从一开始就限制了报告的范围,7,在开始之前写作,你知道如何写吗? 你数据分析的技术怎么样? 知道你的弱项。 如果遇到困难,你可以寻求外界的协助,参加培训课程或者让其他人来对你的工作进行评价,8,在开始之前写作技巧,简单的声明性语句 绝对不要用修饰语作为一个句子的开始 不要说“因为工作人员的流失,产量降低了”,而要说“产量降低是由于工作人员的流失” 在详细的
3、数据分析和细节的写作上多花时间,9,在开始之前排版,尽量简单 标明页数 如果你写得非常混乱,你最好寻求专业人士的帮助 不要把好的版式与好的报告混为一谈,10,在开始之前排版,要避免: 把文字放在页面的边缘 奇怪的图表(除非是用LOTUS或者EXCEL做的优秀的图表) 没有加入内容的图表,11,在开始之前排版,数字和表格: 你的报告中标明数字和引用的数字和表格 数字必须有图像信息 表格是一系列数字的集合 如果参考到具体的数字和表格,必须马上把数字、表格附在后面,12,现在开始,年度报告包括四个部分: 概要 统计数据 解释 结论,13,概要,概要是非常重要的,通过它你可以让听众知道你的目的 这是大
4、部分人都会看的唯一的部分 仅有一页(除非你写的是非常长的报告,比如说25页或者更多,14,概要的结构,介绍1 张图表 主要发现2张图表 主要结论1张图表,15,概要的写作,全部使用简单的陈述句 不要限定范围 不要解释 包含重要的概述和统计数据 包含重要的结论 不要包含数字或者图表,但是你可以参考它们,16,概要写作练习,阅读下面这个摘自一个年度报告中的范文 指出它的错误 试着重写这一段,17,概要写作练习,上面的概要的错误: 冗长而枯燥 易让人混淆 写作技巧差,犯了很常见的错误,比如在一句话中重复用一个单词 与报告后面的观点不符合,18,概要写作练习,把你重写的段落与下面的范例进行比较 你是否
5、运用了简单句 你的句子和范例的一样长吗? 你的段落是否包含了所有来自原段落的相关信息,19,统计数据,这部分提供了具体的数据 这部分的结构: 预定目标的完成 组织结构的结果,如工程和部门 必须将每年的统计数据进行比较,20,统计数据,统计数据占的比例应当根据听众以及报告的用途而定 内部技术报告 对外技术报告 内部信息 公开报告 简要报告 从上到下,统计数据的比例越来越少,21,统计数据在报告中的位置,放置在报告的正文中: 概要的统计数据(如例/年) 概率(如例/100000病人) 与过去一年的比较 3年、5 年或10年内的发展趋势,22,统计数据在报告中的位置,放置在附录中 月统计数据 单元统
6、计 大型数据表,23,解释介绍,数据本身是没有意义的,所以你必须告诉听众这些数据意味着什么。 你的“故事”是用数据,标准和度量来表述的。 你可以把统计数据部分和解释部分结合起来,用目标,组织单元来创建一个报告,24,解释分析,把你的数据与标准,目标或者其他可以接受的规范相比较 问题:有时问题并不存在 制订内部共识的目标 把你数据与发展趋势相比较: 与去年比较我们的成绩怎么样? 在过去的3、5、10里我们做得怎么样,25,解释分析,将5到10年间的数据列成图表。连线的总体方向是有利的还是不利的? 5到10年间的图表是典型的 基于事件做一个比较,26,解释一个例子,从1990年开始,感染率的增长变缓慢了,27,解释技巧,时间这是你的报告最重要的部分,所以要在这部分花最多的时间 强调词你的听众期望听到什么?用足够的强调词给他们留给深刻印象,但是强调词不能用得太多。 缩写词 非常好用,因为他们都很短 如果是强调词,参考上面,28,解释技巧,内部交流时,用缩写词比较好 缺点外行人不懂缩写词 比较恰当的方法是先写出单词的全称,然后写出缩写词 Trisodiump hosphate(tsp,29,结论,这个报告的中心思想是什么? 报告的思想如何转变为未来的行动? 两种可能: 我们已经做得很好了(不需要解释)
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