《档案管理在大数据背景下面临的挑战及对策分析》论文

1、 档案管理在大数据背景下面临的挑战及对策分析 摘 要：档案管理包含社会生产生活中产生的大量信息资料，蕴藏着巨大的可利用价值。但是，当前档案管理中普遍对档案信息的价值利用效率低下，档案管理方式和手段落后，难以适应社会发展的需要。随着大数据时代的到来，档案数量剧增，档案管理的难度远远超过以前，给档案管理带来了新的挑战，亟须改变传统的档案管理方式。因此，通过对新时期档案管理的发展方向进行分析，明确了现代化档案管理的必然性；对大数据背景下档案管理面临的挑战进行分析，并提出提高大数据背景下档案管理效率的对策，以期促进新时期档案管理效率的提升，更好地让档案管理发挥社会价值。 关键词：档案管理；大数据；挑战

2、；对策 中图分类号：G270.7 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2017）29-0183-02 档案管理是记录以及存储各类技术信息与生产知识的重要手段。随着社会的发展、信息化程度的提高，大量的现代化设备已经被应用到了档案管理的工作之中，促M了档案管理水平快速提升。利用一定的信息化手段，实现档案管理工作的历史性突破，取得极大的发展与进步，并同时，在这个过程当中的档案管理工作发展还出现了许多新的方向。大数据时代，其数据呈爆炸式增长，对各行各业都带来巨大的挑战，数据的复杂程度远远超过以前，如何在新的时代条件下对档案进行管理，成为亟待解决的问题。档案管理作为信息管理的重要内容，大数据给

3、档案管理带来的影响不可估量。相关人员须要正确面对大数据给档案管理带来的挑战，不断完善系统结构，适应数字化发展趋势，才能更加有效地进行档案管理。 一、新时期档案管理的发展方向 （一）无纸虚拟化发展方向 随着社会的进步、信息技术的不断发展，计算机网络的应用也越来越广泛，应用到了社会的各个领域之中。就档案管理工作来说，利用计算机网络技术，可以实现无纸化的办公方式，因为以往纸质档案管理的模式已经跟不上时代的发展，需要被摒弃。无纸化档案管理资金投入少、可存储容量大、资源占用的面积较小，同时管理也具有便捷性，若是用户想要获取到相关的信息资源是一件十分容易的事情。 （二）微缩数字化发展方向 通过将微缩摄影与

4、数码影像等技术手段应用在档案管理工作中，可以更直接的推动档案管理工作向着数字化方向发展。使用数码缩微技术可以将数量极多的传统纸质类型的文件资源进行缩小直到成为体积特别小的微缩品，然后将其制作为电子文件。所谓数码影像技术则是借助于光磁转换和数码相机来对影像进行高清晰度的处理。上述技术手段的共同特点就是利用计算机设备对电子化文件资源进行存储、甄别和管理，通过对一定数量的电子文件资源进行积累就能产生相应的数据库。借助于计算机对文件信息进行登记存储，只需要输入一次信息就能实现无限次数、多种形式的输出，可极大程度提升用户对文件信息进行查找的便捷性，并且还为档案管理工作的现代化发展奠定良好的基础。微缩数字

5、化能够很方便地将档案资料进行快捷的存储，并且管理也更加方便，但是同样带来了档案资料价值量降低，档子资料数量大大增加，给档案管理带来了不便，体现了鲜明的大数据特点。 （三）信息网络化发展方向 如今，无论是我国的政府部门、国有企事业得单位或者是民营企业之中都构建了较为全面的局域网络系统，为了将文件资料保密性进行加强，一些单位明文规定本单位的网络不得接入互联网，一些单位甚至还采取了直接与互联网物理隔离的方式。对于文件信息真假的辨别，也因为电子文件的签署技术大量的应用而在各部门、单位中建立起了良好的信用基础。电子文件签署和平常的纸质文件存在较为明显的差别，其签署的方式为在电子文件之中留下特有的“印记”

6、标志。这代表着电子文件的签署人身份的认证，同时还有预防盗窃利用、修改等功能。同样，这种方法带来了极大便捷的同时，档案信息量的增加也给档案管理带来了新的挑战，需要更加寻找更加有效的档案管理方式。 （四）多元智能化发展 随着科技的进步，计算机信息技术得到了快速发展。档案资源载体发展趋势表现为更加多元化，档案资源的管理工作可以选择的传播载体、存储以及记录方式已不仅仅限制于传统的图片、纸质等形式，已经出现了磁盘、光盘等多种类型的存储方式；同时，可以存储档案资源的形式也不仅仅只局限于图片、文字，还可以存储视频和音频，进行档案资源的管理工作时用以存储档案的手段有了极大的丰富。多种多样的档案载体的存在也会极

7、大程度地促进档案馆藏种类和数量的多元化发展，以往的档案获取方式和管理方式很明显已经跟不上新时代发展的需求，因此，相关的用以档案管理的设备就需要跟上时代发展的潮流。 二、大数据的基本概念 自从2012年美国政府在大数据研究和发展倡议中提出大数据时代以来，世界各国对大数据的支持力度越来越大。美国政府在2012年斥资2亿美元启动“大数据研究和发展计划”；同年在我国政府的大力支持下，广东省率先制订了“大数据战略工作方案”，成为我国第一个开启大数据战略的省份。 大数据是指数据量异常大，需要通过新的数据处理模式才能使用的信息资产，对数据的处理模式需要具备更加强的决策力、流程优化能力。“大数据”的出现是随着

8、互联网、物联网、云计算、移动设备等技术的发展而发展起来的新技术。生活中大量的移动设备、无线传感设备等每时每刻都产生着海量数据，对这些信息进行处理需要新的互联网服务。 “大数据”技术是一场新的信息革命，大数据对生产生活有着重大影响，将很大程度上改变人们的生产生活方式。在云计算的发展下，“大数据”成为新的信息技术热点，大量数据被收集起来并进行分析利用，将会给各行各业带来新的发展机遇，大数据将为企业创造更多的财富。 我国档案管理信息化建设已经经过了相当长一段时间的发展，但是发展水平依旧不理想。在云计算、大数据、移动互联网等信息技术同档案管理结合的情况下，依旧难以满足档案管理的需要。当前我国档案管理面

9、临着管理工作向数据化信息转变，对信息数据服务的要求越来越高，档案管理环节还有待于进一步变革。 三、档案管理在大数据背景下面临的挑战 （一）档案管理思维的转变和突破 同传统的档案管理相比，大数据背景下档案管理中档案数据的完整性、多样性、混杂性特点更加突出。大数据条件下，档案管理人员需要对档案管理问题有充分的认识，必须既重视档案资料的获取，又要重视档案的的使用，发挥档案的潜在价值。大数据的核心在于从庞大的数据库中挖掘出有价值的信息。因此，档案管理人员需要对传统档案由藏向用进行转变。要牢固树立主动服务的意识，进行发散性思维，深层次挖掘档案的价值和作用。档案管理人员需要对数据进行相关分析，对数据进行再

10、认识，通过大数据进行启发式思维，改变过去粗放式数据管理的模式，利用数据驱动企业和组织发展，为企业管理和决策提供更加科学、合理的信息，促进企业管理能力的提高。 （二）档案馆融人智慧城市需要大数据技术 大数据给国家治理带来新的手段。我国在2013年开始进行智慧城市建设，并不断扩大试点。我国城市建设逐步通过技术革新，通过大数据促进城市发展。根据智慧城市建设的原则，智慧城市处处都透露着大数据的痕迹。档案馆作为智慧城市重要的组成部分，大数据是城市化发展的必然需要。档案馆目前的主要功能还停留在保存档案的地位，很多档案都是永久性保存，但是档案宝贵的信息资源却不能得到有效利用。出现这一问题的根本原因是档案馆的

11、管理方式落后，不能适应新的时代条件下档案管理的要求，档案管理缺少大数据人才。我们要意识到大数据的重要性，抓住大数据发展的机遇，扩大信息资源的存储，重视对信息资源的开发利用，为生产生活提供更多有价值的资源。 （三）档案工作从实体管理上升到知识管理需要大数据技术 在大数据条件下仅仅对数据文件进行查询和利用的方案管理方式已经难以适应时代发展的需要，档案用户更希望通过档案挖掘数据背后隐藏的价值，提高信息资源的利用价值。传统的档案服务模式必须改变，除了提供档案中的数据之外，还要提供其背后的信息。技术引擎是为档案管理服务的核心技术，目前针对档案服务的技术引擎还没有，需要通过技术创新，为大数据服务。 四、档

12、案管理运用大数据的策略 （一）对档案资源进行统一管理或统一备份 大数据需要具备海量数据存储和处理的能力，需要对档案资料进行统一备份和管理。我国已经建成超过十个大数据园区，陕西、天津、重庆等地的大数据园区规划较明确。2015年陕西沣西新城成功获得国家新型工业化（大数据）产业示范基地，成为我国唯一一个以大数据产业为主导的国家新型工业化产业示范基地。预计到2020年西咸大数据产业基地和各市建设的大数据产业园区的大数据产值将达到1 000亿元以上。如今，在这个产业园区中，中国联通西安数据基地里，每天流动着200G300G的数据量，占据陕西省全省日均流量的十分之一。目前，产业园区已经引进的中国联通、中国

13、电信、中国移动、陕西广电网络四大运营商。伴随着如此庞大的数据，数据档案的安全性不得不重视。要综合掌握档案资料就要对档案进行及时备份。目前，对档案进行备份主要采用电子备份的方式，如今随着大数据产业园区数量的增多，仅仅采用电子备份已经难以适应大数据的需要，在有必要时可以在大数据产业园区建立全国性或者区域性档案备份中心，这也是档案管理要面对的问题。 （二）合作开发档案数据库 由于大数据的信息量大、数据结构复杂，一个行业要想使用大数据驱动发展，就要突破产业、专业、资金、技术等的限制。档案管理单位可以同数据开发公司进行合作，开发适用于档案行业的分析工具设备。有着大量数据的电力公司可以同擅长数据分析的研究

14、院、科技单位进行合作，共同进行数据分析工具的开发。一些有着档案分析经验的档案管理人员，可以与进行数据开发的单位进行深度合作，共同参与大数据分析设备和工具的研发。在进行档案数据开发过程中，需要注意以下方面。 明确档案管理的目的，制定周密计划，稳步推动相关工作。（1）实现档案史料的数字化，在进行数据库建设；（2）通过合作开发、研究，对档案管理、适用范围的理论和实践进行分析，提高档案分类管理效率，减少档案管理工作量；（3）建立完善的档案数据库，及时进行档案史料汇编，公布相关数据库，提高档案数据库的实用性；（4）保证档案数据库建设的资金、人力、物力投入到位。 （三）提高档案馆员综合素质 随着大数据时代

15、的到来，传统的档案管理模式已经难以适应经济社会发展的需要，档案管理作为社会服务的重要工具，需要提高档案管理人员的综合素质，与时俱进，及时学习相关管理新技术、新方法。档案管理员要提高档案管理观念，意识到档案管理的重要性，改变传统档案单纯保管的方式，重视对档案的综合利用，建立信息一体化管理模式。档案管理员要了解大数据，掌握相关计算机技能，适应新形势下档案管理的需要，利用先进的信息技术手段开发档案信息资源，挖掘档案信息价值，提高档案信息资源的共享效率。 （四）增大档案宣髁 档案包含了社会发展各行各业的信息，是时代发展的详细记录，蕴涵着丰富的社会文化。档案作为文化的“母资源”，已经受到了很多国家的重视。2015年总理李克强在政府工作报告中明确指出要发展档案事业。要想更好地让档案服务社会建设，就要让更多的人意识到档案的重要性，并充分利用档案带来的价值。在人们日常生活中，档案的重要性常常被忽视，对档案的利用不够重视，对档案重要性的宣传也不够重视。所