Excel中条件格式应用的探讨之快速查找数据

1、Excel中条件格式应用的探讨之快速查找数据当年段的学生很多时，手头有一张记录着学生成绩的Excel表格，在我们要查看某一学生的成绩，经常用鼠标拉来拉去，不仅麻烦，而且容易出现张冠李戴的错行现象。于是，就可以用“条件格式”帮助我们准确定位数据。例3，某教师想在如图（1）所示的一个工作表中查找某一学生的成绩（这里仅列出几个学生的成绩），如何快速准确的找到这一学生的位置呢？根据要求，我们要做的工作是如图（11）所示，老师在E2单元格中输入学生的姓名后，数据表中对应的学生所在的记录突出显示。步骤如下第一步，在第1行之前插入三个空A2:D2单元格后输入“请输入要查找的学生姓名：”，然后使其右对齐。最后

2、选择E2单元格，加边框并将其设置底色为米黄色。第二步，选择A5:G16区域（实际应用时就是选择标题行以下的所有数据单元格）。第三步，“格式”“条件格式”，打开“条件格式”窗口。第四步，将“条件1（1）”设置为“公式”后并在文本框中输入“=$A5=$E$2”。第五步，在条件格式窗口中，点击“格式”打开“单元格格式”窗口，选则“字体”选项卡并将字体颜色设置为红色，如图（5）所示。第六步，在“单元格格式”窗口中选择“图案”选项卡，将“单元格底纹”设置为浅绿色，如图（6）所示。第七步，一路确定之后回到表格窗口。这样，当你在E2单元格中输入“刘丽”时，数据表中刘丽所在行就会突出显示。在实际应用中，有时我

3、们叫不准学生的姓名而只知道姓氏，或者只知道名而不知道姓抑或只知道姓名中的后一个字，这就是我们所说的“模糊查找”问题。对于前者，问题就是要求在E2单元格中输入一个“李”字时，表中所有姓李的学生所在行都突出显示，如图（12）所示。当然，如果输入“李艳”时，仍然只有李艳所在行突出显示。为了实现这一效果，我们只要在在条件1（1）的基础上再添加条件2（2），并且条件2（2）中的公式为“=LEFT($A5,1)=$E$2”，如图（13）所示。这里用到了Excel中的一个函数LEFT（），LEFT函数是从左边第一个字符开始，返回指定数目的字符。其语法为：LEFT(text,num_chars)其中Text是

4、要提取字符的文本字符串或单元格引用，如果Text是文本字符串，则必须放在两个英文双引号内部。Num_chars指定所提取的字符数，Num_chars必须大于或等于0，等于0时将返回一个空的字符串。对于只知道姓名中的最后一个字的情况，就是在E2中输入一个“志”字，那么宋有志所在行就应该突出显示，如图（14）所示。为了实现这一效果，我们只要在在条件2（2）的基础上再添加条件3（3），并且条件3（3）中的公式为“=RIGHT($A5,1)=$E$2”，如图（15）所示。这里用到了Excel中的一个函数RIGHT（），RIGHT函数是从右边第一个字符开始，返回指定数目的字符。其语法为：RIGHT(te

5、xt,num_chars)其中Text是要提取字符的文本字符串或单元格引用，如果Text是文本字符串，则必须放在两个英文双引号内部。Num_chars指定所提取的字符数，Num_chars必须大于或等于0，等于0时将返回一个空的字符串。还有最后一个问题，就是如果只知道名而不知道姓，即在E2单元格中输入“志新”时，数据表中宋志新所在行突出显示，如图16所示。由于条件格式最多只允许添加到三个条件（注意我们用的是Excel2003哦），如果再要增加条件就得想办法。现在我们把条件3（3）中的公式表达式“=RIGHT($A5,1)=$E$2”改为“=RIGHT($A5,LEN($E$2)=$E$2”，如

6、图（17）所示。确定后再在E2单元格中输入“志新”后，数据表中李志新所在单元格就突出显示了。在公式中，我们又用到了LEN函数。LEN函数的作用是返回指定字符串所含字符的个数。语法为LEN(text)其中Text是要查找其长度的字符串（放在两个英文双引号之间）或单元格引用。空格将作为字符进行计数。现在我们把条件1（1）删除，删除之后如图18所示。从图（18）我们可以看到，原来条件1（1）中的公式“=$A5=$E$2”已经没有了，指上下原来的条件2（2）（现在为条件1（1）和原来的条件3（3）（现在的条件2（2）。但是，但我们在E2单元格中输入“卢京涛”时，数据表中卢京涛所在行仍然突出显示，这就是“=RIGHT($A5,LEN($E$2)=$E$2”的作用。好了，到现在为止，前面提出的问题我们都解决了。不妨我们再添加一个问题作为练习，就是在添加一个条件，公式表达式为“=LEFT($A5,1)&RIGHT($A5,1)=$E$2”，其它设置同与前边相同，如图（19）所示。这时我们在E2单元格中输入“王芹”后，数据