书面报告与陈述汇报技巧(学员手册)课件

1、1,一页纸、五分钟,职业化书面报告与陈述汇报实务,2,主要工作经历：10年秘书、2年编辑兼记者、6年调研员,立足海马文化和管理体系，基于报告与汇报体系的公司化、职业化和标准化态势，力求课程内容完整、紧致和实用,课程目标,统一报告与汇报理念、规范报告与汇报标准、提升报告与汇报达成效率,课程设计思想,总计3.5小时，其中10：00-10：15休息,课堂时间安排,讲师介绍,3,课程架构,书面报告与陈述汇报概要,一,一页纸书面报告形成,二,五分钟陈述汇报达成,三,4,一、书面报告与陈述汇报概要,5,定义 公文：是公务文书的简称，是在行政管理活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有

2、传递信息和记录作用的载体。乃公务活动的产物和工具，是公府所作之文、公事所用之文。 公司公文：是生产、经营、管理过程中常用的、基本的工作方式和交流载体,1、公文定义与常用类型,6,书面报告泛指班组长向上级领导（主任、部长、公司领导等）进行说明、告知、论证有关工作或对下安排、动员有关生产或质量等工作时的书面沟通形式,书面报告与陈述汇报概要,班组长应会 总结类：年度总结、专项工作总结等 计划类：规划、方案、专项工作安排等 报告类：调查报告、述职报告、问题解决报告 办法类：规章制度等 会议类：记录、纪要 讲话类：部署、动员、竞聘、演讲等,2、书面报告与主要内容,7,书面报告与陈述汇报概要,五大 要素,

3、3、报告构成,8,4、基本格式,文本布局：上空天、下空地，重新起行空两格，落款完整年月日,层级关系：序号依次排列，视层数选择,一、 （一） 1、 （1） a,9,5、表现形式,文字版式（WORD） 表格版式（EXCEL、PROJECT） 多媒体版式（PPT、PDF,书面报告与陈述汇报概要,10,6、呈报方式,发送邮件 当面递交 请人转交 置于对方桌面,书面报告与陈述汇报概要,11,书面报告与陈述汇报概要,三适” “时”的选择：体现时效性，抓住最佳时点，时间、时段适时 “事”的把握：事实清楚，层次清晰，逻辑严谨，语言密度、信息含量适量，通常“一事、一文、一报” “势”的处理：用词准确、表述清晰，

4、语言、语气、语速适度,7、生成原则,12,表现“四精”： 形式精美 结构精密 观点精晰 语言精练,书面报告与陈述汇报概要,8、评价标准,结构“四精”： 题目精准 开头精致 主体精深 结尾精干,13,领悟与理解能力,分析与判断能力,观察与思维能力,概括与总结能力,专业知识与综合能力,书面报告与陈述汇报概要,能 力 模 型,9、能力模型,14,多悟 - 用心,多思 - 用脑,多练 - 用手 用口,多听 - 用耳,多看 - 用眼,提升途径-“五多,书面报告与陈述汇报概要,10、提升途径,15,二、一页纸书面报告形成,16,1、书面报告的原则与技巧,原则 效率：一页纸 效果：通过率、达成率,技巧 以事

5、实为依据 以要求为准绳 以目标为导向,一页纸书面报告技术,17,2、主要过程,一页纸书面报告技术,18,图式,文式,表式,一页纸技术,3、报告模板与要求,一页纸书面报告技术,19,例1,由于6月份起新研制的汽车上线，与原有汽车并行生产，目前的状况无法对应，因此必须对车间的布置和作业方法进行改革,6月份起新研制的汽车上线，实行与原有汽车并行生产,需要改善车间布置和作业方法,例2,安全问题并不是不比数量问题重要,安全问题比数量问题重要,公文语式、句式练习,20,例3,质量不合格的事件，去年发生了34起，今年发生了18起,今年发生质量不合格事件18起，比去年下降了47,例4,今年的销售情况还可以,今

6、年的销售完成了目标的98,例5,业绩由下属的干劲所左右,下属的干劲极大影响着业绩,21,态度类：错别字、标点、段落、文字不通顺、细节 技术类：规范性、格式、排版、装订、基本程序和模式、表现形式、篇 幅、措辞、报告详细程度 结构类： 文不对题、段落不对称、内容空洞,表现类：判断领导倾向、时机选择、递交方式、不同观点表达方式 逻辑类：报告的组织架构、条理性、报告内容选择、主次重点的安排 经验类：深度和广度，知识沉淀、文笔底蕴,改进方法： 读、查、改,改进方法：看、悟、练,4、公司内常见问题及改进方法,22,请用三句话介绍或描述自己，要体现自身特点或优势,23,三、五分钟陈述汇报达成,24,1、陈述

7、的目的与指导思想,五分钟陈述汇报技术,引起共鸣：唤起领导（对象）的注意，提起对报 告内容的关心和关注 信息共享：突出重点，简明、准确传达信息，成 为对方判断和决策的优异、有效、有力输入 达成共识：说服领导（对象），打消顾虑和疑 虑，接受报告内容及观点，采取行动,指导思想,目的,五分钟搞定：短（简短）、平（平和）、快（快 捷,25,2、陈述过程,五分钟陈述汇报技术,26,3、陈述技巧,五分钟陈述汇报技术,27,4、公司常见陈述问题及规避,心理问题：心里紧张、自暴自弃、心理抵触 正视、重视 表达问题：口齿不清、语速过快或过慢 冷静、沉着 表现问题：逻辑混乱、离题跑题 明确目标、紧扣主题 态度问题：

8、准备不充分、资料数据不完整 打好基础、做好积累 临场处理：时间有异、陈述对象态度不好、陈述对象当场打断或否定、 目标不能达成一致等 充分准备、积极应变,五分钟陈述汇报技术,28,关于书面报告与陈述技巧课程，通过与部分即将受训人员的沟通，以及平常的了解，受训人员普遍存在以下不足： 对书面报告的提交时机不了解，即：何时何事可以或应该提交报告不了解； 对书面报告的格式要求不了解，导致报告形式千奇百怪； 对书面报告的内容编写思路混乱，容易走极端，不是广而空，就是进胡同； 书面报告编写和陈述过程中，内容和语言组织不严密，容易出现跳跃性内容，前后关系不对等，缺乏逻辑性； 容易出现过多个人观点的表述，报告无法让人信服； 极少