油脂加工企业企业采购、验收管理及付款流程

1、乐山纯一公司存货管理及付款流程一、 月度采购计划的拟定1、 供销部拟定下月的月度销售计划，报总经理批准后，传生产部；由生产部根据生产情况，拟定下月公司的月度原料采购计划，传供销部2、 供销部根据月度原料采购计划，拟定月度资金使用计划，传财务部3、 供销部根据月度原料采购计划以及公司的供应商、原料库存情况，确定各供应商预计供应量。4、 供销部应有计划的开发新供应商。二、 日常采购、原料毛油1、 供销部应随时关注原料库存量，以确定每天的采购量；供销部每天应对相关供应商进行询价，尤其是重点采购区域（如成都区域）。2、 进行采购时，与相关供应商联系价格、数量、供货完成时间等，由供销部内勤填写采购申请单

2、，经主管审核、分管领导批准后，确定采购方式，在必要时应与供应商签订合同（合同分为口头合同、书面合同两种）。3、 供销部在确定供应商时，应将送货到厂的供应商列为优先级别（订货、付款、价格应适当倾斜）。4、 对于自提的，供销部内勤开出原料运输派车单一式两联（一份留供应商，一份留公司），指定外包货车到指定地点提货；供销部主管负责拟定并由供销部内勤实施外包车辆的管理规定，并对外包车辆负责调度安排。5、 外包货车司机应负责对毛油原料质量进行初检，检测方法和质量标准按公司规定执行，当初检合格后，装货并过磅，外包货车司机应对在毛油供应商的过磅重量负责。6、 原料毛油初检方法和初检质量标准由品管部负责拟定，经

3、分管领导批准后实施，品管部负责对外包货车司机进行检测培训与考核。7、 对于送货到厂的，供销部直接联系供应商送货到公司。8、 供销部负责对毛油供应商的资质审核，由供销部内勤负责建立并更新毛油供应商的档案。、白土、煤碳、甲醇、硫酸、片碱等生产辅料采购1、 生产部主管应随时关注白土、煤碳、甲醇、硫酸、片碱等生产辅料的库存情况。2、 当白土、煤碳、甲醇、硫酸、片碱等生产辅料的库存偏低时，由生产部主管拟定采购申请单，申请单上应注明到货时间，但生产部应适当考虑采购部的实际工作情况；申请单经分管领导批准后，传供销部采购。、生产配件采购1、 生产配件原则上一周只能采购一次，紧急采购例外。2、 生产部机修科在每

4、周一，应根据上周配件消耗情况，以及配件库存情况，拟定本周的配件需求计划，由生产部主管拟定配件采购申请单，经分管领导批准后，传供销部实施采购。3、 紧急采购在4-7月暂不要求采购次数，紧急采购是指生产设备出现故障时，经机修科检修发现后，需要更换部件或整机更换，而备件库没有，需要紧急购买，以保证生产所需时，称为紧急采购；所有的紧急采购应得到分管副总经理的批准。4、 紧急采购的申购也由生产部主管提出，分管领导批准，传供销部采购。、办公用品（含劳保用品）购买1、 办公用品申购原则上只能一周购买一次，在一周内不能超过1次紧急采购。2、 办公用品由使用部门向办公室提出要求，由办公室统一提出采购申请单，经分

5、管领导批准后，然后传供销部购买。、化验用品购买1、 化验用品原则上一周只能购买一次，在一周内不能超过1次紧急采购。2、 化验用品的申购由品管部提出采购申请单，经分管领导批准后，然后传供销部购买。三、 验收、原料毛油验收1、 原料到厂后，由办公室内勤兼任司磅员对货车进行过磅，打印过磅单，录入原料过磅台帐，并通知品管部抽样。2、 品管部根据公司规定对原料进行抽样（只能由品管部指定人员进行抽样，不能由司机代为抽样，无抽样人员时，不得卸货），及时对原料进行化验，填写化验单；如果是送货到厂的，根据乐山纯一原料标准对原料合格与否做为判定；如果是自提到厂的，应在化验单上填写外包司机的化验结果；化验单一式叁份

6、，一份存档、一份传供销部、一份传生产部。3、 抽样时，由化验员将抽样设施调整清理完毕，并由化验员根据化验结果、毛油罐的库存量等因素，由现场化验员本人（其它人无权）决定将毛油抽到哪个毛油罐中。在整个卸油过程中，化验员不得以任何理由离开卸油现场，同时应检查储油罐的罐体，是否出现表面漏油现象，如发现异常现象，应在第一时间通知生产部主管和总经理。4、 对于桶装油，过完磅后，由化验员在取得生产部主管同意后，由化验员决定卸油桶的地方；，必须对每桶桶装油都进行抽样，确保每桶毛油都符合公司质量要求，抽样时生产部人员应配合化验员的工作要求，如因化验员抽样不到位，在以后的使用过程中，发现不合格桶装油，由当班化验员

7、承担相应责任；抽样时发现的不合格油桶，应由品管部挂不合格标识，并联系供销部降价处理或退货。5、 地磅由生产部负责维护，当出现故障时，生产部应组织进行修理，必要时应联系外部的维修单位进行修理；地磅应由品管部每6个月联系相关单位进行校准。6、 对于自提原料的，如果原料磅重出现差异，且差异的结果超过公司规定的磅差范围200kg/车以上的，由供销部内勤通知供销部主管，并由主管分析原因，提出异常情况处理措施，报分管领导批准。7、 对于自提原料的，如果品管部的化验结果与外包司机的化验结果之间的差异，超过公司规定范围的（水杂1%以上），由化验员在化验单上标注，由供销部提出异常情况处理措施，报分管领导批准。8

8、、 对于原料送货到厂的，化验结果按乐山纯一原料标准执行，如果酸价判定为不合格的，由供销部根据化验单，按照公司规定的酸价扣款规定，拟定异常情况处理措施，由主管审核后实施。9、 生产部内勤兼库管根据化验单，填写原料入库单，一式两份，一份存档、一份传供销部。、白土、煤碳、甲醇、硫酸、片碱验收1、 白土、煤碳、片碱的堆放地、堆码方式由生产部主管决定，白土的堆码必须采用“二五堆码法”。2、 煤碳的采样由化验员实施，采样时应注意采用合理的采样方法；面煤的验收标准为5000大卡以上，在4800-5000大卡之间时，按比例扣款使用，低于4800大卡时，退货；块煤的验收标准为6000大卡，在5800-6000大

9、卡之间时，按比例扣款使用，低于5800大卡时，退货；总经理另有规定的除外。3、 甲醇的采样由化验员实施，采样方法由品管部与生产部共同决定。4、 煤碳、白土、甲醇、硫酸、片碱到公司后，由办公室内勤兼司磅员负责过磅，然后由办公室内勤通知品管部化验室采样、生产部库管安排卸货。5、 白土到公司后，由生产部主管联系外面的搬运工，到公司卸白土。6、 品管部将煤碳、白土、甲醇化验完毕后，填写相应的化验单，一式叁份，一份存档、一份传供销部、一份传生产部。7、 生产部主管根据煤碳、白土、甲醇、硫酸、片碱化验结果，填写相应的入库单，一式两份，一份存档、一份传供销部。、生产配件验收1、 生产配件的验收由生产部主管（

10、分混合油车间、生物柴油车间）验收。2、 验收合格后，由生产部保管填写相应的入库单，一式两份，一份存档、一份传供销部。3、 配件的入库单上应由验收人签名。、办公用品（含劳保用品）验收1、 办公用品的验收由办公室内勤验收。2、 验收合格后，由办公室内勤填写办公用品的入库单，一式两份，一份存档、一份传供销部。、化验用品验收1、 化验用品的验收由品管部实施，主要验收内容为：生产日期、保质期、品名、规格等。2、 如果验收不合格的，退回给供销部，由供销部退货并重新购买。3、 如果验收合格，由品管部出具化验用品入库单，一式两份、一份留档、一份送供销部。四、 库存管理、大宗原料及生产辅料（含毛油、白土、煤碳、

11、甲醇、硫酸、片碱等）的管理1、 每天上午，生产部主管应根据前一天的生产数据，拟出前一天的相应的出库单（含毛油、白土、甲醇、硫酸、片碱等），出库单一式两份，一份交生产部内勤存档，一份由传财务部，煤碳的出库由生产部主管与财务部主管商量出库方式。2、 生产部内勤根据每天的出库情况，填写原料库存台帐（包含毛油、白土、煤碳、甲醇、硫酸、片碱等）。3、 因我公司的毛油、甲醇、硫酸采用的是罐装，另外煤碳不易盘点，在盘点时容易出现误差，故当生产过程中，出现单个原料罐用空或煤碳即将用完时，生产部内勤兼库管应及时调整库存数据，修正以前的判断误差，同时将该修正数据传递给财务部。另对于混合油、生物柴油、甘油、回收甲醇

12、、植物沥青等需要罐装的物品，生产部内勤兼库管也应采用同样的方式处理。4、 每月底，生产部主管及内勤应配合财务部对原料进行实盘，确保原料库存台帐帐实相符。、办公用品（含劳保用品）的管理1、 办公室人员将验收后的办公用品、劳保用品入库后，通知相关部门到办公室领取2、 领取时，办公室人员应填写相应的出库单、，领用部门签字后，办公室予以一次性发放；出库单应一式两份，一份存档，一份传财务部、化验用品的管理1、 化验室人员将化验用品办理入库后，应填入化验用品台帐。2、 化验室领用一瓶试剂时，应填写化验用品的出库单，一式两份，一份存档，一份传财务部。3、 化验室所用玻璃器皿、仪器设备办理入库后，应一次性填写

13、化验仪器的出库单，一式两份，一份存档，一份传财务部。4、 每月底，化验人员应配合财务部将化验用品进行盘点，确保化验用品台帐帐实相符。、备品备件的管理1、 生产部内勤兼库管在备品备件入库后，应填写备品备件库存台帐（生物柴油车间与混合油车间应分开）。2、 当生产部人员前来领用备品备件时，应由生产部内勤兼库管填写备品备件的出库单，领用人签字后，库管方能发出备品备件；备品备件出库单应标明使用车间，一式两份，一份存档，一份传财务部。3、 库管发出备品备件后，应即时将相关品种的备品备件的出库数量填入备品备件库存台帐。4、 每月底时，生产部内勤兼库管应配合财务部对备品备件库进行盘点，以确保备品备件库存台帐帐

14、实相符。、成品油库存管理1、 混合油、生物柴油、甘油、植物沥青、轻组分等入库管理、 每天上午，生产部内勤兼库管应收集前一天各车间、各岗位的各种生产报表，并整理分类。、 生产部主管根据所收集的生产数据，填写混合油、甘油、生物柴油、植物沥青、轻组分等的相应入库单，一式两份，一份交生产部内勤存档、一份传财务部。、 生产部内勤应根据相关成品、副产品入库数据，填写混合油、甘油、生物柴油、植物沥青、轻组分等库存台帐。、 每月底，生产部主管及生产部内勤兼库管应配合财务部对相关成品、副产品进行盘点，确保相关库存台帐帐实相符。2、 混合油、生物柴油、甘油、植物沥青、轻组分等销售出库管理、 当销售客户、物流公司到

15、公司装货的车辆到达公司后，供销部主管应通知生产部库管发货。、 生产部库管接到通知后，首先通知外包的装油工到公司装油，同时通知办公室内勤过磅。、 当装好油过完磅后，根据过磅数量，由生产部内勤开具销售出库单，一式四份，一份存档、一份给提货司机、一份传供销部、一份传财务部。、 生产部内勤应根据销售出库数据，填写成品油库存台帐、甘油库存台帐、甲酯库存台帐。3、五、 原料运费支付1、 运费的确认：依据采购合同（或采购申请单，确定货物运费是否由公司承担；如合同（或采购申请单）中规定以到厂价结算，则我方不付运费；如合同（或采购申请单）规定以自提价结算，则运费由我方支付。2、 供销部内勤应将运费发生情况及时逐

16、一登记，已结算的运费应勾销，以避免出现重结运费的情况。每月1日，将上月发生的应付未付运费清单报总经理、财务部及其它相关人员。3、 供销部内勤准备支付运费时，首先与运输司机核对运费清单（应包括每笔货物的供应商名称、运输地点、运输时间、净重、运输单价等），确认无误后，拟定运费支付申请单，并附上该货车的已经核对无误的运费清单，报供销部主管签字后，传财务部审核，总经理批准后，由财务部支付。4、 运费结算时间：当月发生的运费，次月25日后结算。六、 销售管理1、 混合油销售1、 混合油销售合同由供销部主管指定供销部内勤拟定，经主管审核后，报总经理批准后实施。2、 混合油销售合同的档案管理由供销部内勤负责

17、，保存期为三年。3、 混合油的销售必须是合法销售，只有经过资质审核符合合法用油条件后方能销售，供销部主管负责对混合油客户的资质审核，由供销部内勤应建立并更新混合油销售客户的档案。4、 供销部内勤应根据销售情况建立混合油销售台帐，该销售台帐应保存三年。5、 供销部内勤应根据销售情况，建立销售应收帐款台帐，在每周一报给公司总经理、财务部及其它相关人员。6、 供销部主管应负责销售应收帐款的催收，应在每周通过销售应收帐款台帐，向公司总经理、财务部及其它相关人员汇报应收帐款的回收情况。2、 废白土销售1、 废白土销售采用现款销售方式。2、 当废白土购货商的提货车辆到达公司后，由供销部主管通知生产部内勤发

18、货。3、 生产部内勤接到通知后，一方面联系办公室内勤过磅，另一方面联系机修科开铲车装货。4、 装货过磅完毕后，销售内勤根据过磅数量，带客户带财务部交纳货款。3、 生产部不同车间内部调拔1、 我公司存在两个车间：混和油车间、生物柴油车间，两个车间因生产上的联系，存在一些产品的调拔。2、 当生物柴油车间需要从混合油车间调拔物品时，由生产部内勤兼库管填写调拔单，一式两份，一份存档、另一份传财务部。3、 生产部内勤应根据调拔的数量情况，填写相关物品的库存台帐，以确保帐实相符。七、 货款支付、大宗原料（含毛油、白土、煤碳）货款支付1、 供销部内勤应在每周一上午提交当前应付帐款明细、当前应收帐款明细给总经理、财务部及其它相关人员。2、 供销部付款原则：付款原则是周一至周五付款，周六、周日不付款；今天到的毛油明天上午支付（公司领导另有安排的，按公司领导意见执行）3、 供销部内勤应每天早晨主动到办公室和生产部拿取前一天的过榜单和入库单。4、 当供销部准备对原料供应商进行付款时，首先由供销部内勤准备该批原料的过磅单、化验单、入库单、采购申请单、异常情况处理措施（如果是自提还应准备对