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1、办公室5S,ELS 5S_OFFICE PRESENTATION ENG REV1.12008年6月17日,2,什么是5S,5S定义,3,5S 源于日文术语,5S 说明,5S定义,4,5S 源于日文术语（续,5S 说明,5S定义,5,5S 英文翻译,Sort（清理,Set In Place（整理,Shine（清洁,Standardize（维持,消除不需要的物品，识别出有必要使用的频率,所有物品都各得其所、各就其位,彻底清扫工作区，识别出不清洁的来源,执行过程来保持和改善前3个S,5S 说明,1S,2S,3S,4S,Sustain（素养,在工作场所中营造保持和自律的5S文化,5S,5S定义,6,

2、1S - 清理,2S - 整理,3S - 清洁,4S - 维持,5S - 素养,5S过程步骤,5S过程,7,1S - 清理,2S - 整理,3S - 清洁,4S - 维持,5S - 素养,5S过程步骤,5S过程,8,1S定义,SEIRI 整齐、有组织。 是指清理工作区中的全部工具、材料等，并且仅保留必需物品的做法。 其他每件东西都要存放起来或扔掉。 这样就减少了干扰高效率工作的隐患和杂乱无章的情况,通过清除工作场所中不必要的物品，来揭示这个过程,SORT（清理） 简化工作区。 清楚区分什么是必要的，什么是不必要的，处置不必要的物品,1S揭示真正的过程,5S过程,9,扔掉你知道可以扔掉的任何东西

3、 通过询问以下问题，识别出真正需要的物品： 它是用来做什么的？ 我为什么有这个东西？ 我多长时间用一次？ 别人也有吗,1S清理策略,5S过程,10,1S清理策略（续,不必要不能使用,不大可能用到,很少使用,偶尔使用,抛弃或删除,抛弃、删除或捐出来,远距离或电子形式存放,存放在附近，便于取到,使用频度 处置,经常使用,存放在手边，随时能拿到,5S过程,11,不要忘记你的计算机文件和email！ 尽可能减少个人物品 只留下基本的必需品 将活页夹和书籍扎好，标示“最后使用日期”，识别未来要丢弃或远距离存放的物品 考虑使用书籍和参考资料的公用图书馆（明确确定所有人和过程,1S清理策略（续,5S过程,1

4、2,宁枉勿纵！” 为“红标签”物品建立临时的过渡/回顾区 用于可再次使用的办公设备或家具 用来集中物品进行回收 识别必须由谁回顾和处置 确保所有物品在本次活动结束前都得到处置 不要造成新的杂乱无章情况,1S清理策略（续,5S过程,13,追踪过程，提供目视化识别和正式的处置 用于其他区域可能需要或储存的丢弃物品（如可以再次使用的办公家具） 应为全尺寸（8.5” x 11”） 大红色，用来提高可视性 应预先印有连续的标签编号 下半部分打孔，记录标签位置 处置需要明确的责任界定,红标签实例,标识红标签过程,5S过程,14,步骤5,评价红标签物品 处置确实不必要的物品 如果有适当理由，保留贴有红标签的

5、材料 在预先定好的时间后，丢弃任何用红标签标识的物品 填写所有的红标签信息，并交还给红标签协调员,标识红标签过程,步骤4,向小组解释红标签标准 确保由跨部门组成的人员标示物品，以防止 “我可能需要这个” 尽可能快地用红标签标示工作区,确定采用什么标准来区分需要的物品与不需要的物品 例如： 在工作区中仅保留进行业务需要的物品,步骤3,5S过程,15,为什么有两台打印机？ 为什么好几个使用过的墨盒散放在周围？ 这个架子上到底放的是些什么东西,1S反例,5S过程,16,练习： 1S,1S策略 一个人向班上其他人报告,15分钟,在每个小组中，仔细回顾案例研究中的照片 回答“你在这间办公室中将如何根据你

6、看到的（或没有看到的）情况实施“1S”？” 包括你会需要向办公室主人提出的问题 在记录纸上记录注释，供课堂回顾,分析案例研究,目标,指导,完成时间,完成内容,5S过程,17,删除不用的图标 卸载不用的程序 删除旧文件或将旧文件存档到CD上,1S实例,5S过程,18,拿走不必要的物品，空出整个书架（用红标签标识等待处置） 将不必要物品移到归档系统,1S实例,清理前,清理后,5S过程,19,白板并未发挥它的作用 旧的信息没有擦除,1S实例,清理前,清理后,5S过程,20,1S - 清理,2S - 整理,3S - 清洁,4S - 维持,5S - 素养,5S过程步骤,5S过程,21,2S定义,SEIT

7、ON 整齐。 关注于对有条理的工作场所的需要。 工具、设备和材料必须系统地摆放，使得取用时最容易、效率最高。 每件东西都各得其所、各就其位,将所有物品和信息放在最佳的位置并进行目视化定位,整理 定位需要的物品，使它们能够被方便地取用和放回,2S提升目视化管理,5S过程,22,2S策略,确定最佳的布局和工作空间设计，这样就容易使用和理解所有物品 使用提升目视化管理的存放方法（使用1S过程中识别出的频度）进行规整 文件夹方法（首选的纸质文件方法） 能放不到70页的文件夹最好（最多100页） 为每个文件夹指定其自身的存放期 活页夹方法 电子格式（有适当的备份,5S过程,23,2S策略（续,使你命名习

8、惯标准化 文件/文件夹/活页夹的名字就是它的“地址” 为每个类型选择最佳的命名法（地区、主题、代码、日期等） 清楚标识每件东西 执行“在制品”抽屉和/或文件夹，把在用的数据和项目分开 将经常使用的物品直接放在工作区中，不要放在抽屉或橱柜内,5S过程,24,2S策略（续,设计你的标准桌面 使用不显眼的标签，如透明小标签 为办公文具创建一个模板或轮廓 避免使用杯子或盒子存放物品 消除不必要的平面 直观标明位置，这样可以放回物品，也很容易识别丢失的物品 张贴照片或标记，清楚解释信息、设备和其他物品，使任何人都能明白,5S过程,25,2S 不需要物品实例,钉书机在哪里？ 在这里还是丢了? 我怎么知道,

9、5S过程,26,2S 不需要物品实例,我需要的图片在哪里？ 文件夹和内容没有有意义的名称,5S过程,27,练习： 2S,2S策略 一个人向班上其他人报告,15分钟,在每个小组中，仔细回顾案例研究中的照片 回答“你将如何在这间办公室实施“2S”？” 包括你会需要向办公室主人提出的问题 在记录纸上记录注释，供课堂回顾,分析案例研究,目标,指导,完成时间,完成内容,5S过程,28,2S实例,标识了桌面，为办公文具创建目视化管理 任何人都能很快知道少了什么东西，这件东西应放在哪里,5S过程,29,2S实例,WIP（在制品）文件夹保持经常使用的信息随时可用 WIP抽屉可用来装正在使用的较大物品，如书籍、

10、活页夹、CD 标准色代码系统将会改进目视化管理,5S过程,30,2S实例,简单的目视化管理体系清楚显示了归属和是否遗失什么东西。 目视化管理使你能进行“例外管理,整理前,整理后,照片经GE Money允许复制,5S过程,31,将这些文件移至远距离存放强制的保存期 文件的取用非常少（如果有） 按有效期分类，这样新文件移入远距离存放时，将过期数据丢弃,2S实例,5S过程,32,练习： 2S,完成2S,讲师规定,作为一个团队，讨论完成2S的途径 给每个人指派任务 确定完成2S的时间并回顾效果,完成业务活动的2S,目标,指导,完成时间,完成内容,5S过程,33,1S - 清理,2S - 整理,3S -

11、 清洁,4S - 维持,5S - 素养,5S过程步骤,5S过程,34,3S定义,SEISO 清洁工作。 指的是需要保持工作场所清洁和整齐。 在日本公司，清扫是一项日常活动。 每班结束时都要打扫工作区，将每件东西放回原处,建立清洁的工作场所,SHINE（清洁） 清洁工作场所中所有区域的地面、设备、家具,3S识别和消除不清洁来源,5S过程,35,练习： 3S,15分钟,在每个小组中，仔细回顾案例研究中的照片 回答“你将如何在这个办公室实施“3S”？” 讨论对顾客或访客第一印象的影响 回答“3S的好处是什么？” 在记录纸上记录注释，供课堂回顾,分析案例研究,目标,指导,完成时间,完成内容,每个小组选

12、一个人向全班的其他人报告讨论结果,5S过程,36,3S策略,摆脱清洁用具！ 寻找不清洁的根本原因 “脏东西”来源于何处? 你到底为什么必须要清扫？ 如何预防这种“脏东西”？ 审视需要修理的办公家具、照明、设备 消除任何安全隐患（松动的器件、破损的家具、磨损的电线等,5S过程,37,3S策略（续,使你迅速识别“异常情况” 消除“突击大扫除”的思想 保持自律 成为你的常规和日常惯例的一部分 每天开始先花5分钟时间专门用于系统清洁,5S过程,38,练习： 3S,完成3S,讲师规定,作为一个团队，讨论完成3S的途径 给每个人指派任务 确定实现3S的时间并回顾效果,完成业务活动的3S,目标,指导,完成时

13、间,完成内容,5S过程,39,1S - 清理,2S - 整理,3S - 清洁,4S - 维持,5S - 素养,5S过程步骤,5S过程,40,4S定义,SEIKETSU 标准。 使其得到控制和保持一致。 在工厂中的任何地方都遵守基本的清扫标准。 每个人都准确知道自己的责任是什么。 清扫职责是日常工作程序的一部分,保持并改进整洁和井井有条的工作场所,STABILIZE（维持） 保持和改进前3个S的标准,4S不仅保持，而且改进已经规整到位的东西,5S过程,41,4S策略,消灭可能堆积物品的过多存放区和平面 对布置/家具作出改动，使其容易保持整齐干净 使用检查表建立每日的规整和清洁活动（使用循环日历安

14、排提示信息） 进行自我评价 确定防止倒退的方法,5S过程,42,4S检查表指南,在每个区域张贴检查表 包括“整理后”照片来显示标准 让同事计划突击审核 经常寻求反馈和意见 使用检查表记录改善机会和建议 使用问题解决过程确定根本原因 定期执行纠正措施和改善措施,5S过程,43,4S检查表实例,建立每日、每周和每月任务，保持前3个S 在日历上安排任务，作为提示信息 评价家具和记录方法的效果,根据你的业务需要量身定做,5S过程,44,5S评价,编制审核的标准程序 坚持使用表格测量所有工作区域的5S效果 包括对电子/数字过程的回顾 用于自我评价和内部审核,5S过程,45,练习： 识别需要维持的过程,在

15、记录纸上创建列表，向全体学员报告,10分钟,作为一个团队，讨论本次活动需要保持的过程,创建需要维持的过程的清单,目标,指导,完成时间,完成内容,5S过程,46,练习： 4S,完成的4S计划,讲师规定,作为一个团队，编制具体的计划/过程，规范和维持为本次活动创建的列表中的过程 指定负责人 在负责人的日历上计划每日/每周/每月/每年的循环任务,完成业务活动的4S计划,目标,指导,完成时间,完成内容,5S过程,47,1S - 清理,2S - 整理,3S - 清洁,4S - 维持,5S - 素养,5S过程步骤,5S过程,48,5S定义,SHITUSKE 始终遵守纪律。 是指日复一日、年复一年地遵守标准

16、并保持使工厂安全高效的秩序,养成清理、整理、清洁和改善你的工作场所的习惯 每个人都接受5S，将其作为个人目标,SUSTAIN（素养） 实现妥当保持正确5S程序的纪律和习惯,5S就是改变你文化的纪律,5S过程,49,5S策略,自律以维持5S程序 将5S扩大到整个业务范围 互相监督保持可持续性的责任 严以律己，以身作则 管理层必须起带头作用 将标准设为基准 将5S包括在绩效回顾中,5S过程,50,5S纪律规则,保持简单 使其直观 接受反馈并建设性地提供反馈 立即纠正问题 深挖根本原因，解决无序或垃圾的来源 激励你自己！ 改善需要努力，努力需要热情,5S过程,51,练习： 5S,60分钟,作为一个团

17、队，回顾你在1S（或多个S)活动中得到的浪费清单，定量说明你的活动成功带来的好处（包括估计节省的时间、减少的缺陷、计算机死机时间、顾客印象、自豪感和个人满意度）。 使用目标区的5S巡查检查表进行目标审核，提供非常具体的反馈和任何有关改善的更多想法,审核kaizen持续改善工作区域,目标,指导,完成时间,完成内容,通过活动得到的可测量结果和有见解的反馈,5S过程,52,5S,回顾5S过程 确定5S与精益业务体系的关系 识别实施5S时的常见误区 讨论如何避免5S的常见误区 复习学习要点,目标,5S回顾,5S过程,5S定义,53,5S总结,Sort（清理,Set In Place（整理,Shine（

18、清洁,Standardize（维持,确定什么是必要的，什么是不必要的,各得其所、各就其位,识别不清洁的来源,执行过程以维持/改善前3个S的标准,5S 说明,1S,2S,3S,4S,Sustain（素养,工作场所中保持和自律的5S文化,5S,5S复习,54,5S是精益业务系统的关键,5S,5S,5S,5S复习,企业优化,编制战略业务必做事宜,可盈利的增长,55,维持5S的常见误区,缺乏评价程序 感觉5S就是“打扫卫生” 感觉这是一次性活动 不是一个持续的过程 不把5S看作是一个管理工具 将5S视为其他人的责任 将5S看得很“简单”，每个人都“知道怎么做,5S复习,56,练习： 如何避免常见误区,报告避免误区的想法,20分钟,分小组列出所有你在个人生活中5S做得非常好的地方（汽车、船、家、牙齿、车库等），以及你如何克服障碍维持你生活中的这些地方。 将这些相同的概念应用到本次活动中，确定可以采取哪些行动，或必须做什么来克服工作中的障碍 在记录纸上把想法写下来,讨论避免5S常见误区的方法,目标,指导,完成时间,完成内容,5S复习,