公司系统管理方案

1、xx 公司系统管理方案 V1.07xx 文档管理系统权限体系目录1、目的2、适用范围3、职责4、定义5、权限管理总则5.1、管理机制5.2、用户类型5.2.1 、超级管理员5.2.2 、系统管理员5.2.4 、一级文档管理员5.2.5 、二级文档管理员5.2.6 、普通用户5.2.7 、非系统用户6、权限管理细则6.1、文档管理员权限管理细则6.1.1 、权限分配原则6.1.2 、文档权限关系6.1.3 、文档权限类别6.1.4 、文档权限模板维护6.1.5 、文档权限回收6.2、权限群组日常维护6.2.1 、员工跨部门调动6.3、目录结构变更控制6.4、员工权限管理细则6.4.1 、新进员工

2、权限分配6.4.2 、在职员工权限变更6.4.3 、离职员工权限注销6.4.4 、离职员工权限迁移6.5、文档应用权限管理6.5.1 、文档外发权限管理6.5.2 、文档发布权限管理6.5.3 、文档邮件发送权限管理6.11、绝密文件权限管理1、目的 明确文档管理系统管理责权；定义文档管理系统管理策略；规定文档管理系统应用要求。2、适用范围 公司内部应用文档管理系统或与该系统相关的部门及个人。3、职责3.1、本管理办法由信息技术分公司编制、修改、解释；3.2、与文档管理系统相关的职责规定，详见本管理办法正文相关条款。3.3、文档管理系统用户初次应用文档管理系统前，应当详细阅读本管理办 法及相关

3、附件，并参照执行。4、定义4.1、系统适用文档 本管理办法所称适用文档指适合且应当应用文档管理系统管理的文档， 包括： 规章制度、报告、报表、业务规则、流程图、架构图、合同、意向书、计划、日志、总结、说明、演示、通知申请、会议纪要、专业文档、培训资料、外来资料、参考资料、重要邮件等各类电子化文档；不包括：财务系统数据、 ERP 系统数据等系统数据以及 IT 开发代码、私人文档等。4.2、系统应用本管理办法所称系统应用泛指公司所有部门及人员与文档管理系统间的一 切交互行为。5、权限管理总则5.1、管理机制5.1.1 、基于权限管理的“三权分立”原则，系统管理员、审计员及文档管 理员权限相互独立、

4、互相制衡。由系统管理员负责系统设置及岗位、用户组的日常维护，审计员审计系统管理员和文档管理员的操作行为，文档管理员负责目录架构的维护及用户授 权，通过相互分立，结合互相制约，达到权限的平衡，避免权限的滥用。5.1.2 、基于权限细分的细颗粒度权限管理。5.1.3 、遵循权限的适用性强和最小授权原则。5.2、用户类型5.2.1 、超级管理员A、人员：由公司总经理或其书面指定人员担任，共一人；B、职责：负责系统管理员、审计员及一级文档管理员的权限分配、变更及撤销；C、权限范围：负责文档管理系统全局管理，拥有系统设置、文档管理的全部权限；5.2.2 、系统管理员A 、人员： 由超级管理员指定信息技术

5、分公司人员担任，共一人；B、职责：1) 负责后台维护工作，保障系统正常运转，如流程设置、邮件发 送设置、元数据类别设置等2) 由系统管理员负责系统中岗位、用户组的新增、修改和删除；C、权限范围：拥有系统后台维护权限，不具有目录结构及文档的查看、管理权限，也不 具有日志的审计权限；5.2.3 、审计管理员A 、人员：由超级管理员书面指定审计部人员担任，共一人；B、职责：拥有查阅用户权限报表的权限；拥有查阅系统管理员、文档管理员的操作日志权限拥有查阅一般用户操作日志、用户行为分析报表的权限；日志每月应当至少归档一次，可设置系统自动归档；报表应当每月整理、汇总上报一次；负责查阅文档（仅列示权限）、审

6、计文件、文件夹是否违反使用规范；D、权限范围：审计管理员没有系统后台维护和文档查看的权限。5.2.4 、一级文档管理员A、人员：由超级管理员书面指定人员担任，共一人；B、职责：1）负责公司一级文件夹的创建、权限分配及策略设置；2）负责在“工作文档”（二级文件夹）下为各部门创建部门文件夹，并对各部门文件夹进行分配权限操作及策略设置，将相关文件夹“管理”权限分配给预先指定的二级文档管理员，并负责权 限的变更、撤销；3）公司级模板的设置和维护。C、 权限范围 不具有系统后台维护权限，不具有具体文档的查看、管理权限；5.2.5 、二级文档管理员A、人员：由一级文档管理员指定该部门人员担任，每部门一人B

7、、职责：1) 对于本部门文件夹内文档信息安全负有主要责任；2) 各部门文档管理员负责在所属部门文件夹下创建部门工作所需次级文件夹，并对各次级文件夹进行分配权限操作及策略设置， 将次级文件夹的相关权限分配给本部门用户或其他相关用户，并 负责权限的变更、撤销；各部门文档管理员在分配权限时，应当根据相关文档适用范围， 合理分配相关权限；如在分配全公司适用文档权限时，应当保证 该文档能被所有用户预览；在分配部门内部适用文档权限时，也 应当保证该文档不为部门外用户所预览。3) 添加文件夹元数据策略，如需增加、修改或删除元数据类型， 需向系统管理员申请，由系统管理员进行设置；4) 文档管理系统工作流程由各部门文档管理员设计并设置，进行 相关文件夹绑定，由各相关持权用户发起、执行； 系统工作流程设计应当以各部门书面需求为依据，并严格遵循公 司及部门相关管理规定或管理原则