会计核算软件的操作要求.ppt

1、2012年度湖南会计从业资格考试,第四章会计核算软件的操作要求,第一节电算化会计核算基本流程 第二节财务处理模块的基本操作 第三节其他业务处理模块的基本操作,考情分析 本章内容主要考试形式为单选、多选、判断题、实务操作。本章为重点章节，分值占70分以上。 基本要求 1.掌握会计电算化核算的基本流程。 2.掌握账务处理模块的基本操作。 3.掌握应收应付账款核算模块的基本操作。（涉及采购/销售模块） 4.掌握工资核算模块的基本操作。 5.掌握固定资产核算模块的基本操作。 考试范围 1.编制记账凭证、凭证审核、记账、结账和编制会计报表的基本流程。 2.系统初始化的主要内容和操作。 3.日常账务处理的

2、内容和操作。 4.结账、编制会计报表的基本操作。 5.应收应付模块的初始设置及日常处理。 6.工资核算模块的初始设置及日常处理。 7.固定资产模块的初始设置及日常处理。,第四章 会计核算软件的操作要求,第一节电算化会计核算基本流程 电算化会计核算流程与手工会计核算流程基本相同，但核算流程中各环节的具体工作内容和方式有很大差别。 一、编制记账凭证 二、凭证审核 三、记 账 四、结账和编制会计报表,一、编制记账凭证可以采用的方法：,手工编制记账凭证后录入计算机 根据原始凭证直接在计算机上编制记账凭证(应当在记账前打印出会计凭证并由经办人签章) 由账务处理模块以外的其他业务子系统生成会计凭证数据(应

3、当在记账前打印出会计凭证并由经办人签章。例工资核算模块),二、凭证审核,由负责审核的会计人员审查已输入计算机的记账凭证，对审核通过的记账凭证做审核确认。 会计核算软件进行自动控制： 已通过审核的凭证不能再由凭证录入人员进行修改； 未通过审核的凭证不能进行记账。,三、记账,记账是由有记账权限的人员，通过记账功能发出指令，由计算机按照记账程序自动进行的。 记账有以下特点： 是一个功能按键，由计算机自动完成相关账簿登记。 计算机同时登记总账、明细账、日记账。 各账簿数据来源于记账凭证数据，是“数据搬家”，不产生新的会计核算数据。,四、结账和编制会计报表,手工和电算化结账编制会计报表异同： 手工会计核

4、算流程中，结账和编制会计报表是 两个工作环节。 电算化会计核算中，是一个步骤由计算机在较 短时间内同时自动完成的。 电算化环境下，可能通过预先定义转账关系，自动编制转账凭证，预先确定计算、勾稽关系，由计算机自动检查，起到控制和监督的作用。,第二节账务处理模块的基本操作,一、系统初始化 （一）启用系统管理并注册 （六）设置会计科目 （二）设置操作员及其权限 （七）录入科目初始数据 （三）建立账套及管理 （八）设置辅助核算项目 （四）设置会计期间 （九）设置外币币种及汇率 （五）设置记账本位币 （十）设置凭证类别 二、日常账务处理操作 （一）录入记账凭证 （五）汇总凭证 （二）记账凭证查询、打印

5、（六）记账 （三）记账前凭证修改 （七）账簿查询 （四）凭证审核 三、结 账 四、编制会计报表 （一）报表编制概述 （五）定义报表公式 （二）用友财务报表的功能概述 （六）报表编制 （三）新建报表 （七）报表查询 （四）定义报表格式,第二节账务处理模块的基本操作,财务处理模块是会计信息系统的核心和基础。通过账务处理模块可以进行系统初始化、日常账务处理、结账和编制会计报表等工作。 以用友畅捷通T3教学版为例，对会计核算软件操作进行介绍。 畅捷通简介：用友畅捷通软件有限公司成立于2010年3月3日，其前身为原用友小型管理软件事业部。是用友软件股份有限公司的全资子公司。 产品与服务：用友畅捷通面向中

6、小企业、政府、公共事业及非盈利组织，提供专业、标准、灵活、易用的信息化产品。针对中小企业不同发展阶段，分别提供以“理清钱物”、“提高效率”、“提升效益”为目的的解决方案。 企业文化：畅捷通“畅想、快捷、通赢”,一、系统初始化,系统初始化概念： 是整个会计电算化工作的前提和基础；系统初始化的好坏将直接影响到系统运行后的准确性和工作效率； 为实现一体化的管理，用友软件设立了一个独立的系统管理模块，由该模块为各子系统提供统一的环境，对整个系列产品的公共任务进行统一管理。,（一）启动系统管理并注册,一、系统允许以两种身份注册进入系统管理 1、系统管理员Admin：负责整个系统的总体控制和维护工作，可以

7、管理该系统中的所有账套。以系统管理员身份注册进入，可以进行账套的建立、引入和输出，设置操作员和账套主管，设置和修改操作员的密码及其权限等。第一次运行T3软件时由Admin登录。 2、账套主管：负责所管账套的维护工作，主要包括对所管理的账套进行修改，对年度账的管理(包括创建、清空、引入、输出以及各子系统的年末结转，所选账套数据备份等)，以及该账套操作员权限的设置。 二、演示操作：启动系统管理并注册,（二）设置操作员及其权限,一、设置操作员及权限含义： 二、系统提供了角色管理和用户管理功能 1、角色管理： 2、用户管理（重点） 按照分组、分级管理的原则进行用户管理 三、演示操作： 1、设置操作员

8、2、设置操作员权限 四、一般，系统管理员、账套主管、系统管理员组的成员可以进行用户管理，其他用户只有修改自己口令的权限，无权更改操作权限。系统管理员或账套主管在授权时，应当遵循以下原则： 1、不相容的职权必须分隔。例： 2、不相容的岗位必须分隔。例： 3、不同的处理层次一般应该分隔。例： 4、需要重点保证数据安全的工作应与其他工作分隔。例： 5、其他制度特别规定需要分隔的应该分隔。例：,（三）建立账套及管理,一、账套概念：就是一个单位在会计电算化系统中的所有会计资料。即一套会计数据文件。一般可以为企业中每一个独立核算的单位建立一个账套。系统最多允许建立999个账套。 二、演示操作： 1、建立账

9、套 账套文件 2、修改账套 3、输出账套（数据备份到磁盘，生成账套备份文件。） 4、年度账套管理 例：788账套账套 （2009、2010、2011年度账） 5、系统启用 一是在系统管理中创建账套时启用系统；二是在账套建立完成后，由账套主管登录到系统管理中进行系统启用的设置。,（四）设置会计期间 会计期间设定完成后，不能再对会计期间进行修改。,（五）设置记账本位币 记账本位币设置后不能更改。,（六）设置会计科目,一、会计科目设置的原则：1-4 科目设置是通用账务系统所有初始设置中工作量最大且最重要的设置之一，设置的好坏对系统应用至关重要。可按行业性质预设会计科目。 二、会计科目设置包括以下内容

10、： 1、科目代码 计算机只以科目代码来识别账户，编码时还需要注意以下问题：1-5 2、科目名称 3、余额方向 4、外币核算 5、数量核算 6、辅助核算项目 包括：部门核算、项目核算、个人往来核算、供应商往来核算、客户往来核算五种；部门客户、部门供应商、客户项目、供应商项目、部门项目五种组合辅助核算。一般来说，一个会计科目最多可以同时设置两种辅助核算。 三、演示操作： 1、增加、删除会计科目 2、设置辅助核算科目(修改科目)。 3、指定出纳签字会计科目即确定出纳的专管科目。 现金总账科目：库存现金； 银行总账科目：银行存款。,（七）录入科目初始数据,一、录入科目初始数据是电算化核算的起点。录入科

11、目初始数据有两种情况： 1、年初启用会计核算软件，录入各科目的年初余额 2、年中启用会计核算软件，除录入各科目的年初余额外，还要录入启用前的借方、贷方累计发生额，才能保证全年累计发生额计算正确。 二、演示操作： 1、录入科目期初余额 重点：库存商品期初结存数量和金额录入、应收账款账户期初余额录入、 应付账款期初余额录入 2、进行试算平衡 只有试算平衡的初始数据才可保存。,（八）设置辅助核算项目,一、“基础设置” 1、设置部门档案 2、设置职员档案 3、设置项目档案 “基础设置”财务项目目录“增加” 4、设置客户和供应商档案 二、演示操作：,（九）设置外币币种及汇率,一、某公司外币核算设置如下：

12、币种：美元；固定汇率核算；汇率：1美元=8.27670元人民币。操作步骤： 1、“基础设置”财务外币种类输入币符：“$”，币名：美元确定； 2、选中“美元”图标选中固定汇率或浮动汇率在汇率列表中输入“记账汇率” “增加” “退出”。 选“固定汇率”则录入各月的月初汇率，选“浮动汇率”则录入所选月份的各日汇率。 二、单选题,说明： 使用固定汇率核算，在每月月初设置期初汇率，在月末设置调整汇率； 使用浮动汇率核算，则每天均应设置当天的汇率。,（十）设置凭证类别,一、凭证类别一般分为：收、付、转账凭证，或者只采用一种记账凭证。 分类方式：共五种（单选） 对各类凭证设置相关限制条件（单选、多选、判断）

13、 收款凭证 借方必有 库存现金、银行存款 付款凭证 贷方必有 库存现金、银行存款 转账凭证 凭证必无 库存现金、银行存款 二、设置凭证类别操作：,二、日常账务处理操作,日常账务处理主要是根据提供的业务资料，利用会计核算软件完成凭证录入、审核、修改、查询、记账、结账等工作。 凭证处理是利用账务处理系统进行日常会计核算业务处理中最经常性、最基础性的工作。凭证处理是整个系统数据的入口。 （一）录入记账凭证 1、凭证填制内容详细说明如下：P199 制单日期 凭证类型和编号 会计科目 金 额 科目不允许借贷双方都有金额，也不允许双方都为零，金额可以是红字，红字金额用负数形式输入。,二、日常账务处理操作,

14、2、辅助核算数据的输入：P199 1-7 3、填制凭证的辅助功能：P200 1-10 （P205操作题：对所录入的辅助项进行修改） 4、填制凭证应注意事项：P206 允许一借一贷、一借多贷、一贷多借、多借多贷，对一张凭证中的笔数没有限制；凭证一旦保存，凭证类别、编号不得再作修改。,二、日常账务处理操作,（二）记账凭证查询、打印 1、查询凭证“总账”“凭证”“查询凭证” 2、打印凭证“总账”“凭证”“打印凭证” （三）记账前凭证修改，根据审核的情况分以下两种方式处理： 1、尚未审核或未通过审核的错误凭证，凭证录入人员可通过凭证的编辑输入功能直接进行修改。 （ 操作题：“总账”“凭证”“填制凭证”

15、，金额1500改为2100元。） 2、已通过审核的凭证应首先通过凭证审核功能取消“审核通过”，再通过凭证的编辑输入功能进行修改。对于已审核、已记账或非本人录入的会计凭证，其他操作人员不能删除。,二、日常账务处理操作,（四）凭证审核 即审核凭证的合法性，目的是防止作弊。 制单人填制的记账凭证要经过具有审核权限的操作员进行合法性检查。审核人不能直接修改会计凭证，凭证录入、审核不能为同一人。当发现已审核的凭证存在错误时，可由凭证的原审核人员取消审核签章，由录入人员修改后再审核。 凭证审核包括：出纳签字和审核凭证两个程序。 出纳对涉及库存现金、银行存款收支的凭证进行签字； 凭证审核员负责对所有凭证进行

16、审核签字； 只有经出纳和审核会计签字后的凭证才能由记账会计进行记账处理。 凭证审核可以单张签字，也可以成批签字； 审核后发现凭证有误可以取消和成批取消签字。,二、日常账务处理操作,（五）汇总凭证 1、凭证汇总： 是将记账凭证按照一定的范围、条件汇总其科目的借贷方发生额，生成科目汇总表。进行汇总的凭证既可以是已记账的凭证，也可以是未记账的凭证。 科目汇总的条件包括：凭证日期、凭证类别、凭证范围等。 2、操作演示：“总账”“凭证”“科目汇总”,二、日常账务处理操作,（六）记账 1、记账及流程 记账是由有记账权限的操作人员登录系统，调用系统的记账功能，选择需记账的凭证后，由系统自动完成的。 记账处理

17、过程包括：选择记账凭证；对选择的记账凭证进行合法性检验；打印记账凭证汇总表；正式记账。 2、记账注意事项： 只能对本月记账凭证进行记账； 借贷方不平的凭证不能记账； 记账过程中不得中断退出； 如果在记账前发生中断，可直接记账；如果在正在登记过程中发生中断， 须先调用恢复记账前状态功能，然后再记账。 一般，只有经过审核的凭证才能记账。作废凭证不需审核可直接记账。 每月的记账次数是任意的。 3、 操作演示：“总账”“凭证”“记账”,二、日常账务处理操作,（七）账簿查询 包括：基本会计核算账簿的查询、辅助核算账簿的查询 具体包括：总账、明细账、日记账等。总账可以由科目余额表代替。账簿查询可提供为记账

18、凭证模拟记账的功能。但现金、银行存款日记账等需要逐日结算的账簿只能依据已记账凭证生成。 1、总账和科目余额表： “总账”“账簿查询”“总账”或“余额表” 2、查询明细账： “总账”“账簿查询”“明细账查询” 3、查询日记账：（现金日记账、银行存款日记账） “现金”“现金管理” 考试题库： 1、查询管理费用部门科目总账：“总账”“辅助查询”“部门总账” “部门科目总账” 2、查询银行存款月份综合明细账； 3、按科目范围查询“销售费用6601”明细账，明细账应能查看到对方科目。,三、结账,1、结账主要完成如下工作： 停止本月各账户的记账工作； 计算本月各账户发生额合计； 计算本月各账户期末余额，并

19、将余额结转至下月初。 2、进行期末结账处理时应注意以下问题：（多选） 1、各科目的摊、提、结转工作必须在结账以前完成。 2、当月输入的记账凭证必须全部记账，如有未记账的当月凭证，系统将不能结账。结账后就不能再输入该月凭证。 3、上月未结账的，本月无法结账，结账必须按月连续进行。上月未结账，下月的凭证可以录入，但不能记账。 4、结账后产生的账簿和报表才是完整的，结账前产生的账簿和报表不一定能反映该月的全部业务。 5、每月只能结账一次，结账前应做数据备份。如果结账不正确，可以恢复重做。结账后，默认期间自动转为下一期。 6、设定结账日期，须在规定的日期结账。 7、结账不允许无故中断系统运行或关机。结

20、账中一般不要启动房间中与计算机同一线路的大型电器。 3、操作演示 “总账”|“期末”|“结账”,四、编制会计报表,（一）报表编制概述 1、报表初始化的内容：新建报表、定义报表格式、设置报表参数、定义报表公式和表内、表间勾稽关系。 2、提供常用报表模板 3、定义审核公式进行合法性检查 （二）用友财务报表的功能概述 1、文件管理功能 2、格式设计功能 3、公式设计功能 计算公式、审核公式、舍位平衡公式 4、数据处理功能 5、图表功能 柱形图、线段图、区域图、饼状图等,（三）新建报表,1、报表新建有两种方式： 一是套用系统模板；“新建” “格式报表模板” 选择报表模板 “保存” 输入表名。 二是新建

21、空表后设计报表格式并定义公式；“新建” “保存” 输入表名。 2、演示：步骤参看无忧培训教材19页 3、考试单选题： UFO报表文件的扩展名是_。正确：A Arep B. exe C. xls D. doc,（四）定义报表格式,一、报表制作分为两大部分，即报表格式与公式设计、报表数据处理。 这两部分工作分别在格式状态和数据状态下进行。 1、格式状态定义报表格式、定义报表公式，在格式状态下看到的只是报表达式格式，而报表的数据全部隐藏。 2、数据状态管理报表的数据，例生成报表、输入数据、增加、追加或删除表页、审核、舍位平衡、制作图形、汇总、合并报表等。在数据状态下不能修改报表格式，用户看到的是报表

22、的全部内容，包括格式和数据。 单击“格式/数据”按钮切换 二、演示操作 任务46、47 步骤参看无忧培训教材18-20页,报表操作题,第一题：操作步骤（大纲P27、P111） 1、系统注册，进入“总账”界面，点击左边菜单列表中“财务报表”，进入“报表”操作界面。 2、点击“文件” “打开” 。 3、“格式”状态下选中A1：E1区域“格式”“组合单元”“整体组合”或“按行组合” 4、合并单元格输入文字 “保存”。 第二题：操作步骤 1、系统注册 2、“新建”，执行“文件”“保存”打开“另存为”对话框输入表名（不需要输入.rep）,（五）定义报表公式,一、定义报表公式是计算机自动生成报表的关键。报

23、表中的数据根据其来源分为三类：从账务处理模块或其他模块取得的数据、经计算得到的数据、人工输入的外部数据。 二、定义报表公式主要完成以下工作： 1、账套初始：“数据” “账套初始” 2、设置关键字 每个报表可以定义多个关键字。UFO表共提供了以下六种关键字：单位名称、单位编号、年、季、月、日。除此之外，UFO表有自定义关键字功能，可以用于业务函数中。 关键字的显示位置在格式状态下设置 （“数据关键字设置” ；“数据关键字偏移”） 关键字的值则在数据状态下录入（ “数据关键字录入” ）。 3、编辑公式 根据数据来源的不同，取数函数可分四类：财务函数、自本表表页取数函数、自本表其他表页取数函数、自其

24、他报表取数的函数。,（五）定义报表公式3编辑公式,1、账务函数 格式：函数名（“科目编码”，会计期间，“方向”，账套号，会计年度，编码1，编码2） 注意方面：6小点在输入单元公式时，凡是涉及数学符号的均须输入英文半角字符。 主要账务取数函数,（五）定义报表公式3编辑公式,2、自本表表页取数的函数,3、自本表其他表页取数的函数 SELECT（） C1单元取自上个月的C2单元的数据：C1=SELECT（C2，月=月+1） C1单元取自第二张表的C2单元的数据：C1=C22,（五）定义报表公式3编辑公式,4、自其他报表取数的函数 公式：表名.rep单元或区域表识表页号 例：abc.rep为另一张报表

25、，则D5=“abc” D54表示当前表页D5的值为表“abc.rep”第4页D5的值。,定义报表审核公式 审核公式：报表中的各个数据之间一般都存在某种勾稽关系，利用这种勾稽关系定义审核公式，可以进一步检验报表编制结果的正确性。 其格式为： MESS“说明信息”逻辑运算符有=、=、。其中“=”的含义不是赋值，而是等号两边的值要相等。,（五）定义报表公式3编辑公式,例1、“货币资金”期末余额 选定定义公式的单元，例“D6”即“货币资金”期末余额 执行“数据”“编辑公式”“单元公式”命令打开“定义公式”对话框输入： QM(“1001”,月)+ QM(“1001”,月)+ QM(“1012”,月) 年

26、初数： QC(“1001”,全年)+ QC(“1001”,全年)+ QC(“1012”,全年) 例2、应收账款、其他应收款、无形资产、应付利息等期末余额 QM(“1122”,月)； QM(“1221”,月)； QM(“1701”,月)； QM(“2231”,月) 例3、固定资产期末余额 QM(“1601”,月)-QM(“1602”,月) 例4、所有者权益合计：在所有者权益合计单元格D11输入： D9+D10 实收资本+未分配利润=所有者权益 考试题演示： 资产负债表（简易）,（六）报表编制,一、追加表页 1、打开报表，数据状态。 2、单击“编辑追加表页”菜单 3、输入“追加表页数”。 4、单击

27、“确认”按钮。 二、输入关键字 1、打开报表，数据状态。 2、单击“数据关键字录入”菜单 3、输入关键字。 4、单击“确认”按钮。,（七）报表查询 编辑 查找,补充：保存新的报表模板：“格式”“自定义模板”,第四章 会计核算软件的操作要求第三节其他业务处理模块的基本操作,一、应收/应付账款核算模块的基本操作 （一）初始设置设立客户/供应商档案、客户/供应商分类、设置付款条件。 （二）日常业务处理销售管理、采购管理、往来业务核销、往来管理、账表查询。 二、工资核算模块的基本操作 （一）初始设置建立部门档案、设置工资类别和人员类别、建立职员档案、 设置工资项目、定义工资计算公式、录入工资原始数据、

28、定义工资转账关系。 （二）日常业务处理录入变动数据、工资计算汇总、计算所得税进行所得税扣缴、 工资分配与转账、账表输出。 三、固定资产核算模块的基本操作 （一）初始设置固定资产类别设置、其他设置、录入固定资产卡片。 （二）日常业务处理录入固定资产变动情况、计提折旧、账表输出。,一、应收/应付账款核算模块的基本操作,在会计电算化条件下，应收/应付账款设置了单独的子系统，称为往来管理。其中，应收/应付账款主要与销售/采购管理模块相联系。 （一）初始设置 1、设立客户/供应商分类 2、设立客户/供应商档案 操作步骤：,一、应收/应付账款核算模块的基本操作,3、 设置“4/10，2/20，n/30”的

29、付款条件。表示客户在10天内偿还货款，可得到4%的折扣；在20天内偿还货款，可得到2%的折扣；在30天内则支付全价，信用天数为30天。 操作步骤： 1、单击“基础设置收付结算付款条件”菜单，出现如下所示界面： 2、输入“付款条件编码”。 3、输入“信用天数”。 4、输入“优惠天数1”、“优惠率1”、“优惠天数2”、“优惠率2”等。 5、单击“增加”按钮。 6、单击“退出”按钮。,一、应收/应付账款核算模块的基本操作,（二）日常业务处理（启用“购销存”模块） 1、销售管理 （1）填制销售发票 “销售”“销售发票”点击“增加”按键上的“”按钮选择专用发票或普通发票输入发票信息“保存”。 （2） 填

30、制收款单 “销售”“客户往来”“收款结算”首先选择相应客户“增加”输入日期、部门、结算方式、金额保存。 2、采购管理 （1）填制采购发票、采购订单、采购入库单 （2） 填制付款单 “采购”“供应商往来”“付款结算”首先选择相应供应商“增加”输入日期、部门、结算方式、金额保存。,一、应收/应付账款核算模块的基本操作,3、 往来业务核销 核销：是确定收/付款单和销售/采购发票、应收/应付账款之间对应关系的操作。核销时，一般可以一张发票对应一张收/付款单分次核销，一张发票针对多张收/付款单核销、一张收/付款单针对多张发票核销、多张发票针对多张收/付款单核销。要求本次核销金额之和必须等于核销的收/付款

31、单据的金额之和。 核销有两种形式：自动核销和手工核销 付款单和采购发票的核销：“采购”“供应商往来”“付款结算”选择供应商点击“核销”输入核销金额“保存”。 收款单和销售发票的核销 ： “销售”“客户往来”“收款结算” 选择客户点击“核销”输入核销金额“保存”。 ,一、应收/应付账款核算模块的基本操作,4、 往来管理（1）客户往来催款单（2）客户往来账龄分析,考试操作题：例1、应付票据（或应付账款）账龄分析。 往来账簿往来管理供应商往来账龄分析 例2、应付票据的供应商科目余额表往来账簿 例3、查询固定资产账龄分析表,查询详细。往来账簿往来管理客户往来账龄分析,一、应收/应付账款核算模块的基本操

32、作,5、 账表查询 客户/供应商往来明细账及余额表,一、应收/应付账款核算模块的基本操作,6、 账表查询分析（参看无忧培训教材31） （1）客户往来账表 （2）供应商往来账表,考试操作题：查询全部客户的客户对账单。销售客户往来账表客户对账单 查询全部供应商的往来对账单。采购供应商往来账表供应商往来对账单 对销售发票进行账龄分析。销售客户往来账表业务账龄分析,二、工资核算模块的基本操作,工资核算模块三个特点： 1、政策性强、要求严格 2、及时性、准确性要求高 3、工资计算重复性强、数据量大,（一）初始设置,工资核算模块的初始化参数： 1、设置用户需要的各级核算单位。单位代码和名称。 2、设置职工名册。 3、设置工资项目。 4、设置工资项目的数据运算关系。 1、建立部门档案部门信息是工资计算的必需项目，部门编码和部门名称是必录项。 2、工资类别和人员类别 例1：在一个账套内新建一个工资类别“正式工3”，包括销售部。 “工资”“工资类别”“新建工资类别”输入“正式工3”“下一步”选择“销售部”“完成”。 例2：根据以下给出的资料设置人员类别：经理人员；管理人员；营销人员。 “工资”“设置”“人员类别设置” “增加”,（一）初始设置,3、建立职员档案 （1）工资类别选择：“工资”选择“工资类别”“打开工资类别”选择某