《文书档案管理》PPT幻灯片

1、1,文书档案管理 档案局,2,主要内容,一、文书档案的收集归档 二、文书档案的整理,3,文书档案的概念,文书档案是机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在行政管理等项活动中形成的具有保存价值的文件。 文书档案管理，是档案管理工作的重要组成部分，同时也是单位档案工作的主要内容之一。,4,文书档案的重要作用,领导决策的参考 日常工作的参考（从党员先进性教育到学习科学发展观活动） 向社会提供利用（政府信息公开）,5,一、文书档案的收集归档,对于一个具体的立档单位，文书档案的收集工作是指该单位的档案部门按照国家的规定，通过归档、接收等办法，把分散在本单位内部机构和个人手中的文书档案集中到档案室，实行

2、集中统一管理的工作。,6,收集工作的重要性,收集工作是档案工作的起点，是档案工作的第一个环节，为文书档案工作提供了实际管理对象。有了档案，档案室才能开展档案的整理、编目、鉴定、保管、统计和提供利用工作。（前提和基础）。 收集工作做的不好，档案工作的其他环节就无法开展。,7,收集工作的普遍性和全员性,每个岗位的工作都会源源不断地产生大量文件材料，最后成为档案，这就决定了档案工作在机关工作中的普遍性和全员性。每个科室的人员要根据本科室的工作职能，清楚本部门一年做了哪些工作，每项工作会产生什么文件，哪些文件应该归档。不要应归未归，认为材料在自己科里放着方便，这种做法与档案法实行集中统一管理的要求是相

3、违背的。,8,为了使具有保存价值的文件材料都能在档案室集中保管，档案部门在开展收集工作时，首先要制定文书档案的归档制度，对归档时间、归档要求、归档文件的范围作出明确规定。,9,归档时间,归档时间是指文书处理部门和业务部门将需要归档的文件向档案部门移交的时间。 办理完毕的文件一般应在第二年6月底之前完成归档，向本单位档案部门移交。 具体时间根据本单位归档制度的规定。,10,归档要求,指归档文件材料在质量上必须达到的要求。 归档材料应是原件（法律效力），正式发文应有公章、领导人签发（发文稿纸）。 应归档的档案门类、文件材料的种类、份数及每份文件的页数都要齐全完整（正文与附件、请示与批复等） 。 各

4、科室将整理好的档案与编制好的目录，一同向档案室移交，双方根据目录进行清点核对，并履行签字手续。 人员交流时或科室变动后要注意做好档案交接工作，防止档案材料遗失。,11,文件材料的归档范围和档案保管期限,2006年底国家档案局颁布了机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（国家档案局8号令） 2008年，朝阳区档案局制定了朝阳区机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定实施细则（试行） 各单位编制了本单位的文件材料归档范围和档案保管期限表，已通过档案局的审核，自2010年执行新的档案保管期限表。,12,修订的重点,从永久、长期、短期到永久、30年、10年。从模糊的期限到明确的年份，便于对到期档

5、案进行处置。 与个人权益有关的档案调整为永久保管。如党团组织关系介绍信及存根，各单位职工住房公积金汇缴清册。,13,机关文件材料归档范围,1.反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； 2.机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料； 3.本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料； 4.其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。,14,机关文件材料不归档范围,1.上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

6、2.本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料； 3.同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料； 4.下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。,15,永久保管的文书档案,1.本机关制定的法规政策性文件材料； 2.本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料； 3.本机关职能活动中形成的重要业务文件材料； 4.

7、本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；,16,5.本机关机构演变、人事任免等文件材料； 6.本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料； 7.上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料； 8.同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。,17,定期保管的文书档案,1.本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料； 2.本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料； 3.本机关人事管理工作形成的一般性文件材料； 4.本机关一般性事务管理文件材料； 5.本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复

8、、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；,18,6.上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料； 7.上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料； 8.同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料； 9.下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。,19,确定归档范围和保管期限的方法,“以我为主”：本单位形成的文件是保存的重点。 采用由各科室档案员根据本科室的职能和实际工作制定相应的归档范围和保管期限，由科室负责人审查后，交本单位档案人员，汇总形成本单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表。 当单位职能和内

9、部机构有调整时，文件材料归档范围和档案保管期限也要随之调整。,20,归档的依据：本单位的文件材料归档范围和档案保管期限表。 档案人员要全面了解本单位基本职能，掌握各部门的主要职能活动及文件材料的形成情况。应加强对归档工作的指导，不能科室交什么就收什么。 档案人员检查科室归档材料是否齐全，可以采用查看科室工作总结的方法，总结中提到的工作内容，一般都会形成相应的文件材料，应归档保存。,21,二、文书档案的整理,朝阳区归档文件整理办法（试行）（京朝档字20025号） 整理单位 文件级：以件为单位进行整理。 “件” ：一般以每份文件为一件。文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转

10、发文与被转发文为一件，发文稿纸及有领导重要批示或有处理结果的文件处理单与被处理文件为一件，批复与请示为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件。,22,大部分单位采用文件级整理方法 部分行政村、业务档案采用案卷级整理方法,23,分类,年度组织机构分类法。（常用） 即首先按年度进行分类，在同一年度内再按不同内部机构进行分类。,24,年度组织机构分类法,2007年 （7个） 办公室 业务科 法规科 收集科 管理科 利用科 信息化科,2008年（8个） 办公室 业务科 法规科 收集科 保管科 整理科 利用科 信息化科,25,年度问题分类法,首先将文书档案按年度分开，然后在一个年度内，按问题分类。 如

11、民宗办 2008年 综合类 民族类 宗教类 适用范围：单位内部无组织机构，或有内部机构但机构职责不明确的；每年反映的基本是这几类问题。,26,年度分类法,根据形成和处理文件的年度,将全宗内的文书档案进行分类。将全部文书档案按年度分类。 适用范围：单位内部无组织机构，或有内部机构但机构职责不明确的，由办公室统一归档。如外办、党史办。,27,文书档案整理步骤（视频）,28,整理步骤,1、收集：各科室兼职档案员把应归档的文件从本科室科长和有关人员手中收集。 收集的方式： 平时：一般是文件形成以后若需要归档及时收集； 归档前：按科室归档范围和工作职责、计划总结，在归档前进行广泛的收集。 收集纸质文件的

12、同时，注意收集电子版（永久期限档案除涉密档案外要求有电子版，做好原文链接），电子版（定稿）要和纸质文件内容相同。,29,2、修整：为保证档案能够长期保存和有效提供利用，必须对不符合要求的归档文件进行必要的修整。 纸张是否符合保管要求（纸张背面不应是与文件无关的内容） 对字迹模糊或易褪变的文件进行复制（如铅笔字迹需用签字笔描黑或复印） 对过大文件进行折叠（A4标准）。,30,3、装订：使用不锈钢订书钉，钉在文件的左上角（或左侧）。 同一份文件的不同稿本排列次序一般为发文稿纸（文件处理单）、正件、附件、定稿、复制件。 一次会议记录应作为一件，要有会议记录首页。 同一种类型的报表、信息、简报，可以进

13、行组合，不超过50页可以作为一件。,31,4、编页号：页号即每一件归档文件的页码。 归档文件有统一的页码时，无需重编。 当归档文件无页码时，需要编页号，一般使用阿拉伯数字。每件从“1”开始，流水编制，正面编在文件的右下角，反页编在文件的左下角。文件中凡是有图文信息的页面均要编制页号。发文稿纸、文件签发单要同文件一起统一编页号（为避免重新编页码，可放在最后）。,32,5.排列：将同一内部组织机构形成的归档文件进行排列，固定件号。 按形成的时间顺序结合问题以及重要程度进行排列。 同一问题形成的文件应排列在一起：会议文件、会议记录、统计报表、案件材料等成套性文件应集中排列。,33,6.盖档号章： 在

14、文件首页右上角的空白处加盖档号章。,34,全宗号：档案馆给定的立档单位的代号。 目录号：室编目录号填写年度。馆编目录号档案移交进馆时编制。 件号：同一机构内文件从“1”开始流水编制。馆编件号由文件移交进馆时编制。 期限：按档案保管期限表确定的保存期限，即：永久、30年、10年。 页数：该件档案的总页数。,35,档号,全宗号-目录号-机构名称（问题）-件号 88-2011-业务科-9 88-2011-民族类-9,36,7.编目 在档案管理软件中录入相关内容，自动生成归档文件目录。 区属二级单位须使用档案管理软件（社区、社保所、行政村等区属三级单位可不用）,37,机构名称：按年度-问题分类的，填写

15、问题。 件号：同一机构内，文件从“1”开始流水编制件号。 文号：公文的发文字号。 责任者：文件的制发组织或个人，即文件的发文机关、署名者。（看公文的红头和公章） 文件题名：文件的标题，责任者、问题、文种三要素齐全。原文无标题或标题不规范的应重新拟制。 年度：文件形成的日期 ，以8位数标注，如“20110323”，原文无法确定时间的先进行考证，若无法考证补“0”。 页数：文件以件为单位编制的总页数。 期限：文件的保存时限。 存放地点：档案室不填。 备注：需要说明的问题。 归 档 文 件 目 录 机构名称：,38,文件题名,会议记录：应有会议记录纸首页，并写出会议的主要议题。如：北京市朝阳区委组织

16、部2009年1月23日部长办公会会议记录（议题1； 2 ；3）。 人员调动、党员党组织关系介绍信可以适当组合。北京市朝阳区委组织部关于张某某、王某某党员党组织关系介绍信。（写出人名） 干部任免：北京市朝阳区委组织部关于某某同志任职的通知 目的：便于检索查找,39,8.装盒 将排列好的档案按顺序根据档案的多少选择不同厚度的档案盒装入盒内。 不同年度和不同机构的档案不应装入同一盒内。,40,9.填写备考表：每个档案盒内放1张备考表。,整理时间：文件整理结束的具体时间。 整理情况说明：盒内文件缺损、修改、补充、移出、销 毁等情况。 整理人：手写签字。,41,10.档案盒脊背填写,全宗号、目录号、机构

17、、起止件号是必填项。 目录号：年度。 机构：科室名称 尽量用数字章打号，做到整齐美观。,42,11.办理移交手续,各科室将档案与归档文件目录一同向综合档案室移交，办理移交手续，填写档案移交文据。,43,44,档案的鉴定销毁,归档鉴定、到期鉴定、移交进馆鉴定 直接审查文件责任者、文件标题、内容等，要全面考查，不能只从文件标题判定。,45,到期鉴定,依据：档案保管期限表 1.成立档案鉴定小组（由主管领导、档案人员、有关业务科室人员组成）。 2.对档案进行审查 。 3.提出鉴定意见（有保存价值的继续保存，没有保存价值提出初步意见），形成鉴定工作书面报告。 4.报领导审批。 5.编制档案销毁清册。 6.指定二人以上人员到指定单位监销。 7.档案销毁后，应在销毁清册上注明“已销毁”字样和日期，鉴定人员在清册上签字。 8.销毁的档案应在目录中注明，销毁清册和鉴定报告（有领导审批意见）要归入全宗卷。,46,档案的鉴定销毁一定要慎重。 缓期执行：要销毁的档案可暂存一段时间，确无价值再