探讨EXCEL电子表格的使用

1、探讨 EXCEL电子表格的使用广西贺州市八步区信都二中 苏洁琼关键词： Excel 表格 使用摘要：探讨 Excel的使用技巧，包括在表格中快速输入相同文本，快速输入特殊符号，快速显示单元格中的公式，巧妙输入常用数据，自动切换输入法，自动调整小数点，对 Excel中“记忆式输入 ”的使用，在 Excel 中利用“自动更正 ”方式实现快速输入，快速删除空行。论文创新点：使用Excel办公软件的方法与技巧在工作当中用电子表格来处理数据将会非常迅速、方便，而在各种电子表格处理软件中， Excel 以其功能强大、操作方便著称，赢得了广大用户的青睐， Excel 也成了广泛使用的办公软件。那么怎么样才能

2、更好地利用好这个功能强大的办公软件呢？这其中，就存在着很好的技巧，在此，我想就 Excel的使用技巧进行简单的探讨：第一 谈快速输入相同文本。 在 Excel电子表中，有时候，后面需要输入的文本内容，在前面已经输入过了，可以采取快速复制（不是通常的 “Ctrl+C、”“ Ctrl+X、“”Ctrl+V）的”方法来完成输入 : 1.如果需要在一些连续的单元格中输入同一文本（如 “有限公司 ”），我们先在第一个单元格中输入该文本，然后用 “填充柄 ”将其复制到后续的单元格中。2.如果需要输入的文本在同一列中前面已经输入过，当你输入该文本前面几个字符时，系统会提示你，你只要直接按下 Enter 键就

3、可以把后续文本输入。 3.如果需要输入的文本和上一个单元格的文本相同， 直接按下 “CtrlD（或 R）”键就可以完成输入，1其中 “Ctrl+D是”向下填充， “Ctrl+R是”向右填充。 4.如果多个单元格需要输入同样的文本，我们可以在按住 Ctrl 键的同时，用鼠标点击需要输入同样文本的所有单元格，然后输入该文本，再按下 “Ctrl+Enter键即”可。第二谈快速输入特殊符号。有时候，我们在一张工作表中要多次输入同一个文本，特别是要多次输入一些特殊符号（如） ，非常麻烦，对录入速度有较大的影响。这时我们可以用一次性替换的方法来克服这一缺陷。先在需要输入这些符号的单元格中输入一个代替的字母

4、（如 X，注意 :不能是表格中需要的字母），等表格制作完成后，单击 “编辑 替换 ”命令，打开 “替换”对话框（），在“查找内容 ”下面的方框中输入代替的字母 “X，”在“替换为 ” 下面的方框中输入 “”，将“单元格匹配 ”前面的钩去掉 （否则会无法替换），然后按 “替换 ”按钮一个一个替换， 也可以按 “全部替换 ”按钮，一次性全部替换完毕。第三谈快速显示单元格中的公式。如果工作表中的数据多数是由公式生成的，如果想要快速知道每个单元格中的公式形式，可以这样做：用鼠标左键单击 “工具 ”菜单，选取 “选项 ”命令，出现 “选项 ”对话框，单击 “视图 ” 选项卡，接着设置 “窗口选项 ”栏下

5、的 “公式 ”项有效，单击 “确定 ”按钮。这时每个单元格中的公式就显示出来了。如果想恢复公式计算结果的显示，再设置 “窗口选项 ”栏下的 “公式 ”项失效即可。第四谈巧妙输入常用数据。有时我们需要输入一些数据，如单位职工名单，有的职工姓名中生僻的字输入极为困难，如果我们一次性定义好 “职工姓名序列 ”，以后输入就快多了。 具体方法如下 :将职工姓名输入连续的单元格中，并选中它们，单击 “工具 选项 ”命令打开 “选项 ”对话框，选 “自定2义序列 ”标签（），先后按 “导入 ”、“确定 ”按钮。以后在任一单元格中输入某一职工姓名（不一定非得是第一位职工的姓名） ，用 “填充柄 ”即可将该职工

6、后面的职工姓名快速填入后续的单元格中。第五谈自动切换输入法。 在“数据有效性”对话框中， 除了“设置”、“输入信息”、“出错警告”三个选项卡外，还有一个“输入法模式”选项卡，这个选项卡是用来自动控制切换中、英文输入的设置选项卡，这也可以说是“有效性”问题。我们在编辑制作 Excel表格时，有的列（行）需要输入中文，有的列（行）需要输入英文，如果在数据输入的过程中，手动反复切换输入法，显然既麻烦，又容易出错，肯定会大大影响输入的效率。这时候，我们就让 “输入法模式 ”选项卡来帮我们自动切换。1选中需要输入中文的列（行） 。2打开 “数据有效性 ”对话框，切换到 “输入法模式 ”选项卡中。3单击

7、“模式 ”右边的下拉按钮， 在随后出现的下拉列表中， 选择 “打开 ” 选项，单击 “确定 ”返回，如下图所示。34在关闭中文输入法状态下，切换到输入中文的单元格中时，软件会自动打开中文输入法；切换到输入英文（包含数值）单元格中时，软件会自动关闭中文输入法，非常方便。第 六谈自动调整小数点。 如果你有一大批小于 1 的数字要录入到 Excel 工作表中，如果录入前先进行下面的设置，将会使你的输入速度成倍提高。单击 “工具 ”菜单中的 “选项 ”，然后单击 “编辑 ”选项卡，选中 “自动设置小数点”复选框，在 “位数 ”微调编辑框中键入需要显示在小数点右面的位数。在此，我们键入 “2单”击 “确

8、定 ”按钮。完成之后，如果在工作表的某单元格中键入 “4，”则在你按了回车键之后，该单元格的数字自动变为 “0.04。”方便多了吧！此时如果你在单元格中键入的是 “8888，”则在你结束输入之后，该单元格的数字自动变为“88.88。”第七谈在 Excel中“记忆式输入 ”的使用。有时我们需要在一个工作表中的某一列输入相同数值， 这时如果采用 “记忆式输入 ”会帮你很大的忙。 如在职称统计表中要多次输入 “中学高级教师 ”，当第一次输入后， 第二次又要输入这些文字时，只需要编辑框中输入 “中”字， Excel2007 会用 “中”字与这一列所有的内容相匹配，若 “中”字与该列已有的录入项相符，则

9、 Excel2007会将剩下的 “中学高级教师 ”四字自动填入。按下列方法设置 “记忆式输入 ”： 打开 “Excel选项 ”对话框，单击 “高级 ” 选项，在 “编辑选项 ”选项组中，取消勾选 “为单元格值启用记忆式键入 ”复选框即可第八谈 “自动更正 ”方式实现快速输入。使用该功能不仅可以更正输入中偶然的笔误，也可能把一段经常使用的文字定义为一条短语，当输入该4条短语时，“自动更正 ”便会将它更换成所定义的文字。 你也可以定义自己的“自动更正 ”项目：首先，选择 “工具 ”中的 “自动更正 ”命令；然后，在弹出的“自动更正 ”对话框中的 “替换 ”框中键入短语 “爱好者 ”，在 “替换为 ”框中键入要替换的内容 “电脑爱好者的读者 ”；最后，单击 “确定 ”退出。以后只要输入“爱好者 ”，则整个名称就会输到表格中。第九谈快速删除空行。有时为了删除 Excel工作簿中的空行，你可能会将空行一一找出然后删除， 这样做非常不方便。 你可以利用 “自动筛选 ”功能来简单实现。先在表中插入新的一行（全空） ，然后选择表中所有的行，选择“