秘书事务管理 事务27 办公用品管理.ppt

1、事务27 办公用品管理,学习目标,学习内容,课后练习,学习目标,了解办公用品的种类及相关常识，掌握办公用品的发放程序、库存管理和采购方法，能够独立完成办公用品管理工作。,学习内容,一、常用办公用品 二、保管办公用品 三、发放办公用品 四、采购办公用品,一、常用办公用品,（一）纸簿类 （二）笔尺类 （三）小型装订用品类 （四）归档用品 （五）办公设备专用易耗品,（一）纸簿类,A4、B5等类型办公用复印纸，带发文机关标识的信笺纸，普通白纸，复写纸，便条纸，大、中、小普通信封和开窗信封，横格笔记本，速记专用本等。 【小贴士】纸张的规格,【小贴士】纸张的规格,国际标准规格 国内标准规格 复印纸的常用规

2、格,国际标准规格,A系列：整幅（A0）的幅面尺寸为841mm1189mm，幅面面积为1； B系列：整幅（B0）的幅面尺寸为1000mm1414mm，幅面面积为2.5 ； C 系列：整幅（C0）的幅面尺寸为917mm1279mm，幅面面积为2.25 ； 把A（B、C）系列的整幅纸张沿长边连续对折n次，得到的幅面大小便是A（B、C）n。如将A0纸张沿长边对开成两等分，便成为A1规格，将A1纸张沿长边对开，便成为A2规格，依此类推。,国内标准规格,国内标准规定，按照纸张幅面的基本面积，把幅面规格分为标准全张（1K）和大度全张（1K）。 标准全张（1K） ：787mm1092mm，光边后780mm10

3、80mm； 大度全张（1K） ：898mm1194mm，光边后882mm1182mm； 把标准全张或大度全张的整幅纸张沿长边连续对折n次，得到的幅面大小便是2nK或大2nK。,复印纸的常用规格,复印纸的幅面规格只采用A系列和B系列。其中A3、A4、A5、A6和B4、B5、B6这7种幅面规格为复印纸常用规格。,（二）笔尺类,中性笔、圆珠笔、钢笔、铅笔、荧光笔、记号笔、白板笔、橡皮、各种尺子、修正液等。 【小贴士】中性笔,【小贴士】中性笔,中性笔是近年来刚刚兴起的一种书写工具，由于它书写流利、使用方便、价格便宜等特点，深受广大使用者的喜爱。 之所以被称为“中性笔”，是因为这种笔内装载的液体既不同于

4、钢笔内的水性液体，也不同于圆珠笔内的油性液体，而是一种有机溶剂。这种有机溶剂，其粘稠度比油性液体低、比水性液体高，书写的时候，墨水经过笔尖，便会由半固态溶剂转变成液态墨水。 中性笔的最大优点就是每一滴墨水均使用在笔尖上，墨水流动顺畅而稳定。 中性笔起源于日本，1988年日本PENTEL株式会社研制成功被称为“HYBRID”的产品，中性笔由此宣告诞生。 国内有名的中性笔厂家有：广州的真彩、青岛的白雪、义乌的晨阳、中韩合资的晨光,（三）小型装订用品类,大头针、曲别针、剪刀、打孔机、订书机、订书钉、橡皮筋、胶带、起钉器等。,（四）归档用品,各种文件夹、档案袋、收件日期戳等。,（五）办公设备专用易耗品

5、,打印机色带、修正液等，复印机碳粉、墨盒等，计算机数据存储用的光盘等。,二、保管办公用品,（一）安全科学存放 （二）库存控制,（一）安全科学存放,办公用品的保管应满足以下要求： 1.保存空间安全宽敞 2.物品摆放规范清晰 3.保存环境符合要求,1.保存空间安全宽敞,根据单位对所需物品储存量的大小科学确定储藏间的面积或物品柜的大小与数量。 储藏间或物品柜要上锁，以保证安全，减少丢失。,2.物品摆放规范清晰,各类物品要清楚地贴上标签，标示类别和存放地，以便能迅速找到物品。 新购进物品要置于原有物品的下面或后面，以保证先购入的物品先发放，避免物品因过期而不得不销毁。 体积大、分量重的物品要放在最下面

6、，以减少从架子上取物时发生事故的危险。 体积小、分量轻、领用频率高的物品，如订书钉等，应放在较大物品的前面，以便于查找。,3.保存环境符合要求,储藏间要有良好的通风，房间内要保持干燥，以保证所存物品不受潮，不变质。 储藏间内还应有良好的照明，以便容易找到所需物品。,（二）库存控制,1.库存控制的作用 2.库存控制参数 3.库存控制卡,1.库存控制的作用,（1）减少资金占用 （2）充分利用空间 （3）监督物品使用 （4）保持充足库存 （5）及时发现缺损 （6）支持会计核算,2.库存控制参数,科学合理地控制库存，需要掌握以下三个参数： （1）最大库存量 （2）最小库存量 （3）再订货量,（1）最大

7、库存量,最大库存量是为防止物品超量存储而保存该项物品的最大数量，库存物品的数量在任何时候都不能超过这个最大量。 最大库存量的确定可以使资金不被过多地滞压在库存物品上，能够节约宝贵的库存空间，并使库存物品及时得到利用。 最大库存量的确定要综合考虑费用、存储空间和保存期限等因素。,（2）最小库存量,最小库存量是为防止物品消耗断档影响组织正常运营而保存的该项物品的最小数量，当库存余额达到这个水平，必须采取紧急行动检查是否已经订货，并与供应商联系，确定可以接受的交货时间。如果还未订货，则应向供应商紧急订货，以保证在最短的时间内购入所需物品。,（3）再订货量,再订货量也称重新订购线，这是提醒购买者库存需

8、要重新订购的标准，当库存余额达到这个水平，必须订购新的货物来使余额达到最大库存量。 这个数字是由物品的平均使用量、物品交货时间的长短决定的，计算公式一般为： 重新订购线=日用量*供货期+最小库存量。 例如，每天需用半包A4复印纸，供货期为6天，最小库存量是10包，则重新订购线为0.5*6+10=13包。,3.库存控制卡,为了精确控制库存物品的数量，每一种物品都应建立一张“库存控制卡”，用以登记接收、发放和结余物品的情况，并使管理人员随时掌握物品的最大库存量、最小库存量和再订货量。 秘书在每次物品发放或接收时都要在这张卡片上登记，并记录该项库存的余额。,库存控制卡式样,库存参考号,给每一个库存项

9、目的存放位置编制的号码，例如，C4，表示存放在C号橱柜的第4层搁板上。,项目,即每一种库存物品的详细名称，名称中应包括物品的规格、颜色和数量等内容。如A4型白色复印纸。,单位,指货物订购、存储和发放的基本单位，如盒、包、本等。,三、发放办公用品,（一）工作程序 （二）注意事项,（一）工作程序,秘书发放办公用品的工作程序主要包括三部分： 1.审核“物品领用申请表” 2.发放物品 3.更新库存记录,1.审核“物品领用申请表”,无论何人领取办公用品，都必须填写“物品领用申请表”，务必要填清楚领用物品的名称与数量。 申请表必须要有部门领导的签字才能生效，秘书必须对此进行把关。另外，领用人与发放人都应签

10、字以备查。,物品领用申请表,2.发放物品,依据“物品领用申请表”中注明的名称与数量发放办公用品，发放的物品名称与数量必须与申请表中填写的内容一致，不得任意增加或减少。,3.更新库存记录,物品发放后，秘书必须及时更新库存记录，记下新的余数，以便能够及时掌握物品的供应状况。另外，要把“物品领用申请表”存档，作为发放办公用品的书面凭证。,（二）注意事项,1.专人发放 2.按时发放 3.凭单发放 4.规范发放 5.及时入账 6.灵活发放,4.规范发放,要根据工作需要和办公用品的使用规律制定相应的办公用品管理规范，按照相关规章制度发放办公用品，不舞弊，不徇私。,6.灵活发放,在办公用品资源有限的情况下，

11、发放过程中要根据工作需要向重点部门倾斜，优先改善这些部门的工作环境和工作条件，让他们把精力集中在完成好工作任务上。对客观上确实消耗比较大的部门也要给予支持。,四、采购办公用品,（一）选择供应商 （二）选择订购方式 （三）办理进货手续 （四）注意事项,（一）选择供应商,选择供应商时要在以下几方面对其进行比较： 1.价格和费用 2.质量和交货 3.服务和位置 4.安全和可靠性,1.价格和费用,首先应该考虑价格，比较不同供应商的要价。 供应商给出的价格会因某些情况而有水分，秘书应掌握一些降低价格的方法，如批量购买、选择节假日促销时购买或将其指定为本单位唯一办公用品供货商等。 另外，还要考虑运输费、包

12、装费等一些价格之外的费用。,2.质量和交货,应仔细检查比较货物的质量，最好选择那些可以更换不合格物品的供应商。 还要比较供应商的交货时间，供应商应该能在需要时快速交货并按约定准时交货，以减少库存费用和少占用资金。,3.服务和位置,要比较供应商提供的服务是否方便，如是否可以用电话、传真或上网订购，是否可以定期结算，是否可以退货，是否可以满足单位所需的所有办公用品和易耗品的供应等。 供应商所在的地点也要考虑，尽量离本单位近一些，以方便联络和交货。,4.安全和可靠性,要比较供应商在送货的整个过程中能否保证货品的安全，供应商的供货手续及相关发票、单据是否齐全等。 还应了解商家规模的大小和经营的信誉度等

13、。,（二）选择订购方式,办公用品的订购方式通常有以下几种： 1.现场订购 2.电话订购 3.传真订购 4.网上订购 但不论采用哪种订购方式，秘书人员一定要保留一份订货单，收到货物时，要将收到的货物与订货单一一核对，以防出错。,1.现场订购,直接去商店购买公司所需要的办公用品。 采用这种订购方式的前提是你确认该商店能够提供你所需要的物品。,2.电话订购,通过拨打对方销售电话的方式订购办公用品。 大多数的日常办公用品都可以通过电话从供应商处订购。,3.传真订购,通过传真把订货单传递给供应商，从而完成订购任务的订购方式。 这种订购方式通常用于订购的办公用品种类较多时，订购者通过传真，详细列出所订购货

14、物的名称、数量、类型、送货时间等细节，供应商按照订货单送货上门。,4.网上订购,通过访问因特网得到电子商务服务，秘书可以在网上商店订购所需的办公用品和耗材，以节省人力、提高效率。,（三）办理进货手续,办理进货的手续主要包括： 1.核对货物数量 2.登记相关账目 3.安全科学存放,1.核对货物数量,使用订货单核对对方交付货物时出具的交货单及货物，确保送来的货物与所订购的货物，无论在数量上还是型号上都完全一致。 要特别注意货物的数量，如数量不对，应立即联系供应商，按真实数量支付货款。,2.登记相关账目,在“库存控制卡”的“接收”项中，填入所接收的每一类货物的详情，并更新“库存控制卡”中的“库存余额”。,3.安全科学存放,将接收的货物按照办公用品存储规定存放好。,（四）注意事项,1.科学合理订货 2.报请领导审核 3.货比三家 4.检查核对,1.科学合理订货,当某项物品的库存数量降到再订货量时，就应该订购补充该项物品。物品的订购数量应该以剩余的库存量为基准，订购后的总数不能超过最大库存量，要确保具有保质期的办公用品能够在保质期内全部用完。,2.报请领导审核,购买申请表必要经领导审核签字，说明需要货物的理由和数量型号等细节，经领导批准后亲自采购或交