某石油集团公司领导在销售企业办公室主任座谈会上的讲话【共15页】

1、某石油集团公司领导在销售企业办公室主任座谈会上的讲话某石油集团公司领导在销售企业办公室主任座谈会上的讲话 同志们：这次座谈会，是销售企业成立以来，第一次召开的由全体销售企业办公室主任参加的会议。为什么召开这次会议，原因有几个方面：一是集团公司要建设综合性国际能源公司，板块建设国际水准销售公司，需要办公室进一步规范管理、提高工作标准和水平。二是板块召开了精细化管理会议，对办公室系统规范管理提出了新的要求。三是落实领导的指示，规范办公室系统的工作。前段时间，刘宏斌副总裁相继去了几家销售企业，回来后要求办公室系统规范办文、办会、接待等工作，体现销售系统的特点，体现精细化管理的要求。我也去7家销售企业

2、调研，发现了一些问题。按照刘总的要求，8月底，我们组织了四个工作组，分别就接待、会议、文本、应急宣传等制定实施细则和指导意见。几个组的同志工作很认真，收集了大量的资料，结合销售企业的实际，拿出了征求意见稿。会议讨论中，大家都提了很好的意见。会后，各小组再结合大家提出的意见，进一步完善后，下发执行。昨天上午，部分单位交流了工作，总结了工作，分析了问题，提出了建议。其他单位也作了认真的准备，由于时间关系没有发言。材料我都看了，问题分析得很准，建议提得很好。会后，办公室要认真汇总梳理，向刘总汇报，向班子汇报，提出进一步加强销售系统办公室系统工作的意见。利用这个机会，谈几点意见： 一、对销售系统办公室

3、工作的总体评价 重组以来，在集团办公厅的领导下，销售企业办公室系统工作进步很快，变化很大。突出表现在以下几个方面： 一是调研和写作水平明显提高。各单位办公室坚持把上级的决策部署与本单位实际相结合，从全局思考问题，注重体现领导意图，注重谋篇布局和凝炼主题，文稿水平有了大的提升。二是公文运行逐步规范。按照办公厅的要求，逐步规范了公文运行，提高了公文处理时效，基本做到了及时准确，流转顺畅。推广应用了电子公文系统，提高了工作效率。三是会议组织得到了改善。各单位不断完善会议组织程序，健全会议审批制度和跟踪记录制度，基本做到了会前充分准备、会中积极服务、会后及时总结落实。在油品销售工作会议、精细化管理会议

4、等组织中，事事考虑在先，准备在前，做到了周密安排、精心组织，确保了会议的质量和效果，受到了集团公司领导和办公厅的高度评价。四是接待管理有了新的提高。销售企业社会交际面广、业务关联度大、接待任务重。各单位把搞好接待作为提升公司形象的重要方式，克服销售企业没有基地、没有宾馆、没有接待中心等困难，精心策划，认真组织，树立了企业形象，营造了和谐的内外部环境。五是保密工作越来越重视。各单位按照集团公司保密工作的安排，完善保密制度，推进教育培训，组织保密检查，强化通信和计算机系统安全防控，做好机要信件、密级文件处理和内参的订阅、收发等工作，基本做到了堵住源头、控制过程和把好出口，确保了企业商业秘密和工作秘

5、密的安全。六是行政服务工作服务到位。销售企业、尤其是区外销售企业的办公室，承担着机关全部的行政服务工作。各单位根据各自实际情况，加强机关接待、餐饮、用车、文印、办公楼物业等行政后勤工作，服务质量和管理水平明显提高，为机关创造良好的生产生活条件。七是队伍整体素质明显提高。办公室系统通过人才培养、引进等多种渠道，通过组织公文管理、品牌建设、保密管理、新闻发布、档案管理等多种培训方式，促进了员工技能、服务工作、运行管理水平的提高。应该说，办公室系统是一支政治素质高、业务能力强、工作作风硬的团队。x x年，我们召开了油品销售工作会议，提出了建设国际水准销售企业的目标；今年，又召开了精细化管理会议，提出

6、了在销售系统全面推行精细化管理，实现销售业务的内涵发展。对照国际水准和精细化管理的要求，办公室系统还存在一些突出的问题：一是部分单位的领导对办公室工作重视不够。对办公室的业务理解不全面，管理缺乏针对性的指导，具体的领导也不够。二是基础工作还不规范。基础制度、基本规范、基本要求还不统一，有些工作没有规范，有些制度执行不到位，有些业务还没有制度规范。三是部分单位工作还不到位。区外一些新成立的公司在公文运行、保密工作、档案管理、行政事务等传统业务还不熟练，应急管理、媒体应对、督查督办和品牌建设等工作还不到位，有的还不知道该怎么做。三是办公室干部队伍素质有待提高。对这些问题，要高度重视，切实采取有效措

7、施认真加以解决。二、对办公室和办公室主任的几点认识 要做好办公室工作，当好办公室主任，必须要对这个部门、所在岗位有一个正确的认识。这些年，我对办公室工作很关注。分管以来，也思考了一些问题。利用这个机会，我谈谈我对办公室和办公室主任的理解和认识。（一）办公室的定位和角色。办公室工作在企业中处于承上启下的地位，是联结领导和基层的桥梁，协调各部门的纽带，保持单位工作正常运转的中枢。办公室系统工作的好坏，关系到领导和机关的办公运行，关系到公司决策和部署的落实。做好办公室工作，需要明确办公室的职能。1、关于办公室的职能。从办公室的地位和工作的情况出发，办公室的职能，大体可以概括为八个字“调研、参谋、协调

8、、服务”：一是调研。调查研究，掌握情况，分析情况，收集各种信息。二是参谋。通过调查研究，掌握信息，经常分析，为领导的决策提供参考意见，做领导的参谋。所谓参谋，就是要经常主动提出建议，主动参进去谋。三是协调。负责协调公司各个部门之间的各方面的关系，代表公司协调与其他部门之间的关系，协调公司领导彼此之间的关系。这个职能非常重要，如果这方面的职能执行得好，可以减少很多矛盾。相反，执行不好就会造成很多矛盾。所以，协调职能，是办公室的非常重要的职能。一个办公室的工作正常不正常，工作的成绩大不大，工作是否有成效，很大程度上取决于协调职能执行得好不好。四是服务。办公室的服务职能包括为领导服务、为部门服务、为

9、基层服务三个方面。这种服务的实质就是为实现领导意图，执行公司的各种职能，以达到公司的工作目标的服务。只有服务工作做得好，才能建立良好的关系，才能够协调，才能够真正做好参谋，才能密切机关和基层的关系、与各个部门的关系。搞好服务的标准是什么？一句话，要做到领导满意，机关满意，基层单位以及群众满意。2、办公室的重点工作 一是办事。这是日常工作，也是办公室综合能力的集中体现。办事要从几个方面考虑：一要谋事。能想事、多想事、想大事，为领导分忧，为群众解难，为发展尽责。二要料事。能根据工作情况，预料到工作中可能出现的一些问题，及时采取措施，主动应对。三要理事。办公室是个综合部门，其他部门不能管、管不了的事

10、，办公室都要管。尽可能地使主要领导从日常琐事中解脱出来，集中精力想大事、抓大事。四要干事。有为才能有位。要想干事、能干事、会干事。通过干事展现才能，体现价值。五要息事。就是要协调左右，沟通八方，消除误会，化解矛盾，使领导的形象更加良好，使工作的氛围更加和谐。六要成事。成事是最终目的，办好事、办实事、办成事，最终实现“成事成人”。二是办文。文件质量和办文效率是机关工作效率的综合体现，也是办公室工作水平的直接反映。做好办文工作，应抓好四个环节：一是起草文件吃透两情：一是吃透上情，认真领会上级的精神，熟悉有关工作要求；二是吃透下情，了解实际情况，提出的措施针对性强，达到思想性、政策性和可操作性的统一

11、。文字表述上要字斟句酌，言简意赅，准确鲜明。二是保证文件质量。一方面把好内容关，重点看是不是符合上级要求，数据是不是准确，政策措施具有针对性和可操作性；另一方面是文字把关，力求内容充实、结构严谨、表述清楚、简明扼要、逻辑严密、格式规范。三是规范办文程序。重点是：健全制度，做到有章可循，有条不紊，规范有序；规范运转，从公文的起草、送审、报送、查询和传阅等各个环节，都要统一规范，有序传递；监督检查，各个环节都要严格按照办文程序，规范公文运转，定期检查总结，及时纠正不规范行为，确保文件运转的高质量、高效率。四是提高办文效率。一要落实责任。明确职责，形成合力；二要明确时限。急事急办，特事特办，规定文件

12、在每个环节运转的最长时限，并加强督促检查。三是定期通报。三是办会。办会是办公室工作的重要组成部分。规范、高效、节约办好会议，是体现办公室工作水平的重要方式。办会应注意几个方面：一是会议有计划，议题有准备，发言有文件，决议有纪要，执行有督办。二是会议主题要突出，不要为了开会而开会，不要一次会议设多个主题，要切实抓住问题，解决问题。三是会议信息量要大，会前要做充分的研究准备工作，努力提高文件质量。四是组织要严密周到。五是减少、限制一般性会议。杜绝不解决问题的会议、空泛的会议和形式主义的会议。四是办信息。信息工作的着力点是让领导掌握真实情况，为决策打基础。要围绕“领导需要知道的”和“需要领导知道的”

13、这个重点，做好几个方面：一是工作安排要有回音。要把会议决定事项、领导批示问题的贯彻落实情况，要作为信息呈报的重点，不能说事情作了决定，领导作了批示就没有回音了。二是好事喜事要汇报。重要经营成果、网络开发的重大突破、地方政府的肯定支持等都要作为重点上报。领导高兴了，我们的工作也就好做了。三是大事急事要报告。涉及安全、稳定、重大生产问题的安全环保事故、突发公共安全事件、重大不稳定苗头和群体上访事件，要“第一时间”上报。四是重要事项要保密。保密事关国家安全和企业根本利益，是国家和企业发展的生命工程，容不得丝毫大意。（二）办公室主任1、办公室主任的定位 办公室主任是单位的“管家”。总的定位应该是：到位

14、不越位，参谋不决策；抓大不忘小，主动不盲动。对上要到位，对下不错位，对同级不越位。一要当好“外脑”。要想领导的事，尤其要想领导想不到的事。办文应符合领导的意图和思路，要超越自我，跳出主任的圈子，关起门来把自己当成领导，站在领导的高度和单位大局的角度来构思立意，谋篇布局。要力求精耕细作，精雕细刻，精益求精。这样才能符合领导的要求，才能起到领导的参谋作用。二要当好“管家”。要主动为机关职能部门服务，有些工作要善于统揽而不包揽，适时参与而不干预。对同级机关职能部门既要主动协调，又不能越位；既要尊重协调对象，又要严格进行督办；既要准确传达领导的指示，又不能借用领导的权威发号施令，更不能以领导名义谋取私

15、利。三是当个低调的人。要以平等的身份、平和的态度对待同级和下级。做到对上级尊重，不阿谀奉承；对同级友善，不虚情假意；对下级亲近，不盛气凌人。要俯下身子做事，夹着尾巴做人。“骂声怨声称赞声声声都听，好事难事麻烦事事事得干”。四是当个有智慧的人。要学会守拙，大智若愚。有忍的度量，有让的胸怀，有糊涂的智慧。头脑与嘴巴的“分工”不要错位，与其聪明外露，不如智慧深藏。应多用脑思考，努力用心做事。说话办事，要掌握好度。努力做到稳重而不死板，谨慎而不胆怯，沉着而不寡断，理性而不冲动，自信而不自负，自谦而不自卑，坚定而不固执，忍让而不软弱。2、办公室主任应具备的基本素质 作为办公室主任，要求综合素质全面。政治

16、素质、品德素质、心理素质、知识素质等四个方面的素质缺一不可。政治素质是首要素质，要高。政治上不可靠，谁都不敢让你当办公室主任。品德素质是基础，要正。没有良好的品德、品行，就不适合当办公室主任。心理素质要强。要做到：急而不燥、怒而不形、喜而不亢；随和而不盲从、自信而不固执、忍让而不献媚，直率而不粗暴，多思而不多疑，谨慎而不圆滑。喜怒哀乐，人之常情，但办公室主任要掌握度，不能尽情发挥；特别是遇到受委屈的事，要学会忍让，退一步海阔天空，但原则问题上必须寸土不让。知识素质要硬。要做到：知识渊博。理论功底要实，文字水平要搞，专业知识要精，法律、经济、科学等基础知识方面懂。知识素质的提高不是一朝一夕的事，

17、但要一天一日地积累。3、办公室主任的工作技巧 作为一个办公室主任，原则要坚持，方法要灵活，定位要准确，到位不错位。晓实情，守本分，勤沟通，善协调，是办公室主任的工作艺术。一是参谋有度。原则上宜早、宜少、宜透。宜早，就是要增强工作的预见性，强化超前意识，力求想在领导之先，谋在领导之前，考虑问题尽可能快半拍、早半拍，凡事想得远一点，思考得深一点。宜少，就是参谋建议要求精不求全，求优不求多，力求参到点子上，参到关键处。宜透，就是要领会上级精神，把握领导意图，做到情况明、想得全、把得准。二是有位有为。身在其位，要谋其职，想干事、会干事、能成事。办公室工作事无巨细，大事、小事、杂事缠身，必须严格掌握正确

18、的办事原则。不以事小而不为。做到政治敏感、头脑冷静、眼光税利、小中见大、以大代小和以小促大。不以事杂而乱为。哪个该为，哪个不该为，哪个重点为，哪个非重点为，必须一清二楚，不能乱为。该请示的要请示，该当家的敢拍板，该反馈的不截留。不为事急而盲为。出现急事和突发性事件后，应该敏感、冷寂，不能盲为。要冷静地进行分析，根据上级要求和平时掌握的情况，及时提出解决预案，供领导决策。在处置急事和突发性事件时要边请示，边按领导要求协调相关单位，边组织力量进行处置。面对急事或突发性事件，不能退缩，要大胆地往前站。不以事难而怕为。不回避矛盾，敢于冲在前面，不怕丢面子，个人受点委屈也在所不辞；不怕得罪人，将自己的荣

19、辱名利抛于脑后；不怕麻烦，跑断腿、磨破嘴、俄扁肚子也心甘情愿。三是团结和谐。对领导要尊重和服从。积极主动，尽量随叫随到，承办劳动交代的事情要适当超前，对领导多请示，多汇报、多反馈，千万不要遗忘领导交代的事项，千万不要在领导面前传闲话。对下属要关爱和培养。经常过问下属的思想、生活、学习、工作情况，对下属的困难要想方设法解决；要爱护下属，对下属出现一些差错，不应一味求全责备，而是要肯定其工作积极性和成绩，对问题善意指出，并提出改进办法，使下属心悦诚服；要培养下属，对下属品德上要严格要求，业务上要悉心指导，严师才能出高徒；要信任下属，多肯定少批评，以增强下属的自信心，大胆放手干工作。总之，要以人格魅

20、力鼓舞下属、带动下属。四是协调有方。协调工作要有原则、有套路、有招数。原则上，一要指令性与协商性相结合。要立足于领导的权威，明示领导的意图，向协调对象交代清楚；同时，要以商量为主，讲究说话的技巧；二要原则性与灵活性相结合。要以大局为重，按政策、规章制度办事，同时要灵活善变，讲究策略，针对新情况，善于修正原来的设想。三要程序性与时效性相结合。一般情况按程序，特殊情况可简化程序。方法上，要着力做好纵向协调、横向协调、内部协调等多方面的工作。对上要尊重而不盲从；对下要待之以礼，以诚以情；对外求支持协作，对内讲团结向上；既敢于牵头，当好主角，有善于协作，当好配角。三、对办公室工作的几点要求 集团公司对

21、办公室的工作和建设有要求，就是瞄准“一个目标”：把办公室建成一个优质服务、高效运转、领导得力、作风过硬的办事机构；促进“两个转变”：进一步从办文、办事向不仅办文、办事，同时为领导当好参谋助手转变，从听从指挥、以被动服务为主向听从指挥、主动服务转变；做好“三个服务”：为领导服好务，为机关部门服好务，为企业、为基层服好务；达到“六项要求”：办公室必须做到政治坚定、运转规范、精干高效、服务有力、勤勉清廉、团结和谐。我们要按照办公厅的总体部署，根据国际水准和精细化管理的要求，结合销售实际，重点抓好以下几个方面的工作：第一、切实提高办文质量。公文质量直接反映一个单位的工作质量，公文水平直接反映工作水平，

22、在一定程度上也可以说是单位形象的直接体现。一是必须要把好公文起草关和“出口关”。对于公文的出口管理，各单位办公室要认真查一查，有几个文件出口，哪些文件可以出，哪些文件不能出，哪些文件必须在一个口出。文件管理一定要归口，严把政策关、校核关、文字关，做到严谨、规范、快捷。二是必须要抓好公文的运行。各单位要按照集团公司公文处理办法，认真抓好公文运行管理，保证公文流转顺畅，贯彻及时，督办到位、有效，切实解决公文周转慢、环节多等问题。三要规范公文版式。严格遵照集团公司的相关规定，统一公文模版。这次会议上，我们也提出了文稿、汇报材料、PPT等参考模版。会后修订后将下发执行，各单位要参照执行。四是提高文稿的

23、质量。文稿起草要正确传达上级精神，准确体现领导意图，如实反映基层情况，多出创新的思想，多谋创新的办法，多提创新的对策，做到用活跃的形式反映真实的情况，用简短的篇幅容纳丰富的内容，用朴实的语言表达深刻的道理。这里要明确两点：一是争取用两年时间，实现销售企业办文水平的大幅提升，在八大板块中排在前列；二是从明年开始，定期组织销售系统的公文检查评比，形成机制，上网公布。第二、切实提高办会水平。会议管理是办公室系统的一项重要职责。办会方面，集团公司有规定，板块也制定了指导意见，应该说，这个指导意见体现了精细化管理的要求，很有操作性。对办会的总体要求是：会议有计划，议题有准备，发言有文件，决议有纪要，执行

24、有督办。具体做好几点：一要提高会议的质量和效率，会议主题要突出，不要为了开会而开会，要切实抓住问题解决问题，提高效率降低成本。二是办会要专业化、流程化。要培养几个会办会的人员。一般的会议原则上1-2人就能组织好。三是提高会议文稿的水平。这是会议的核心。要认真研究、组织会议报告，体现针对性、有效性、可操作性。四要加强会议计划和审批管理，严格控制会期、规模和标准，提倡节俭办会。减少、限制一般性会议，增加视频会。坚决杜绝不解决问题的会议、空泛的会议和形式主义的会议。第三、切实规范接待管理。接待是一面“双刃剑”，既能提振企业人脉，也能毁了企业形象。下一步，要按照“内外有别、区别对待”的原则，规范接待管

25、理，搞好各项活动的组织安排，提高接待质量与水平。要落实党组关于过紧日子的要求，进一步精简会议，控制各类庆典及活动，压缩非生产性支出，节约成本费用。在具体接待中，要强调几点：一要规范接待，注重细节，确保事事无遗漏、事事有人管、事事能落实。二要轻车简从，不招摇。严格控制机场接送和陪同人员数量，不超标准用车，不超标准安排住宿。三要注意用餐标准。菜式突出地方风味，点菜应量力而行，适当控制，体现地方特色。四要提高接待人员的素质，规范着装和言行，展现销售企业的形象。第四、切实加强保密工作。要加强对保密工作的领导，严格执行保密法和相关法规法令，把全面加强保密工作作为一项刻不容缓的任务摆上重要工作日程，要像抓

26、安全生产一样抓好保密工作。一要进一步增强全员保密意识，坚决克服那种认为“只有标有国密才是秘密，商业秘密、工作秘密不算秘密”的错误认识，做好定密管理，严格执行涉密信息分级保护目录。二要抓好保密机构与组织的落实，抓好涉密会议保密、信息安全、涉外活动保密、宣传报道中的保密管理。三要强化制度建设，完善涉密计算机及移动存储介质、保密要害部门部位、保密重点单位等保密管理规定，使保密工作有章可循，有法可依。四要加强电子文档的保密管理。涉密不上网，上网不涉密，杜绝电子文档随意上网、随意拷贝、外传问题。五要严格执行保密责任制，从签订保密责任书入手，使要害部门部位的保密工作处于受控状态。第五、切实加强信息交流。信息工作的着力点是让领导掌握真实情况，为决策打基础。要围绕企业中心工作，关注企业热点难点问题，通过简报、征求意见、新闻报道等形式，为领导提供更多有价值、有见地、有份量的决策信息。这里强调几点：一是大事要及时上报，不能瞒报。在给业务部门报的同时，要给总经理办公室报，便于领导及时掌握情况。二是板块每月征求一次基层的意见，各单位要重视，要利用好这个渠道。在集团公司领导调研时反映问题，要及时和板块通气，最大限度利用机会解决问题。三是要按照信息交流实施意见的要求，加强日常的信