公司文件管理规定;

1、公司文件管理规定1. 目的和作用 公司的文件资料是公司的重要财富，加强对文件的管理，使文件在经营管理中充分发挥信息导向作用，保障和促进宫缩各项经营活动的顺利进行，是公司管理层的重要工作。为实现文件管理的程序化、规范化，使文件的管理既高效又安全，特制定本规定。2. 管理职责 公司的文件管理统一由总经办归口负责。应加强队本部门秘书工作人员的业务培训，抓好文件的立卷归档、存放保管以及文件使用各环节的管理程序。并对各职能部门的文件管理工作进行指导和工作检查。3. 文件立卷归档管理 秘书部门对公司文件的立卷归档，应按照以下程序做好工作：3.1 收集立卷文书材料。 应坚持平时随时收集文件进行归档，以保证文

2、件材料的完整，对于办理完毕的文件材料应及时收回，对于会议文件要及时整理，对于本企业的对外发文要保留好底稿和正本。3.2 做好立卷类目的分类。 按照不同文件的性质分成若干类别，如党政文书类、人事管理类、生产管理类、经济财务类、对外业务类等，以便于文件的管理和保管。3.3 拟定卷内文件保存价值。 按照统一的原则标准，将卷内所有文件分为永久、长期、短期三种不同的保管期限。3.4 科学、合理地排列卷内文件。 应按照一定的规律排卷内文件，使文件保持条理性，一般要求是：3.4.1 重要文件在前，次要文件在后。3.4.2 政策性文件在前，业务性文件在后。3.4.3 综合性文件在前，专题性文件在后。3.4.4

3、 正文在前，附件在后。3.4.5 结论性文件在前，调研性文件在后。3.5 文件装订成案卷。 定卷时，在完成对卷内文件系统排列后，应编号，填写卷内目录和卷本备考表，然后填好案卷的封皮及案卷的目录，最后按规定的方式进行装订。3.6 文件移交归档。 文件完成立卷工作，就可在规定的时间移交档案室，一般都在年终时进行。移交档案时要有移交目录，双方清点后，应签字确认。4文件的存放管理 文件的存放指日常文件的保管，主要由文秘人员负责，应做好以下方面工作：4.1 加强文件安全性的管理。4.1.1 文件应当有一个安全的存放之处，如专门的文件室与文件柜。 4.1.2 文件应当有专人负责保管，文件存取及文件室、文件

4、柜的锁匙保管均只得由专管人员掌握。 4.1.3 应对专管人员提出责任要求，主要应做好防盗、防火、防潮、防虫、防尘、防损等方面的工作。 4.1.4 主管人员应经常对专管员进行文件安全督察。 4.2 做好存放文件的分类工作。 4.2.1 按文件的办理情况，可分为待办件、办结件分别存放；不需办理的，作为阅知性文件存放。也可按现行文件、存档文件、余存文件、待销文件进行分类。4.2.2 对分好类的文件按收文顺序排列，并应在保存文件的盒或袋内放入文件目录，以利查找。 4.2.3 本单位发文的存档件和余存文件应分别存放，文件发出后，要将文件底稿同正式文件放入待存档文件盒内，余存件放入余存文件袋，并在封面标上

5、文号、余存份数，袋内还应附有余存文件登记表，使用余存文件时需在登记表上登记，收回时在表上注销。 4.3 做好文件的清退工作。 4.3.1 对于规定应办理清退的文件，秘书部门应制发清退文件通知单，并对应清退的文件加盖清退签章。 4.3.2 清退的文件按时间要求可分为以下两种： a. 随时清退的文件。包括传阅件、会签和送审件、承办件以及有重大错误需清退的文件等。这类文件要求阅后尽快清退，否则会贻误工作。 b. 定期清退的文件。这类文件大多是上级机关下发的文件，清退时间一般半年清退一次，也可年终一次性清退。 4.3.3 对清退文件工作的要求一是要及时，即在要求的时限内完成清退工作；二是要完整，清退的

6、文件不能有丢失和缺损。 4.4 做好文件的销毁工作。 4.4.1 公司每年的年底应对以下需销毁的文件进行清缴和销毁工作： a. 上级下发的不需要归档立卷的文件。 b. 本机关制发的归档立卷后的余份。 c. 下级抄报的无存档价值的文件、材料。 d. 无归档立卷价值的内部刊物、资料。 e. 上级机关指定需销毁的文件。 4.4.2 对需销毁的文件，在清点时一般需在收发文记录薄上加盖“销毁”印签，并江清缴出的销毁文件统一填写在销文登记表上。4.4.3 在销毁文件前应将销毁文登记表上报公司领导审核签批，由上级领导作最后的鉴别，确认文件没有存档价值后方可将文件销毁。4.4.4 秘书人员销毁文件时应有上级指

7、派的监销人在场，文件销毁后，监销人也在销文登记表上签字。5 阅文管理 根据文件的不同情况，阅文管理包括传阅管理、借阅管理和阅文室管理几个方面。 5.1 文件的传阅管理。5.1.1 总经办主任应指定专门负责传阅文件的文秘人员（可兼职），负责对文件的传阅进行跟踪管理，准确掌握文件流向。 5.1.2 对传阅文件实行登记制度，传阅人收到文件时，应在登记簿上填写签收，阅完后把文件退回并注明。 5.1.3 阅文者不得将文件在同级之间横向传递，阅完后应退还文秘人员，由文秘人员交给下一个传阅人。 5.1.4 为了防止文件在传阅过程中积压，从而延误办理，文书部门应当及时催阅，以提高文件办理的效率。 5.2 文件

8、的借阅管理。 5.2.1 总经办负责制定文件借阅的有关制度，包括审批、登记、催退等方面具体要求，文秘人员，又文秘人员在文件借阅管理中应严格照章办事，确保文件借出后是有利于企业而不是危害企业的。 5.2.2 借阅文件者应对文件负责，遵守以下纪律： a. 保护文件不得丢失。 b. 借阅的文件不得翻阅，不得转借他人。 c. 做好保密工作，不得转借他人。 d. 爱护文件、注意清洁，不要弄脏。 e. 在规定的时间内，阅后退还。5.2.3 本企业的工作人员借阅业务性的非机密文件，可以不经领导的审批，由秘书人员掌握。但如借阅机密文件，尤其是在阅读范围之外的，必须经公司领导批准。5.2.4 为单位人员借阅文件

9、时，须持有介绍信，经总经理的特批方能办理借阅。3.2.5 绝密文件只有董事长、总经理可以借阅，其他人员（指阅读范围内的人员）只能指定地点或阅文室内阅读。5.3 阅文室的管理。 5.3.1 对于存放份数较少、机密程度高和不便传阅、借阅的文件、资料和刊物，应在总经办专设的阅文室阅读，这样既能加强文件的保密管理，也有利于文件的利用。5.3.2 在阅文室内的文件要分级别存放，以便于阅文室人员按规定的阅读范围提供文件和资料。 5.3.3 阅文室的一些固定阅文者，由总经办发给“阅文证”，可以凭证进入阅文室。其他人必须经领导审批，并且必须在阅文室负责人陪同下领取所需文件阅读，不能随意翻看其他文件。6文件的复

10、印管理 文件的复印主要是因为原发的文件在数量上不能满足阅读的需要。但是如不加强控制管理，就会出现文件翻印混乱造成机密的泄露。公司对复印文件的管理主要是以下方面的控制：6.1 公司文件的复印由总经办统一负责组织进行，各部门应将需复印的文件资料送到总经办，并应填写复印登记表，然后才能复印。 6.2 各部门主管和公司领导负责对分管范围的复印文件资料的内容、印张进行审查把关。 6.3 一搬文件资料的复印，经部门主管签字同意，即可交总经办复印。 6.4 机密文件资料的复印，须经公司分管的副总经理签字批准。 6.5 绝密文件资料的复印，必须经总经理签字批准。6.6 需要公开发表的文件，同内部印发文件一样，也必须事前按以上条款的规定办理审批手续。 按照统一的原则标准，将卷内所有文件分为永久、长期、短期三种不同的保管期限。6.7 文件资料的翻印除了复印，其他如打印、传真等，均应按复印的管理规定和要求执行。 应按照一定的规律排卷内文件，使文件保持条理性，一般要求是：7. 附件附件一：公司文件资料利用管理程序图附件二：公司文件目录表附件三：文件传阅管理工作内容一览图附件四：文件传阅单附件五：文件借阅管理工作内容一览图附件六: 文件借阅登记表附件七：文件复印管理流程图附件八：销文登记表公司文