合同管理操作手册-初版.doc

1、江苏省苏中建设集团股份有限公司应 用 手 册（合同管理）南通浪潮通用软件有限公司目 录第一章 相关内容规定21.1 项目分类21.1.1 一类工程21.1.2 二类工程21.2 合同编码21.2.1 代码结构及表示方法21.2.2 应用举例21.3 评审流程31.3.1 一类主合同评审31.3.1.1 流程文字描述31.3.1.2 流程图示31.3.2 二类主合同评审31.3.2.1 流程文字描述31.3.2.2 流程图示31.3.3 分合同评审41.3.3.1 流程文字描述41.3.3.2 流程图示41.3.4 顾客意见处理评审41.3.4.1 流程文字描述41.3.4.2 流程图示4第二章

2、 基础信息维护52.1 项目单位维护“甲方单位/乙方单位/相关单位”52.2 评审流程绘制“流程设计器”62.2.1 流程设计器下载62.2.2 流程编辑62.2.3 必须修改内容72.3 流程保存72.4 审批流设置8第三章 合同信息维护“主合同管理/分合同管理”9第四章 合同评审114.1 流程启动114.2 新建会签11第五章 合同信息管理145.1 基本信息145.2 合同交底155.3 领导意见155.4 合同条款165.5 变更165.6 进度175.7 发票、索赔、争议、保函175.8 审批记录195.9 相关文件19第六章 公司级合同管理216.1 合同信息管理216.2 合同

3、查询21第七章 顾客意见处理237.1 顾客意见处理237.2 顾客意见处理查询23第八章 往来信息管理25第九章 施工进度表27第十章 业绩资料平台2810.1 荣誉库2810.2 项目库29第十一章 督办31合同管理流程图：角色定义：项目部资料员：维护合同详细信息。分公司合同员：起草项目合同、分合同、顾客意见处理、往来信息管理、业绩资料平台、起草合同审批流程。总公司合同员：督办、顾客意见处理、业绩资料平台。分公司领导：进行合同审批、浏览本公司的合同台帐及分类统计、浏览顾客意见处理、业绩资料平台。总公司领导：进行合同审批、浏览全公司的合同台帐及分类统计、浏览顾客意见处理、业绩资料平台。第一章

4、 相关内容规定1.1 项目分类1.1.1 一类工程范围：合同总造价1亿元及以上，或建筑面积10万平方米及以上；1.1.2 二类工程范围：合同总造价1亿元以下，且建筑面积10万平方米以下。1.2 合同编码1.2.1 代码结构及表示方法合同编号采用四层数字表示。代码结构为：第1层第2层第3层第4层合同分类合同类型项目编号合同流水号主合同为1，分合同为2主分合同类型广梦项目信息的项目编号，与财务帐套编号一致01-99（1） 第一层：合同分类，表示项目合同分类代码的识别符，1为主合同，2为分合同；（2） 第二层：合同类型，表示项目合同类型代码的识别符；（3）第三层：项目编号，表示项目代码，通过广梦项目

5、信息的项目编号，必须保持与财务帐套编号一致；（4）第四层：合同流水号，表示按“项目编号”的同一“合同类型”，进行升序排列的项目合同流水号。1.2.2 应用举例项目名称：苏中建设南京分公司常州公司某建筑项目2008年签订主合同，合同类型施工总承包，施工合同唯一。代码： 14XXXXXX01= 1 4 XXXXXX 01代码的含义：1-（合同分类）主合同的合同分类为“1”；4-（合同类型）施工总承包的合同类型为“4”；XXXXXX-（项目部代码）本项目的项目编号为“XXXXXX”；01-（项目合同流水号）唯一或第一份合同编号为“01”。1.3 评审流程1.3.1 一类主合同评审1.3.1.1 流程

6、文字描述分公司合同管理员录入项目负责人评审分公司评审市场部评审总公司评审公司总经济师分管负责人归档1.3.1.2 流程图示一类主合同评审流程1.3.2 二类主合同评审1.3.2.1 流程文字描述分公司合同管理员录入项目负责人评审分公司评审分公司经理审批分管负责人归档1.3.2.2 流程图示二类主合同评审流程1.3.3 分合同评审1.3.3.1 流程文字描述项目部合同管理员录入项目部管理员评审项目管理部负责人评审分公司经理评审归档1.3.3.2 流程图示分合同评审流程1.3.4 顾客意见处理评审1.3.4.1 流程文字描述总公司或分公司人员录入相关部门处理评审（质安部、法律事务部、市场营销部）分

7、公司处理评审项目部处理评审归档1.3.4.2 流程图示顾客意见处理评审流程第二章 基础信息维护此栏目由分公司信息员进行管理维护。2.1 项目单位维护“甲方单位/乙方单位/相关单位”在创建项目前，首先需要维护所需的相关单位，如“业主单位”、“设计单位”等。1、选择往来单位信息管理：所有的往来单位都在往来单位信息管理中，将所有涉及的有关单位维护进来，统一管理。所有的单位从财务系统中维护，如果在往来单位信息管理中找不到相关的单位，找财务人员在财务系统中维护。2、选中某条数据，双击打开，录入往来单位基本信息，录入完成选择“保存”，如有附件可支持上传附件。2.2 评审流程绘制“流程设计器”2.2.1 流

8、程设计器下载2.2.2 流程编辑1、登录流程设计器，启动流程设计器，首先点击“数据库连接”，选择“加载已有流程清单”，在流程设计器中点击“打开流程”，找到预先设置的流程模板。2、此流程模板为标准流程，各区域公司可以根据自身实际情况进行调整，实现本区域公司内的合同评审。例如：增加新流程节点、根据实际情况调整走向（节点连线）、修改节点名称/属性等。2.2.3 必须修改内容除了过程节点可以调整外，有几处必须根据实际情况进行修改：1、“节点处理人”：双击其中一个过程节点，比如“分公司评审”，在工作者页面选择本区域公司的实际操作人员，可以是单人也可以是多个人。注：其他节点都应根据情况落实确定。2、“路程

9、属性”：点击流程属性节点，修改相应信息，选择该节点的上一节点。2.3 流程保存以上所有操作都是对本机流程的操作，因此需要保存到服务器上去。修改完成后点击“检查当前以保存是否完整”按钮，如果没有问题，点击“保存流程”中。 主合同的审批流程名称定义为XX分公司主合同一类审批流以及XX分公司主合同二类审批流； 分合同的审批流程名称定义为XX分公司XX项目管理部分合同审批流； 审批流名称定义为XXX顾客意见处理审批流（XXX可为XX分公司或者集团总部）；2.4 审批流设置当审批流设置完成之后，需要将对应的审批流和具体的单位以及单据挂钩，因此需要进行审批流设置。选择具体的单位，然后单据类型选择（主合同、

10、分合同或者顾客意见处理），流程选择匹配的流程（例如单据类型为主合同，流程就为对应的XX分公司的一类合同或者二类合同），最后点保存即可。第三章 合同信息维护“主合同管理/分合同管理”此栏目由分公司合同管理员进行管理维护。1、作为项目的主合同和分合同录入，需要确定合同的类型，是“项目主合同”还是“项目分合同”，然后选择主合同下的“主合同信息登记”还是分合同下的“分合同信息登记”。2、选择项目后填写主合同或者分合同的相关信息。主合同的基本信息直接输入，分合同需要先选择对应的主合同，然后再输入相关的基本信息。注：合同编码严格遵守“1.2”的相关规定，此处需要与财务系统挂接，因此保证编码的格式统一及唯一

11、性；“合同名称”根据合同类型、项目名称等输入。3、 合同的资金信息、甲方信息、乙方信息等相应录入，然后点击“保存”。第四章 合同评审此栏目由分公司合同员启动流程，分公司领导、总公司领导参与评审。4.1 流程启动合同基本信息完成后，并且上传相关附件，应当首先进行合同评审，首先点击“提交”。4.2 新建会签1、选择“该所需要流转的评审流程”（如果只有一个流程，就自动跳转到相关审批人员），然后点击“保存”。注：评审流程的详细描述参见“合同评审流程”，各分公司可以单独绘制；任务名称尽量简介、明了、统一。2、 当审批流提交到对应的人员审批时，打开主任的待办任务的“更多”，在未处理中可以看到目前需要审批的

12、单据。注：由于广梦系统和合同管理的待办任务进行集成，可以直接在广梦系统中的待办任务直接打开相关需要审批的内容。3、 打开审批单据之后，点击“审核”，进入审批界面，填写相关的审批意见，并且上传相关的附件，然后选择“同意”即是流程继续往下跳转，选择“停办”即是流程停止，将合同退回重新编辑修改，选择“驳回审批节点”即是可以返回到已经审批过的节点，然后选择“完成”。注：审批意见有时候填写过多，会导致在列表中显示不完整，可以双击对应的审批意见，会出现弹出框，显示完整的审批意见。第五章 合同信息管理此栏目由项目部资料员进行操作维护。点击主合同中的“主合同信息管理”或分合同中的“分合同信息管理”，进入合同列

13、表界面，通过查询找到对应的合同，然后双击进入，进行详细信息的补充。注：主合同审批完成在之后，需要进入主合同的详细信息界面，进入基本信息，点击“确认”，将合同中的相关信息回填到广梦系统中的项目信息中。5.1 基本信息此处为在合同维护时的基本信息，这里并不能修改。5.2 合同交底相关人员可以在此添加合同交底情况并且上传附件，确认人针对具体的合同交底点击确认。5.3 领导意见1、领导编写意见可以点击“新增”；2、相关人员回复意见，选中一条意见后点击“意见回复”即可；5.4 合同条款点击“附件”，可以将合同相关的合同条款进行上传。5.5 变更点击“新增”，可以将变更的相关信息进行填写，然后保存。5.6

14、 进度此处用来描述合同的执行进度或项目的执行进度，点击“新增”，填写相关内容，点保存。5.7 发票、索赔、争议、保函发票、索赔、争议、保函等栏目按照实际情况进行填报。5.8 审批记录这里专门用来查看该合同的评审记录，可以了解当时评审人的具体操作及修改意见，附件为审批过程中评审人上传的附件。5.9 相关文件建立类别，分门别类的进行附件上传，并可下载浏览。第六章 公司级合同管理此栏目由分公司领导、总公司领导进行浏览查阅。6.1 合同信息管理合同信息管理是对整个苏中集团所有合同的汇总。即在此模块中可以管理和维护所有的合同信息。根据授权范围的不同，各个用户看到的内容也不同，例如南京分公司的授权用户他只

15、能看到本分公司以内的各种合同。例如南京分公司的权限用户就只能看到南京分公司的所有合同台帐。选择合同后双击合同，也可以像合同过程管理一样浏览、管理和维护合同的具体内容。6.2 合同查询合同查询模块中建立了多种的查询条件，根据合同的名称、编号、状态、甲乙双方以及签订金额等等，都可以查询到在此条件范围内的合同，而且各个查询条件还支持模糊查询。合同查询到以后，用户可以浏览合同的详细信息。第七章 顾客意见处理此栏目由分公司或总公司人员管理维护。7.1 顾客意见处理打开顾客意见处理，然后点击新增，将顾客意见处理界面的内容填写完整，点击保存，然后上传附件，最后提交。7.2 顾客意见处理查询顾客意见处理查询模

16、块中建立了多种的查询条件，根据状态、项目名称以及类别等等，都可以查询到在此条件范围内的顾客意见处理记录，而且各个查询条件还支持模糊查询。顾客意见处理查询到以后，用户可以双击浏览顾客意见处理记录的详细信息。第八章 往来信息管理此栏目由分公司人员管理维护。在创建项目前，首先需要维护所需的相关单位，如“业主单位”、“设计单位”等。1、选择往来单位信息管理：所有的往来单位都在往来单位信息管理中，将所有涉及的有关单位维护进来，统一管理。所有的单位从财务系统中维护，如果在往来单位信息管理中找不到相关的单位，找财务人员在财务系统中维护。2、选中某条数据，双击打开，录入往来单位基本信息，录入完成选择“保存”，如有附件可支持上传附件。第九章 施工进度表此栏目由分公司或总公司人员管理维护。合同的基本信息粉色字体填写完整，以及合同的进度填写完整，可以自动生成施工进度表。打开施工进度表，输入需要查询的年度和月度，点击查询即可。第十章 业绩资料平台此栏目由分公司或总公司人员管理维护。10.1 荣誉库此处主要上传企业荣誉以及项目荣誉相关文件。1. 打开荣誉库之后，点击新增，然后填写相关内容，点击保存即可。2. 荣誉库可以通过荣誉名称，类别等信息进行模糊查询，在查询结果，双击具体的荣誉记录，可以