行政管理人员的修炼7.ppt

1、1,第七讲 办公室事务,2,课程安排,办公室环境的布置 邮件的收发与传阅 妥善安排约会,3,办公室环境,办公室布置的原则 办公室用品的选购与摆放,4,点评,根据这段有关办公室布置的影片，点评这间办公室布置的优、缺点,5,办公室布置的原则,办公室要布置得整齐洁净，采光良好。 走道上不要放置有碍行走的物品。 办公桌椅柜架的排列应 采用直线对称式。 使用同一规格的档案柜， 高度一致，增进美观。,6,办公室布置的原则,将电脑、传真机、复印机等大件办公设备，安置在一个区域内，便于电源接线、管理和保养。 办公室的百叶窗应调整保持一个角度。室内照明灯光应统一。空调温度应保持在度之间，湿度应保持在。,（续上表

2、）,7,办公室布置的原则,办公室的地毯、桌面、桌椅应保持一种色彩的协调。在办公室内点缀挂一些装饰画和放置一些自然或人工的绿色植物。 办公桌和办公区域要保持清洁。,（续上表）,8,办公用品的选购与摆放,选购办公用品的原则 办公用品的基本配备 办公用品的摆放原则,9,选购办公用品的原则,一、是满足工作要求 二、是提高工作效率 三、是节约人工费用 四、是树立企业公众形象,10,根据以上原则，列出办公室需采购的办公用品清单,小组讨论：,11,邮件的收发与传阅,邮件收进的程序和要求 邮件的发出,12,小组讨论,如果录影中那封信是给上司的，请评论这位行政人员的做法有哪些不当之处？ 讨论作为行政人员，正确的

3、收进信件程序是什么？,13,收信件细节,上司或同事的私人信件原封送交。 “误拆”应立即封口、签名、致歉 裁开或剪开封口，保持信件完整 检查信封内有无单据或名片，避免遗漏 如有必要，可以登记信封的信息,14,邮件收进的程序和要求,分类 拆封 登记 分送 阅办,15,请每组设计一份邮件登记表,实战演练：,16,邮件登记表,17,资料、邮件分送,上司亲收件要立即呈送 部门信件交到负责人手中 传阅资料请附上签字单,18,阅办,仔细认真，重点要圈划 长篇要进行摘要 适当提出拟办意见 办毕保管备查,19,观看录影片段一,评论这位行政人员的做法说明了做行政工作的什么特性？,20,讨论这位行政人员的工作应该如

4、何改善？,观看录影片段二,21,邮件的发出,内容校核 信封、封皮查对 邮件寄发,22,妥善安排上司约会,约会安排的原则 安排约会需要注意的细节,23,安排约会的原则,配合上司的时间表 分辨轻重缓急 酌留弹性 处理好变更的约会,24,观看资料片一、二,请指出这位秘书在安排上司约会时体现了哪些原则？,25,安排约会需要注意的细节（一）,有些时间不宜安排约会。,出差回来当天 周末或假日 临近下班,26,下班前将第二天的约会事项填进小卡片，一张交给上司，一张交给司机，一张自己保存。,安排约会需要注意的细节（二）,27,及早备妥约会所需的资料，并在适当的时间请上司过目。 特别重要的约会在接近约会时间前，应与对方再联络，以确保约会的顺利进行。 约会场所和招待事宜有时也要秘书负责。,安排约会需要注意的细节（三）,28,安排约会需要注意的细节（四）,按照需要，记录会面内容。 保留会见人联系资料，以便万