企业内部审核的管理原则.ppt

一、课程目的,2.确保公司内审员的水平和内部质量管理体系审核的质量，满足内审员培训的需要。,1.培养一批内部质量管理体系审核员。,2.培养一批能掌握质量管理体系审核的程序及审核技巧。,目录,一、基本概念二、审核实施三、审核技巧四、不符合项报告五、原因分析、纠正措施六、内部审核报告,一、基本概念(Termsanddefinitions),1、审核(audit)2、审核的类型3、审核组成员4、符合与不符合5、审核任务6、审核目的7、审核员类型,1、审核(audit),Systematic,independentanddocumentedprocessforobtainingevidenceandevaluatingitobjectivelytodeterminetheextenttowhichauditcriteriaarefulfilled.为获取和客观地评价证据，以确定满足审核准则程度的系统的，独立的和文件化的过程。,审,核,标准、文件规定的,客观证据（您所做的）,2、审核的类型,包括：1）第一方审核；2）第二方审核；3）第三方审核；,1）第一方审核,内部审核。即组织内部进行审核，目的是检验体系运行的有效性、持续适用性，提高效率与效益；,2）第二方审核,客户审核。即客户对组织进行审核或组织对供应商进行审核，目的是增加订单。,3）第三方审核,由独立公正机构进行的审核。目的是获得ISO9001证书，提高组织的对外形象。,3、审核组成员,1）、审核员（auditor）：有资格和能力实施审核的人员。资格：审核员所具备的个人素质、最低教育程度、培训、工作和审核经验及能力的组合。2）、审核组长（LeaderAuditor):指定为管理质量审核的审核员。,4、符合与不符合Conformityandnonconformity,符合即满足规定的要求；不符合即不满足规定的要求；包括规定要求中的一个或多个质量特性【包括可靠性、信赖性】或质量体系要素发生偏离或不存在。,5、审核任务,被审核的系统、产品、过程、服务是否符合或实用？系统的运作是否符合已建立的质量体系文件？质量体系是否有效性？一个审核，除了验证符合性（conformity）之外，还需评估方法的有效性（effectiveness）。,6、审核目的,没有发现不足的地方，确认符合性；已经发现不足的地方，引进纠正措施；有可能出现问题的地方，采取预防措施。,7、审核员类型,内部审核员Internalauditor审核员Auditor主任审核员Leadauditor,二、审核实施,1、审核形式2、审核步骤3、现场审核4、内部审核报告,1、审核形式,1）、文件审核：编制的文件是否符合标准的要求；2）、现场审核：是否按照文件规定的要求有效地实施。,2、审核步骤,1）、选择审核组成员，组成审核组2）、命任审核组长3）、制定审核计划4）、编写核查表5）、审核实施6）、不符合项纠正跟踪7）、提交审核报告,1）、选择审核成员，组成审核组,审核员应当具备资格（培训合格、经验丰富、熟悉业务）；尽可能地来自各（不同）部门；独立公正。,审核组成员,审核小组的成员保持独立性原则，也即审核员不可只来源于一个部门；审核员不能审核本部门。,2）、命任审核组长,从审核组内审核员中挑选；具备相应的能力（审核员的素质，组织能，分析问题和解决问题的能力）。,审核组长的职责,编制审核计划；联系确定审核事宜；控制、调整、协调审核进度；主持小组内部会；讨论、审定不符合项；主持召开审核的见面会和总结会；完成审核报告。,3)、制定审核计划,审核计划（auditprogram）：在计划时间框架内应当实施的一组审核。由审核组长制定；审核计划主要用以明确审核依据，标准；审核范围；审核小组组长；审核员分工；审核内容；,审核计划（续）,审核日期；审核时间分配，时间的分配应考虑必须根据审核活动的状况和其重要性来考虑；审核部门；审核要素。,审核计划（续）,审核计划应当提前一定的时间（如三天或一星期）下达到被审核部门并取得一致审核安排！被审核部门应当按照审核计划认真准备有关记录，按时接受审核组的审核。,4）编写核查表,由审核员根据审核组长分配的任务制定相应的核查表核查表包括：要素核查表：以要素为线索，对其要求进行分解。部门核查表：依据部门的职能，参照ISO标准的要求，对每一部门的要求进行分别陈述。,3、现场审核,1）、见面会2）、现场审核（中间会议）、（现场审核）3）、内部会议4）、总结会5）、审核技巧6）、不符合项报告7）、原因分析、纠正措施,1）、见面会（Openmeeting）,组长主持：人员介绍；出席人员签到；介绍审核的目的、依据、范围；介绍审核计划；明确注意事项；确定陪同人员；说明中间会议和总结会的时间等。,2）、现场审核,收集客观证据；掌握审核范围；控制审核时间；客观、公正、不悲、不抗、有理有节注意记录,3）、中间会议与内部会议,中间会议：当天将情况通报给被审核部门，减少总结会的时间；内部会议：在总结会之前，一般会召开审核小组的内部会，供审核员讨论相应的发现，以及书写不符合项报告，一般的控制时间为半小时左右。,4）、总结会（Closemeeting）,出席人员签到；感谢审核部门、人员的支持；重申审核的目的、范围和依据；说明审核是抽样活动；肯定被质量保证上的的优点和成绩；由审核人员报告不符合项；征求被审核部门意见；请管理代表在报告上签字；商定未仅事宜；再次感谢；结束会议。,三、审核技巧,时间控制：无特殊情况，务必按审核计划执行，一方面方便其它部门安排工作；一方面不影响总体时间。紧急处理：紧急情况，如被审核部门无人接待、突然发现严重缺项需要增加时间、审核员因病不能审核等等。对审核员不能妥善处理的，向审核组长及管理代表请示。,1、获取客观证据的技术,客观证据：支持某一事物的存在或真实性的资料。可通过观察、测量、试验或其它方式获取。客观证据是审核员作出符合与不符合的依据，务必实事求是。获取证据的方法可采用：看、闻、问、切。,获取客观证据的技术（续）,看：利用眼睛和经验，可以通过观察、审查发现问题。查文件：如文件是否为有效版本；是否受控；是否有未经授权的更改；是否经过授权批准；作业指导书是否足够；内容是否适当；计量证书是否有效；质量记录是否完整等等。看现场。操作、及设备状况是否与文件一致；产品标识、检验标识、合格品与不合格品隔离是否合适。,获取客观证据的技术（续）,闻：在某些情况下，闻将有助于获得证据；尤其在化工、食品等领域。,获取客观证据的技术（续）,问提问是除了观察之外又一个有效的获取客观证据的手段。任何人回答的如果是它工作职责之内的工作，都可以作为客观证据。从回答问题的方式看，提问包括2种：一种为陈述性提问；一种为是非性提问。,获取客观证据的技术（续）,切：即亲自动手。如，对检测仪器，用同样的产品进行比对。如果我们用2台计量合格仪器检测产品，结果发现用一种仪器检测后不合格，那么很可能计量系统有问题。,2、提问方式,陈述性提问：即开放性提问，如，“请您介绍以下您的日常工作”5W1H=WhatWhyWhenWhereWhoHow什么为何何时何地谁如何即记叙文中的时间、地点、人物、经过SHOWME=做我看看、请示范一下询问时注意记录：没听清楚多问一遍。,提问方式（续）,即封闭性提问，如，“您是否将所有的仪器送外计量？”，回答只能为“是”或“不是”。假设问题：对从没有客户退货的公司问“客户有退货如何处理？”真实问题。真实问题如，“检验不合格后怎么办？”,3、抽样技术,随机性：如随机地抽取一个检测仪器，几份记录，随机地问几个工人等；全面性：抽样应当覆盖计划要素；抽样数量：一般说来，抽取3-10个样品，即可作出结论；如果在样本中发现了问题，可以扩大抽样，以判断是偶然性问题还是系统性问题。,四、不符合项报告NCRNon-complianceReport,1、不符合项分类2、不符合报告的写法3、不符合报告的式样,1、不符合项分类,Critical极严重、致命；Major严重、主要；Minor轻微、次要；Observation观察。,不符合项（1）,Critical极严重、致命：如遗漏了关键工序,不符合项（2）,Major严重、主要：与质量体系标准严重不符（丢失要素）；或可导致系统失效；或会产生严重后果；或违反质量体系要求的一般性不符合项数量太多。,不符合项（3）,Minor轻微、次要：与质量体系标准要求轻微不符或违反质量体系要求的孤立事件。,不符合项（4）,Observation观察：认为有问题，但在审核之中没有确实的不符合证据。被审核方可以不对观察向进行纠正。,2、不符合报告的写法,5W1H：描述客观证据与不符合；用现场的术语；尽可能用ISO标准语言；写明必