金杜劳动法专栏以协商解除的方式进行大规模减员项目的准备工作要点

金杜劳动法专栏：以协商解除的方式进行大规模减员项目的准备工作要点李凡 北京市金杜律师事务所企业一旦决定要启动一个大规模裁员项目，往往会把主要精力放在研究裁员方式、相关补偿、具体执行安排及相关法律文件上，而忽视了准备工作的重要性。事实上，周全、充分的准备能够大大减少裁员的阻力，有利于尽早发现并提前解决潜在问题，避免产生群体性事件或纠纷，帮助企业在裁员项目中实现平稳过渡。 由于实践中大规模减员普遍采用协商解除劳动合同的方式，我们就这种情况总结出了准备工作的一些经验，以供参考。 一、内部调查与沟通对目标员工有清楚全面的了解，是实施减员计划的基本前提。每个目标员工的情况都不一样，对于减员计划以及相关补偿方案的接受程度也会有所差异，所以需要公司根据员工的情况准备相应的对策。建议公司先通过人力资源部门对目标员工进行全面摸底和调查，包括但不限于目标员工的工作年限、任职部门和职责、主要个人信息目前是否处于“三期”或医疗期、是否在工会中担任职务、劳动合同中有无特殊约定的条款(例如约定离职时公司要给予额外补偿)、是否有未结算的加班费等。此外，还要了解目标员工直接主管的意见。他们对于员工的情况和需求最为了解，从而可以估算目标员工对于减员的心理预期。 在调查的同时，也要重点关注目标员工是否有违纪的情况，是否有足够的资料证明其不胜任工作，或者是否在工作中出现过错并导致客户投诉等情况。公司通过这些信息可以在协商不顺利的时候对员工适当施加心理压力，或者在协商不成后采取如单方解除劳动合同等替代性的减员方式。 在这样的调查过程中，公司也将有机会与目标员工的主管或其他相关管理人员充分沟通初步拟定的减员计划，征询他们的意见，以在减员相关事宜上达成共识，并在减员计划实施过程中向员工统一口径，并确定由专人负责对外回答员工提问，避免因不必要的误解、传言扰乱人心，减少减员计划实施的难度。 当然，这种内部调查与沟通都要在较为平和的状态下进行，不要造成公司内部的紧张气氛，同时要做好保密工作，以防目标员工对减员计划有所知悉并采取应对措施而加大减员计划的实施难度。 二、确定启动时间减员计划的实施时间对于能否顺利完成计划有着不容小觑的影响，选准有利的时机将为公司有效降低风险。基于我们的经验，如果目标员工工作所在地劳资关系紧张，罢工潮、劳资关系集体性事件多发，那么员工容易受到环境影响，在协商过程中可能会较难接受公司提议的补偿方案，甚至受周边企业员工的启发或煽动而采取过激的行为；同时，在这段时期当地劳动部门也会对企业解除劳动关系的行动采取谨慎监察的态度，加大了公司获得劳动部门支持的难度。 此外，重大政治经济事件筹备和进行阶段也不适合采取大规模的减员行动，例如举行全国或地方性政治会议、承办国际性重大体育赛事等。在这类事件前后，地方政府和相关部门会维稳意识加强。一旦员工向有关部门提出诉求，公司可能会被这类部门施加压力。因此，需要密切关注这类重要事件，及时调整减员计划的启动时间和后续工作安排，避开维稳重点时期。 三、与工会沟通减员计划对于协商解除劳动合同来说，法律并未要求用人单位向工会说明或报备。然而，提前与工会沟通减员方案并听取工会的意见，能够获得他们的理解和支持，并能在必要时对减员计划的实施提供有力协助，配合用人单位的工作，包括劝服员工、与公司统一口径、向公司及时报告员工的想法和情况等。一旦协商不成后公司决定单方解除目标员工，工会也可以在接到通知后及时给予正面的反馈并出具同意函，以帮助公司完成法定的程序要求。 四、向有关政府部门报备减员方案就协商解除这种方式而言，法律并不强制要求用人单位向任何政府部门报告减员事宜。基于我们处理过的案例，相关政府部门会密切关注较大规模的减员活动，也会根据他们的经验提供一些良性的建议。因此，公司可以考虑在初步拟定了减员方案后，联络并当面拜访当地的街道、当地劳动局以及派出所，向其介绍、解释公司的经营状况、减员计划，强调会严格按照法律规定处理，听取他们的建议，并争取他们的支持和配合，例如在员工前来咨询时政府部门作出的解答与公司计划不冲突，以及派出所或其他部门能对员工的过激行为及时响应并协助控制现场等。 五、选择合适的通知及协商场所一般而言，公司会在一对一协商之前就大规模减员的计划和协商安排向员工告知。如果是集中通知，建议公司提早对通知员工的地点做好安排准备。这类场所不要存放任何设备、重要文件或贵重财产，以防被目标员工在情绪激动时破坏、抢夺、毁损。最好安排在非开放的室内进行，以便公司对场面有所控制。同时，要事先清场，并与其他员工的工作区域相隔离，排除干扰。视员工数目而定，会议室、食堂、员工活动室等都可以作为合适的通知说明地点。而在与员工一对一协商时，单独的小会议室即可满足谈判的需要。 六、制作一份完备的问题回答模板为确保人力资源部门职员以及管理层在与员工口头沟通时答复一致，可以制作一份涵盖员工可能提出的各种问题的答复模板供答复员工时使用，包括公司减员的原因、方式、补偿方案、补偿金的计算、协商沟通程序的安排、其他福利待遇等等。同时，在员工提出任何答复模板之外的问题之时，应当禁止公司管理层或人力资源部门职员随意作出回答或承诺。在收到员工提出的超出回答模板之外的问题时，应当第一时间与专人以及律师联系。 七、事先安排支持部门员工的工作 为使减员计划的通知以及协商过程顺利进行，还要事先对相关支持部门的工作做好安排。如果公司认为必要，在通知及开展协商时可以安排一定的保安在场，协助维护现场的秩序，并及时有效地处理员工过激的行为。一旦员工同意协商解除劳动合同，或者公司采取其他方式与员工解除了劳动关系，那么IT部门、人力资源部门及财务部门的员工要根据签署的协商解除协议或其他相关文件的要求，及时为员工办理离职手续，如收回电脑、文件、门卡，办理退工，完成报销等事宜。 八、安排通知事宜向目标员工告知减员计划通常安排在正常工作时间内，可由员工的部门负责人口头召集或事先通知其至指定地点；如果目标员工在召集时并不在公司，可以通过电话通知。对于拒绝参加会议的或未能通知到的目标员工，部门负责人应立即反馈给人力资源部门，由其汇总信息，向拒绝参会人员或未收到通知的员工通过快递寄发书面信函以通知该会议的召开，书面信函中也要写明减员计划、补偿标准以及协商时间安排，通知其届时来参加协商。快递封面上要注明内含的文件内容为减员通知，公司保留快递单据。 九、开设咨询热线热线电话的使用能在早期及时发现并有效解决潜在矛盾。这不仅为目标员工提供了就切身利益提出问题的畅通渠道，也能让未列入裁员计划的员工了解情况并消除忧虑，还让公司有机会向目标员工提供及时一致的答复。而且，从目标员工提问的内容中，公司可以获知员工的关注和诉求，并从中及早发现任何与减员相关的风险，从而采取相应措施予以应对。我们建议从告知减员计划当天起，在正常工作时间内面向所有员工开设一部热线电话，持续一段时间。由于人力资源部门的员工对于这类问题的处理较有经验