浅谈中小企业货币资金内部控制存在的问题及对策分析

- 浅谈中小企业货币资金 内部控制存在的问题及对策分析 【摘要】货币资金是单位流动性最强、控制风险最高的资产，是单位生存与发展的基础。完善而有效的货币资金内部控制制度，对加强单位经营管理、保护单位财产安全、保证单位会计信息真实、完整等具有积极的促进作用。目前, 货币资金失去有效控制是中小企业普遍存在的问题, 为了解决这种现象, 必须建立一套完整的内部控制制度, 同时也必须加强会计人员管理, 提高会计管理水平。【关键词】 中小企业 货币资金 内部控制 精选资料 货币资金的内部控制是企业为了维护资产完整, 保证会计信息和财务活动合理合法, 实现经营目标, 在企业内部建立的各项制约机制。货币资金是企业资产的重要组成部分, 是其中流动性最强的一种资产, 它具有交换和流通的手段, 又可以当作财富来储蓄, 极具被挪用和侵吞性, 因而建立良好的货币资金内部控制制度尤为重要。中小型企业由于所有权和经营权密切相关, 加上规模小、业务收支频繁, 会计核算简单, 会计人员素质不高, 制度不健全,货币资金就可能失去有效控制。在实际工作中主要表现在以下几个方面： 一、会计出纳岗位职责不清 有的单位出纳除了现金收付、银行存款的存取等本职工作外, 同时保管会计印章; 有时会计也收取现金, 一个人办理资金业务的全过程。甚至有的一个人身兼会计、出纳、保管员等数职。会计岗位职责不清, 缺乏相互牵衡机制, 容易出现漏洞, 资金安全得不到保障。二、报销审批制度不严 中小企业由于机构小, 往往是领导一个人说了算,“一支笔”审核主观随意性大, 有的滥批人情款, 使一些不合理、不合法的开支得到报销。领导权利过于集中, 其他人员的审核形同虚设, 民主理财没能真正从制度上得到体现。3、 会计人员素质不高 中小企业的会计绝大多数是“半路出家”, 没有经过系统的会计专业学习, 有的甚至没有取得会计从业资格, 从而导致所做的帐是糊涂帐, 别人根本无法看懂, 会计资料乱、缺、脏现象严重。有的会计法制观念不强, 违反财经纪律时有发生。三、货币资金内控制度不健全 1. 原始凭证不规范。出纳人员在开具收据或发票时图简单, 未按规定的内容填写如交款人(单位)、交款时间、事由等。有些单位在开具收据时混乱, 或者将存根联记帐, 记帐联撕给对方; 或者将下一收据的二、三联撕下来在上一收据号套开; 有些单位开具的收据只有两联; 本单位的收据由客户填制作为本单位现金付出的凭证。更有甚者, 有的原始凭证是人为捏造的虚假发票。 2. 登记入帐不及时。由于中小企业会计人员少, 货币资金的业务流程没有按严格的程序办理。出纳人员凭经办人员的原始凭证支付或收取现金, 当月底出纳将所做的收、付款凭证交给会计, 然后会计以出纳的收、付款凭证编制记帐凭证。这样, 就有可能出纳、会计做账时间不在同一个月, 造成出纳与会计的现金和银行帐核对不一致。 3. 现金支出超出规定范围。在中小企业中, 1000 元以上乃至上万元的开支都用现金结算的现象比较常见。有的私借公款几千元甚至上万元长期不还。 4.“借款抽单”现象。所谓“借款抽单”, 即单位的出纳人员在办理单位人员因公出差业务过程中, 在收取借条支付现金后, 压下借条, 不编制付款凭证, 不登记现金日记帐;在借款人按数全额归还时, 出纳受妥现金后, 即将还款人的原借条归还给借款人员。 由于以上因素的影响, 造成大部分中小企业货币资金的流动情况不实, 会计人员从中舞弊、贪污、挪用资金现象严重, 损害了企业的利益。因而, 企业必须加强对货币资金的管理, 建立良好的内部控制制度, 以达到确保全部应收进的货币资金均能收进, 并及时准确地予以记录; 全部货币支出是按照经批准的用途进行的, 并及时正确地予以记录; 库存现金银行存款报告正确, 并得以恰当保管; 正确预测企业正常经营所需的现金收支额, 确保企业有充足又不过剩的现金余额目的。那么, 如何加强中小企业货币资金有效的内部控制, 我认为应从以下几方面入手：一、建立一套完整的内部控制制度1. 建立货币资金的岗位责任制。明确相关部门和岗位的职责、权限, 确保办理货币资金业务的相互制约和监督。各单位会计、出纳必须分设, 出纳负责本单位货币资金的收、付, 负责保管各种空白收据、支票、发票等; 不得兼管稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务的登记工作; 其他职员不得接触支付前的现金。涉及物项的收付和记录的会计核算业务必须由两个或两个以上的会计人员分别办理。 2. 建立严格的货币资金管理制度(1) 现金管理制度。企业出纳人员必须严格执行现金管理暂行条例规定, 企业每日的库存现金不能超过核定的库存现金, 超过部分应及时送存银行, 防止失窃或挪用现象发生; 超过规定限额以上的现金支出一律使用转帐支票结算,相应建立支票申领制度, 明确申领范围、严格申领批准及完备支票签发和报销手续等出纳人员必须根据收付款凭证,按业务发生顺序逐笔登记“现金日记帐”, 日清月结, 帐款相符, 严禁白条抵库。 (2) 银行存款管理制度。企业应按规定在银行开设和使用存款帐户。基本存款户主要用于办理日常的转帐结算和现金支付。一般存款户用于办理转帐结算和存入现金, 不能支取现金。临时存款户是存款人因临时经营活动需要开立的帐户, 如企业异地产品展销、临时性采购资金等。专用存款帐户是单位因特殊用途需要开立的帐户, 如基建资金、农副产品资金等, 销货款不得转入专用存款帐户。企业不得为还贷、还债和套取现金而多头开立基本存款帐户; 不得出租、出借帐户; 不得违反规定在异地存款和贷款开立帐户; 不得公款私存。 (3) 建立科学合理的帐务处理程序, 使各会计核算环节相互制约, 还要相应地制定如支票、本票、汇票等银行结算凭证及印章等保管制度, 力求实行钱、帐、物分管制度。这样可以起到防止舞弊、堵塞漏洞、保护现金的作用。 3. 建立严格的授权审批制度 现金支出审批手续的规范化、制度化, 可以减少某些不必要的支出, 防止侵吞和挪用行为发生。目前, 各单位的财务开支大都是先由单位负责人或分管财务的领导签批报销后,再由会计机构负责人审核记帐。我认为, 单位财务开支原始凭证不合法、不规范、白条入帐、贪污挪用等违法会计行为屡禁不止, 一个重要的原因就是这种“自上而下”的票据审批程序造成的。如果采取先由会计人员审核, 会计人员主要审查原始凭证的真实性、完整性、合法性, 再经领导审查是否与企业经营业务有关, 是否同意报销。变“事后监督”为“事前监督”, 这样既增强会计人员的责任感, 有利于发挥会计的监督职能, 又能及时有效地打击违法会计行为。 4. 建立相应的内部审计制度 内部审计既是内部控制的一个组成部分, 又是内部控制的一种特殊形式, 是在一个组织内部对各种经营活动与控制系统的独立评价, 以确定既定的制度是否贯彻, 建立的标准是否遵循, 资源的利用是否合理, 以及单位的目标是否达到。内部审计不仅是内部控制的有效手段, 也是保证会计资料真实、防止贪污腐败行为的重要措施。货币资金的内部审计的目的在于保证货币资金收付的安全进行, 并检查和督促企业在钱帐分管、审批报销及货币资金管理制度的执行。没有条件的企业没有设置专门的内部审计机构也要指定人员或领导亲自不定期地检查会计工作, 可以通过抽查盘点库存现金, 核对银行存款来查看钱帐、帐帐、帐实是否相符以及会计资料的整齐、完整等情况来判断会计人员工作的好坏。 二、加强会计人员管理, 提高会计管理水平 会计人员是内部控制的具体执行者, 会计人员的素质是决定货币资金内部控制效果的决定性因素。即使内部控制不尽完善, 如果有了认真负责有能力的会计人员, 也能起到良好的控制作用。反之, 一个设计再好的制度, 也会因人有意舞弊或不去执行而失去作用。提高计人员的素质, 一是要强化会计人员的法制观念和职业道德观念; 二是要提高会计人员的业务素质。企业的会计人员必须要有会计证, 这是对会计人员的最起码要求。其次, 会计人员要不断的进行后继教育与学习。倡会计人员终身教育的观点, 切实帮助他们提高素质, 积累经验, 更新知识。 另外, 会计人员的工作岗位要定期进行轮换, 特别是出纳岗位原则上每两年轮换一次。 三、社会要为企业内部控制创造良好的外部环境 1. 对一些会计机构设置不很规范或不设会计机构的企业, 国家可以统一规定实行代理记帐。这样, 既规范了企业的会计行为, 保证了企业会计信息的真实准确, 又可以防止会计人员舞弊、贪污等行为发生, 还可以避免偷税漏税。 2. 积极推行会计委派制度。委派专业知识扎实、工作能力强、政治素质高的会计下企业, 参与企业生产经营活动的管理, 对中小企业来说, 解决了企业会计水平不高、会计