部门管理手册

江苏爱特福集团 采购部门文件类别三级编制时间2001-4-20编 制岗位名称人员编制会签采购经理1 采购主管1 供方管理1外购采购员2外协采购员4采购统计员2批准目 录一、采购重要性及总体目标.3二、采购组织机构图.4三、岗位说明书.5-10四、行为规范.11五、工作纪律.12六、人事.13七、奖惩条例.14八、2001年下半年采购策略计划.15采购管理重要性及采购总体目标一、 控制采购环节的重要性： 1、良好的科学采购环节控制，可以促使采购环节中购买费用的降低，订货费用的降低，进货费用的降低，良好的科学环节控制，可以大大降低企业的生产成本，给企业带来很大的经济效益。二、 采购管理的重要性：1、 物资采购为企业保障供应，维持正常生产，降低缺货风险创造条件。2、 物资采购供应的质量好坏直接决定着本企业产品质量的好坏。3、 物资采购的成本构成了物资成本的主体部分。4、 物资采购是企业和资源市场的关系接口，是企业外部供应链的操作点。5、 物资采购是企业与市场的信息接口。6、 物资采购企业科学管理的开端。三、 采购管理的总体目标：1、 提供不间断的物料流，以便使公司整个组织正常的运转。2、 使本公司存货和损失保持最小。3、 保持并提高质量，达到公司采购部门对采购的要求。4、 发现或开发有竞争力的供应商。5、 当条件允许的情况下，协同技术部门将所购的物料标准化。6、 以最低的总成本获得所需的物资和服务。7、 与本公司生产/质保或其它职能部门建立和谐而富有生产效率的工作关系。8、 以可能的最低水平的管理费用来完成采购目标。四、 建立采购管理组织的重要性： 1、建立起一个完善的采购管理组织，有利于精简机构、缩短了管理流程，做到分工明确，权责分明，事事有人管，可以提高工作效率。 2、建立起一个完善的采购管理组织，有利于深入研究企业管理工作的规律，形成采购管理工作的标准规范和一系列的规章制度，指导企业日常采购管理工作和业务工作的正常进行五、采购部门业务工作范围如下： 采购体系建立/完善/持续改进 前期采购策划与供应商布点 供应商选择评价 采购订单编制 采购交期控制 供应商业绩考核 供应商质量改进 采购成本控制 供应链方案策划与实施 第 3 页 共 17 页采购部经理采购部岗位结构图外协采购员供方管理外购采购员采购统计员采购主管第 17 页 共 17 页岗位说明书一、岗位资料 岗位名称：经理所属部门：采购部直属上级：采购部门总监定员人数：1岗位性质：管理人员岗 位 人：X X X二、岗位资格资历学历专业年龄外语工作经验大专及以上采购/管理类30岁以上5年以上工作经验基本素质1、 认同公司的企业文化与发展目标。2、 品德良好，具独立思考与判断能力3、 具有部门沟通协调能力。4、 企业规章制度；5、 6S管理。应知知识1、 采购工作流程。2、 招投标采购知识。3、 合同法与法律知识。4、 采购人员工作分工及职责知识。5、 ISO体系知识6、 采购人员考核指标。7、 了解家具行业分布情况。应会知识1、 采购谈判技巧。2、 供应商开发管理能力。3、 采购部门部门整体策划及紧急应对能力。4、 成本核算能力。5、 合同评审能力。6、 供应商业绩评价能力。三、岗位职责序工作内容和职责权限123456789明确采购各主管/外协采购员/外购采购员/采购统计员职责， 明确采购管理部门与其它部门相关岗位的接口工作和职责；组织人员进行相关岗位职责和工作程序培训；负责对本部门人员岗位职责执行情况进行考核；负责落实公司对外协外购件及供应商管理的要求，统一管理方法，有效监控实施；负责批量供货中异常情况和紧急采购事项的跟踪工作；负责供应商供货业绩的定期评价，调整供应商的配套份额；负责采购成本控制、大型项目的采购及供应商优化工作。负责合同的审核及价格评审工作执行执行执行监督执行监督执行执行执行四、 岗位工作程序1、 供应商选择评价与控制过程。2、 采购控制程序。3、 供应商业绩评价办法五、 岗位指标1、 年成本下降率2、 供应商产品质量一次性合格率3、 供应商产品交货及时率岗位说明书一、岗位资料 岗位名称：采购主管所属部门：采购部门直属上级：采购经理定员人数：1岗位性质：管理人员岗 位 人：二、岗位资格资历学历专业年龄外语工作经验大专及以上采购/管理类25岁以上3年以上工作经验基本素质1、 认同公司的企业文化与发展目标。2、 能够服从领导管理。3、 品德良好，具独立思考与判断能力。4、 企业规章制度。5、5S管理。应知知识1、 采购工作流程。2、 供应商开发流程知识。3、 合同法及法律知识4、 招投标采购知识。5、 懂ISO9000TS/16949质量体系知识。6、 了解化工/机械行业知识应会知识1、 采购谈判技巧。2、 供应商开发管理能力。3、 成本核算能力。4、 供应商业绩评价能力三、岗位职责序工作内容和职责权限12345678负责新产品外协外购件/原材料的前期开发管理工作；负责新供货厂商的寻找和开发工作；负责新外协外购件的询价及核价工作；负责新供货厂家协议的签订；负责首件首批样件确认工作。负责供应商供货业绩的定期汇总，协助经理做好供应商评价工作负责供应商培训的安排。负责采购部门门与其它部门的供应商质量问题的整改工作。执行执行执行监督监督执行执行执行四、 岗位工作程序1、 供应商选择评价与控制过程。2、 采购控制程序。3、 供应商业绩评价办法。五、 岗位指标1、新开发供应商质量合格率。2、供应商开发一次性成功率。岗位说明书一、岗位资料 岗位名称：外协采购员所属部门：采购部门直属上级：采购经理定员人数：2-1岗位性质：科员岗 位 人：二、岗位资格资历学历专业年龄外语工作经验中专及及以上机械/电子类25岁左右2年以上工作经验基本素质1、 认同公司的企业文化与发展目标。2、 服从领导工作安排。3、 5S管理。4、 企业规章制度。应知知识1、 采购工作流程。2、 产品的构造知识。3、 新产品开发程序知识。4、 合同法与法律知识。5、 懂质量体系知识。应会知识1、 采购谈判技巧。2、 成本核算能力。3、 供应商开发与管理能力。4、用电脑处理数据能力。三、岗位职责序工作内容和职责权限123456负责评审新外协及外购件送样和采购计划，做好？项目等几大类的采购工作。负责参与新产品开发阶级输入输出、设计方案及制造可行性等评审工作；参与新产品外协外购件开发，与技术部门确定初始材料清单及供货厂家。负责不合格品处理，采购交期的控制。负责我司生产部门与供应商之间的技术/质量信息及时有效的传递和处理；统计供应商交货状态并定期汇总。负责个人所管辖物品市场最佳供应商的寻找负责协助经理做好部门人员管理，成本控制。执行执行执行执行执行执行四、 岗位工作程序1、供应商选择评价与控制过程。2、采购控制程序。3、供应商业绩评价办法。五、 岗位指标1、？件类交货及时率2、？件类产品一次交验合格率岗位说明书一、岗位资料 岗位名称：包装类采购员所属部门：采购部门直属上级：采购经理定员人数：2-2岗位性质：科员岗 位 人：二、岗位资格资历学历专业年龄外语工作经验中专及以上-25岁左右1年以上工作经验基本素质1、 认同企业文化与发展目标。2、 服从领导安排。3、 5S管理。4、 企业规章制度。应知知识1、 熟悉采购工作流程。2、 熟悉香料、塑料原材料的品种与特性3、 熟悉包装类产品特性知识。4、 质量体系知识。应会知识1、采购谈判技巧。2、成本核算能力 。3、供应商开发与管理能力。4、供应商业绩评价能力。5、 用电脑处理数据能力。三、岗位职责序工作内容和职责权限123 4负责香料、塑料、橡胶、包装等供应厂商的查找及初步调查评审；并向供应商发放采购文件，通知送样及进度跟踪；并签订技术、质量、价格、配套协议。负责评审各部门下达的采购计划，确认是否能按期采购，如有异常及时与下单人员确认；采购计划及时下达至供应商，经供应商签字确认后归档保存。负责统计批量到货及样件到货状态，每月汇总；将信息传递相关人员；负责所管辖供应商产品调整工作。执行执行执行执行执行四、 岗位工作程序1、 供应商选择评价及控制过程。 2、 采购控制程序。3、供应商业绩评价办法。五、 岗位指标1、香料、塑料、包装材料类供应商交货及时率。2、香料、塑料、包装材料类供应商产品质量一次性合格率。岗位说明书一、岗位资料 岗位名称：外购类采购员所属部门：采购部门直属上级：采购经理定员人数：4-1岗位性质：科员岗 位 人：二、岗位资格资历学历专业年龄外语工作经验高中及以上25岁以上3年以上工作经验基本素质1、 服从领导安排。2、 有一定市场类采购经验3、 能听懂玉环话4、 对玉环周边地理环境熟悉。5、 企业规章制度。6、 有熟练驾驶摩托车或有C照以上资格能力。应知知识1、 熟悉采购报销程序知识。2、 熟悉市场采购件的分布情况。3、 能够了解所采购物品的性质应会知识1、 采购谈判技巧。2、 供应商开发管理能力。三、岗位职责序工作内容和职责权限123456负责办公用品、低值易耗标准件类物品采购；市场零星采购工作；及公司临时安排的任务。负责评审采购单要求是否清晰，如有异常及时与下单人员确认。负责所采购物品供应厂商寻找和调查。负责对所采购物品价格的合理性评审。负责物品准确按时采购到位，如有异常情况及时与下单人员确认。保障采购手续齐全，及时入库和采购帐务清理工作。执行执行执行执行执行执行四、 岗位工作程序1、 供应商选择评价与控制过程。2、 采购控制程序。五、 岗位指标1、市场类物品采购及时率。岗位说明书一、岗位资料 岗位名称：采购统计员所属部门：采购部门直属上级：采购经理定员人数：2-1岗位性质：科员岗 位 人：二、岗位资格资历学历专业年龄外语工作经验高中及以上23以上2年以上工作经验基本素质1、 服从领导安排；2、 有采购统计经验。3、 能够熟练操作电脑。4、 能够懂数据编程应知知识1、 熟悉报表制作2、 熟悉公司采购流程。应会知识1、 周报、月报的制定。2、 MAP软件的应用。三、岗位职责序工作内容和职责权限123456负责采购部门周报及月报的制定。评审供应商交期与质量数据的收集。负责供应商档案的管理及采购图纸发放。负责采购文件的整理与发放。负责采购部门5S管理工作。负责采购部门考勤工作。执行执行执行执行执行执行四、 岗位工作程序1、 供应商选择评价程序。2、 采购控制程序。五、 岗位指标1、采购资料及时率。行为规范1、您的仪容：衣着整洁修饰大方精神饱满2、您上班时： 不迟到 不串岗不怠工 不务私 讲原则 不妥协遵守公司、部门各项规章制度3、您下班时： 不早退 不拖拉收拾好文件资料，记录表单，办公用品 关好水电门窗，保证安全4、您加班时不迟到早退同正常上班时保持一致的工作状态5、您打电话时：不闲谈不泄密6、您接电话时： 先答您好7、您开会时：准时到场认真记录积极参与8、您培训时准时到场多听多记多思考多问 9、您与同事们：尊重您的上级，同事，下属及所有人礼貌待人，和睦相处团结，协作，共同努力不过问工资、奖金及其它机密事宜不传递小道消息工作纪律1、采购部门科员着装整洁，需保持工作场所的环境卫生清洁，每日下班前需清理好工作台面，椅子应推至工作台下方。2、采购部门各科员抽屉内，柜内需保持整洁有序，不得有私人杂物，零食等情况出现。3、采购部门各科室每日下班前由当日值日人员拖洗地面，将桌椅对齐，并关闭一切用电电器电源。4、采购部门各成员每日需准时上班，并按规定进行考勤，不得有迟到、早退，旷工等现象；若需请假时，至少需提前申请；请假时间若达到3个工作日或以上时，至少需提前一个星期申请，否则不予准假；特殊情况不能来公司请假时，需事先电话请示部门主管或公司相关领导并委托其它同事代为办理请假手续，否则以旷工论处；若为病假，病假期满后需提供相应的病历证明。5、采购部门电脑由指定人员使用，未经许可人员不得使用6、。采购部门所有科员在公司厂区内活动均需佩带工作证，在厂区内不得有未带工作证或佩带工作证不规范现象。7、采购部门科员上班时间不得擅自离岗,串岗,与人闲谈,大声喧哗及有其它与本职 工作无关的行为。8、采购部门科员工作时间工作态度需端正，以本职工作为已任；不得有消极工作，故意怠工等现象，不得有散布损坏本部门或其它部门及公司形象的谣言、错误言论或行为9、采购部门科员工作需认真负责，积极努力完成本职工作和部门各级主管领导及公司领导交派的各项工作任务，不得藉口推托或相互推委。10、采购部门科员出入其它部门联系工作时，均需执行相应部门的管理规定，且待人需文明，礼貌，不得恶语伤人。11、通知加班，参加会议、培训或其它活动时，不得有无故缺席，迟到或早退现象。12、采购部门科员需服从采购经理及公司领导的工作安排和调度。13、公司临时或紧急等情况下另有规定时，采购部门科员均需严格遵照执行，不得籍口推托等不予执行。14、采购部门科员需认真履行岗位职责，遵守企业规章制度，对外保守公司商业，技术秘密，高质高效地完成各项工作任务。人 事1、员工招聘和录用1.1 招聘和录用条件根据本公司特点，按文化水平，工作经验、业务水平、敬业精神择优。所招员工须通过专业知识及技能的测试（根据需要选择口头或书面两种方式）。1.2 招聘人员要求 按岗位说明书要求。1.3 招聘程序根据部门发展需要，由部门经理提交用人方案由人事部转总经理/管理者代表批复决定。*人事部通过各大院校及人才中心或其他渠道为部门经理提供初步人选的各类人才资料*人事部/部门经理参考人才资料确定面试人员。*人事部通知面试并将面试意见呈报总经理/管理者代表。*总经理/管理者代表汇总各方面意见确定录用人员。*人事部办理录用手续。1.4合同签订员工须与公司签订聘用合同。聘用合同一经签订、公证，双方必须严格执行。1.5 报到手续经核定录用人员按人事部提供的报到要求到人事部报到并办理就职手续。2、公司内部选拔人员2.1原则 部门因岗位调整，生产规模扩大等原因需从车间/其它部门选拔人员时，候选人的条件需达到相应岗位说明书的资格要求及基本素质要求。2.2程序 候选人提交申请报告，用人科室负责人评价（必要时将候选人集中，用公开面试/考核的方式录用优秀人员）并出具评价报告，部门经理审核，对候选人具录用意向后，用人科室出具用人方案经部门经理审核并报总经理/管理者代表批准。用人方案经总经理/管理者代表批准后，转人事部办理调动手续。对候选人无录用意向时，用人科室负责人向候选人说明未录用原因。用人方案未获批准时，用人科室重新筛选候选人进行评价。3、 储备干部3.1 原则 公司/部门因发展及人力资源配置需要，需录用储备人员。储备人员的资格及基本素质需达到/接近相应岗位说明书的要求。3.2 程序 按1.3招聘程序办理。4、 离职4.1员工离职按公司规定要求的程序办理。5、 公司内部调动5.1 原则 公司根据工作需要，本着人尽其才发挥潜力的原则，鼓励合理的人才内部流动。5.2 程序 员工填写员工内部调动申请，本部门及用人部门经理审核，人事部报总经理/管理者代表批准。6、晋升6.1 原则 依据业绩突出，并具有进一步发展潜力及敬业精神。6.2 程序 由上一级主管/部门经理提名，部门经理审核，总经理/管理者代表批准。7、人员优化7.1 原则 依据业绩极差，不具有进一步发展潜力及敬业精神。8、项岗8.1岗位工作人员因公因私需离开岗位时，其上一级主管需替代离岗人员。必要时，由采购部门经理指定人员顶替离岗人员。8.2离岗人员在离岗前需对接岗人员进行交接，交接事项：未完成工作，正在进行的工作，需进行的工作，岗位工作注意事项，岗位配置的量仪/文件/记录。奖惩条例1、适用范围：1.1本条例适用于采购部门各科室成员日常行为规范/工作纪律/工作现场管理。1.2本条例不含各项采购指标考核。采购指标考核见绩效考核1.3本条例与员工手册有冲突时，以员工手册为准。2、条例执行2.1本条例执行权属各岗位人员。3、惩罚细则序违纪内容处罚办法1与供应商就餐与供应商就餐首先必须向领导请示后方可就餐，另外必须在24小时内到行政部，如未报者一经查实第一次罚款300元，第二次罚款500元，第三次开除处理。1工作场所混乱罚款5元/次2私带零食进行办公区域罚款5元/