信息管理学论文 企业决策的信息化建设

信 息 管 理 学 论 文企业决策的信息化建设 学院：管理学院 专业：信息管理与信息系统1102 姓名：刘海 学号：1102080225目录摘要.31. 决策的信息化.42. 高层对企业运作的掌控所面临的问题.4-73. 企业决策信息化建设的必要性.7-84. 企业决策信息化建设的优势.895. 结论96. 参考文献.10摘要决策是从各个抉择方案中选择一个方案，作为未来行为的指南，而在决策之前，我们只要能说对计划工作进行研究和分析，没有决策就没有合乎理性的行动，决策是计划工作的核心。而计划工作的特点之一，是计划工作的主导性，他是进行组织、人员配置、指导与领导、控制等工作的基础，因此，从这种意义上来说，决策是管理的基础。而决策的信息化是指利用现代信息技术获取、处理企业内外部信息并进行科学决策，提高决策水平和速度。关键词：决策，信息化，建设企业决策的信息化建设1. 决策的信息化 “决策”一词的英语表述为Decision-making，意思就是作出决定或选择。时至今日，对决策概念的界定不下上百种，但仍未形成统一的看法，诸多界定归纳起来，基本有以下三种理解： 一是把决策看作是一个包括提出问题、确立目标、设计和选择方案的过程。这是广义的理解。二是把决策看作是从几种备选的行动方案中作出最终抉择，是决策者的拍板定案。这是狭义的理解。三是认为决策是对不确定条件下发生的偶发事件所做的处理决定。这类事件既无先例，又没有可遵循的规律，做出选择要冒一定的风险。也就是说，只有冒一定的风险的选择才是决策。这是对决策概念最狭义的理解。随着计算机网络的不断发展和进步，人们获取信息的途径也得到了更加多元化的发展，而对于决策的信息化，主要是指通过现代信息技术来获取更多的有利于企业决策的信息，通过信息系统不断地随时随刻的对信息进行统计与收集并制成报表，让决策者在决策时可以获得更多的参考依据，从而做出更优的决策方案，2. 在传统模式的企业中，高层对企业运作的掌控所面临的问题(1) 企业成员的工作流程不能达到有效控制。高层在建设企业运作体系的时候，会相应的把企业的运作方式建立起来（当然建立的过程需要部门人员参与），并向下传达，以求有效执行。各部门在接到高层的通知之后，将高层的意见转化为部门的制度，然后进行执行。实际在这个过程中，有三个步骤容易出现问题。首先，部门经理在给高层汇报情况的时候，容易出现偏差。虽然在高层做出决策的时候，部门经理也参与其中提供了具有参考价值的意见，但是这些意见有两个可能会出现的偏差：一是部门经理对本部门的情况知道的并不详细，或者说由于某些因素导致部门经理对本部门的情况掌握的并不精确；二是部门经理为了本部门的部门利益，而故意做一些有利于本部门这个小团队但不利于整个企业这个大团队的汇报。这个情况在某些大型国有企业存在着。总之，高层在决策的时候，部门经理汇报的情况存在着这样的问题，尤其是前者，由于管理思想的落后，管理水平的落后，技术的落后，这种情况目前在我国的企业中大量的潜伏着，暗地里给企业的管理带来各种不便。其次，部门经理在把高层意见转化为部门制度的时候，容易出现偏差。高层的决策绝不是将部门意见的简单叠加，而是将各个部门的情况汇总，进行深加工，基于整个企业、集团的利益而慎重制定出来的决策。但是这些决策在下达到部门之后，部门经理对部门情况很熟悉但是对于整个企业甚至整个集团的情况掌握的可能不尽详细，或者由于部门经理自身的管理水平的原因，导致在转化的过程中，稍不注意就会出现难以察觉的偏差，而这些偏差正好使员工执行的效果偏离了高层所需要的结果。再次，部门经理在正确将高层的决策转化成部门制度以后，便要求员工按照制度执行。由于缺乏科学、有效的监控和督促，员工在执行制度的时候，常常会不按照经理既定的流程来办事。很多员工很难理解这个问题：我只要能达到预期结果就行了，为什么流程是如此的必要，还大张旗鼓的进行流程的设计和布置。有些管理课程强调自由的管理：只要事情的结果能完成任务，流程如何都无所谓。这样具有很明显的弊端。因此，在流程控制上，传统的运作模式容易出现问题，导致企业不可控。(2) 以前，企业的各类数据都被单独制作成资料保存在部门档案柜里。例如人事档案，公司账务，公司的业务数据，公司的奖惩制度等。实际上这些档案是相互影响的，如果要知道这个员工在2005年第三季度的情况，那么要统计出这条信息，需要全公司的几乎所有部门都参与进来。首先人事部需要提供这个员工在2005年6月、7月、8月的人事档案，接下来财务部需要提供这三个月的工资、奖金、提成、补贴、报销等信息，业务部门要提供这三个月该员工的销售情况，行政部要提供当时的制度等。这些资料在收集的过程中或许根本不详细，或许某些资料已经遗失，或许仅仅为了一个员工的信息，这么多部门都参与进来，而且某些部门在提供这些信息的时候工作量还比较巨大，因此，要统计这条信息中，几乎是不可实现的。产品档案也是如此。企业的产品信息一般都会很详细的保留在相关部门，以便查阅。但是如果真的想知道某个产品在2007年的相关成本，却是不可知晓的。在这些产品信息的科目之中，可以提供大致如下数据：产品的材料价格、产品的用料、产品的制作周期、产品所用人力、制作产品所消耗的能源、产品的质量和体积等资料，但是产品的成本却不仅仅包含这些。产品的成本包含产品本身在制作当中所消耗的有形资源价值，而且还包含企业为最终销售该产品所消耗的无形资源的价值，例如广告费用、维护费用、后勤支持费用（招待费用、员工的各类补贴、奖金）、行政费用、固定资产损耗以及管理费用等在产品信息里无法统计的费用项目。但是产品的真实成本也是任何企业的高层所需要知道的信息，这些信息可以辅助高层进行精确的决策。但是传统的管理模式却提供不了这些信息，或者说只能提供一个仅供参考的信息（并不准确的信息）。高层在管理企业的过程中，需要掌握大量的公司资料，但是由于技术、管理制度等因素，高层往往很难掌握这些真实有效的信息，因此企业在发展的道路上行进的并不顺畅。其次，企业的各类报表难以及时递交。高层管理者不可能去资料库翻找每个产品的点滴信息，去询问每个销售员每天的销售情况。高层管理者了解企业信息的一个重要途径就是部门提交的报表，各类报表将企业的运营情况详细的呈现在高层管理者的眼前，使他们掌握了企业的情况，从而做出相应的决策，但是传统的运作模式中，高层在向部门经理了解部门运营情况的时候，部门经理制作报表往往需要花费1天甚至更多的时间，尤其是销售状况。销售总监在向华南区经理了解华南区这个月的销售状况，销售经理需要制作报表，报表内容需要统计广东、广西、湖南、福建、海南几个省份的销售情况，包括每个省业务代表的业绩、每个省下面每个地区的业绩，这个月每天的销售业绩、每周业绩统计，每天/.每周/月度（每人/每地区/每省）用于销售的开支以及开支统计，哪些客户购买了多少公司的哪些产品等等内容。统计这些数据销售经理和经理助理需要花费大量的时间进行统计，分析，制作报表，审核，然后提交给销售总监。销售总监拿到这些报表之后，实际上销售数据已经发生了变化，在华南区经理在制作报表的这一天，广东深圳的业务员张三卖出去价值300万的医疗器械一台，在销售总监打开报表的那一刻，柳州业务员李四的客户退回价值50万的药品。这些都是本月华南区所发生的大事，但是销售总监在报表里却难以及时统计。财务报表亦是如此。财务账务随时都在发生借和贷，那么在财务报表制作完成的时候，实际情况已经发生了变化。由于传统运作模式在统计上的弊端，因此每个月底，财务部门通宵加班的情况比比皆是。出差的业务员月底才将发票和各类报销凭证递交给财务进行报销，采购支出、工资支出等各类数据，月底才能进行统计，这些数据集中到月底几天需要财务部门做出处理。年底也是如此，每年年底除了销售部门以外，财务部门也是最忙的一个部门，因为年度统计集中在最后一个月进行。实际上统计出来的数据还不包含最后一个月的数据，虽然很多企业针对这种状况将统计制度进行了调整，但是统计工作仍然任务量大、效率低下、准确率低下。3. 企业决策信息化建设的必要性(1) 信息化在建设之初，便需要将信息化的特点和企业的管理模式相结合，进行架构和实施。在实施的过程中，企业的各部门、各个流程、各类档案、各类表格以及其他相关信息，都会记录到系统数据库之中，多个系统分别记录相关数据，便能将各类数据详细记录下来。信息系统在实施后便严格按照既定的规则收集各类信息，而且即时保存。只要保持系统不出问题，这些信息都不会丢失，而且随时供方便快捷的查询。OA系统能深入与企业管理流程相关的细小环节。包括人事、行政、后勤、销售的相关环节，包括部分费用。ERP能管理涉及到生产、库存、财务等相关环节，主要涉及进销存、报表、成本核算等。员工在使用信息化系统的时候，必须完完整整的按照系统要求填写相关数据。管理层或者决策层基于任何需要需要收集相关数据，只需要在系统里改变一个或者几个参数即可实现数据的收集，而无需要对员工一再嘱咐。(2) 信息系统在运行的过程中，使用者在提交每一条数据的时候，系统都会即时储存在服务器之中。所以在收集数据的环节上，信息系统能达到几乎即时收集的效果。例如，销售员出差在外地，由于业务的需要，急需财务给预支5000元。传统流程中，业务员首先给销售经理联系，告诉经理由于出现了另外一个大的意向客户，需要额外费用进行业务公关。销售经理通过之后，申请财务预支5000元，财务预支款项之后，需要等到该业务员出差归来提交消费发票之后才能将这5000元记录进账务。这样一来中间会有一个时间的推延，即做不到即时统计，如果涉及到跨月度，给财务统计还带来了统计上的麻烦。在实施信息化系统建设之后，这个现象将得到解决。业务员在异地进行费用申请，流程转到业务经理，经理通过之后，到达财务部门（某些大金额款项的申请需要得到更高级别管理者的审批），财务部门通过之后，流程结束，出纳即给该业务员打款。在流程结束的那一刻，信息系统已经将这条数据收录进系统的数据库。因为信息化的所有基于数据库的操作平台以及功能模块都将各自收集的数据储存在数据库中，这些数据在经过整理之后，可以互通有无，更有甚者将所有平台的数据库都进行关联，甚至这些平台所收集的数据都储存在一个数据库之中，然后进行各类分析和统计。这样可以让系统更加准确的保存信息、处理信息、统计信息。目前国内一般是将不同的平台各自的数据库进行关联，用一些数据接口以及中间程序将数据进行流转，还达不到多个平台共用一个数据库的程度。即时收集数据，也可以即时统计数据并且制作报表。企业管理所需要的各类报表设计并不复杂，关键是数据的完整性和获得数据的速度。企业在进行信息化建设之后，这些数据的结构即可随需求而设计，并且很容易被贯彻实施。所以管理者在需要了解企业的相关信息，只需完成三个步骤：第一步是设计报表；第二步，根据报表的需求设计数据，并且将这些数据的收集需求传达给it部门进行信息系统的改造；第三步等待接收报表（但是往往信息系统在收集数据的时候由于系统的使用人员在写入数据的时候需要花费时间，而且收集能够被用作统计的数据往往需要企业在一个时间段的经营数据，所以这个需要花费时间。一旦出现数据，那么信息系统的收集的过程中并不需要很多时间）。根据统计分析，实施第一步信息化建设的时候，数据存储速度对比手工记录数据的速度提高了7000倍；查询数据的速度对比手工查询速度提高12500倍；统计和制作报表的速度提高800倍。在进行第二步信息化建设之后，记录数据的速度提高了7000倍，查询数据的速度提高30000倍，制作报表的速度提高了1500倍。推算第三步信息化建设之后，记录数据的速度提高7000倍，查询数据的速度提高50000-70000倍，制作报表的速度至少提高4000倍。(3) 高层在需要制作一个新报表的时候，可以直接通过信息化系统的设置达到执行的效果，从而加强了执行力，通过控制信息系统的数据，也可以达到掌控企业各部门工作进度和质量的目的。信息化建设将收集数据的触角深入到企业的各个角落，保证了系统数据库里面数据的全面和精细，高层便可以通过阅读这些数据统计成的各类报表来了解企业的方方面面，以及企业及时的信息。因为这些信息的传达在信息系统直接完成，几乎没有流转的延迟。4. 企业决策信息化建设的优势(1) 企业在运营的过程中，管理关系会随着企业在行业、市场上的格局发生变化。一个新的管理关系会带来新的统计方式，新的统计方式会要求有新的数据结构，那么在高层决策者想得到这个新结构的数据的时候，会遇到很多困难。首先，中层管理者需要完全领会新结构的数据与新管理关系的关系，然后他们才会真正将策略传达下去；底层员工也需要理解新结构的数据会给企业和员工带来什么样的更好的价值。其次，新的数据结构必将带来新的业务流程，新的业务流程是否能尽快融入到企业的日常运营之中，这个也是考验企业管理效率的一个关键所在。再次，用作于新的数据结构的业务流程是否能尽快制定出来，管理者的架构能力和管理能力在此就起到相当关键的作用，因此，管理者的个人能力在数据结构的变更过程中也起到决定性的作用。信息化建设之前，即使是管理得相当有条理的企业，管理者的个人能力也相当强，在执行新结构数据的收集过程中也会遇到很多难题。其中，员工如何提交新结构数据是一个最基本的问题。传统的数据结构提交方法多种多样，有提交表格的，有口头汇报的，也有提交各类票据的。但是有些新的数据结构并不适合这些信息的提交模式，也就是说这些模式所提交的数据不能完成新结构数据的提交任务，相反信息化系统则可以完成。其次，新的提交方法是否被员工在很短的时间内接受，借鉴别人的提交方法是否符合企业本身的特点等都是需要考虑的问题。(2) 新的数据结构，带来新的工作内容。传统的统计方法适合于传统结构的数据，而基于新统计方法的要求而收集的数据在收集完成之后是否又适应这个新的统计方法？例如，新的决策者要求下属提供每件产品每分钟/小时所贡献的利润（利润贡献速度）统计表格。管理者们所能收集到的数据并不能计算出这个表格所需要的数据，于是他们协商，创造了一种新的数据提交模式：每次花费以及生产-销售周期和库存周期都需要对应产品一一上报，因为这些数据能提供计算产品的利润速度的各个数据准备。但是，这些数据提交上来之后，管理者却面对这些新结构的数据束手无策。因为，即使这些数据都满足计算利润贡献速度的条件，但是其中的对应公式并不明确，拿到这些数据之后仍然无法计算出利润贡献速度的结果。问题出在哪儿呢？问题就出在收集数据的时候，数据结构与统计的要求并不符合，虽然基于统计的需要才制定的数据结构，但是反过来数据结构却不利于统计。很容易就分析出一个统计需求需要具备哪些基本数据，但是基层员工提供了基本数据，但这些基本数据却统计不出想要的结果。实际上问题的症结还是新的数据收集模式的不合理