客服出差费用管理办法GWF01.doc

东莞市广发科机电设备有限公司客服出差费用管理办法文件编号：GFK01 版 次：第一版 制订日期：2010年 10月 07日总 页 数：共 4页 文件分发单位 计 5 份单位文管中心生产部业务科财务科仓库份数11111核准审查制订东莞市广发科机电设备有限公司文件编号GFK01客服出差费用管理办法制订日期10年10月07日版 次第一版页 次1/41、目的为使公司客服人员出差费用加强管控,确保客服岗位作业人员各项工作的顺利开展，满足对客户服务时效之需求，本着合理、节约的原则，特制定本办法。2、依据 无3、适用范围凡本公司客服人员涉及出差费用皆适用本办法。4、名词定义 出差费用：指交通费、住宿费、伙食补助、出差补助。5、权责部门 5.1客服课出差费用的申请。5.2财务出差费用之核销。6、作业流程 无7、内容7.1借支与报销7.1.1备用金借支 7.1.1.1营业客服人员为保证服务时效性及合理需求，按审批权限核准后，可向财务课预支一定数额的备用金。7.1.1.2借支人填借支单经权限审批后，交费用会计编制记帐凭证，由财务主管复核，出纳根据复核后的记帐凭证，向借支人支付备用金，同时借支人须在记帐凭证上签字。7.1.1.3备用金是为保证公务需求所设，因私不得借支备用金。7.1.2费用报销 7.1.2.1报销人按照下款之要求三天内提出报销，自行粘贴票据并填制费用报销单和差旅费报销单。按公司报销标准，由售服助理初审，部门主管确认，部级主管复核，稽核会计审核，总经理核准后出纳根据核准后的记帐凭证向报销人支付报销款，或收取归还的备用金余款；出纳收取归还的备用金余款东莞市广发科机电设备有限公司文件编号GFK01客服出差费用管理办法制订日期10年10月07日版 次第一版页 次2/4 并向报销人开据收据，核销借支单；报销人领取报销款项及在记帐凭证上签字。 7.1.2.2对原始票据的要求：所有票据必须是合法的正式发票，除定额票据外，其余票据都必须是经复写纸依次性套写清楚的票据，收据（财政票据除外）及白条不予报销，公务中因个人原因违章的罚款单据不予报销。原始票据的粘贴：交通票据等小票据的粘贴范围以粘贴单大小为界，须紧靠粘贴单顶界和右界从右往左横向粘贴，覆盖粘贴的相邻票据间须留出一定间隔距离，票据较多时，可分行粘贴，不能竖向粘贴，原始票据必须按交通票据、住宿票、运费票等不同类别和不同金额分门别类进行粘贴，不能混合粘贴，除交通票据外的其他票据，报销人须在每张票据正面空白处注明，票据金额开支的用途并签名。装卸费、运杂费、包租费、保险费等票据须注明业务流水号或出口发票并签名，不符合上述规定要求的报销票据，售服助理应退回要求报销人重新整理。费用报销后，由财务部门编入个人费用明细，按月上报，以便统计费用成本进行成本考核。 7.2审批权限 7.2.1备用金借支和费用报销的审批依据公司现行作业办法执行。 7.3出差的补贴、标准及规定 7.3.1定义：出差是指公司员工受公司主管、负责人派遣在公司或常驻办公所在地（地市级）以外的地区履行公务，并根据本办法的规定享受相应标准的出差补助，伙食补贴。 7.3.2公司员工出差应严格履行报批手续，未经批准不得自行出差，自行出差或因私出差所发生的一切费用由本人自理，公司不予报销。 7.3.3公司各部门应严格控制出差人数，并考虑其完成任务的期限，确定合理的出差日期，逾期出差应向上一级主管报告，对因公出差人员，按相应标准报销出差费用。 7.3.4出差交通工具乘坐标准东莞市广发科机电设备有限公司文件编号GFK01客服出差费用管理办法制订日期10年10月07日版 次第一版页 次3/4 客服人员长途（300KM以外）出差标准为火车硬卧、轮船三等舱为原则。短途为火车硬坐及大巴，市内交通首选是公共交通。因特殊情况提高交通工具标准的需向部级主管书面呈签并列出交通费用对比表，如无批准上提标准者超标部分自理，公司不予报销。 7.3.5出差伙食补助，住宿出差补助详见附表早餐中晚餐夜间住宿(一般地区)住宿（京沪穗）住宿(经济特区)出差补助815158010010050 7.3.6出差人员如二人住宿，按一人标准报销（以较高阶人员为准）。 7.3.7考虑到全国各地住宿的实际情况及特殊原因，为避免因住宿标准制订过低给住宿带困难，不利于工作开展，出差人员应事先电话报备部门主管，经部门主管依据实际情况报部级主管同意后方可按实报销，但不享受出差补助，如无事先报备同意，超标部分出差人自理。 7.3.8出差人员的住宿在标准内的实报实销，如在标准内节约部分按50%以出差补助方式给予补助，但参加包括住宿，市内交通与生活费用在内的会议培训和邀请方承担的不享受任何补助。 7.3.9出差人员的交通费按标准实报实销，市内交通都采用公共交通，如遇超过公共交通运营时间的可采用民营交通（含出租车），出租车必须注明往返地点及用车事由，出租车票无日期时间的且超过出差补助当日标准的不享受出差补助，出租车票数超过出差天数的不享受出差天数的出差补助，如遇晚间返厂的出租车费超过住宿（一般地区）标准的不予报销。 7.3.10出差人员的出差补助按出差自然天数减去一天计算，既算头不算尾；如出差天数未超过一天，但出差时数超过十四小时者可享受出差补助。 7.3.11出差人员为提高服务时效，降低交通出行标准的按标准出行交通费用减去实际出行交通费用的50%以出差补助方式给予补助。 7.3.12出差人员夜间（指20时至次日7时）连续乘坐硬坐火车超过6小东莞市广发科机电设备有限公司文件编号GFK01客服出差费用管理办法制订日期10年10月07日版 次第一版页 次4/4 时以上或晚间作业超过24时的可给予夜间伙食补助。7.3.13长途交通票据如有遗失须写出书面报告，且有1人以上同行人员，或有关人员签字证明，经部级主管批准后以同等值交通票据补上，作报销处理，反之不予报销。 7.3.14如遇出差使用公司内部交通工具者不享受出差补助。 7.3.15出差途中，经事先书面申请得到部级主管批准后可绕道回家探亲，其绕道车船费扣除直线单程车、船费后全部自负，在家期间不享受出差补助。 7.3.16服务人员在服务后必须恳请客户在服务报告书中注明是否满意，不满意者或无勾选的不享受出差补助，如因不可抗拒之原因为不满意者，可享受出差补助。 7.4出差补助解释 7.4.1设立出差补助是为客服人员在出差期间针对提高服务时效，延时工作而设立的一种补助方式（等同于超时加班费）。 7.4.2设立出差补助也是为衡量客服人员对应客户的服务态度回应速度，问题解决能力,按时完成工作的一种激励方式。 7.4.3如客户满意度,标准工时,服务质量,等未达标准责不可享受出差补助 7.5诚信与惩处 7.5.1客服或公司人员不得代客户勾选满意度指标，如作假者通报批评