如何使用Google Docs(组图).docx

如何使用Google DocsGoogle Docs是一个基于Web的工具，它有跟Word相近的编辑界面，有一套简单易用的文档权限管理，而且它还记录下所有用户对文档所做的修改。Google Docs的这些功能令它非常适用于网上共享与协作编辑文档。Google Docs甚至可以用于监控责任清晰，目标明确的项目进度。对于简单的项目，它使用起来直接了当，不像dotProject那般复杂。从Writely开始，我就一直在使用这个网上文档编辑工具。Writely被Google买去之后，整个工具跟Google的其它系统如Gmail，Google Spreadsheets等结合在一起，并且更名为Google Docs & Spreadsheets。这个教程讲的只是其中的Docs那部分，因此我这里只叫它Google Docs了。另外，跟其它很多Google的产品一样，Google Docs在Firefox上有最好的显示效果，因此，这个教程引用的所有例子都是在Firefox上实现的。登陆Google Docs我一直很纳闷为什么国内的朋友很少知道Google Docs，因为Google Docs的链接如下图，就在Gmail主页的左上角上，一点就进去了。后来我才知道，如果Gmail的显示语言是设成中文的话，这个链接现在是没有的，相信Google Docs的中文版出来来后应该会加上去吧。图1：从英文版的Gmail进到Google Docs不过那也问题不大，可以直接从这个网址进去：如果有Gmail帐号的话，可以用Gmail帐号登陆。如果你用习惯了原来的电邮地址，还不想体验Gmail的超级功能的话，你也可以点击登陆页面上的“Create a new Google Account”链接，用你的电邮地址来建立一个Google帐号。2、创建文档在Google创建一个文档非常简单。图2：在Google Docs上创建文档如上图，你可以A. 点击“New Doccument”直接创建文档，或是B. 点击“Upload”上传文档。A. 点击“New Doccument”直接创建文档的文件名为“Untitled”，改文件名如下图，图3：更改文件名B. 点击“Upload”上传文档a. 用户可以从本地电脑把文档直接上传到Google Docs。目前Google Docs支持以下几种文档的上传Microsoft Word (.doc), Rich Text (.rtf), OpenDocument Text (.odt) 及StarOffice (.sxw)一次最大可以上传500k大的文件。具体操作跟一般网站上传文件没有大的区别，如下图，图4：从本地电脑上传文件b. 每个Google Docs上的文档都有一个特定的电邮地址，用户也可以向指定的地址电邮创建文档。如下图，图5：电邮上传文件可以用两种方式电邮创建文档没有附件的电邮。这时电邮的标题就变成文档的标题，电邮的内容变成文档内容。有附件的电邮。这时每个附件文件名转为文档标题，附件内容转成文档内容。3、编辑文档Google Docs的编辑界面跟Word相似，当然少了很多功能。用户在Google Docs上可以编辑简单的文字格式，表格，图片等。这些功能对一般用户来说已经够用了。我这里主要讲一下添加与修改文字链接，用户可以直接从其它网页或是文档上复制带链接的文字到Google Docs上，但有的时候，用户还是要自己添加和修改文字链接的。如下图，首先用户选择了要加链接的文字后，点击工具栏上的“Link”图标，图6：创建文字链接然后在弹出的窗口中填入相应的信息，再点“OK”就行了。见下图，图7：添加与修改文字链接4、协同编辑Google Docs有很容易使用的文档权限管理，因此，Google Docs非常适合用于网上协同编辑文档。在Google Docs上有很多种方法进入到文档权限管理的页面。比如，A. 用户可以在Google Doc的第一页文件列表上点击相应的“Share Now”链接。如下图，图8：点击“Share Now”链接进入到文档权限管理的页面B. 或者，用户可以在编辑文档的时候点击右上方的“Collaborate”标签进入到文档权限管理的页面。见下图，图9：点击“Collaborate”标签进入到文档权限管理的页面Google Docs的文档只有两种权限：协作者。协作者拥有对此文档的可读写权限。协作者也可以修改此文档的权限。但协作者不能删除此文档。读者。读者拥有此文档的只读权限。用户进入到文档权限管理的页面，填上相应受邀用户的电邮地址。见下图：图10：邀请协作者或读者点击“Invite these people”的按钮后，Google Docs会提示相应的信息如填入邀请信内容等。用户全部点击“OK”就可以了。当同时有多于一个用户在网上编辑文档时，用户可以看到Google Docs提示同时在线编辑协作者的名单。见下图，图11：在线编辑的协作者5、修改历史记录Google Docs记录下各个用户所有的修改记录。用户在编辑文档的时候，可以点击左上方的“Revisions”标签进入修改历史记录的页面。见下图，图12：“Revisions”标签在修改历史记录的页面上，用户可以看到各个协作者所做的修改。Google Docs对修改的地方用不同颜色高亮显示。见下图，图13：高亮显示的修改记录并且，Google Docs也列出了对文档做过修改的各个协作者。如下图，图14：对文档做过修改的各个协作者名单在这个页面下，用户还可以选择把文档回复到某个指定的历史状态，比较各条修改历史记录及列出所有修改历史记录。6、保存文档用户在编辑文档时，点击页面右上方的“Save”或“Save & Close”按钮就可以保存文档了。如果用户想放弃所做的修改，可以点击“Discard changes”按钮。见下图，图15：保存文档或放弃修改按钮7、发布文档用户可以把写好文档发布到网上。发布与协作都能让其它人看到文档。协作可以设定权限，也就是限定什么人可以做什么事。而发布文档就没有这些设定了。文档一旦发布，任何知道已发布网址的人都可以看到文档，当然，是只能看，不能修改。在Google Docs上发布文档也很简单。用户在编辑文档的页面右上方点击”Publish“标签，就可以进入发布页面。见下图，图16：”Publish“标签在发布页面里，点击”Publish document“的按钮就可以直接发布文档；点击”Post to blog“按钮就可以把文档发布到自己的博客上。见下图。图17：直接发布或发布到自己的博客上Google Docs的发布到博客功能支持市面上很多博客系统，如WordPress，Typo，PLog等等。用户把文档发布后Google Docs会给出文档链接。见下图，图18：直接发布后的链接发布后，其它人就可以通过这个链接看到文档。如果发布后用户对文档做了修改，用户必须把文档重新发布，其它人才能看到文档的改动。另外，用户也可以随时取消发布。我在新加坡使用Google Docs的体验还不错。速度，及系统稳定性都可以。但据国内朋友反映，Go