Excel使用技巧5 数据分析和管理技巧.doc

ExcelExcel 使用技巧使用技巧 五、 数据分析和管理技巧 1.1.管理加载宏管理加载宏 2.2.在工作表之间使用超级连接在工作表之间使用超级连接 3.3.快速链接网上的数据快速链接网上的数据 4.4.跨表操作数据跨表操作数据 5.5.查看查看 E EXCELXCEL中相距较远的两列数据中相距较远的两列数据 6.6.如何消除缩位后的计算误差（微软如何消除缩位后的计算误差（微软 O OFFICEFFICE技巧大赛获奖作品）技巧大赛获奖作品） 7.7.利用选择性粘贴命令完成一些特殊的计算利用选择性粘贴命令完成一些特殊的计算 8.8.W WEBEB查询查询 9.9.在在 E EXCELXCEL中进行快速计算中进行快速计算 10.10.自动筛选前自动筛选前 1010 个个 11.11.同时进行多个单元格的运算（微软同时进行多个单元格的运算（微软 O OFFICEFFICE技巧大赛获奖作品）技巧大赛获奖作品） 12.12.让让 E EXCELXCEL出现错误数据提示出现错误数据提示 13.13.用用“超级连接超级连接”快快速跳转到其它文件速跳转到其它文件 一、数据分析和管理技巧 1.1.管理加载宏 ExcelExcel 包括各种特殊作用的加载宏，它们使用自定义的函数、包括各种特殊作用的加载宏，它们使用自定义的函数、 向导、对话框和其他工具，扩充了工作表的基本功能。默认情况下，向导、对话框和其他工具，扩充了工作表的基本功能。默认情况下， 每个加载宏都配置为在第一次使用时安装，也就是说在第一次需要每个加载宏都配置为在第一次使用时安装，也就是说在第一次需要 某个加载宏时，都要找某个加载宏时，都要找 OfficeOffice 光盘安装，这是非常麻烦的事。为了光盘安装，这是非常麻烦的事。为了 避免这种情况，你可以一次性将以后可能需要的加载宏安装，或者避免这种情况，你可以一次性将以后可能需要的加载宏安装，或者 全部安装它们。单击全部安装它们。单击“工具工具加载宏加载宏”，出现，出现“加载宏加载宏”对话框，对话框， 选择可能对你有用的加载宏，如选择可能对你有用的加载宏，如“分析工具库分析工具库”、“规划求解规划求解”、 “条件求和向导条件求和向导”等，单击等，单击“确定确定”，ExcelExcel 会提示所选加载宏尚会提示所选加载宏尚 没有安装，询问是否现在安装，选择没有安装，询问是否现在安装，选择“是是”，然后插入，然后插入 OfficeOffice 安装安装 光盘完成安装。光盘完成安装。 不要在每次启动不要在每次启动 ExcelExcel 时加载每个加载宏，因为这时加载每个加载宏，因为这 样将减慢启动过程，而且每个加载宏都占用了大量的内存。建议你样将减慢启动过程，而且每个加载宏都占用了大量的内存。建议你 将将“自动保存自动保存”加载，井设置适当的加载，井设置适当的“自动保存时间间隔自动保存时间间隔”，这样，这样 在在 ExcelExcel 使用过程中能自动创建备份文件，避免了掉电时丢失尚未使用过程中能自动创建备份文件，避免了掉电时丢失尚未 保存的文件内容。保存的文件内容。 2.2.在工作表之间使用超级连接 首先需要在被引用的其他工作表中相应的部分插入书签，然后首先需要在被引用的其他工作表中相应的部分插入书签，然后 在引用工作表中插入超级链接，注意在插入超级链接时，可以先在在引用工作表中插入超级链接，注意在插入超级链接时，可以先在 “插入超级链接插入超级链接”对话框的对话框的“链接到文件或链接到文件或 URL”URL”设置栏中输入目设置栏中输入目 标工作表的路径和名称，再在标工作表的路径和名称，再在“文件中有名称的位置文件中有名称的位置”设置栏中输设置栏中输 入相应的书签名，也可以通过入相应的书签名，也可以通过“浏览浏览”方式选择。完成上述操作之方式选择。完成上述操作之 后，一旦使用鼠标左键单击工作表中带有下划线的文本的任意位置，后，一旦使用鼠标左键单击工作表中带有下划线的文本的任意位置， 即可实现即可实现 ExcelExcel 自动打开目标工作表并转到相应的位置处。自动打开目标工作表并转到相应的位置处。 3.3.快速链接网上的数据 你可以用以下方法快速建立与网上工作簿数据的链接你可以用以下方法快速建立与网上工作簿数据的链接: : 1.1.打开打开 InternetInternet 上含有需要链接数据的工作簿，并在工作簿选定数据，然上含有需要链接数据的工作簿，并在工作簿选定数据，然 后单击后单击“编辑编辑复制复制”命令命令; ; 2.2.打开需要创建链接的工作簿，在需打开需要创建链接的工作簿，在需 要显示链接数据的区域中，单击左上角单元格要显示链接数据的区域中，单击左上角单元格; ; 3.3.单击单击“编辑编辑选选 择性粘贴择性粘贴”命令，在命令，在“选择性粘贴选择性粘贴”对话框中，选择对话框中，选择“粘贴链接粘贴链接” 按钮即可。按钮即可。 若你想在创建链接时不打开若你想在创建链接时不打开 InternetInternet 工作簿，可单击工作簿，可单击 需要链接处的单元格，然后键入需要链接处的单元格，然后键入(=)(=)和和 URLURL 地址及工作簿位置，如地址及工作簿位置，如: : =http:/www.J 4.4.跨表操作数据 设有名称为设有名称为 Sheet1Sheet1、Sheet2Sheet2 和和 Sheet3Sheet3 的的 3 3 张工作表，现要用张工作表，现要用 Sheet1Sheet1 的的 D8D8 单元格的内容乘以单元格的内容乘以 4040，再加上，再加上 Sheet2Sheet2 的的 B8B8 单元格单元格 内容乘以内容乘以 6060作为作为 Sheet3Sheet3 的的 A8A8 单元格的内容，则应该在单元格的内容，则应该在 Sheet3Sheet3 的的 A8A8 单元格输入以下算式单元格输入以下算式:=Sheet1!D8:=Sheet1!D84040Sheet2!B8Sheet2!B86060。 5.5.查看 Excel 中相距较远的两列数据 在在 ExcelExcel 中，若要将距离较远的两列数据中，若要将距离较远的两列数据( (如如 A A 列与列与 Z Z 列列) )进行进行 对比，只能不停地移动表格窗内的水平滚动条来分别查看，这样的对比，只能不停地移动表格窗内的水平滚动条来分别查看，这样的 操作非常麻烦而且容易出错。利用下面这个小技巧，你可以将一个操作非常麻烦而且容易出错。利用下面这个小技巧，你可以将一个 数据表数据表“变变”成两个，让相距较远的数据同屏显示。成两个，让相距较远的数据同屏显示。 把鼠标指针移把鼠标指针移 到工作表底部水平滚动条右侧的小块上，鼠标指针便会变成一个双到工作表底部水平滚动条右侧的小块上，鼠标指针便会变成一个双 向的光标。把这个小块拖到工作表的中部，你便会发现整个工作表向的光标。把这个小块拖到工作表的中部，你便会发现整个工作表 被一分为二，出现了两个数据框，而其中的都是当前工作表内的内被一分为二，出现了两个数据框，而其中的都是当前工作表内的内 容。这样你便可以让一个数据框中显示容。这样你便可以让一个数据框中显示 A A 列数据，另一个数据框中列数据，另一个数据框中 显示显示 Z Z 列数据，从而可以进行轻松的比较。列数据，从而可以进行轻松的比较。 6.6.如何消除缩位后的计算误差（微软 Office 技巧大赛获 奖作品） 有时我们输入的数字是小数点后两位数，但是在精度要求上只有时我们输入的数字是小数点后两位数，但是在精度要求上只 要一位，缩位后显示没问题，但其计算结果却是有误差的。解决方要一位，缩位后显示没问题，但其计算结果却是有误差的。解决方 法是法是: :单击单击“工具工具选项选项重新计算重新计算”，选中，选中“以显示值为准以显示值为准”（），（）， 这样计算结果就没有误差了。这样计算结果就没有误差了。 事实上并不是计算上有误差，而是显事实上并不是计算上有误差，而是显 示设置的四舍五入。采用本技巧提供的方法，可以解决显示中的问示设置的四舍五入。采用本技巧提供的方法，可以解决显示中的问 题，但同时会改变数值的精度，在使用前题，但同时会改变数值的精度，在使用前 ExcelExcel 会给你一个警告。会给你一个警告。 7.7.利用选择性粘贴命令完成一些特殊的计算 如果某如果某 ExcelExcel 工作表中有大量数字格式的数据，并且你希望将工作表中有大量数字格式的数据，并且你希望将 所有数字取负，请使用选择性粘贴命令，操作方法如下所有数字取负，请使用选择性粘贴命令，操作方法如下: : 在一个空在一个空 单元格中输入单元格中输入“-1”“-1”，选择该单元格，并点击，选择该单元格，并点击“编辑编辑复制复制”命令，命令， 选择目标单元格。点击选择目标单元格。点击“编辑编辑选择性粘贴选择性粘贴”命令，选中粘贴栏下命令，选中粘贴栏下 的数值和运算栏下的乘，点击的数值和运算栏下的乘，点击“确定确定”，所有数字将与，所有数字将与-1-1 相乘。你相乘。你 也可以使用该方法将单元格中的数值缩小也可以使用该方法将单元格中的数值缩小 10001000 或更大倍数。或更大倍数。 8.8.Web 查询 保持保持 ExcelExcel 工作表总是最新工作表总是最新 WebWeb 页上经常包含适合在页上经常包含适合在 ExcelExcel 中中 进行分析的信息，例如，可以在进行分析的信息，例如，可以在 ExcelExcel 中使用直接从中使用直接从 WebWeb 页上获取页上获取 的信息分析股票报价。但如果你需要经常更新信息就必须借助的信息分析股票报价。但如果你需要经常更新信息就必须借助 WebWeb 页上的最新信息。现在页上的最新信息。现在 ExcelExcel 20022002 可以用可刷新可以用可刷新 WebWeb 查询简化这个查询简化这个 任务来创建新的可刷新任务来创建新的可刷新 WebWeb 查询，方法如下查询，方法如下: : 在浏览器中浏览要查在浏览器中浏览要查 询数据的询数据的 WebWeb 页，把数据复制并粘贴到页，把数据复制并粘贴到 ExcelExcel 工作表中。在粘贴的工作表中。在粘贴的 数据下方将出现一个粘贴选项智能标记，单击粘贴选项智能标记右数据下方将出现一个粘贴选项智能标记，单击粘贴选项智能标记右 边的箭头，再单击创建可刷新的边的箭头，再单击创建可刷新的 WebWeb 查询，在新建查询，在新建 WebWeb 查询对话框查询对话框 中，点击你想要查询的数据表前面的黄色箭头，单击导入。中，点击你想要查询的数据表前面的黄色箭头，单击导入。 在在 ExcelExcel 中可以手动或自动刷新这个数据。手动刷新方法如下中可以手动或自动刷新这个数据。手动刷新方法如下: :在外部在外部 数据工具栏上，单击数据区域属性按钮，在刷新控制下面选中你想数据工具栏上，单击数据区域属性按钮，在刷新控制下面选中你想 要的选项的复选框。要的选项的复选框。 注意注意: :当你从当你从 WebWeb 站点获取数据时，可能会丢站点获取数据时，可能会丢 失一些格式或内容，像脚本、失一些格式或内容，像脚本、gifgif 图像或单个单元中的数据列表。图像或单个单元中的数据列表。 9.9.在 Excel 中进行快速计算 查看一系列单元格的最大值的操作方法查看一系列单元格的最大值的操作方法: : 选择你感兴趣的单元选择你感兴趣的单元 格，你将看到所选单元格的总和显示在状态栏中。状态栏就是工作格，你将看到所选单元格的总和显示在状态栏中。状态栏就是工作 表窗口下方的水平区域。如果没有出现状态栏，单击视图菜单中的表窗口下方的水平区域。如果没有出现状态栏，单击视图菜单中的 状态栏，鼠标右击状态栏，然后单击最大值，现在你就可以在状态状态栏，鼠标右击状态栏，然后单击最大值，现在你就可以在状态 栏中看到最大值了。该方法可以计算选定单元格的平均值、总和、栏中看到最大值了。该方法可以计算选定单元格的平均值、总和、 最小值。此外，你还可使用该方法计算包含数字的单元格的数量最小值。此外，你还可使用该方法计算包含数字的单元格的数量 （选择计数值），或者计算已填充单元格的数量（选择计数）。（选择计数值），或者计算已填充单元格的数量（选择计数）。 10.10.自动筛选前 10 个 有时你可能想对数值字段使用自动筛选来显示数据清单里的前有时你可能想对数值字段使用自动筛选来显示数据清单里的前 n n 个最大值或最小值，解决的方法是使用个最大值或最小值，解决的方法是使用“前前 1010 个个”自动筛选。当自动筛选。当 你在自动筛选的数值字段下拉列表中选择你在自动筛选的数值字段下拉列表中选择“前前 1010 个个”选项时，将出选项时，将出 现现“自动筛选前自动筛选前 1010 个个”对话框，这里所谓对话框，这里所谓“前前 1010 个个”是一个一般是一个一般 术语，并不仅局限于前术语，并不仅局限于前 1010 个，你可以选择最大或最小和定义任意的个，你可以选择最大或最小和定义任意的 数字，比如根据需要选择数字，比如根据需要选择 8 8 个、个、1212 个等。个等。 11.11.同时进行多个单元格的运算（微软 Office 技巧大赛获 奖作品） 如果我们现在有多个单元格的数据要和一个数据进行加减乘除如果我们现在有多个单元格的数据要和一个数据进行加减乘除 运算，那么一个一个运算显然比较麻烦，其实利用运算，那么一个一个运算显然比较麻烦，其实利用“选择性粘贴选择性粘贴” 功能就可以实现同时运算。下面我们一起来看一个实例。功能就可以实现同时运算。下面我们一起来看一个实例。 我们要将我们要将 C1C1、C4C4、C5C5、D3D3、E11E11 单元格数据都加上单元格数据都加上 2525，那么可以这样做，那么可以这样做: :首先首先 在一个空白的单元格中输入在一个空白的单元格中输入 2525，选中这个单元格后点击鼠标右键选，选中这个单元格后点击鼠标右键选 择择“复制复制”。然后按住。然后按住 CtrlCtrl 键依次点击键依次点击 C1C1、C4C4、C5C5、D3D3、E11E11 单元单元 格，将这些单元格选中。接下来点击鼠标右键选择格，将这些单元格选中。接下来点击鼠标右键选择“选择性粘贴选择性粘贴”， 在在“选择性粘贴选择性粘贴”对话框中勾选对话框中勾选“运算运算”框内的框内的“加加”选项，点击选项，点击 “确定确定”。现在我们可以看到，这些单元格中的数据都同时被加上。现在我们可以看到，这些单元格中的数据都同时被加上 了了 2525。 12.12.让 Excel 出现错误数据提示 ExcelExcel 除了可以对单元格或单元格区域设置数据有效性条件并除了可以对单元格或单元格区域设置数据有效性条件并 进行检查外，还可以在用户选择单元格或单元格区域时显示帮助性进行检查外，还可以在用户选择单元格或单元格区域时显示帮助性 “输入信息输入信息”，也可以在用户输入了非法数据时提示，也可以在用户输入了非法数据时提示“错误警告错误警告”。 选取单元格或单元格区域，单击选取单元格或单元格区域，单击“数据数据有效性有效性”命令，单击命令，单击“输输 入信息入信息”选项卡，选定选项卡，选定“选定单元格时显示输入信息选定单元格时显示输入信息”复选框，输复选框，输 入标题，如入标题，如“注意注意”，输入显示信息如，输入显示信息如“这里应输入负数！这里