公文写作分享PPT课件

公文写作分享会 1 目录 2 公文的定义 广义 公务文书 为公事所用文本 次广义 是国家机关 社会组织和团体行使职权 办理公务所使用的文书 狭义 特定公文 党政机关的公文 党政机关公文是党政机关实施领导 履行职能 处理公务的具有特定效力和规范体式的文书 是传达贯彻党和国家的方针政策 公布法规和规章 指导 布置和商洽工作 请示和答复问题 报告和交流情况等的重要工具 机关公文 党政机关公文活动所用的文书 主要包括 特定公文 事务公文 规约公文等 3 公文的定义 党政机关公文是党政机关实施领导 履行职能 处理公务的具有特定效力和规范体式的文书 是传达贯彻党和国家的方针政策 公布法规和规章 指导 布置和商洽工作 请示和答复问题 报告和交流情况的重要工具 党政机关公文格式 4 公文的两大特征 教科书 一 特定效力 权威性 二 规范体式 标准化 5 公文的作用 教科书 一 指导工作 传达意图 如 通知 二 联系工作 交流情况 如 函 三 请示工作 答复问题 如 请示 四 总结工作 推广经验 如 通报 五 记载工作 积累史料 各文种 6 目录 7 总公司常用的文种 上行文 下行文 平行文 9大文种报告请示函决定通知通报批复意见纪要 平行文 一 公文的分类 8 二 公文格式及要求 公文一般由份号 密级和保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号 签发人 版头部分 6 标题 主送机关 正文 附件说明 发文机关署名 成文日期 印章 附注 附件 主体部分 9 抄送机关 印发机关和印发日期 版记部分 2 等部分组成 版心外要素 9 公文三大组成部分 公文的 头 2 3 公文的 身 公文的 脚 主体 版记 10 1 眉首 发文标志 代字文号 签发人 注 有的文件眉首还包括编号 机密程度 紧急程度 分行标注在左上角 11 密级 份号 紧急程度 保密期限 发文机关标志 发文字号 标题 分隔线 主送机关 正文 二 公文的种类和格式 12 2 主体 标题 正文 落款 13 3 版记 主题词 已取消 抄送对象 印制单位 时间 不再标共印份数 签发 拟 核稿人 已取消 14 目录 15 版头格式 1 标识由发文机关名称加 文件 组成 标识须与公章名称一致 2 发文代字要规范 由发文机关代字 年份 发文顺序号组成 16 主体 标题问题 下面是一些公文的标题 请从中找出各自的不妥之处并改正 1 XLNG项目筹备组租车申请 主送单位 XX集团 2 关于申请批复XX公司转正 追加2013年生产建设计划和预算的请示 主送单位 XX集团 3 关于核定XLNG接收站XXXXX的函 主送单位 总公司 4 关于重新申请批准X项目初步设计及概算的请示报告 主送单位 XX集团 17 公文格式要素 主体之标题 标题发文机关名称 事由 文种 用2号小标宋体字 编排于红色分割线下空2行位置 可分一行或多行居中排布 标题中除了法规 规章名称要加书名号外 一般不用其它标点符号 但实际中可能会用到顿号 括号 引号 破折号等 18 三 公文写作中的常见问题剖析 主体 主送问题 XXX总经理 关于XX站线项目调整年度预算的请示 请修改下面的主送问题 19 主体 主送问题 XX集团 关于XX站线项目调整年度预算的请示 请修改下面的主送问题 20 公文格式要素 主体 主送机关标题下空1行 居左顶格 若需回行时仍顶格 3号仿宋体字 最后一个主送机关后标全角冒号 21 主送机关应使用全称 规范化简称或同类型机关统称 一般不主送领导本人 三 公文写作中的常见问题剖析 公文格式要素 主体 附件说明在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识 附件 后标全角冒号和名称 如有多个附件 使用阿拉伯数字标注顺序号 顺序号后紧跟一个小圆点 附件名称后不加标点符号 附件名称较长需回行时 应当与上行附件名称的首字对齐 22 三 公文写作中的常见问题剖析 公文格式要素 主体 发文机关署名在成文日期之上 以成文日期为准居中编排 用全称或规范化简称 若全称或规范化简称仍太长 可分两行编排 成文日期用阿拉伯数字将年月日标全 右空4字编排 印章顶端距正文 或附件说明 一行以内 印章下边沿与成文日期下边相切 统一下套 端正 居中下压发文机关署名和成文日期 右空4字 印章必须与正文同处一页一般不采取 此页无正文 解决 23 三 公文写作中的常见问题剖析 公文格式要素 主体 发文机关署名 成文日期 印章 特殊情形1 联合行文 发文机关署名在正文或附件说明下 按照发文机关顺序整齐排列 并将印章一一对应 端正 居中下压发文机关署名 最后一个印章端正 居中下压成文日期并使其居印章中心偏下位置印章之间排列整齐 互不相交或相切 每排印章不得超出版心 首排印章顶端距正文或附件说明一行以内 24 三 公文写作中的常见问题剖析 版记格式 注意抄送与主送的区别 注意印发日期与签发日期的不同 25 公文格式要素 版记 抄送机关抄送机关在印发机关和印发日期之上一行 左右各空一字编排 抄送 二字后加全角冒号和抄送机关名称 回行时与冒号后的首字对齐 抄送机关之间用逗号或顿号隔开 一般同级 同类别单位之间用顿号 不同类别单位之间用逗号 最后一个抄送机关用句号 0 35mm 0 35mm 0 25mm 先外后内 抄送范围如涉及不同的机关 按照党 政 军 群 人大机关 政协机关 法院 检察院 各民主党派顺序排列 26 三 公文写作中的常见问题剖析 公文格式要素 版记 印发机关和印发日期印发机关和印发日期编排在末条分割线之上 印发机关左空一字 印发日期右空一字 印发日期以公文付印的日期为准 用阿拉伯数字将年月日标全 月 日不标虚位 即1不编为01 年月日后加 印发 二字 0 35mm 0 35mm 0 25mm 特别提醒 版记下方不再标注 共印 份 27 三 公文写作中的常见问题剖析 目录 28 请示 适用于向上级机关请求指示 批准 本级机关在职权范围内 上级方针政策已定的问题 不必请示而应自行处理 一般而言 须向上级请示的问题主要有以下情况 超出本级权限 需要上级机关明确指示的事项遇到问题无法解决 需要上级指示处理较为重要的事件和问题 要上报批准遇到问题 虽有解决方法 但没有权力或能力实施 需要上级帮助对有关方针 政策和上级发布指示有疑问 要上级解答下级机关之间在重要问题上出现意见分岐 要上级仲裁请上级领导参加活动 指导工作 上行文 请示 29 要严格遵行一文一事 只主送一个机关 一般不越级行文的原则 提出的请求应清楚明白 要对方批准或指示什么必须明明白白 以便于对方有问必答 不得抄送其下级机关 不可同时上报下发 须由主要负责人签发 要留下联系人和电话请示的语气必须谦恭 不能以决定的口吻说话 在写请示事项时 只能写 拟 怎么办 不能写 决定 怎么办 在所陈述的情况和理由比较复杂的情况下 可用各种附件作详细说明 以简化正文 上行文 请示 30 1 把请示写成 请示报告 或标题出现 申请 2 写作时抓不住问题的关键 请示原由写得太抽象 太笼统 使人看不出所要办理事情的必要性 对如何办理这件事未提出办法和措施 或措施欠具体 3 把不同类的事情 或几件事情放在一份请示中写 这是不允许的 上行文 请示之易出现的问题 31 1 开头要简要说明报告的原因 目的等 接用 现将有关情况和意见报告如下 以启承主体 2 主体内容通常包括两个部分 先讲主要情况和问题及原因 后讲进一步工作的措施 意见或建议 3 结尾用语一般用 特此报告 即可 4 不得夹杂请示事项 也不能加建议事项 例子 公司关于市场开发工作情况的汇报 将 汇报 作为公文文种使用 显失规范 应改为 报告 党和国家机关应严格按照公文法规中所规定的文种使用 不能乱起 名称 以确保其规范性和严肃性 上行文 报告 报告 适用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问 32 请示 适用于向上级机关请求指示 批准 上级对于请示必须有答复 在行文时间上要求必须事前行文 报告 适用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问 不需要上级做出答复 可事中行文 也可事后行文 例子 公司关于急需采购XXX的报告 从标题事由看 都是请求上级批准某事项 因此 应将 报告 改为 请示 请示VS报告 33 1 情况特殊的通知 在标题中应写明 如 紧急通知 补充通知 联合通知 等2 主送机关有两种写法 主送机关有一个或两三个 名称可全部写上 属普发文件 采用概括的写法 下行文 通知 注意 通知不再适用于人事任免 34 批复是用于答复下级机关请示事项的回复性公文 开头 通过引叙来文以说明批复缘由 首先点明批复的下级机关并写明来文日期 标题和文号 以交代批复的根据主体 主要说明批复事项 应当根据有关政策 法规和实际情况 针对 请示 的内容给予明确肯定 或否定 的答复或具体的指示 一般不进行议论 也有的批复 在批复事项后概括提出希望和要求 进一步强调批复的主旨结语 一般用 此复 或 特此批复 等习惯用语 下行文 批复 35 决定 适用于向所辖范围制发的重大事项安排 人员任免 下行文 决定 通报 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或通报有关情况 下行文 通报 函 适用于不相隶属机关之间商洽合作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 平行文 函 36 第一 纪实 没有会议 就没有会议纪要 没有纪实 也就没有会议纪要精神第二 提要 会议纪要与会议记录的区别就在于 要 字上 会议纪要必须提炼会议要点 总结会议情况 概括会议精神 不能有闻必录 有事必记 其他重要文种 会议纪要 第三 效力 一经印发 与会机关和相关单位必须遵守执行 37 关于邀请杨总 陈书记参加XX工程奠基仪式并致辞的请示报告XXX总公司总经理办公室 党委办公室并转呈杨总 陈书记 根据 总公司XX专题会决议 我公司成立了工程指挥小组 在总公司领导的正确指导下 经2个月的全力拼搏 前期准备工作已经就绪 现定于七月二十日举行工程奠基仪式 届时拟请杨总经理 陈书记参加仪式并致辞 请总经理办公室提供方便 我公司热切盼望杨总经理 陈书记的到来 此致敬礼 附件一 讲话稿 附件二 议程 XX公司全体员工2013年7月16日 以下案例 看谁找出的错误多 38 关于邀请杨总 陈书记参加XX工程奠基仪式并致辞的请示报告XXX总公司总经理办公室 党委办公室并转呈杨总 陈书记 根据 总公司XX专题会决议 我公司成立了工程指挥小组 在总公司领导的正确指导下 经2个月的全力拼搏 前期准备工作已经就绪 现定于七月二十日举行工程奠基仪式 届时拟请杨总经理 陈书记参加仪式并致辞 请总经理办公室提供方便 我公司热切盼望杨总经理 陈书记的到来 此致敬礼 附