采购部组织架构及工作职责

XXXCS1-02-001-2 采购部组织架构及工作职责 第 9 页 共 9 页XXX有限公司质量体系文件采购部组织架构XXXCS1-02-001-2 批准： 2008-3-26发布 2008-3-26实施XXX有限公司发布更改一览表序号更改时间更改章节号更改单号备注采购部组织架构及工作职责1 目的1.1 采购部组织架构图为明确规定公司采购部和商品管理部的组织架构，特制定本组织架构图。1.2 采购部工作职责为明确规定公司采购部和商品管理部工作职责。1.3 采购部员工的基本素质要求为明确规定公司的采购部工作人员的工作原则，特制定本管理规定。2 适用范围本管理手册适用于公司采购部、人力资源部及公司采购部全体员工。3 相关文件3.1 公司采购部组织架构图3.2 公司采购部职责说明书3.3 公司员工奖惩实施条例4 名词解释（无）5 职责5.1 采购部组织架构图5.1.1 建立合理的组织架构，使采购部、商品管理部等各岗位各司其职，合理分工，提高工作效率。5.2 采购部工作职责商品就是指做生意中买卖的货物。英文：“Merchandise”。商品采购部（Merchandise departmer）就是指对做生意中买卖的货物进行买卖管理的部门。5.2.1 采购部工作职责5.2.1.1 制定商品年度、月份采购计划5.2.1.1.1 负责组织制定年度工作计划，经济指标及措施。5.2.1.1.2 负责组织制定月初工作计划，结合公司实际情况确保其内容具体化，可操作性强，并组织实施。5.2.1.2 审定商品进货渠道与供应商签订完美的供销合同，引进物美价廉、适销对路的商品。5.2.1.2.1 负责新品的导入、供应商的谈判、合同的签订。5.2.1.2.2 开发有潜力供应商。5.2.1.3 负责向供应商收取合理非营业收入，确保各部门利润按要求完成。5.2.1.4 研究和调整商品结构，确保商品结构的合理性。5.2.1.4.1 负责组织商品结构的设计、分析、充实及检查。5.2.1.5 及时淘汰滞销商品、更换过季商品、填写删除单品表、终止供应商表。5.2.1.5.1 负责及时处理滞销淘汰商品，确保电脑系统中的商品都是畅销品。5.2.1.6 负责制定促销计划、组织和落实促销活动，促销活动前三周，必须将单品促销表填写并通知相关部门，促销活动前一周通知门店。5.2.1.6.1 DM海报谈判与制定。5.2.1.6.2 制定季节性商品的采购计划。5.2.1.7 开发自有品牌5.2.1.7.1 负责开发质优价廉的民生民用品牌。5.2.1.7.2 负责合作方有足够的信誉保证。5.2.1.8 每周做一次市调并做好市调报告，根据调研做好商品结构调整和价格调整，准确无误填写调价表。5.2.1.9 负责对新店的商品布局及商品组织。5.2.1.10 培训工作5.2.1.10.1负责定期对本部门员工业务技能和谈判能力进行培训。5.2.1.10.2负责定期对本部门员工进行法律知识与商品知识的培训。5.2.1.11 考核本部门各岗位的绩效。5.2.1.11.1负责制定本部门绩效考核方案，经批准后组织实施。5.2.1.11.2考核本部门各岗位的绩效、执行奖惩工作。5.2.1.12 文档管理工作5.2.1.12.1负责建立供应商资料库与合同库、妥善保存并负责保密责任。5.2.1.12.2负责本部门档案材料的收集、整理、归档等工作。5.2.1.13 商品质量监督工作（ORC）。5.2.1.13.1负责卖场中商品质量检查与监督工作。5.2.1.13.2协调与相关政府部门的工作。5.2.2 采购总监工作职责5.2.2.1 负责监管所有的采购决定。5.2.2.2 负责制定销售计划和毛利预算，对公司的销售额、毛利额、毛利率、非营业收入、 库存周转天数等预算全面负责。5.2.2.3 负责指导各采购部门经理开展工作，负责监督各部门工作计划并完成任务指标。5.2.2.4 负责年度、季度、月度促销计划的制订、监督和落实。包括商品采购及其资金安排计划；毛利计划；促销计划（含促销收费计划）；年度采购经费预算计划。5.2.2.5 商品结构的宏观控制。5.2.2.6 采购部管理层的考核及使用。5.2.2.7 负责采购部队伍的建设。5.2.2.8 负责自有品牌商品的最终谈判及特殊供应商谈判。5.2.2.9 负责制定相关工作流程。5.2.2.10 负责签署采购部文件。5.2.2.11 负责采购部与营运部的工作。5.2.3 采购部门经理工作职责5.2.3.1 负责采购部专业分部的销售额和毛利额、库存周转预算。5.2.3.2 制订本部门的工作计划并组织落实。包括：提出并上报年、季、月采购计划；提出并上报年度促销计划；提出并上报本部门重点工作计划。5.2.3.3 制定采购岗位描述并相应授权，督察采购工作并定期考评，指导采购开展工作，并完成每月的销售额、毛利额和库存控制指标。5.2.3.4 发展与供应商的业务关系。5.2.3.5 督促落实每期促销计划，审核促销品项和价格。5.2.3.6 制订新商品引进计划和旧商品汰换计划并监督落实。5.2.3.7 组织商品结构的设计、分析、充实及检查。5.2.3.8 负责本部门工作的审批。包括：新品引入及滞销商品淘汰的审批；DM商品的审批；商品付款的复核；5.2.3.9 掌握市场信息及商品动态。包括组织市场调研、收集商品信息；组织调整分析所辖范围的商品结构；检核采购的市调报告，提高采购分析、把握所管商品的能力。5.2.3.10 按周分解落实月度工作计划，制定DM指令性计划，确保指令性促销商品及收费指标的完成。5.2.3.11 与供应商进行第二轮谈判或直接进行谈判。5.2.3.12 对所属商品采购与供应商所达成的商品价格实施监督。5.2.3.13 及时准确传达上级的工作部署，并组织实施。5.2.3.14 协调本部门与其它部门之间的工作关系。5.2.3.15 负责对采购人员的评估、绩效考核。5.2.4 采购经理助理的工作职责5.2.4.1 服从上级管理，接受上级下达的各项任务。5.2.4.2 负责本部门供应商的谈判及对供应商的管理，包括新品引入、合约签订等。5.2.4.3 负责本部门销售额指标、毛利指标、库存周转指标的完成并将指标细分到小类，确保完成。5.2.4.4 负责本部门商品品项结构的优化与陈列优化管理的落实和调整。5.2.4.5 负责本部门商品的促销计划完成，及时跟踪、分析促销数据。5.2.4.6 负责本部门新商品的引进和滞销商品的汰换，包括负责新品引入与供应商谈判，确定合作方式及进价，确定售价，并负责商品分类编码的编写；及时处理滞销商品，确保电脑系统的商品都是畅销品。5.2.4.7 负责市场调查，保证本部门商品的市场竞争力。5.2.4.8 定期巡店，与店铺及时沟通，解决销售中出现的问题。5.2.4.9 负责订单发放和送货跟踪。5.2.4.10 供应商前期接待、合同和相关资料的整理。5.2.4.11 负责进行市调工作，确定商品售价。5.2.5 商品管理部经理工作职责5.2.5.1 负责商品录入组、促销组、陈列组的工作。5.2.5.2 负责录入组完全正确录入供应商信息、合同信息、商品信息、价格信息、物价采集信息，做到零差错。5.2.5.3 100遵守工作原则，按章办事。5.2.5.4 负责陈列组正确商品陈列图的制作，定期检查卖场排面。5.2.5.5 负责采购部样品保管工作及采购部行政工作。5.2.5.6 负责新商品分类，保证不出现类别错误。5.2.5.7 负责促销组品类优化管理、陈列优化管理数据分析整理工作，并上报上级领导。5.2.5.8 负责合同资料及各类单据分类保管工作，并负保密责任。5.2.5.9 负责完成领导交办的各项工作，做到按时、保质。5.2.5.10 负责培训新员工系统与流程工作。5.2.5.11 负责对录入组、陈列组、促销组员工的评估、离职员工的工作交接安排。5.2.5.12 负责、辅助盘点工作。5.2.5.13 负责对物价及商品质量、相关流程督促工作及分析工作。5.2.5.14 录入组工作职责5.2.5.14.1 负责完全正确快速录入供应商信息、合同信息、商品信息、物价采集信息，做到零差错。5.2.5.14.2 严格按录入流程录入每张单据，按章办事，录入前后都要审核签字。5.2.5.14.3 严守权限管理，保证合同信息的保密性。5.2.5.14.4 对工作尽职尽责，精益求精，并努力做到自我完善，加强学习。5.2.5.14.5 上级交办的工作按时完成，做到今日事，今日毕。5.2.5.14.6 负责评估、培训录入组人员的工作。5.2.5.15 促管组工作职责5.2.5.15.1 负责采购部促销商品的销售分析，数据整理并上报工作。5.2.5.15.2 定期对采购部商品品类优化管理、陈列优化管理数据进行整理汇总。5.2.5.15.3 每月对商品结构、库存、滞销商品、订单达成率低等数据进行汇总整理，并上报。5.2.5.15.4 严守权限管理，保证系统信息数据保密性。5.2.5.15.5 对工作尽职尽责，精益求精。5.2.5.15.6 负责每期DM商品到货情况并反馈，拍照样品的跟进、保管工作。5.2.5.15.7 上级交办的工作按时完成，做到今日事，今日毕。5.2.5.15.8 负责促销组人员评估、培训工作。5.2.5.16 陈列组的工作职责5.2.5.16.1 负责公司内商品陈列图的录入、传递、检查工作。5.2.5.16.2 负责公司内堆（端）头的汇总、录入、检查工作。5.2.5.16.3 负责每期DM商品陈列图的传递工作，检查工作。5.2.5.16.4 负责采购洽谈室管理工作。5.2.5.16.5 负责采购样品室的管理工作，定期盘点，保证样品无丢失。5.2.5.16.6 负责采购部档案保管、分类工作。5.2.5.16.7 严格按流程办事，严守权限管理。5.2.5.16.8 对工作尽职尽责，精益求精。5.2.5.16.9 上级交办的工作按时完成。5.2.5.16.10 负责陈列组人员的评估、培训工作。5.3 采购部员工的基本素质要求5.3.1 操守廉洁5.3.1.1 正直高尚的个人品质5.3.1.2 良好的职业道德5.3.1.3 不利用工作之便谋取私利，拒绝接受供应商的任何个人馈赠5.3.2 市场知识5.3.2.1 对零售行业有深入的了解5.3.2.2 对消费品市场有深入的了解5.3.2.3 掌握对所负责部门商品的专业知识5.3.2.4 对供应商的熟悉5.3.3 精打细算5.3.3.1 把公司采购看成是自己的生意5.3.3.2 良好的成本控制意识5.3.3.3 尽最大努力创造最高的利润5.3.3.4 时时处处维护公司的整体利益5.3.4 积极认真5.3.4.1 敬业、爱业、热爱零售业5.3.4.2 良好的心态，工作认真扎实5.3.4.3 上进心强5.3.5 创新求进5.3.5.1 不断寻求突破，提升业绩5.3.5.2 善于学习，提高自我5.3.5.3 不躺在原来的成就上沾沾自喜5.3.6 适应性强5.3.6.1 良好的身体素质和心理素质5.3.6.2 能适应公司快速扩张的需要和重复繁琐的工作5.3.6.3 合理安排工作5.3.7 团结合作5.3.7.1 良好的谈判能