沟通机制(范围原则修改 请参阅).doc

能人邦信息科技（苏州）有限公司工作沟通与反馈制度（试行版）(2016年7月) 一、总则为确保公司各项工作有效、有序推进；（组织）确保公司团队各职责人员能够结合工作做到有效协调、愉快工作；（人）确保各项工作问题沟通及时、理解一致、有效落实；（事）满足提升工作质量、工作效率、降低沟通管理成本要求（效果）；特制定工作沟通反馈制度。二、沟通与反馈目标目标公司推行坚持信赖、互助、以轻松活泼、务实、求真、追求创新、以人为本、坚守原则为基础的以人为本的沟通文化，旨在营造轻松企业高效、积极活泼、和谐愉悦的沟通环境以。高效、愉快完成各项工作。三、沟通与反馈适用范围及定义原则（一）适用范围 公司经营发展中有关战略规划、产品研发、市场推广、运营管控、资源管控等职能所涉及的所有计划、项目、业务、事务、经营成果等工作中存在的异常情况、问题、解决方案及落实情况。（二）术语定义计划：工作正式开展之前的思路、设想和安排；包含轻重缓解、时间进度和周期、人力、资金、分解任务、步骤、目标效果、激励分配等要素。业务：基于专业分工或关联专业所形成的行业分工，所处理的专业性、近似性、相关性的事务集合。包含业务连续性、稳定性、经济效益、对象认可度等经营成效。项目：有明确的较长时间周期、需要跨专业或行业配合，对需求目标、质量、进度、资源成本、实现规范有严格要求的一组独特的、复杂的、相互关联的事务组合。包含时间周期与进度、工时及物资投入、专业质量、业务质量等项目经营成效。事务：由问题、场景所产生的需求时间短、资源涉及较少的单次工作。包括重要、紧急两维度和响应时效、处理时效、完成落实结果。（三）原则1.必要原则：个人对适用范围内的问题，依据是否有助质量、效率、成本、安全改善4个维度，个人判定必要的、异常的，务必24小时内及时沟通反馈。2.发起原则：所有团队成员在工作中专注本职、兼顾全局，发扬主人翁、团队意识，提倡谁发现谁发起原则。3.融洽原则：被沟通人员应认可对事不对人的能人精神，面对沟通，只要对公司有利、本职工作有利应豁达采纳、乐于执行。保持良好健康、感恩心态，持续保持融洽的团队关系。要求四、方式及要求（一）沟通方式1、记录方式：有关计划、方案、会议纪要、重大节点的成果周报、月报等重要事项以电子或纸面形式发起沟通、反馈。2、会议方式：职能范围内涉及3人以上人员协作的重大决策、安排、计划付诸前的评审；跨3职能及以上协作的计划、项目、业务、事务付诸前的沟通；政府、商务外联业务、事务付诸前的沟通由负责人以现场会议、网络会议的形式组织沟通、反馈。跨职责、职责内3人以内的短期紧急事务，发起方以电话、IM网络工具、现场小范围对口沟通。4、工具方式：计划评审工作约定以现场会议、网络会议形式沟通、反馈，约定XXX平台进行项目沟通、反馈；约定以XXXX平台进行业务沟通、反馈；约定以XXXX平台进行沟通、反馈（一）原则要求1.沟通原则：必要、异常一定及时沟通。2.时段沟通：公司要求所有成员在工作中及时做好事前沟通、事中沟通、事后沟通。3.量化沟通：公司各级别员工在工作中对某项具体事务产生不同意见、建议、理解、观点、认识等，如不能及时达成一致的，需要通过量化沟通与反馈进行解决，量化标准应不少于3次，通过3次相互耐心沟通后，应愉快的达成一致意见。对经过3次沟通后仍不能达成共识的，当事人须及时逐级上报相关负责人裁定解决。（二二）具体要求要求限时反馈制准时、准确、有效落实是当前沟通与反馈的具体要求。员工被沟通者在接受沟通时上级任务安排时，必须根据沟通工作任务的内容的重要性、紧急性（30天内），及时、准确的回复是否采纳。采纳并可落实的紧急事项，需统筹工作量、工作难度、资源需求等，向发起方回复完成明确的落实计划承诺任务完成时限并反馈结果时限（明确到分钟）。给与上级明确回复。 其他要求如下：1、员工必须做好日常工作备案，上级安排的任务、同事的委托、外来人员的需求等均需记录。信息接收紧急沟通事项后，以该员工为中心与本部门或其他部门联系、询问、协调、解决，形成对信息的闭环管理被沟通者和沟通者建立工作配合契约关系。在此过程中事项落实过程中涉及到的部门或个人应积极配合、迅速响应。结果由该员工被沟通者在24小时内回复给信息源发起者，决不允许中途推给其他人回复。杜绝问题石沉大海、有始无终。2）2、涉及到紧急重大、对公司造成一定影响的事件，应第一时间向分管负责人报告，由相关负责人研讨后作出正面消息的回复，负责人回复应做到迅速、及时。紧急、重大事件报告及时备案，以便公司相关部门管理监督。3）3、在执行任务时如确实存在无法克服的困难，执行人无法按时按标准完成，应立即向分管领导反应并说明不能完成的困难或原因，请求上级给予支持或提供资源。执行人应及时提交报备信息，相关负责人确认并给予迅速回复。相关备案信息，及时存档，以备查询。4）4、在执行任务中如因不可抗拒的外在因素而不能按时完成的，应及时将事情处理的进度反馈给信息源，并作出相应的说明。相关任务执行信息按照公司要求进行备案存档，以备查询。5）5、工作职责内的事务，按照公司工作日志系统，及时提交，应日事日清。相关负责人及时跟进了解员工工作进度，进行确认，并及时给予回复。6）6、对于没有明确完成时限的工作任务，无论当日是否完成都应对事情的处理进度作出回复。责任人当在统一的时间，集中向相关负责人汇报相关情况，负责人需及时予以确认，并给出明确回复。7）7、对于有明确完成时限的工作任务，要依据工作重要程度及时间顺序,在规定时效内完成并回复。工作程序及相关进度需及时汇报，相关负责人需及时予以明确回复。相关信息及时备案，以便查询。四、反馈种类 （一）1、会议、任务通报与反馈1、鉴于目前公司尚处于草创初期，人员比较分散，公司统一使用“口袋助理”办公软件。相关事务讨论，采用提交任务信息的方式向公司内部报备。任务负责人，通过组建任务小组的方式完成相关任务执行过程。相关信息应进行备案，以便查询、督办。2、公司采取职能部门负责制，职能部门负责人在职能范畴内拥有自决权，部门内部沟通最终裁决人为职能部门负责人。事关公司全局的重大事项，则需提交公司负责人，由公司负责人主持召开核心成员会议集体协商解决。3、公司会议分为公司负责人召集的重大会议、例会，职能部门负责人召集的内部沟通会议等形式。 公司重大会议以事务为导向，不定期召开，会议召开前一周，公司负责人应将会议相关主题、参与人员范畴、会议议题等及时通告到人，并做好相关文案备案，会议形式，提前沟通，公司行政部门负责追踪落实；公司例会暂定每两周召开一次，时间暂定为周五晚上20:00-22:00，主要内容为各部门通报两周以来的工作进度及通报相关问题，会议形式暂定为微信群聊，例会由公司负责人主持召开，行政部门做好会议纪要，并备案存档；部门内部会议，有部门负责人自主召开，有相关负责人组织好会议工作，并做好相关会议纪要，以备查询。4、公司负责人召集的会议、公司例会形成的决议事项，由行政部门负责负责以公司通报的形式，或以任务通报的形式，在公司办公软件上公开公告，并追踪落实，涉及部门和相关负责人须及时将进展情况反馈。5）5、其他人员召集的会议，由会议召集人指定人员负责会议决议通报事项，并做好任务追踪落实工作。相关负责人，负责任务落实，并做好信息备案。 2、（二）命令下达与反馈主要适用于机动、重要、紧急的工作。公司管理层可以打破常规工作流程，以任务栏的形式直接将工作任务下达到具体岗位工作人员，执行者须在最短时间内作出反应，并将结果尽快反馈至下达人，同时向公司办公软件“口袋助理”报备相关信息。 3、（三）日常工作部署与反馈日常工作事项，凡具互动性的，都须进行及时反馈。必要的报告、请示、下达、执行等事项，通过公司办公软件“口袋助理”进行管理，申请方和承办方要根据工作事项的轻重缓急在规定的时间内及时进行处置与反馈，必要时提请公司高层参与。工作部署下达至相关部门后，部门负责人要迅速传达到具体承办人员，并做好过程管理。 4、（四）提案与反馈公司倡导鼓励员工积极提出建设性意见和建议，为公司经营建言献策，提出更好的建设性议案。提案部门或提案人，按照统一提案文本格式，向公司高层递交提案并知会行政部门，由行政部门对提案意见追踪、反馈。具有合理、先进、有效、可行的提案经过评估予以采纳的，公司将予表扬，并给予一定形式的奖励。原则上，不鼓励越级提案。职能部门个人提案，向职能负责人汇报；职能负责人提案，向公司负责人汇报；重大事项提案，公司负责人需召开核心管理层会议，共同协商决议。公司遵循提案保密原则；相关负责人应与提案人或提案部门充分沟通，遵循沟通会意原则；提案进行过程中，遵守沟通私人空间原则。后期，公司将开放公司负责人信箱，行政部门负责相关工作落实。五、反馈问责制度 凡对工作反馈不及时、不重视、不管不问或敷衍的