会务管理--会议

会务管理 一、会议概述 二、会务工作流程 三、会务工作具体内容 四、常用会议的组织程序 五、会见与会谈 六、技能训练 目 的 通过本模块的学习，了解会务工作的基本内容及工作程序，学会拟定会议方案，掌握会议组织工作的环节和会务工作中的文书工作。 议的涵义 会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、沟通信息、表达意愿的行为过程。 议的要素 式要素：名称、时间、地点、与会人员、会议方式。 容要素：指导思想、议题、目的、任务、作用。 序要素：会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。 务要素：会议经费、会议设备、会议服务设施。 一、会议概述 议的作用及缺陷 议作用 （）交流信息，互通情报 （）发扬民主，科学决策 （）组织领导，推动工作 （）带动消费，促进经济 （）联络感情，塑造形象 议缺陷 （）造成时间、精力的浪费 （）造成经济的浪费 （）造成信息的重复、浪费 （）滋长不正之风 (公共机构） 议的种类 按规模分： 特大型（万人以上）、大型（上千人）、 中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。 按性质分： 法定性、决策性、专业性、动员性、纪念性、 外事性 、专题性、综合性。 按时间分： 定期和非定期。 按出席对象分： 联席会、内部会、代表会、群众会 . 按召开方式分： 电话会、电视会、广播会、网络会。 司常见会议类型 总经理办公例会与特别会议、员工大会、公司年会、股东大会和董事会、客户咨询会、展览会、订货会、业务洽谈会、新产品发布会、联谊会、表彰会。 讨论 你参加过一些什么样的会议？你是否喜欢这些会议？为什么 ？ 议的申报与审批 口头申报、书面申报、会议申报。 精简从严原则、 “ 一枝笔 ” 原则。 议成本意识 会议成本 = 2A :与会者平均工资的 3倍（以小时计） ; B :参加会议的人数 ; T :会议的时间（以小时为单位）。 织的工作 (1)协助领导确定会议议题； (2)根据议题安排议程、日程； (3)发会议通知，负责会议报到； (4)对与会人员进行编组； (5)布臵会场，安排座次； (6)印发会议证件 (出席证、列席证、工作证等 )； (7)负责会议签到； (8)会中组织和协调； (9)会场其他组织和管理； (10)会外的联络和协调 (负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织 )。 (11)会议的结束收尾工作。 (1)会议文书的起草； (2)会议文书编写； (3)会议文书印发及管理。 (1)与会人员的食宿管理； (2)会议的财务管理； (3)会议的交通保障； (4)会议的文化活动； (5)与会人员的医疗保健。 (1)会议的保密工作； (2)会议的警卫工作； (3)会场内外的安全保卫工作 。 二、会务工作流程图 前流程 确定会议主题与议题 确定会议名称 确定会议时间与会期 明确会议设备 确定会议地点 安排议程和日程 制发会议通知 确定会议规模与规 格 布置会场 准备会议文件材料 安排食住行 制定会议预算 制作会议证件 会场检查 明确会议组织机构 确定与会名单 会中流程 做好会议记录 组织签到 值班保卫工作 报到及接待工作 后勤保障工作 编写会议简报或快报 会议保密工作 会议信息工作 会后流程 撰写会议纪要 催办与反馈工 作 安排与会人员离会 会议总 结 会议文书的立卷归 档 会议的宣传报道 三、会务工作的具体内容 导会务工作的原则 1、准备充分； 、组织严密； 、服务周到； 、确保安全。 会前准备工作 定会议主题与议题 确定主题的主要方法：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化。 确定会议名称 会议名称一般由 “ 单位 +内容 +类型 ” 构成 ,应根据会议的议题或主题来确定。 定会议规模与规格 确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同时 本着精简效能的原则。 会议的规模有大型、中型、小型。 会议的规格有高档次、中档次和低档次。 定会议时间、会期 会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。 定会议所需用品和设备 必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。 特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。 立会议组织机构 会务组、宣传组、秘书组、文件组、 接待组、保卫组。 定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。 定会议地点 要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。 会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。 会议日程是指会议在一定时间内的具体安排。 某股份有限责任公司股东大会日程安排 日期 时间 内容安排 地点 主持 参加 人 备 注 3、 9 上午 9： 00 报 到 花园酒店大会议厅 李总 ： 30 会议开始 ，张董致开幕词 大会议厅 张董 全体股民 9： 40 李总：年度经营报告 大会议厅 张董 全体股民 11： 00 年度决算表 大会议厅 总会计师 全体股民 11： 30 大会结束 发会议通知 会议通知的内容包括名称、时间、地点、与会人员、 议题及要求等。 会议通知的种类有书信式和柬帖式。 会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知。 会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件。 制作会议证件 代表证 出席证 会议正式证件 列席证 来宾证 会议证件 旁听证 工作证 会议工作证件 记者证 出入证 会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件号码等。有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。 备会议文件资料 主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等。 排食住行 会议饮食管理本着 “ 卫生第一、保证营养、适合口味、方便节约 ” 的原则，做好伙食预算和伙食搭配与烹调工作 . 会议住宿安排，根据实际情况，按照规定标准，尽可能地满足与会人员住宿上的要求。 安排好会议用车，为会议提供完备的交通服务。 定会议预算方案 文件资料费 、 邮电通讯费、会议设备和用品费、 会议场所租用费 、 会议办公费 、 宣传交际费 、 食宿费、 交通费、其他费用。 臵会场 庄严、肃穆、轻松、简洁、 喜庆、儒雅、简单朴素 椭圆形、回字形、 T 字形、 “ 马蹄 ” 型、长方形。 “ 而 ” 字型、半圆型、课堂型。 礼堂型、众星拱月型。 场的布臵 主席台的布臵一是对称；二是要简化。 主席台的座次一般是职务最高的居第一排正 中，然后先左后右，由前至后的顺序依次排列。 B. 场内其他人员的座次安排 横排法。竖排法。左右排列法。 礼堂型 教室型会场 会标、会徽、台幕、标语、桌签、坐签、色调、灯光、气味、旗臶、花卉。 会标 会徽 查会场 （ 1）方式 一是听取会议筹备人的汇报， 一种是现场检查。 （ 2）检查的内容 问题讨论 1会议议程与日程的区别。 2简述拟订会议议程与日程表的方法。 3选择会议地点应综合考虑哪些因素 ? 4、应如何做好会场的布臵工作？ 5、怎样制定会议筹备方案？ 6、怎样发放会议通知？ 7、怎样才能做好会议的食宿工作？ 8、会前检查工作包括哪些内容？ 会中服务工作 （ 1） 与会人员的接送 ; （ 2）会议交通工具的安排 ; （ 3）与会人员返回时，车、船和飞机票的预订及购买 ; （ 4）会议文娱活动的安排和组织 ; （ 5）其他属于招待方面的工作。 （ 1）秘书人员代签到。 （ 2）簿式签到。 （ 3）电子计算机签到。 ： 记录头、记录主体、 记录尾部 会议名称； 会议时间； 会议地点； 会议主席（主持人） 会议出席、列席和缺席情况； 会议记录人、 会议主要议题。 与会者的发言。议定事项。 散会。主持人、记录人签字。 准确、完整、简洁、明确。 论的焦点及其各方的主要见解； 议、决定，重要声明、修正案内容、结论全记下来， 其他的可简要记录 . 后对照录音带修改，或请发言者重复。 议，要记人名。 主席签字批准。 席或秘书可改。 能再改动。 递、反馈工作 . 记、多想、多算、多跑，全面搜集信息。 握第一手资料。 便各方利用。 收集反馈信息。 守单位秘密。 果、时效、费用的原则。 综合型、专题型、实录型。 报头、报核、报尾。 简练、快捷、准确。 秘书人员要坚守值班岗位，以保证会议顺利结束，并随时应付各种突发事件。 （ 1）涉及秘密的会议，严格确定出席、列席人员及会议服务人员。 (2)召开比较大型的或秘密性较强的会议，秘书部 门要与保卫、保密部门取得联系，共同采取保密措施。 (3)根据实际需要，确定会议印发的文件及其数量，文件要标明密级，统一编号，按照规定的范围印发。 (4)选择会址要注意保密，会前对会场环境及会场设施包括扩音、录音设施、电话进行防窃密、泄密检测。 间、会议室进行保密检查。 问题讨论 1、会议记录的内容有哪些？ 2、如何做好会议记录？ 3、如何做好会议期间的信息沟通？ 4、会议期间值班、保卫工作有哪些内容？ 5、会议后勤保障 工作包括哪些？ 后整理工作 安排与会人员离会 撰写会议纪要 会议的宣传报道 会议文书的立卷归档 会议总结工作 会后催办和反馈工作 四、常用会议的组织程序 是各级领导为研究和处理日常工作、协调矛盾而召开的会议，在企业中也称领导（厂长）办公会。 议题安排 发送会议通知 做好会议记录 撰写办公会议纪要 议定事项的贯彻执行 搜集信息，进行反馈 工代表大会 职工代表大会是企事业单位依据 职工代表大会条例 召开的具有法律效力的会议。 其组织程序如下 : 确定大会议题 做好宣传发动工作 征集和处理提案 准备会议文件 准备会议文件 （ 1）由工会向全体职工代表报告大会的筹备工作情况。 （ 2）酝酿大会主席团人选，民主选举主席团成员。 （ 3）确定大会议程，主席团审议通过大会议程，然后向 全体职工代表宣布。 （ 4）酝酿职工代表大会专门小组的设臵及组成人选名单 . （ 5）听取代表资格审查小组关于代表资格的审查报告。 （ 1）听取主要行政领导工作报告，组织讨论，提出意见，在修改和补充的基础上，大会通过。 （ 2）听取各专门小组的报告。 （ 3）民主评议行政领导。 （ 4）选举通过各专门小组人员名单。 （ 5）讨论职工代表大会自身建议的有关规定和制度。 （ 6）通过大会决议。 （ 1）整理现场，欢送代表离会。 （ 2）整理会议文件，搞好立卷归档。 （ 3）落实大会决定协议，督办落实情况。 五、会见与会谈 见与会谈准备 对方求见的目的 对方的求见对象 对方相关社会背景，如习俗、禁忌、礼仪等特征 对方参加会见的人数、姓名、职务等。 主要求见人的详细资料 知主方参加会见和会谈的人员 通知主方接见人 通知主方陪同人员 通知主谈人 通知其他会谈人员 会见的地点一般安排在主人的办公室、会客室或小型会议室，也可在客人的住所进行。 会见的时间根据会见的性质来定。 会谈的地点一般安排在客人所住的宾馆会议室。 会谈的时间安排应先征求对方的意见。 会见与会谈的名单、地点、时间一旦确定，应及时通知对方。 了解客人抵达方式，以便告知主方的接送方式及接送人员。 如果是重要的会见和会谈，事先应由秘书或其他工作人员进行预备性磋商，确定会见、会谈的具体日程。 会见场所应准备足够的桌椅、沙发、茶几和饮料等物品。所有摆放的家俱，应保证干净、清洁、大方。 会谈桌上有时需放臵双方标志旗臶 (如果是涉外谈判，应摆放两国国旗 )，现场可放臵双方主要人员座位卡，以便与会者对号入座。 会见的座次安排 会见时应遵循 “ 主左客右 ” 的原则，即客人坐在主人的右边。涉外会见还应有译员。如下图所示： 记录 译员 主客 主人 客方人员 主方人员 译员 主客 主人 客方人员 主方人员 会谈的座次安排 双方会谈一般将谈判桌排成长方形，双方各坐一边，主方位于背门一侧如图 (一 )，或进门后的左侧如图 (二 )，双方主谈人位于各方长排中央，其他人员按右高左低排列。 桌上应放臵中文座位卡，涉外会谈，要同时放臵对方语种的座位卡。如图所示。 多边会谈的座位可摆成圆形或方形。 正门 客方 主方 1 3 5 7 6 4 2 1 2 4 6 7 5 3 译员 主宾 译员 主人 （一） （二） 相关知识一 会见 会见，国际上一般称接见或拜会，凡身份较高的人士会见身份较低者，或是主人会见客人，一般都称为会见。凡身份较低的人士会见身份较高者，或是客人会见主人，一般称为拜会或拜见。拜见君主，又称谒见、觐见。我国不作上述区分，一律统称会见，接见和拜见后的回访称回拜。 会见分为礼节性、事务性和政治性三种。企业常用的会见主要是社交上的礼节性会见和涉及业务商谈、经贸洽谈等内容的事务性会见。 政治性会见一般涉及双边关系及重大国际事务等。 相关知识二 会谈 会谈是指双方或多方就某些重大的政治、经济、文化、军事问题，以及其他共同关心的问题交换意见，会谈也可以指洽谈业务，即就具体业务进行谈判、会商。 会谈的内容较为正式，专业性较强，在企业中主要指商务谈判和业务会商。 相关知识三 会见、会谈的区别 1、内容不同：会见的内容礼节性、事务性较强，会谈的内容经济性、利益性较强 2、功能不同：会见主要是为了加强双方的关系，处理事务。会谈就是指双方或多方为了消除分歧、改变关系而交换意见，为了谋求共同利益或契合双方利益而互相磋商的行为和过程。 会见与会谈的基本程序 迎接 致辞、赠礼、合影 会见或会谈 记录 结束 合影图 5 4 4 4 5 5 4 4 4 4 4 5 5 4 4 4 2 1 3 4 4 4 5 6 1 2 3 4主客插排） 5 6六、技能训练 【 训练目标 】 通过训练，熟悉会议组织的工作环节，掌握会议筹备方案制作要领。 一、案例分析 案例 1： 一次重要的报告会，办公室安排秘书小刘负责