公司合同文书管理制度.doc

楼兰印记坚果葡萄干一、 合同编号编号规则：FML-部门简写-年份月份-当月签署的第几份说明：1、FML是公司名拼音首字母大写。2、部门简写为各部门拼音首字母小写，如企划部是qh,推广部是tg。3、年份为年代的后两位，2017缩写为17，月份为签订当月的月份。4、单月签署的份数以01开头。企划部2017年9月的第一份合同编码为：FML-qh-1709-01二、合同存档盖章后的合同保存包括两种形式：1、电子扫描件保存。合同应在双方签字盖章完成后当天将合同原件交由保管部门对合同原件进行扫描存档，预防原件损毁，特别重要稳件还应在移动硬盘或U盘额外备份。2、书面合同的原件保存。合同原件扫描后，由保管部门按合同编号进行归档保存。合同原件交接需进行合同交接签名确认，归档时进行合同归档登记。3、各部门提交合同原件至保管部门前应复印留存副本备查，避免频繁调阅合同原件，造成原件损毁。4、合同保管部门应建立合同归档电子台账，登记合同签订日期、签订部门、归档日期、客户名称、合同提交人及签收人备查。5、合同归档后相关人员需要调阅合同原件的，需向主管领导说明原因，经主管领导同意后，在合同调阅登记表上进行登记。三、合同签订尽量由我方审核后打印合同书面版。如对方打印合同的，在签订前必须审阅合同是否有条款变更。合同签订主体是个人的，应当面与其签订合同，避免出现他人代签，对方事后否认的情形出现。合同签订日期应与合同内合作起始日期相一致或早于起始日期。四、合同盖章合同签订方是个人的，应由合同主体本人进行签字并按指印，委托他人签字的，必须出具授权委托书。合同签订方是公司的，应有公司单位盖章和法定代表人或授权代理人签字。所有签订的合同有两页纸以上的，必须加盖骑缝章。签订的合同有手写修改或增减条款的，必须在修改或增减条款处签字盖章或重新打印盖章。五、合同内容1、合同主体合同主体部分必须包含名称、法定代表人、地址、联系方式，主体是个人的还应填写身份证号（尽量收取身份证复印件）。合同主体为法人的，应到信用信息公示系统核实企业信息及信用资质。2、结算方式合同款项结算账户必须与合同主体相一致，结算账户与合同主体不一致的，需在合同中指定账户或另行出具书面说明并盖章，说明书中应具体指明是针对某份合同。3、联系方式长期有订单或文书往来的，应在合同中约定订单或文书接收的邮箱地址，联系人和联系方式。邮箱地址，联系人和联系方式有变更的，应另行出具书面说明并盖章，说明书中应具体指明是针对某份合同。六、合同履行合同履行中应注意留存与合同履行相关的往来文件，重要文件及资料往来应由双方在合同中指定的联系人签收。涉及大宗货物交接的，必须由对方以书面文件或电子邮件的形式指定的接收人签收，留存签收证据，不能由对方临时口头指定的人签收。七、文件寄送信函寄递业务是邮政法规定由邮政EMS专营的业务，EMS被收件人签收后寄件人可要求EMS邮政寄回签收回执，保留签收证据。寄件收费发票、寄件面单与签收回执一起组成证据链可达成通知到达被通知人的法律效果。寄递信