档案管理员岗位手册

航海创意投资集团管理手册基建档案管理员岗位手册航海创意投资集团发布目 录第一章 基建档案管理员岗位概述1.岗位结构图2.岗位定位3.素质、技能、知识（素质统一编写）4.整体工作管理流程第二章 基建档案管理操作流程及规范要求1.交接、收集2.整理、传递、存放3.使用和管理（借阅、销毁）第三章 业务配合要求第一节设计阶段配合1.设计档案资料管理2.设计沟通会议的组织、协调3.日常设计信息整理和传递第二节：施工阶段配合1.施工档案资料管理2.施工招投标配合3.日常施工信息整理和传递第三节：项目交接配合1.竣工资料收集2.项目资料交接第四章 日常办公事务管理（略）第一章 基建档案管理员岗位概述1.岗位结构图：2. 岗位定位：基建项目历史（成长与发展）博物馆的馆长。3. 素质、技能、知识（素质统一编写）：（1）具备档案管理的基础知识和要求。（2）熟悉档案管理流程和内部要求。（3）具有基本的工程识图能力。（4）具备cad软件的使用的基础知识和操作技能。4. 整体工作管理流程（1）基建档案管理流程：收集整理、传递、存放使用和管理（2）业务配合管理流程：提出配合需求配合执行。第二章 基建档案管理操作流程及规范和要求1建立基建档案目录框架：（1）与基建中心总经理、企管中心总经理确认基建档案类别和内容：类别名称内容甲方资料设计资料设计任务书、设计说明手续资料开工立项手续文件：决策立项文件、建设用地、征地、拆迁文件以及工程开工文件等。图纸资料（包括材料手册）设计图纸资料：概念设计、初步设计、深化设计、施工图设计和竣工图纸资料。设计变更资料：图纸会审记录、设计变更通知单、工程设计变更有关的联系单等。设计单位提交的材料手册和样板。招、投标文件招标文件、中标单位的投标文件。合同资料设计合同、材料买卖合同、施工合同（工程承包合同及设备买卖安装合同）、项目合作协议（勘察合同、监理合同、环评合同及其他房产合同等）施工资料会议记录：设计、施工过程中甲方主持召开的沟通会议记录资料。工作联系资料：给其他各单位发放的工作联系单、函件。交接清单资料与其它各部门、单位进行的资料、培训等方面的交接清单：设备交接清单、图纸与合同交接清单。监理资料监理管理资料监理月报、监理会议记录等。其他资料工作联系单及监理通知等。施工单位资料施工过程资料工作联系单、函件、工程洽商记录等。竣工资料竣工图纸及竣工验收资料。（2）编制各类文件存放形式和要求。其要求如下：类别资料名称具体要求公共要求所有资料1.分项目存放，在各档案柜上面标注项目名称，如西翠路项目资料、黄寺项目资料。2.编号要求：项目名称前两个字+各类资料名称前两个字拼音的第一个字母XXXX。如金宝手续资料编号为：JBSX001，并统一在文件资料的右下角用铅笔标注。其他具体要求甲方资料设计资料存文本和电子两种形式，目录清单内容包括：包括编号、名称、编写日期、编写人。手续资料目录清单内容包括：包括编号、资料名称、存放日期、备注是否为原件。图纸资料1.保留两份完整的原套施工图，电子版保留最终施工图和竣工图。2.目录清单内容包括：编号、资料名称、具体内容、存放日期、提供单位、备注。招、投标文件1.招标文件存文本和电子两种形式，投标文件存中标单位的正本标书一套，招标文本和投标文本对应存放。2.目录清单内容包括：编号、资料名称、具体内容、投标单位、备注。合同资料1.合同资料存文本（原则上存原件，如原件只有一份则存财务，在合同文本封面备注说明）和电子两种形式，文本和电子版编号对应存放。2.目录清单内容包括：编号、名称、标的、甲方单位、甲方代表、乙方单位、乙方单位代表、乙方联系人际联系方式、合同期限、质保期和质保期限、备注附件。施工资料1.会议记录经各方签字确认后存文本。2.目录清单内容包括：编号、名称、召开日期、与会单位、备注。交接清单资料1.交接各方签字确认的交接清单存文本。2.目录清单内容包括：编号、名称、存放日期、施工单位、备注。监理资料监理管理资料1.其中竣工图纸存放电子版，其它全部存放文本资料。2.编号、名称、发放日期、发放单位、备注。其他资料施工单位资料施工过程资料竣工资料（3）建立各类资料文件夹：根据各个项目工程进度需要，建立各个项目资料的文件夹或文件盒，并在文件夹或文件盒的中脊处标注文件资料类别，如金宝手续文件、甲方发放工作联系资料。2.交接、收集档案资料。其规范如下：类别名称内容规范甲方资料设计资料设计任务书、设计说明负责与设计经理交接确认各项目的电子板和文本的设计任务书，文本的要有相关负责人签字确认。手续资料开工立项手续文件：决策立项文件、建设用地、征地、拆迁文件以及工程开工文件等。针对外联部人员传递的所有基建手续文件，负责与其办理交接手续，并对数量、是否为原件等进行备注说明。图纸资料设计图纸资料：概念设计、初步设计、深化设计、施工图设计和竣工图纸资料。与各设计单位交接图纸资料，对进行数量、内容、是否齐全等进行签字确认，然后交设计经理组织有关人员审核。设计变更资料：图纸会审记录、设计变更通知单与工程设计变更有关的联系单等。材料手册和样板等招、投标文件招标文件、中标单位的投标文件1.负责与项目管理部主管确认交接其组织招标小组成员编制确认施工招标文件的电子版文件，并打印出一份文本文件加盖项目章。2.投标单位将标书提交后，保留各单位的正本标书文件。合同资料设计合同、材料买卖合同、施工合同（工程承包合同及设备买卖安装合同、项目合作协议（勘察合同、监理合同、环评合同及其他房产合同等）与合同签订负责人一式三份交接合同文本，并对相关内容进行检查确认：合同日期、双方委托人（法人代表）签字、乙方单位联系人及联系方式、是否缺页。施工资料会议记录：设计、施工过程中甲方主持召开的沟通会议记录资料。根据施工进度，定期与各项目甲方驻工地代表沟通并交接所有施工资料。工作联系资料：给其他各单位发放的工作联系单、函件交接清单资料与其它各部门、单位进行的资料、培训等方面的交接清单：设备交接清单、图纸与合同交接清单与各交接负责人交接其与外部单位或部门签字确认交接的清单。监理资料监理管理资料监理月报、监理会议记录等根据施工进度，定期与各项目甲方驻工地代表沟通并交接所有施工资料。其他资料工作联系单及监理通知等施工单位资料施工过程资料工作联系单、函件、工程洽商记录等竣工资料竣工图纸及竣工验收资料与各施工单位进行竣工资料数量交接，然后交造价工程师审核确认。3.整理、传递和存放档案资料，规范如下：类别名称内容规范甲方资料手续资料开工立项手续文件：决策立项文件、建设用地、征地、拆迁文件以及工程开工文件等。按照文件日期依次给文件编写序号，然后在目录中添加相关内容，依次放在文件夹或文件盒中。图纸资料设计图纸资料：概念设计、初步设计、深化设计、施工图设计和竣工图纸资料。1.设计经理组织有关人员审核后，负责将所有图纸在图纸背面的标注：图纸名称、图纸序号、收到日期，存档的标注存档，发放其他单位的或专业负责人的标注其名称，并进行传递。2.对于存档的图纸，负责打捆并按专业编号存放相应文件柜中。3.材料手册在封面上标注名称和编号，一份存档，另一份和样板一起直接转交基建采购部人员。设计变更资料：图纸会审记录、设计变更通知单与工程设计变更有关的联系单等。材料手册和样板等招、投标文件招标文件、中标单位的投标文件1.对于与项目管理部主管交接的施工招标文件的电子版文件与加盖项目章的文本文件，统一编号，对应存放。2.投标单位将标书提交后，保留各单位的正本标书文件。3.招、投标文件统一编号后存放在档案盒中。合同资料设计合同、材料买卖合同、施工合同（工程承包合同及设备买卖安装合同、项目合作协议（勘察合同、监理合同、环评合同及其他房产合同等）1.与合同签订负责人一式三份交接确认后，按照要求填充目录清单、对合同编号，然后依次存放在文家夹中。2.同时传递财务和企管中心各一份，并签字确认。3.定期和财务核对清单，查缺补漏。施工资料会议记录：设计、施工过程中甲方主持召开的沟通会议记录资料。根据施工进度，对于定期与各项目甲方驻工地代表沟通交接收集的所有施工资料，整理编号，填充目录，分别存放在相应的文件资料夹/盒中。工作联系资料：给其他各单位发放的工作联系单、函件交接清单资料与其它各部门、单位进行的资料、培训等方面的交接清单：设备交接清单、图纸与合同交接清单对于与各交接负责人交接收集的其与外部单位或部门签字确认交接的清单，整理编号，填充目录，并分别存放在相应的文件资料夹/盒中。监理资料监理管理资料监理月报、监理会议记录等根据施工进度，对于定期与各项目甲方驻工地代表沟通交接收集的所有监理和施工单位资料，整理编号，填充目录，分别存放在相应的文件资料夹/盒中。其他资料工作联系单及监理通知等施工单位资料施工过程资料工作联系单、函件、工程洽商记录等竣工资料竣工图纸及竣工验收资料与各施工单位进行竣工资料数量交接，然后交造价工程师审核确认后，传递给造价部和经营部门的保障部各一份（电子版和文本）。4.日常使用和管理，要求如下：项目具体要求查询和借阅管理1.由于工作需要，本部门员工需要查询、借阅档案资料的，可随时与其办理借阅手续；其他部门员工需要查询、借阅档案资料的，须打出方案申请表经基建中心总经理批示后给其办理借阅手续。2.档案资料原则上只限企业员工借阅使用，非企业人员借阅档案资料，须经基建中心总经理批准后，再与对方担保人办理借阅、复印手续，并备注是否归还，需要归还的最长借阅日期不超过一周。3. 档案原件原则上不得复印，如需要复印，须亲自复印制作，或协调综合事务部文员复印，其他人员一律不准复印。4. 在档案资料使用后，要检查各使用人对于所借阅的资料是否在档案资料上修改、涂抹、勾画、圈点及做其他各种标记，以此保证档案资料的完整无缺。5. 每周至少检查一次各个使用人是否及时归还所借档案资料，并给相关使用人和提醒和警示。6. 借阅时间企业员工原则上不超过3日，如有特殊需要，须请示基建中心总经理。有申请的时间按审批人审批的时间执行，但最长不得超过10天，超过10天须办理续借手续。办理续借手续时，应让借阅人出示所借档案资料。9. 对于离职、调动员工需检查其是否有所借未还的档案资料。销毁管理1.对于欲销毁的档案，负责将其列出明细，注明销毁原因和销毁方案并打出方案申请，报设计经理、基建中心总经理、企管中心总经理共同审批通过方可执行销毁。2.每次档案销毁时负责做好档案销毁记录，列册登记并整理归档。备注：档案销毁时间可据档案清理情况每半年或一年进行一次。统一汇总和移交1.整个项目工程业务完成，资料齐全后，负责将该项目所有存档资料分类整理、编号，列出交接清单，并对于文件的使用要求和注意事项等予以备注说明。2.负责将有关基建项目存档资料的分类、编号、用途等信息给集团档案管理员培训、说明。双方无异议，交接资料并签字确认。第三章 业务配合要求第一节设计阶段配合1. 设计档案资料的管理：设计任务书、设计合同及其他合作协议、设计方案、设计图纸、图纸评审记录、设计沟通会议资料及规划手续文件。2. 设计沟通会议的组织、协调：配合组织、协调内外部单位或部门进行的设计沟通与评审会议。3. 日常设计信息整理和传递：配合整理、传递设计信息。第二节. 施工阶段配合1. 施工档案资料的管理：招投标文件、施工合同、材料买卖合同、设备买卖安装合同及其他合作协议、甲方施工资料、施工单位资料、监理资料、结算资料及施工期间相关手续文件。2. 招投标配合管理：（1）向各参标单位发布招标邀请。（2）根据参标单位准备相应份数的招标文件，并加盖项目章。（3）办理发标手续，根据约定收集投标文件。3. 日常施工信息整理和传递：配合各项目负责人整理、传递施工信息。第三节：项目交接配合1. 收集交接资料，其要求如下：名称收集要求基建项目宣传文案配合设计经理收集以下资料和信息：a.各专业设计单位及设计人员的阵容介绍，包括设计单位资质、设计作品展示及体现设计人员知名度的信息资料，比如宣传册、设计师照片等。b.设计任务书及有关的项目介绍资料。c.施工信息资料。并传递给设计经理形成基建项目宣传文案。合同、图纸资料及工程竣工资料负责收集以下资料，并列具交接清单：（1）一套该项目的施工、材料买卖、设备买卖及安装合同复印件。（2）一套正式施工图纸文本（包括建筑、结构、给排水、电气、暖通施工图纸和室内装修施工图纸），并将有关的图纸电子版刻录成光盘做好标识。（3）该项目的整套竣工资料。供应商信息资料由基建项目负责人、项目工程师、基建采购员配合将各自联系的施工单位、材料、设备的供应商所施工的工程名称、所提供材料和设备的名称、单位名称、联系人、联系方式等信息，负责形成供应商信息交接清单（通常同合同交接清单一起汇总