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Project Project项目管理工具培训 目录contents Project基本介绍 编制项目计划的基本步骤 案例练习 培训目标 基本掌握Project的常用功能 能够运用软件编制和调整项目计划 Project与项目管理 何为 项目 项目管理5个阶段 1 启动阶段 2 计划阶段 4 控制阶段 3 执行阶段 5 结束阶段 项目管理是项目管理者在有限的资源约束下 运用系统的观点 方法和理论 对项目涉及的全部工作进行有效的管理 即对项目的投资决策开始到项目结束的全过程进行计划 组织 指挥 协调 控制和评价 以达到项目的目标 项目范围管理项目时间管理项目成本管理项目质量管理人力资源管理项目沟通管理项目风险管理项目采购管理项目集成管理 项目管理的概念 一个项目的周期就是从定义项目目标 制定项目计划直至最终完成项目的过程 具体包括下述阶段 定义项目目标制定项目计划发布项目计划跟踪项目进度并调整计划完成项目并存档 项目的周期 任何项目都会在范围 时间和费用3个方面受到约束 这就是项目管理的三要素 有时也称项目三角形 它们中的任何一个发生变化就会影响其他两个 项目管理三要素 在项目管理中 经常会接触到许多专用术语 为了使用户更容易地理解项目管理的相关知识 下面对一些最基本的术语进行解释 任务 是指具有开始日期和完成日期的具体工作 它是日程的组成单元 周期性任务 是指在项目过程中重复发生的任务 如每周的总结性会议就可以定义为周期性任务 资源 是指完成任务所需的人员 设备和原材料等 成本 是指任务 资源 任务分配或整个项目的总计划成本 有时也称作当前成本或当前预算 工期 是完成某项任务所需活动工作时间的总长度 通常是从任务开始日期到完成日期的工作时间量 里程碑 是一个工期为零 用于标识日程的重要事项 专用术语 任务分解 WBS 任务分解 WBS WorkBreakdownStructure 定义 WBS 工作分解结构 是WorkBreakdownStructure的英文缩写 是项目管理重要的专业术语之一 WBS的基本定义 以可交付成果为导向对项目要素进行的分组 它归纳和定义了项目的整个工作范围每下降一层代表对项目工作的更详细定义 简单理解 项目分解就是把复杂的项目逐步分解成一层一层的要素 工作 直到具体明确为止 是对项目工作由粗到细的分解过程 重要性 WBS总是处于计划过程的中心 也是制定进度计划 资源需求 成本预算 风险管理计划和采购计划等的重要基础 任务分解 WBS WorkBreakdownStructure 作用 1 明确和准确说明项目的范围 确定工作内容和工作顺序 2 为各独立单元分派人员 规定这些人员的相应职责 便于划分和分派责任 3 针对各独立单元 进行时间 费用和资源需要量的估算 提高时间 费用和资源估算的准确度 4 为计划 成本 进度计划 质量 安全和费用控制奠定基础 5 将项目工作与项目的财务帐目联系起来 任务分级 大项目 项目 1级 2级 阶段 3级 任务 4级 子任务 5级 工作单元 6级 开发项目 分期 土地 开发 设计 具体任务 设计 工程 施工单位招标 施工策划 施工单位考察 发标 回标 定标 WBS编码 WBS编码 1 编码是最显著和最关键的WBS构成因子 2 编码将WBS彻底的结构化 3 通过编码体系 我们可以很容易识别WBS元素的层级关系 分组类别和特性 工程项目WBS Project2010介绍 Project是项目计划管理的专业工具 在对项目进行管理时 常常需要制定项目范围 确保项目时间 节省项目成本 应对项目风险 与项目干系人及工作组成员沟通 对人力资源进行管理合理利用 确定项目质量 管理项目采购招标以及为了确保各项工作有机协调配合进行综合管理等 Project2010作为一个功能强大 使用灵活的项目管理软件 可以帮助用户完成如下的工作 共享项目信息编制和组织信息跟踪项目方案的优化度分析信息计算检测和维护 Project2010的功能 MicrosoftProjectProfessional2010 是一个客户端程序MicrosoftProjectServer2010 是一个服务器程序 Project2010的组成 Project2010主界面介绍 标题栏 工具栏 缩放模块 任务工作表 甘特图栏 Project2010Backstage介绍 Backstage Project2010Backstage介绍 整体设置 Project2010Backstage介绍 具体设置 时间设置 Project2010Backstage介绍 具体设置 显示摘要任务 Project2010任务信息介绍 双击工作项 Project2010任务信息介绍 任务限制 1 期限 起提醒作用 2 限制类型 强制影响进度安排 8种限制类型 1 越早越好 默认 不做限制 ASAP 2 必须开始于某个日期 MSO 3 必须完成于某个日期 MFO 4 不得晚于某个日期开始 SNLT 5 不得晚于某个日期完成 FNLT 6 不得早于某个日期开始 SNET 7 不得早于某个日期完成 FNET 8 越晚越好 ALAP 编制项目计划的基本步骤 如何使用project编制项目计划 2 1创建文件 创建项目文件的三种方式利用模版利用现有文件空白 首次设置完成时 可依次点击 文件 选项卡 另存为 然后将该文件另存为模板 今后可直接调用 2 2设置项目开始时间 打开工具栏中的 项目信息 如右图所示 设置项目的开始时间 2 3设定工作时间 Project默认的工作时间一般周六 周日为非工作时间 而房地产开发链条中 除开发手续办理外 其余工作是基本不考虑周六 周日的 所以要将Project中的默认工作时间进行更改 将周六 周日改为工作时间 操作步骤 项目 更改工作时间 工作周 点击 详细信息 将周六和周日选为 对所列日期设置以下工作时间 输入开始时间和结束时间后点击确定 日历视图中周六和周日两列由灰色变为白色即可 同理 可将春节由工作时间修改为非工作时间 安排计划时系统将自动跳过 2 3设定工作时间 有时 当输入开始时间或者结束时间 而非指定工期的时候 工期会出现非整数的情况 解决方法是在Project中将日程的 默认开始时间 与 默认结束时间 调至与日历相同 2 4设置摘要任务及大纲数字 Project提供自动编排大纲数字 自动统计摘要任务时间的功能 可按下图所示实现 项目摘要任务 摘要任务 大纲数字 2 5设定任务级别 在 任务名称 域中 单击需要降级 移动到层次结构中的低一级 或升级 移动到层次结构中的高一级 的任务 单击 降级 按钮将任务降级 单击 升级 按钮将任务升级 升级 降级时 该摘要任务的下属子任务会自动随之升 降级 图一 图二 2 6设定任务间的关系 当任务模式为 自动任务 时 Project将根据前后置任务关系及工期 自动安排该任务的开始及完成时间 并在前置任务时间发生变动时 自动随之调整 当在 前置任务 中填写与之相关的任务编号 非大纲数字 WBS编号 时 Project会自动连接两个任务 2 7四种逻辑关系 2 8设定任务责任人 部门 可以根据需要 将 资源名称 列改为自己需要定义的标题 操作方式为在该列标题处点击右键 选择 域设定 将全部工作项的责任人填写完成后 可通过筛选功能选取某个人 部门在该计划中的全部工作 2 9设置甘特图 完成上述工作后 项目计划的编制基本完成 此时Project会在右侧自动生成条形图 默认条件下 条形图本身没有文字 左上图 可根据需要手动添加 右上图 2 10优化关键线路 默认情况下 Project以红色显示关键路径上的任务 以蓝色显示普通任务 方便使用者对通过优化关键线路 缩短项目周期 例如在主项计划模板中 缩短 景观工程完工 这一任务的工期 该条形图图即变为蓝色 2 10优化关键线路 如习惯看任务列表 不习惯看横道图 可突出显示关键任务 或直接筛选出关键任务 项目资源设置 资源设置 指定人员和设备分配人员和设备资源使用情况报告 资源设置 指定人员和设备 在Project的 项目向导 工具栏中找到 资源 快捷图示 接着 我们便可以在 资源 向导的提示下进行与此项目有关的相关资源输入了 在 资源 窗格中找到并按一下 为项目指定人员和设备 接着就会出现 指定资源 窗格 要求你指定一种资源的添加方式 一共提供四种选择方式 指定人员和设备 续 按下 手动输入资源 然后就在右边的窗格中输入项目所需资源的情况 在 资源名称 中输入资源的名称 如项目参与者的姓名 项目外包的厂商的名称 甚至项目所需的材料等 录入完毕 按一下向导窗格中的 完成 即可 分配人员和设备 在 资源 窗格中找到并按一下 向任务分配人员和设备 按下 分配资源 就会出现 分配资源 对话框 点选要进行分配的任务和要分配哪些资源 按下 分配 按钮 分配人员和设备 续 资源使用情况报告 当我们一一的将资源分配到工作之后 接着 我们便可能需要了解哪些人分配了哪些任务 会不会有太多的工作在某一个人的手中 如此一来 可能会出现工作负荷太高而无法及时将任务完全的情况 资源使用情况报告 续 在菜单中选择 视图 资源使用状况 资源使用情况报告 续 当我们过度分配某一个人或是资源时我们在 资源工作表 或是 资源分配状况报表 时便会发觉系统会利用红色的方式标识该资源 同时在 标记 出也会出现一个惊叹号要求我们进行资源调配的工作 资源使用情况报告 续 如何进行呢 方法如下 由菜单中选择 工具 调配资源 此时便会出现 调配资源 对话框 在此对话框中我们可以设定由电脑寻找资源过度分配而自动调配还是设定由人工自行来进行 要进行资源调配的范围等等 一旦选择好时按下 开始调配 接着设定要调配的为整个资源库的资源还是选定资源 按下 确定 如果顺利 资源便会调配成功 同时原本的红色也会变更为黑色 资源使用情况报告 续 注意 如果条件设定得太紧 如 一个人同时分配4项任务 而每项任务都需要8小时 这4项任务需要一起开始同时完成 由于每个人一天最多只有24小时 而4项任务各需8小时一共需要32小时 因此再怎么调配也无法让他一个人完成 此时 我们进行了 调配资源 后系统依旧无法解决的 Projcet视图 Project2010的常用视图 视图以特定的格式显示Project2010中输入信息的子集 该信息子集存储在Project中 并且能够在任何调用该信息子集的视图中显示 通过视图可以展现项目信息的各个维度 视图主要分为任务类视图和资源类视图 常用的任务类视图有 甘特图 视图 网络图 视图 日历 视图 任务分配状况 视图等 常用的资源视图有 资源工作表 视图 资源图表 视图 资源使用状况 视图等 甘特图 视图 跟踪甘特图 视图 任务分配状况 视图 日历 视图 网络图 视图 资源工作表 视图 资源使用状况 视图 资源图表 视图 甘特图 视图是Project2010的默认视图 用于显示项目的信息 视图的左侧用工作表显示任务的详细数据 例如任务的工期 任务的开始时间和结束时间 以及分配任务的资源等 视图的右侧用条形图显示任务的信息 每一个条形图代表一项任务 通过条形图可以清楚地表示出任务的开始和结束时间 各条形图之间的位置则表明任务是一个接一个进行的 还是相互重叠的 如图所示就是一个典型的 甘特图 视图 甘特图 视图 对于每项任务 跟踪甘特图 视图显示两种任务条形图 一个条形图形在另一个条形图形的上方 下方的条形图显示任务的比较基准 另一个条形图形显示任务的当前计划 当计划发生变化时 就可以通过比较基准任务与实际任务来分析项目偏移原始估计的程度 如图所示 跟踪甘特图 视图 任务分配状况 视图给出了每项任务所分配的资源以及每项资源在各个时间段内 每天 每周 每月或其他时间间隔 所需要的工时 成本等信息 从而可以更合理地调整资源在任务上的分配 如图所示就是一个典型的 任务分配状况 视图 任务分配状况 视图 日历 视图是以月为时间刻度单位来安日历格式显示项目信息 任务条形图将跨越任务日程排定的天或星期 使用这种视图格式 可以快速地查看在特定的时间内排定了哪些任务 如图所示就是一个典型的 日历 视图 日历 视图 网络图 视图以流程图的方式来显示任务及其相关性 一个框代表一个任务 框与框之间的连线代表任务间的相关性 默认情况下 进行中的任务显示为一条斜线 已完成的任务框中显示为两条交叉斜线 如图所示就是一个典型的 网络图 视图 网络图 视图 资源工作表 视图以电子表格的形式显示每种资源的相关信息 比如支付工资率 分配工作小时数 比较基准和实际成本等 如图所示就是一个典型的 资源工作表 视图 资源工作表 视图 资源使用状况 视图用于显示项目资源的使用状况 分配给这些资源的任务组合在资源的下方 如图所示就是一个典型的 资源使用状况 视图 资源使用状况 视图 资源图表 视图以图表方式按时间显示分配 工时或资源成本的有关信息 每次可以审阅一个资源的有关信息 或选定资源的有关信息 也可以同时审阅单个资源和选定资源的有关信息 如果同时显示会出现两幅图表 一幅显示单个资源 一幅显示选定资源 以便对二者进行比较 如图所示就是一个典型的 资源图表 视图 资源图表 视图 报表 MicrosoftProject还提供了许多设计好的报表供我们直接套用 一共有5大类22种 选择 视图 报表 可以自己选择要打印的报表 项目监控 问题提出 随着项目活动的进行 伴随着项目而来的问题也接踵而来 例如 这么多的任务同时在进行时 哪些任务在预估计划时间中 哪些任务严重落后 哪些成本超出预算 哪些成本在预算的控制之下 成本监视的例子 在菜单中选择 工具 自定义 域 接着 便会出现 自定义域 对话框 选择域类型为 数字 成本监视的例子 续 接着 按下 重命名 为此检视的状况加入一个名称 举例而言 我们想要掌握成本情形便输入如 成本状况 接着 按下 公式 在公式中选择插入 域 功能 这里我们选择 成本 成本 按下 确定 在 显示值 中按下 图形标记 设计其条件 接着在 测试条件 中输入准则 再到 值 中输入其数值 最后在 图标 中选择要的图标 成本监视的例子 续 成本监视的例子 续 注意 由于所加入的域是自订的域 在预设状况下是不会出现在甘特图工作画面中 因此 我们可以在菜单中选择 插入 列 再将 域名称 中选择之前自订好的域如 成本状况 加入进去 灯号功能便看得到了 成本监视的例子 续 Projcet的特殊应用 任务日程的特殊设置 任务日程三要素 工时 总工作量 工期 资源 单位任务的类型和限制条件 固定单位 fixedunits 固定工时 fixedwork 固定工期 fixedduration 如果资源分配的多少只影响到完成任务所需的工期 而不影响任务的总工时 则这种日程排定方式称为投入比导向日程控制方法修改 项目 任务信息 高级 或工具 选项 日程固定工期 如开会 增加资源 工期不会减少再如 油漆干燥 在排定任务日程时 Project应忽略资源工时 任务拆分与资源延迟 任务拆分 拆分窗体 当某人因某种原因无法完成要求 而将任务延期操作 拆分后拖动或设整个任务的资源日程延迟资源延迟的查看 任务窗体视图 资源使用情况 使用管理器 工具 管理器 修改全局文件GLOBAL mpt通过文件 另存为模板完成模板 文件 另存为模板 类似Word操作 项目优化 降低成本策略 替换资源删除任务缩小范围 缩短日程的方法 分解关键任务 重叠子任务重新评估关键任务的工期重叠或延迟链接任务 双击链接 将延隔设为负 改变链接类型通过减少工时 分配更多的资源来减少工期 工期 工时 资源单位通过分配加班工时缩短关键任务重新设置资源的工作时间和休息时间 调整工作分布 注意 使用时不能靠近周末 如从星期四开始 工时为12则无法调整工作分布 任务分配状况视图 资源使用状况视图 平坦 松紧 峰 钟型 过度分配的解决 直接减少资源在任务上的工时 任务为固定工期 资源替换 使用延迟 延迟一些任务可能导致整个项目的延期 分析控制成本 成本 成本 指的是任务 资源或工作分配的计划总成本 或整个项目的计划总成本 有时也成为当前成本 在Project中比较基准成本通常称为 预算 预算 指在Project中通过比较基准计划建立的项目的估计成本 项目的成本控制就是在整个项目的进行中 定期地 经常性地收集项目的实际成本数据 并进行成本分析 项目的成本管理的主要目的是项目成本的控制 将项目的执行成本控制中预算范围内 是项目成功的一个重要指标 项目管理中成本的相关定义 Project中成本类型结构图 项目成本 各摘要任务成本 固定成本 各子任务成本 各摘要任务本身固定成本 各资源成本 任务的固定成本 工时类资源成本 材料类资源成本 成本类资源成本 项目管理中成本的相关定义 挣值计算的常用公式 AC 各项实际发生费用EV 各项挣得值PV 各项计划值BAC 完工时各项PVCV EV AC费用偏差CV 0代表成本节约 好SV EV PV进度偏差SV 0代表进度提前 好CPI EV AC费用指数CPI 1代表工作价值高 好SPI EV PV效率指数SPI 1代表实际进度快 好预测EAC与ETC 由于存在成本偏差情况 所以在典型偏差与非典型偏差时 计算顺序不一样 如下 典型偏差 EAC AC BAC EV BAC CPIETC EAC AC非典型偏差 ETC BAC EV基线总成本 已挣得部份EAC ETC AC 项目管理中成本的相关定义 术语解释说明 AC ActualCost ACWP 实际成本 完成工作的实际成本是多少 PV PlannedValue BCWS 计划值 应该完成多少工作 EV EarnedValue BCWP 挣值 完成了多少预算工作 BAC Budgetcostatcompletion 基线预算成本 全部工作的预算是多少 不改变成本基准 BAC就不会发生变化CV CostVariance 成本偏差SV ScheduleVariance 进度偏差CPI CostPerformanceIndex 成本执行指数SPI SchedulePerformanceIndex 进度执行指数ETC Estimate orEstimated ToComplete 完工时尚需成本估算 到完成时 剩余工作量还需要多少成本 ETC也就是估计完成项目的剩余工作成本EAC Estimateatcompletion 完成预估 全部工作的成本是多少 是根据项目的绩效和风险量化对项目最可能的总成本所做的一种预测 成本讨论案例 成本累计方法 按比例 prorated 开始 start 结束 End 成本 实际成本 剩余成本实际成本 实际工时X标准工资率 实际加班工时X加班工资率 资源每次使用成本 任务固定成本任务固定成本 这里要看固定成的本的累算方式l 实际成本的产生在于完成进度的百分比或是资源的投入才会变更剩余成本 剩余工时X标准工资率 剩余加班成本 通过project成本相关设置操作 甘特图中插入成本相关字段 通过project成本相关设置操作 资源成本 设置资源费率 通过project成本相关设置操作 资源成本 设置资源费率 单个资源成本设置 通过project成本相关设置操作 资源成本 查看资源成本信息 通过project成本相关设置操作 资源成本 查看资源成本说明 若没有设置项目基准时 本列为0 若项目没有开始执行 本列为0 通过project成本相关设置操作 任务成本 通过project成本相关设置操作 设置任务的完成百分比 多种途经 通过project进行项目成本分析 Project2010成本分析 复杂项目 多项目处理 多项目合并合并打开的多个项目窗口 新建窗口 选取多个项目 插入 项目 可通过CTRL插入多个项目选择 链接到项目 复选框时 允许源文件和合并文件的变化相互影响修改插入项目的源文件 选取插入的项目 项目 任务信息 高级 源项目项目间的链接 通过拖动删除项目 DEL 大项目分解 用剪贴板剪去 独立保存 再插入回原项目中 项目发布 项目发布 ProjectServer介绍项目发布 ProjectServer介绍 MicrosoftProject不但可以轻易帮助我们规划与控管项目 更可以轻易的把项目数据更新并放置到Internet环境中 使得经营主管只要透过MicrosoftProjectServer便可轻易掌握与了解目前所有公司有多少项目正在进行 每个项目目前的进度如何 每个项目花了多少成本 每个项目可能有什么问题 共享文档等等的信息 ProjectServer介绍 续 MicrosoftProjectServer提供了一个技术领先的企业协作与项目管理平台 这一平台不但具有可测量 安全 灵活等特点 它还可以与您现有的业务系统进行整合 提供了一系列易于使用的工作组项目管理组织工具 可协作的工具和可共享的数据为工作组成员扩展了项目信息和容量 使他们能够随时获悉项目信息同时确保优先级支持公司目标 灵活的平台和工具可以自定义以适应你的组织的项目管理的需要 ProjectServer介绍 续 若要使用MicrosoftProjectServer的网页作为公司内部透过工作群组合作任务的方法 那么工作群组中的每台计算机都必须符合以下条件 客户端需要有浏览器 并且连结到Intranet或Internet MicrosoftProjectServer的服务器计算机 必须已经安装有Int