项目材料采购流程.doc

材料采购管理流程为确保工程顺利完工，便于系统统筹材料采购工作，提高工作成效，特编制本流程。本流程只适用于安装工程项目的材料采购。 一、材料采购流程 1、 为了避免因物资采购程序的不规范而造成物资不能及时准确到位，避免因物资请购计划统计不准确而造成的采购成本增加及材料浪费的现象，特制订本流程。2、 采购应坚持成本效益原则、质量原则、进度配合原则、公平竟争原则。要求向多家供应商发采购函进行询价和质量比较，在材料质量保证不影响安装工程质量的前提下，按照质优价廉、同质价低的原则采购。按照询价、比价、议价、评估、索样、定价、请购、订购流程进行。3、常规物资的采购，项目部需根据项目的实际进度合理安排物资具体的到场时间，再根据采购各种材料需要的合同签订周期及供货周期，计算出材料需提交请购计划的时间；4、采购计划表的填写、审核 成本部门或项目部提前提交材料计划给采购部门，公司总经理或总工程师审核材料计划，如审核不通过需及时让成本部或项目部重新提交。如审核通过，采购部对成本或项目部提交的材料采购计划单进行登记并存档；填写项目材料（设备）采购计划表由项目部申报，表格式并由总工程师、项目经理、总经理和成本经理审核签字后提交财务。二、采购计划表的内容 （1）项目部需在采购计划表中准确填写所要请购物资的名称、规格型号、单位、数量、计划到货时间等。 （2）对于采购材料必须符合项目中标品牌，规格、型号符合设计要求，须在采购单上注明完整，必要时可附有说明、图纸等，以做为采购和验收时的标准。（3） 采购单上的文字、数字、字母等需填写清晰，特别是易混淆的字母、数字等， 要保证他人可以辨认清楚。 （4） 项目负责人在采购单上签字后应注意在空余部分是否已注明“以下空白”或打斜杠。 （5） 采购单上填写的日期需与提交时的日期一致。 （6） 采购单一经总经理、总工程师签字后，则不得涂改或加入新的内容。 （7） 对于有样品的，供应商须将样品提交到相应的采购人员手中，收样人应确认“已收到样品”，且留存于公司办公室人员专人保管。（8）对于特殊紧急情况，采购部门可直接填写采购单，交付相关人员执行采购同时告知公司总经理，采购后补签字后存档。（9）采购单上的到货期限需符合材料采购周期。 （10）采购单须注明采购物资的用途及使用部位，材料采购量的审核依据为：公司成本部门预算现场实际情况。 （11）不能出现重复采购，原则上在同一采购周期内不能出现同一物资出现两次或两次以上的采购。三、采购合同谈判、编辑、审核流程 第一条 合同谈判 1、 在和客户谈判之前，主谈人员必须做好详尽谈判计划，使用规范的表格做成 洽谈备忘录，及时记录洽谈的内容； 2、 所谈物资含有较强的专业性、技术性时，必须邀请相关技术人员参与谈判， 并对相关技术参数签字确认；3、无论何种物资，原则上杜绝独家投标，必须找至三家以上的客户进行投标、 洽谈，特殊情况需报批。公司战略客户不需货比三家。 4、所谈供应商为新客户时，则应要求其必须提供相关的证件（营业执照、税务 登记证、生产许可证、法人代表签字的委托书）。 5、 我方合同谈判人员须向对方认真讲解我公司合同文本的相关条款；第二条 合同起草 1、 采购合同应清楚的说明采购产品的名称、产地品牌、型号规格、技术要求、 价格、交货时间、交货地点、交货方式、检验与违约索赔条件、运输方式、运费承担方、发票、付款期限等内容，并规定采购的产品不合格时，供货方应承担的义务等重要事项；2、 买卖双方单位名称要做到“四一致”（乙方单位全称、落尾、图章与营业执 照）； 3、 若因技术、质量约定条款较多无法在主合同上表述清楚时，要单独以合同附 件的形式签订； 4、合同上所有栏目都必须认真填写，若有些栏目不需填写时可用“/”代替； 5、“合同产品清单”中单位栏的填写应符合现行国家计量标准，不能以“捆、 扎、堆、斤”等模糊或不规范词语填写，合计金额栏应用规范的大写文字填写； 6、所谈对方是个体户时，乙方名称中必须填写对方身份证号码，并附有身份证 复印件；7、材料及设备资料必须符合国家相应标准，并且无条件提供相关资料。第3条 合同审核 项目完成合同谈判后，需按要求将预审资料先提交公司采购科预审后再报总经理