项目三入库作业管理ppt课件

项目三入库作业管理 目录 入库准备 货物接运 货物验收 入库登记 3 学习目标 知识目标1 掌握入库前的相关准备工作 2 了解商品接运的方式 3 掌握商品入库验收的方法及工作程序 4 掌握账卡档案的建立方法 5 掌握在商品入库验收过程中 常见的问题及处理方法 技能目标1 能够做好入库前的准备工作 2 能够做好货物接运工作 3 能够做好货物验收工作 4 能够办理各种入库手续和凭证 5 能够正确处理入库过程中发现的问题 学习目标 入库作业管理 4 岗位认知 岗位认知 走近仓储 入库作业管理 5 项目描述 走近仓储 项目描述 商品入库 是指接到商品入库申请后 经过入库准备 接运提货 装卸搬运 检查验收 办理入库手续等一系列作业环节构成的工作过程 要合理地安排和组织入库作业活动 就需要掌握入库作业的基本业务流程 入库作业的基本流程包括 入库申请 编制入库作业计划 入库准备 接运卸货 核对入库凭证 物品检验 办理交接手续 入库信息处理 生成提货凭证 仓单 等 入库作业管理 项目描述 入库准备 7 入库申请入库作业计划编制 8 仓储部仓储主管收货员记录员质检员供应商送货员 9 一 入库申请 入库准备 入库作业管理 1 入库申请认知 入库申请是生成作业计划的基础和依据 是存货人 供应商 对仓储服务产生需求 并向仓储企业发出需求通知 仓储企业接到申请后 对此项业务进行评估并结合仓储企业自身业务状况做出反应 或拒绝该项业务 并做出合理解释 以求客户谅解 或接受此项业务 制订入库作业计划 并分别传递给存货人和仓库部门 做好各项准备工作 入库申请流程如图3 1所示 图3 1入库申请流程 10 入库准备 入库作业管理 2 入库通知单 入库通知单是存货人给仓库的一个客户委托 即存货人向仓储企业提出入库申请的书面形式 一般入库通知单是货主或货主委托方为入库任务下达单位 根据仓储协议 在一批货物由司机送达仓库前下达给仓库 仅仅起到预报入库信息的作用 入库通知单的内容一般根据用途不同 可包括编号 日期 订单号 供应商 存货人 物品编号 物品属性 物品件数 物品重量 包装材质及规格 存放要求等信息 根据有关仓储合同 益达物流公司将为客户宏兴超市储存一批物资 编制入库通知单 如表3 1所示 11 二 入库作业计划的编制 入库准备 入库作业管理 1 入库作业计划编制的作用 入库作业计划是指仓库部门在接受物品之前根据本部门和存货人等内外部实际情况 权衡存货人的需求和仓库存储的可能性 通过科学分析 提出在未来一定时期内仓库要达到的目标和实现目标的方法 为仓储业务活动制订计划有利于将整个仓储业务活动有机地结合起来 科学 合理地安排好仓储业务 因此 货物的仓储入库计划具有以下作用 12 入库准备 入库作业管理 1 能合理安排仓容 提高仓容利用率 采用事先计划的方式预先掌握准备存入库场的货物品种 数量 包装 体积等情况 便能对如何安排这些货物做好充分的准备 使库场能根据货物的入库时间 腾出满足货物储存要求的库场空间 以使有限的库场容量得到合理的调度 2 便于人员 设备的合理调配 借助于入库作业计划 能方便地了解未来一段时间内货物进出库场时所需组织的生产作业 根据这些作业的要求 管理者有时间事先筹划好对各生产环节的劳动力 设备和其他资源的安排 使企业资源能得到充分合理的利用 并发挥最佳效能 13 入库准备 入库作业管理 3 有利于降低仓储费用 当仓储企业的资源得到合理使用时 便能减少因工作安排上的混乱所造成的种种浪费 而这种费用的节约将能提高仓储企业在市场上的竞争能力 货物仓储计划编制的主要依据是货物的市场供需变化情况 客户向仓储企业提供的货物存储申报计划以及库场存储能力和条件等 计划内容一般包括存储货物的种类 数量 包装 货主 入库时间和出库时间以及储存要求 14 入库准备 入库作业管理 2 影响入库作业的因素 供应商的送货方式直接影响到入库作业的组织和计划 具体内容如图3 2所示 每天平均送货的供应商数量及最大量 入库作业时应充分考虑每天送货供应商的数量和均衡性 以做到人员安排的合理性及设施设备等资源配置的合理性与经济性 送货的车型与车辆台数 送货的车型主要影响卸货站台的合理安排及卸货方式是采用人工卸货还是机械卸货 车辆的台数直接影响作业人员的配置和作业设备 作业方式的选择 1 供应商的送货方式 图3 2供应商的送货方式 15 入库准备 入库作业管理 每台车平均卸货的时间 每台车平均卸货的时间是用来衡量入库作业效率高低的重要指标 每台车平均卸货的时间越短 服务水平就越高 对设施设备的自动化 机械化的程度要求就越高 物品到达的高峰时间 是制定作业人员轮班轮岗的重要依据 要合理安排不同班次的作业人数 以求做到作业人员的作业量和劳动强度的均衡性 同时既可以降低成本又可以保证服务水平 物品的装车方式 散货装车 卸货时应充分利用货物自身的重力 件杂货且经过配装 则卸车主要以人工为主 尽量采用不落地的装卸搬运方式 以单元形式装车 则尽可能选择机械作业方式 物品的转运方式 对入库作业影响见表3 2 16 入库准备 入库作业管理 2 物品的种类 特性与数量 物品的种类 特性与数量直接影响到接货方式 人员安排 装卸搬运及其他仓储设施设备的配备 库区货位的分配 苫垫材料的选择等方面 如图3 3所示 每天平均送达的物品品种 平均每天送达的物品品种越多 物品之间的理化性质差异也就越大 对作业环节影响越大 图3 3物品的种类 特性与数量 17 入库准备 入库作业管理 单位物品的尺寸与重量 单位物品的尺寸及重量对装卸搬运 堆码上架 库区货位的确定等作业会产生影响 物品的包装形态 物品包装形态的差异会对装卸搬运工具与方式 库区货位的确定 堆存状态产生影响 物品的保质期 物品保质期的长短直接影响物品的在库周期 保质期短的物品入库存储宜选用重力式货架 以严格保证 先进先出 以延长物品后续的销售周期和消费周期 装卸搬运方式 入库物品的形态决定物品入库时的装卸搬运作业方式 仓储企业在进行人员配置 装卸搬运设备的选择时应充分考虑仓储对象的形态以形成经济合理的科学决策 18 入库准备 入库作业管理 3 仓库设备及存储方式 仓库的存储方式通常分为货架储存和就地堆垛 运用货架储存 仓库设备的利用程度较高 叉车 传送带 货架储位的可用性就是入库作业需要考虑的因素 而就地堆垛的储存方式以人工装卸居多 若仓库设备先进 而且均为货架储存 其操作简单 现场干净整齐 仓容利用率高 若仓库设备简陋 基本依赖人工操作 现场一般比较混乱 仓库利率低 管理难度大 仓库设备及货物存储如图3 4所示 同时要考虑物品在仓库期间的存储方式和作业状态 是否需要拆捆开箱 再包装等 为入库安排提供帮助 图3 4仓库设备及货物存储 19 入库准备 入库作业管理 3 编制入库作业计划 入库作业计划是存货人发货和仓库部门进行入库前准备的依据 是指仓库部门在接受物品之前根据本部门和存货人等内外部实际情况 权衡存货人的需求和仓库存储的可能性 通过科学分析入库货物的品种 规格 数量 包装状态 包装体积 到货时间 物品存期 物品理化特性和保管要求以及仓库存储能力 设备条件 编制的物品作业计划 并将作业计划下达到各相应的作业人员 入库作业计划包括以下内容 1 了解货物入库的时间 数量 包装形式 规格 2 计划货物所需占用的仓容大小 3 预测车辆到达的时间及送货车型 4 为了方便装卸搬运 计划车辆的停放位置 5 计划货物的临时存放地点 6 确定入库作业的相关部门 20 入库准备 入库作业管理 可以看出 计划人员负责将信息进行分解 把相应信息下发到各个部门 再由各部门做好入库的具体准备内容 请根据下列客户入库通知单 表3 3 编制入库作业计划 成都无忧仓储有限公司 根据贵我双方签署的仓储保管合同 我公司现有一批货物委托成都路路顺货运有限公司在5月10日运至贵公司储存 请安排接收 具体情况如下 分析 编制入库作业计划 详情见表3 4 21 三 入库前准备 入库准备 入库作业管理 1 加强日常业务联系 仓库根据储存情况 经常与存货单位 仓库主管部门 生产厂或运输部门联系 了解即将到库商品情况 掌握入库商品的品种 类别 数量和到库时间 据此精确安排入库的准备事项 一般来说 商品入库 存货单位或仓库主管部门要提前 至少一天 通知仓库 以便仓库做好接货的各项准备工作 仓库对主管部门安排储存的商品不得挑剔 22 入库准备 入库作业管理 2 要妥善安排仓容 当接到进货单后 在确认无误时 应根据入库商品的性能 数量 类别 结合分类保管的要求 核算所需的货位面积 仓容 大小 确定存放位置以及必要的验收场地 对于新商品或不熟悉的商品入库 要事先向存货单位详细了解商品的性质 特点 保管方法和有关注意事项 以便商品入库后做好保管养护工作 3 合理组织人力 根据商品进出库的数量和时间 做好收货人员和搬运 堆码等劳动力的安排工作 采用机械操作的要定人 定机 事先安排作业序列 做好准备 23 4 准备验收和装卸搬运的机具 为保证入库作业的顺利进行 根据入库商品验收内容和方法 以及商品的包装和重量 准备齐全各种点验商品数量 质量 包装和装卸 堆码所需的点数 称量 测试机具等所有用具 要做到事先检查 保证准确有效 5 准备苫垫 劳保用品 根据入库商品的性能 数量和储存场所的条件 核算所需苫垫用品的数量 据此备足所需的数量 尤其对于底层仓间和露天场地存放商品 更应注意苫垫用品的选择和准备 同时根据需要准备好劳动保护用品 货物接运 25 一 商品接运方式 1 铁路专用线路接货 铁路专用线路接货是铁路部门将转运的商品直接运送到仓库内部专用线的一种接运方式 接货人员在接到车站到货的预报后 一般按照图3 5所示的步骤做好接货工作 图3 5铁路专用线路接货步骤 26 2 到车站 码头提货 这是由外地托运单位委托铁路 水运 民航等运输部门或邮局代运或邮递货物到达本地车站 码头 机场 邮局后 仓库依据货物通知单派车接运货物 这种担货大多是零担托运 到货批量较小的货物 接货人员到车站 码头等承运单位提货时 一般遵照图3 6所示的步骤 图3 6到车站 码头提货步骤 27 3 自提货 自提货是指接货人员到供货单位处提货 此时验收与提货是同时进行的 接货人员要按照验收注意事项提货 必要时可由验收人员参与提货 其步骤如图3 7所示 图3 7自提货步骤 28 4 送货到库 送货到库是指供货单位或其委托的承运单位将商品直接送达仓库的一种供货方式 采取这样的方式通常是托运单位与仓库在同一城市或附近地区 不需要长途运输时采用 当商品到达后 接货人员及验收人员应直接与送货人员进行接收工作 当面验收并办理交接手续 如果有差错 应该会同送货人查实 并由送货人出具书面证明 签章确认 以留做处理问题时的依据 29 二 安排接货人员与设备 1 商品的紧急程度 对生产急需 周转速度快 库存量已经很少的商品 仓库管理人员应该优先安排接货 对不是很紧急的商品 则可以暂缓安排 30 2 商品在承运单位的保存期限 承运单位发出接运通知后 在一定时期 铁路运输一般为3天 公路运输一般为3天 内 可以对商品进行免费保存 仓库管理人员在安排接运时间时 可以根据承运单位免费保管期的长短及超过免费保管期后的存储费用 合理安排接货时间 3 仓库人力 物力资源 仓库管理人员在安排接货时间时 还要考虑仓库作业人员及设施的工作效率 确保货物接到仓库后有暂时存放的地点 有相应的人力及物力对其进行装卸 检查及入库作业 具体见表3 5 31 三 处理接货差错 1 破损 破损责任如属于生产厂商 发货单位或承运单位 提运员或接运员应向承运部门索取有关的事故记录并交给保管员 作为向供应商或承运单位进行索赔的依据 如因接运过程中的装卸不当等原因造成的破损 签收时应写明原因 数量等 报仓库主管处理 一般由责任方负责赔偿 32 2 短少 短少分接运前和接运中两种情况 接运前短少的 提运员或接运员应进行相关记录 并向供应商核查 相关记录交给保管员 作为向供应商或承运单位进行索赔的依据 如因接运中的装卸不牢而导致物资丢失的 或无人押运被窃原因造成丢失的 在签收时应报告保卫部门进行追查处理 3 变质 如责任在供货方 可退货 换货或索赔 保管员在签收时应详细说明数量和变质程度 如承运中因受污染等原因导致货物变质 责任在承运方 保管员在签收时应索取有关记录 交货主处理 提运中 因货物混放 雨淋等原因造成变质的 是接货人员的责任 33 4 错到 因发运方的责任 如错发 错装等导致错到 应通知发运方处理 因提运 接运中的责任 如错卸 错装等导致错到 保管员在签收时应详细注明 并报仓库主管赴现场追查处理 因承运方责任 如错运 错送等导致错到 应索取承运方记录 交货主交涉处理 对无合同 无计划的到货 应及时通知货主查询 经批准后 才能办理入库手续 同时货主要及时将订货合同 到货计划送交仓库 货物验收 35 一 验收工作的意义 36 1 有利于明确供需双方的数量和质量责任 在货物验收时发现不符合要求的货物 这时责任就属于供应商或承运方而非仓储方 若通过验收出现数量或质量问题 责任应由仓储方承担 2 有利于明确进料品质状况 避免对生产造成影响 严格按照合同要求对货物进行数量和质量验收 能够确保货物的品质 减少不合格品 同时也减少了对生产的影响 3 有利于为支付供方货款提供依据 当验收出现问题时通常会联系供应商进行处理 并对处理后的结果进行记录 这会成为支付供应商货款的重要依据 如入库计划是500箱 一箱100元钱 价值50000元 但在入库验收时有50箱未通过验收 实际入库450箱 应付货款就为45000元 4 有利于监督采购计划的执行 采购计划的执行是否到位可以由验收工作监督 如采购计划里某规格的螺丝计划在4月中旬进行采购 验收工作就能对采购计划里的商品 规格 数量 供应商等一系列内容进行督察 从而使采购工作越来越规范 37 二 入库验收作业的内容 38 三 入库验收作业的程序 图3 8入库验收程序 39 1 接单接货验收准备 接到供货方送货通知后 存储方核对是否有此订单 确认供货商和供货日期是否正确 如正确则开始做接货准备 包括准备货位 安排接货人员和工具 通知技术部安排检验工作计划 归纳起来 就是要做好以下五个方面的准备工作 1 收集 整理并熟悉各项验收凭证 资料和有关验收要求 及时收集验收资料或向供货方索取验收技术资料 2 准备所需的计量器具 卡量工具和检测仪器仪表等 3 落实入库货物的存放地点 选择合理的堆码垛形和保管方法 4 准备所需的苫垫堆码物料 装卸机械 操作器具和担任验收作业的人力 如为特殊性货物 还须配备相应的防护用品 采取必要的应急防范措施 以防万一 40 5 进口货物或存货单位要求对货物进行质量检验时 要预先通知商检部门或检验部门到库进行检验或质量检测 如果是供货方通过运输部门托运的物料 还要衔接好运输车辆和人员 及时提货 由于接运工作直接与交通运输部门接触 所以做好接运工作还需要熟悉交通运输部门的要求和制度 例如 发货人与运输部门的交接关系和责任的划分 铁路或航运 海运等运输部门在运输中应负的责任 铁路或其他运输部门编制普通记录和商务记录的范围 向交通运输部门或保险公司索赔的手续和必要的证件等 通过做好商品接运业务管理 可以防止把在运输过程中或运输之前已经发生的商品损害和各种差错带入仓库 减少或避免经济损失 为验收和保管保养创造良好的条件 41 2 核对验收单证 供货方将物料运至仓库 就要开始核对单证 对物料进行当面验收并做好记录 若有差错 应填写记录 由相关人员签字证明 据此向有关部门提出索赔 核对单证按下列4个方面的内容进行 1 审核验收依据 包括业务主管部门或采购部门提供的入库通知单 订货合同或订货协议书 2 核对供货方提供的验收凭证是否齐全 包括发票 质量保证书 发货明细表 装箱单 磅码单 说明书和保修卡及合格证等 42 3 检查物料和包装容器上是否贴有物料标签 标签上是否注明物料品名 物料编码 生产日期 生产厂家和数量等内容 4 核对供货方所交物料是否是订单所列物料 品种 规格 数量是否相符 要求不能多交 也不能少交 是否有超交或不按期交货的现象 核对凭证就是将上述凭证加以整理全面核对 入库通知单 订货合同要与供货方提供的所有凭证逐一核对 要严格做到 五不点收 凭证手续不全不收 品种规格不符不收 品质不符合要求不收 无计划不收 逾期不收 相符后才可以进行下一步的检验工作 43 3 进行实物验收 质量验收目的是查明入库商品的质量状况 发现问题 以便分清责任 确保到库商品符合订货要求 质量验收通过感官检验 理化检验 对比检验 试用检验等方法实现 验收方法 a 感官鉴别法 感官鉴别法又称为感官分析 感官检查或感官评价 该方法是把人的感觉器官作为检验器具 对物料的外形 色 香 味 手感 音色等感官质量特性 在一定的条件下做出判断或评价的检验方法 这种方法简单易行 快速灵活 成本较低 1 质量验收 不同种类的感官鉴别如表3 6所示 44 b 试用检验法 对那些急需上生产线而来不及检验或批量质量不稳定的物料 可以采用试用检验法 通过中小批量的实际使用 来确认该批物料的质量 c 理化检验法 理化检验法是在实验室的一定环境条件下 利用各种仪器 器具和试剂做手段 运用物理 化学及生物学的方法来测试物料质量的方法 它主要用于检验物料成分 结构 物理性质 化学性质 安全性 卫生性以及对环境的污染和破坏性等 d 对比检验法 对那些没有可参照的检验标准的物料 可对比以前使用过的物料 参照判断物料是否合格 验收内容 a 在仓库中 质量验收主要指物料外观检验 由仓库保管职能机构组织进行 外观检验是指通过感官检验 检验物料的包装外形或装饰有无缺陷 检查物料包装的牢固程度 检查物料有无损伤 如撞击 变形 破碎等 检查物料是否被雨 雪 油污等污染 有无潮湿 45 霉腐 生虫等 外观有缺陷的物料 有时可能影响其质量 所以对外观有严重缺陷的物料 要单独存放 等待处理 防止混杂 凡经过外观检验的物料 都应该填写 检验记录单 物料的外观检验只通过直接观察物料包装或商品外观来判别质量情况 大大简化了仓库的质量验收工作 避免了各个部门反复进行复杂的质量检验 从而节省大量的人力 物力和时间 b 物料的尺寸精度检验由仓库的技术管理职能机构组织进行 进行尺寸精度检验的物料 主要是金属材料中的型材 部分机电产品和少数建筑材料 不同型材尺寸检验标准各不相同 如椭圆型材主要检验直径和圆度 管材主要检验壁厚和内径 板材主要检验厚度及其均匀度等 对部分机电产品的检验 一般请用料单位派技术员进行 尺寸精度检验是一项技术性强 很费时间的工作 全部检验的工作量大 并且有些产品质量的特征只有通过破坏性的检验才能测到 所以 一般采用抽验的方式进行 46 c 理化检验是对物料内在质量和物理 化学性质所进行的检验 一般主要是对进口物料进行理化检验 对物料内在质量的检验要求一定的技术知识和检验手段 目前仓库多不具备这些条件 所以一般由专门的技术检验部门进行 以上质量检验是物料交货时或入库前的验收 在某些特殊情况下 尚有完工时期的验收和制造时期的验收 这就是指在供货单位完工和正在制造过程中 由需方派人员到供货单位进行的检验 应当指出 即使在供货单位检验过的物料 或者因为运输条件不良 或者因为质量不稳定 也会在进库时发生质量问题 所以在开展供应商管理时 对交货的物料 在任何情况下都必须进行紧密的跟踪 及时发现质量变化及存在的问题 通知供应商及时进行整改 47 数量验收是保证物料数量准确不可缺少的重要步骤 一般在质量验收之前 由仓库保管职能机构组织进行 数量验收是保证入库物料数量准确的重要步骤 数量验收应采取与供货单位一致的计量方法进行 按商品性质和包装情况 数量验收分为三种形式 即计件 检斤 检尺求积 计件 计件是按件数供货或以件数为计量单位的物料 对数量验收时的清点件数 一般情况下 计件商品应全部逐一点清 包装内有小件包装 应抽取部分包装进行拆包点验 进口商品按合同约定或惯例办理 2 数量验收 48 检斤 检斤是按重量供货或以重量为计量单位的物料 对数量验收时的称重 金属材料 某些化工产品多半是检斤验收 按理论换算重量供应的商品 先要通过检斤 如金属材料中的板材 型材等 然后按规定的换算方法换算成重量验收 对于进口商品 原则上应全部检斤 若订货合同规定按理论换算重量交货 则应该按合同规定办理 所有检斤的物料 都应填写磅码单 需要注意的是 理论计算的物料的外部尺寸一定不能出现缩水 须符合国家标准或双方约定 检尺求积 检尺求积是对以体积为计量单位的物料 如木材 竹材 沙石等 先检尺后求体积所做的数量验收 凡是经过检尺求积检验的物料 都应该填写磅码单 数量验收应一次进行完毕 计重物料的数量验收应实行一次清点制 一次清点制 即在入库验收时 逐磅记数 按顺序分层堆码 一次搞清标准 以后清查和发放出库时不再过磅 因此 在入库验收时 必须把好过磅 记码单和码垛三个环节 以保证数量准确 49 按实际重量交货的 应过磅验收 以理论换算交货的 应按理论换算验收 计件物料则应计点件数 计重物料一律以净重计算 计件物料要注意配套情况 即成套的和带有附件的机电设备 须清点主件 部件 零件和工具等是否齐全 在一般情况下数量验收应全验 按重量供货的全部过秤 按理论换算重量供货的全部先逐个检尺 后换算为重量 按件数交货的 全部点数 以实际检验结果的数量为实收数 在下列情形下 可进行抽验检验 对于数量大而包装规格划一的物料 固定包装的小件物料 内包装完好或包装严密 打开包装易损坏物料质量或不易恢复包装的物料 按件标明重量或数量的物料 按理论换算而规格整齐划一的物料 都可采取抽验的方法 一般抽验5 15 抽验中如发现有问题 应扩大抽验比例或全验 入库登记 51 一 填写入库单 1 外购商品入库单 外购商品入库单是指企业从其他单位采购的原材料或产品入库时所填写的单据 它除了记录商品的名称 商品的编号 实际验收数量 进货价格等内容外 还要记录与采购有关的合同编号 采购价格 结算方式等内容 其具体格式见表3 7 52 1 正确填写采购合同号 以备入库时相关细则可以在相应的采购合同中查阅 2 件数 这里的件数指的是采购合同中约定的储存总件数 而不是入库商品的数量 3 准确填写入库时间 4 商品的名称 品种 型号等就按照验收工作时的结果如实填写 尤其是数量 进货量 实点量和量差以实物验收结果为准 5 结算方式参见采购合同 6 因为外购商品和采购部门有关 因此需要相应的责任人签字 7 外购商品入库单一般为一式三联 第一联留做仓库登记实物账 第二联交给采购部门 作为采购员办理付款的依据 第三联交给财务记账 根据不同的需要 也可以适当增加一联 交给送货人员 使其留做商品已经送到的依据 53 2 成品入库单 成品入库是用以表示企业自己生产的产品存入仓库的凭证 它除了包括商品的基本信息外 还包括产品的生产日期 质量检查等内容 具体格式见表3 8 1 填写编号 这里的编号是指企业内部成品入库单的编号 只要做到按序编制即可 2 填写入库时间 这里需要注意填写的是自制品的入库时间而不是原材料的入库时间 3 填写商品的基本信息 包括名称 型号 包装规格 条码 数量 批号 生产日期 检验单号 这里说明一下检验单号 因为是自制品 在产品下线时有质检的环节 会有相应的检验单 这里仅需要填写对应的检验单号即可 4 自制品入库仅涉及仓储部门的相关人员 对应签字即可 5 产品入库单一般一式三联 一联留做仓库存根记账 一联交生产部 一联交财务核算 54 二 立卡 55 物料卡片是识别商品 保持商品不混不乱 并直接反映商品储存动态的重要标志 建立以后要加以爱护 保持整洁 不得随意涂画 撕毁或丢弃 也不能将卡片错放 商品出入库时应按出入库凭证随时填写 并经常查点实物 保证卡上结存数与实物相符 卡片记满要换新卡片时 应将结存数进行结转 老卡片要妥善保存 不得随意毁弃 保管员调动时 应按规定办理移交手续 但卡片可连续使用 图3 9物料卡 56 三 登记明细账 登记明细账应遵循以下规则 1 登账必须以正式合法的凭证为依据 如商品入库单和出库单 领料单等 2 一律使用蓝 黑色墨水笔登账 3 记账应连续 完整 依日期顺序 不能隔行 跳页 账页应依次编号 年末结存后转入新账 旧账页入档妥善保管 4 记账时 其数字书写应占空格的三分之二空间 便于改错 5 记账发生错误时 要用红字明细账冲销 再重新入账登记更改 不得刮 擦 挖 补 57 四 建立商品档案 商品建档工作要求做到以下三个方面 1 商品档案应一物一档 即将同一种商品的各种材料用档案袋存放起来 入库商品的下列资料应归入档案 58 出厂时的各种凭证 技术资料 入库前的运输资料和其他凭证 入库验收记录 磅码单 技术检验证件 入库保管期间的检查 维护保养 溢短损坏等情况的记录和其他资料等 2