一、文书、档案管理制度

第二章 其他行政制度汇编一、文书、档案管理制度建立完善的文档资料管理系统，是办公室正常运作的基本，是提高办公室运作效率的保证。管理系统包括对文件档号、行文格式的统一。文件收发、文件立卷归档的规范化。（一） 凡向外部门发出之正式文件，均需编写文件档号。档号样本：高盛 总办 2002 第012号 分公司简称 部门简称 发文之日历年 序号（二） 注释：（1） 总部/分公司简称高盛集团：高盛高盛大厦物业管理有限公司：大厦明和美居物业管理有限公司：美居程泰物业管理有限公司：长高盛创世文化传播有限公司：创世（2） 各部门简称集团总经办：总办财务部：财务审计部：审计人事部：人事行政部：行政发展部：发展招商部：招商物业部：物业客户部：客户保安部：保安消防中心：消防清洁部：清洁（三） 行文格式1、 除综合性报告外，其他内容的文件应当一文事，避免一份文件内请示、报告、要求解决多个事项。2、 行文内容必须准确，呈总经理核签的文件应附相应的有关补充资料或说明文字。3、 凡各类文件均须依照集团公司规定格式撰写。（格式样本附后）4、 公司文件一律采用A4纸打印，字体统一用宋体。（四） 文件审核1、 各主管人员审核评文书的要点是：内容是否符合公司政策和规章制度，文字是否简练达意，格式是否符合等。2、 有关集团申购杂项、宿舍、司机、维修等事物由行政经理复批后转交有关部门或负责人跟进。3、 有关集团人事工作的文书交由集团人力资源部处理。4、 有关集团总部、各分公司的重要文书，如超出有关部门负责人审批权限的，必须经集团总经理审批方可执行。（五） 文件收发规定1、 向公司外部单位发出之文件，应尽量用电脑编写并使用纺一的格式。2、 总部各部门传真需报送集团行政部统一登记办理，传真首页使用统一格式（见附件）。3、 文件发送由送件人将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记于发文登记表。如人事任免、员工考评、财政收支、项目拓展、商情等机密文件，必须密封好签封后派专人发送签收。4、 外来文件由专人负责签收、登记。签收人应于接件当天按文件的要求报送有关部门。如需传阅，由有关主管人员签署“传阅”字样后，交有关同事传阅。（六） 公司报刊、信函、传真收发制度1、 报刊订购与收发（1） 报刊订购，各部门将需订阅的报刊申请单呈交行政部统筹，由行政部统一订购。原则为每半年订购一次。（2） 报刊收发，前台接待员每天点算清楚当日收到的报刊，再分门别类派送到相关部门。2、 信函、传真收发各部门所有对内/外之信函、传真均由行政部先行登记再寄发。（七） 文件立卷归档制度1、 文件存档（1） 发出文件与收到文件需分开存放。（2） 根据文件档号、日期、顺序、文件类别对发出/收到之文件进行分类存档，编制目录。 2、文件保存期普通文件基本保存期为两年，重要文件根据具体情况而定。（八） 声像档案管理方法1、 定义：多媒体音像产品，操作软件、学习培训光盘、企业宣传录影带、活动录音带、照片等。2、 整理：对有关的音像品进行分类、编号、编排目录，系统管理，便于查找。3、 保管条件：根据音像产品的保管要求进行保管，以免数据丢失或损坏。4、 定期检查：对有关存放的声像档案进行检查。行文格式高盛集团文件高盛总办2002第012号 签发人：关于的通知总部各部门、各分公司：（正文）特此通知！ 高盛集团行政部年月日抄送：高盛集团文件高盛总办2002第012号 签发人：公司会议纪要会议时间： 会议地点：主持人： 记录人：与会人员：议定事项：12高盛大厦行政部年月日抄送：传阅文件登记表文件编号文件标题密级份数收文日期部门主管签名行政经理签名备注发 文 登 记 表文件编号文件标题签发人拟稿部门密级印数余存登记日期发出日期备注制表人：文件销毁登记表文件类别文号份数销毁时间销毁原因主管审批行政部审批备注制表人：收 文 登 记 表收文号文件标题来文单位来文号密级份数收文日期收文单位签名备注制表人：文件借阅审批表填表日期： 年 月 日借阅人姓名部门文件文号文件类型借阅目的借阅时间备注审批意见部门主管签名：行政意见行政部签名：制表人： 高盛集团 Goldsun Group传真 Tel:86-20-38791888 Fax:86-20-38791102 Address:广州市体育西路109号高盛大厦26楼 26Floor.Goldsun Building.109Tiyuxi Ru 510620.Guangzhou.P.R.C.收件人： 发件人：T0： From：传真： 日期：Fax： Date：