公文处理规定

公文处理实施细则 1 总则 1 1 为做好公文处理工作 使之规范化 制度化 科学化 信息化 不断提高工作效率 和工作质量 根据国家及江苏省国信集团有关公文处理办法规定 结合我公司实际 制定本 细则 1 2 公司各级领导和工作人员必须重视文电处理工作 全公司公文一律由公文管理部门 统一收发 分发 传递 实行严格的保密制度 必须做到及时 准确 安全 1 3 精简文件 讲求实效 凡能口头或电话解决的问题 就坚决不发文电 专业会议已 部署的工作 不再转发会议情况和纪要 公司领导讲话 除全面部署工作外 一般也不再发 文 2 公文种类 2 1 决定 适用于对重要事项或重大行动做出安排 提出具体管理措施 或奖惩有关单位 及人员 2 2 通知 适用于转发上级 同级和其他不相隶属单位的公文 批转下级部门或单位的公 文 要求下级部门办理或需要周知或共同执行的事项 发布办法 条例 条例 规定等制度 任免和聘用干部 2 3 通报 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或情况 2 4 报告 适用于向上级单位汇报工作 反映情况 提出建议 答复上级单位的询问 2 6 批复 适用于答复所属单位的请示事项 2 7 函 适用于不相隶属单位之间相互商洽工作 询问和答复问题 向有关主管部门请示 批准等 2 8 会议纪要 适用于记载 传达会议情况和议定事项 2 9 意见 适用于对重要工作或问题提出见解和处理办法 答复对方征求某项工作的意见 3 公文格式 3 1 公文一般由标题 发文字号 签发人 秘密等级 紧急程度 主送单位 正文 附 件 印章 发文时间 主题词 抄送单位等部分组成 3 2 公文标题应能准确简要地概括公文的主要内容 并标明公文种类 标题中一般不用 标点符号 3 3 对要求主办和答复的发文 一般只写一个主送机关 如果同时需要另一机关了解发 文内容的 用抄送形式 抄送文件要注意控制 不可滥发 3 4 公文编号由公文管理部门统一编定 3 5 应尽量减少转发文件 凡上级下发的已作了具体规定 我公司无补充意见 且必须 转发的文件 可编号后直接转发 对下级一般的请示 可用便函通知 盖印批示 原件存档 凡 条条 块块 发来的同一业务文件 可选择其中之一转发 在转发时注明另一系统也 发了该文即可 3 6 公文如有附件 名称应标在正文之后 机关名称之前 注明附件的名称和件数 不 可笼统注 附件如文 3 7 在公文首页右上角 密级公文应根据密级 分别注明 绝密 机密 秘密 紧急公文应根据紧急程度 分别注明 特急 急 字样 3 8 会议通过的文件 应在正文标题下 正文之前注明会议名称和通过日期 3 9 公文一律加盖印章 报送上级单位的公文 应注明签发人 3 10 文字一律从左到右横写 横排 公文纸一般用国际标准 A4 型 左侧装订 4 行文关系 4 1 行文必须对口办理 报上级党委 党组 的文件 应以党委名义行文 报上报行政 的文件 应用公司行政名义行文 4 2 上报的文件 必须分别使用 请示 报告 等文种 请示的公文应一文一事 一般只写一个主送单位 如需同时送其它单位 应采用抄送的形式 4 3 除计划任务书 可行性报告 初步设计审核意见等业务性较强的公文 在请示上级 审批的同时 可抄送下级部门及有关单位外 其它请示性文件不可同时抄送下级部门 向下 级部门的重要行文 可以抄送直接上级单位 4 4 一般不越级行文 因特殊情况 必须越级行文时 应抄送被越过的单位 行文如属 重大事项且涉及地方党委 政府的 应先征求地方领导机关意见后再行文 4 5 公司各部门需要以公司名义行文的 应先由发文部门拟稿 送公司领导审核签发 打印后加盖公章时原稿及打印件 2 份交公文管理部门统一移交归档 4 6 平行单位或不相隶属单位可以联合发文 上级与下级单位不能联合发文 4 7 公司各职能部门不可向上级或地方各部委办处直接行文 各职能部门之间一般不互 相行文 也不可联合对外行文 4 8 公司各部门一般不对上级单位和下属单位行文 对确属例行公事或一般性业务工作 可用部门名义向上下级业务对口部门行文 4 9 不需要以公司名义行文 又不宜用部室名义行文的事项 可用公司总经理办公室名 义行文 5 公文办理 5 1 收文一般包括传递 签收 登记 分发 拟办 批办 承办 催办 查办 立卷 归档 销毁等程序 5 1 1 公司行政收到的文电 简报 党委收到的文电 简报由公文管理部门拆封 登记 呈送 各部室收的文电 简报由各部室拆封 登记 呈送 5 1 2 代表公司参加会议带回的文件或外出考察 交流经验带回的文件 资料和部门收 到的给公司的文件 都要送公文管理部门登记 编号 处理 5 1 3 署名公司领导个人收启的信件 上级机关来的 亲启信件 呈公司领导亲拆 其中正式公文 上级机关和领导人的批示 应送公文管理部门登记 5 1 4 分办 批办 承办 5 1 4 1 公司的文电 由公文管理部门文秘人员根据文电内容 性质和办理要求分文 然后由公文管理部门负责人审核 提出拟办意见 由文秘人员登记后送公司领导阅批 或交 有关部门阅办 5 1 4 2 按分工负责原则 文电一般只送一位公司领导阅办 如主管领导认为有必要送 其他公司领导阅时 可在阅批时写明 5 1 4 3 各部门收到的文电 都要先经过部门领导人阅批 再交承办人办理 5 1 4 4 各级领导批办公文要及时 所提意见要明确 5 1 4 5 如遇电文分错时 受文部门应注明理由 提出转办建议 并及时退回公文管理 部门改分 各部门不得积压或自行传递 5 1 5 催办 5 1 5 1 各部门承办的文电要及时处理 做到件件有结果 特急公文 应在一天内办完 急件应在三天内办完 一般公文 应在十天内办完 逾期应向发文单位说明情况 5 1 5 2 对重要的文电和有一定时限的文电 除公文管理部门负责催办外 主办部门的 领导和兼职档案员都要及时催办 5 1 5 3 凡属部门领导传阅文件 按公司领导批示由公文管理部门组织传阅 各部门传 阅而不需办理的文件 各部门按要求及时清退 5 2 发文一般包括拟稿 审核 会签 核稿 签发 缮印 校对 用印 登记 分发 立卷 归档 销毁等程序 为充分利用现代化管理手段 公司内部行文均在 OA 系统中下发 实行无纸化办公 5 2 1 拟稿 5 2 1 1 拟制文电要符合党和国家的方针 政策 法律 法规和上级单位以及本公司的 有关规定 5 2 1 2 要做到情况确实 观点明确 条理清楚 层次分明 文字精练 书写工整 标 点准确 篇幅力求简短 5 2 1 3 人名 地名 数字 引文要准确 日期要写具体的年月日 引用公文应先引标 题 后引发文字号 并加括号 使用简称时 一般先用全称 并注明简称 5 2 1 4 公文中的数字 除成文时间 部分结构层次序数和词 词组惯用语 缩略语等 必须使用汉字外 应当使用阿拉伯数字 必须使用国家法定的计量单位 5 2 1 5 主送 抄送单位以及发文单位的名称要写清楚 不得随意更改或简称 5 2 1 6 草拟或签批公文 不得用纯蓝墨水 圆珠笔 铅笔等起草或在文稿上修改 签 字 装订线外不要写字或签批意见 以便装订 5 2 2 会签 凡涉及几个部门业务的文电稿 由主办部门负责 有关部门负责人会签 涉及其他单位 业务的文电稿 应事先同有关单位商洽 统一意见后 由主办单位领导审签 再由有关单位 领导会签 5 2 3 审核及核稿 5 2 3 1 各部门负责人对本部门所拟的文件稿要认真审核 审核是否有行文必要 对不 符合要求的文件稿应及时退拟稿人修改或重新拟稿 5 2 3 2 各类文稿在送公司领导正式签发之前 须按公文类别送公文主管部门进行核稿 核稿的重点是否有行文必要 是否符合党的方针 政策和国家法律 法规 提出的要求和措 施是否明确具体 切实可行 涉及其他部门或者其他单位的问题是否协商一致及会签 是否 符合本细则的要求 5 2 4 签发 5 2 4 1 党群类文电 由党委书记 纪委书记 工会主席签发 5 2 4 2 公司行政类文电 由总经理 副总经理签发 5 2 4 3 公司对外的请示 报告及重要的函由分管副总经理核签 总经理或总经理授权 其他领导签发 5 2 4 4 公司发一般事务性文件和已经会议通过的文件 可授权由办公室主任签发 5 2 4 5 公司发便函 由文秘人员视内容送公司领导或办公室主任签发 一般事务性的 函可由职能部室负责人签发 职能部室发的文电 由职能部室负责人签发 5 2 4 6 翻印 转发上级文件 由公司领导或办公室主任审批 绝密级文件不得复印 机密或秘密级文件经公司领导核签并请示发文机关同意后才能复印 5 2 4 7 未经公文管理部门审核和公司领导签发的文电稿 不予印制 5 2 5 缮印 5 2 5 1 打印文件必须按公司 打印管理制度 执行 5 2 5 2 要严格控制文件印刷份数 未经批准不得增加 纸质文本一般主办单位不超过 2 份 会办单位 1 份 办公室留 2 份