解决问题九大步骤

PDCA 思路及程序 一 概述 1 1 問題處理 並不再復發的流程 1 2 解決問題遵循的思略 1 3 P D C A 是一個工作思略 要產生效用必須做有效的可操作步驟展開 從而起到預期的改善功能 常見的展開步驟如公司 群力小組研討 提到 的九大步驟 NOTE 凡依據 PDCA 展開 又能環環相扣 未必是九個步驟 亦可起到改善之功效 活用 二 1 基本步驟 總述 分析解決問題依循改善原則 PLAN 計劃 DO 做 CHECK 確認檢討 ACTION 處理 再行動 可愆生出以下步驟 問題狀態處理恢復正常保持 標準化 再也不會發生 PPLAN 計劃 DDO 實施 P PLAN 計劃 P PLAN 計劃 CCHECK 檢討 AACTION 處理 再行動 計劃 PLAN 1 發掘問題 2 選定題目 3 目標設定及行動計劃擬訂 4 分析資料 5 追查原因 分析資料 6 擬訂對策 7 對策實施及檢討 8 成果比較 9 標準化 做 DO 確認 CHECK 處理 ACTION 切實了解上流程圖關係 依以上步驟運做 使能環環相扣 有系統的進行改善 收 到事半功倍之效果 如果缺失其中部份環節 极可能造成分析 研判過程不夠完整 影 響活動效果 2 基本活動的程序 分述 結合團隊改善活動 1 發掘問題 1 1 在選定主題之前 必須先發掘問題 參與者要充分利用腦力激蕩法 以 強烈的問題意識去發掘 然后再深入了解 對問題本質不良 不順利的 情況 加以匯總 使真正必要的解決的問題顯露 確定主題 發掘問題 建議依以下基準來激發掘問題的出現 1 1 1 依公司目標管理方向 1 1 2 主管的方針 上司的指示及指引 1 1 3 關係到成本 浪費的問題 1 1 4 提高效率 品質 降低成本方面 1 1 5 和工作有關且有一定影響 2 選定題目 在確定參與者要行動的主題的過程中 宜以下列原則進行 2 1 配合公司政策 2 2 較易見效果且時間段不宜過長 4 10 周為宜 2 3 自行可解決的問題 2 4 與本職工作极其相關 且改善后极易見成效 2 5 不會花費大額成本 人力等才有望完成者 依上列基準 可再利用評價法 圖表法等確定主題 如 評價項目 主題 配合公司政策可行性 時間性能否用數據表示成本合計分序位 問題 1 173 問題 2 154 問題 3 231 問題 4 135 問題 5 192 注 評分方式极合乎要求 5 分 可以 3 分 差 1 分 3 目標設定 3 1 任何的主題選定后 必須研訂活動的目標 目標值與改善項目的多寡及 活動的效益有密切關係 則選定目標的方法有 10 檢討及改進 再行動 3 1 1 根據公司或部門的方針及計劃 再考量目前的水准 由全體圈員自主 設立目標值 3 1 2 檢討目標達成的可能性 是否能力所及 是否有共同的方向 是否在預 定期能完成 以作定案 3 1 3 目標盡可能數據化 具體明確化 考量活動結束后能夠評價 能夠被肯 定 3 1 4 盡量能活用的統計方法來確定目標 如柏拉圖 推移圖 查檢表 直 方圖等 以使目標具有挑戰性 3 1 5 若不能收集數據 可以以文字來表達欲達成目標 3 2 計劃擬定 活動計劃在目標設定后要隨之制定要擬定的要點有 3 2 1 依活動步驟擬定管制項目 3 2 2 決定活動期限 盡量以周等定期為單位 3 2 3 依活動步驟 虛線 表示預定進度 以實線表示實際進度 必須將實際 進度表示在計劃表上 活動進行時 應盡可能依進度進行 若進行與進度有差 異 宜設法趕上進度或加以說明 4 分析資料 根據活動主題目前所存在的問題 以現有的實際情形 在工作場所收集有關 數據 從這些數據中去了解其差距 變化情形 徹底尋找出不對的地方 以便 作明確分析 比較使資料的分類更明了 這樣才能抓住主題的方位 要點要客 觀的掌握狀態 不能只賃經驗與感覺 要親臨現場 看到現物 掌握現況 將事 實的基本資料加以客觀性分析 以確定問題的重點所在 對於所收集到的資料 盡量以 5W2H When Where Who Why What How to do How Much 方式匯整 對收集到的資料 可利 QC 手法繪成圖表加以分析 5 追查原因 魚骨圖 特性要因圖 與腦力激蕩法是分析問題起因的有效工具 其解析方 式可從兩方面入手 5 1 列出可能的要因 例圖 5 1 1 清理出會影響結果的所有要因 5 1 2 用 5W 反復深入分析 直到能找到源頭 5 1 3 以各個要因為主 利用三現 現場 現物 現況 原則 加以整理 以圖 形層別 其它材料設備 特 性 5 2 從要因中尋主要原因 例圖 5 2 1 辨清影響度高的要因 5 2 2 能實驗的盡可能過實驗來確認要因影響度 5 2 3 不能或難以實驗的 由此后活動的結果確認 5 2 4 仔細調查並驗證因果關係 找出主要原因 找出主原因 全體圈員才可針對這些要因去觀察 分析 思考 以求解決對策 制品變異來源 6 擬定對策 6 1 擬定對策要有步驟 6 1 1 說明思考解決的問題 6 1 2 決定思考完成的時間 6 1 3 提出改善的構想 a 想到時立即記錄 b 構思愈多愈好 c 1 從各角度 各觀戰共識 c 2 用 5W2H 的方法 c 3 應用腦力激蕩法 c 4 落實檢討 4M material 材料 machine 機器 method 方法 man 人 6 1 4 整理 過濾 匯總 建立共識以決定最後方案 6 1 5 最後方案執行落實到人及排定進度 6 1 6 既定對策 呈報主管核準后實施 6 2 提出對策應注意 6 2 1 要全員共同參與 共同思考 6 2 2 對策要考慮 具體 可行 避免抽象籠統 方法系統人 環境材料方法人為機械 6 2 3 要考量成本的允許度 6 2 4 要以圈員能力解決的為範圍 6 2 5 要考量到執行都能否接受及時效性 7 對策實施及檢討 每項對策的實施完美都是一個 P D C A 的過程 效果不佳時 則要修正再執 行 整個實施過程大致可依下列方式展開 7 1 掌握改善動態 最好有數據圖監控 7 2 對策要及時檢討 7 3 對策實施可與提案改善制度結合在一起 以收相輔相成之效果 7 4 注意事項 7 4 1 改善結果用數據表示出來 若效果不佳 可再對策實施 或修正對策 務必求其效果產為止 7 4 2 掌握實施變化 對策 實施 確認 對策 實施 確認 7 4 3 讓主管都或輔導員了解對策實施情形 7 4 4 若遭遇無法在短期內解決的難題 則需考慮修正改善案及實際完成日 期 對策必須考慮是否長久有效 並且可以持續效果 7 5 對策實施完成后 其實施過程等相關項目應包含以下項目 7 5 1 要有改善案名稱 7 5 2 現況問題點及作法 7 5 3 具體改善方法說明 7 5 4 效果顯示 8 成果比較 對策行動實施的效果有兩种 即有形與無形效果 表示如下 8 1 有形效果 可直量化 有圖表示的成果 以推移圖表示 以柏拉圖表示 8 1 1 改善前后比較方法 以管制圖表示 以雷達圖表示 要柱狀圖表示等 8 2 無形效果 以文字敘述改善后產生的效果 如士氣 學習志願 人際關係 工作態度 手 法技術的變化以及管理績效等 產生無形成果 對策如下 8 2 1 加強不同組織層次人員的內外溝通 增加人際關係 8 2 2 加強向心力的互動 使團隊減少衝突與磨擦 8 2 3 建立更合乎人性而有朝氣的工作環境 8 2 4 對知識日增的人力作更佳的運用 8 2 5 減少員工流動 缺席與怠情 8 2 6 要讓員工們對工作更有安全感 8 2 7 對企業組織之目標與產品有更大的認同 8 3 改善效果要管理 8 3 1 改善效果之維持至少要觀察三個月以上 8 3 2 決定以何種數據來觀察改善效果之變化趨勢 8 3 3 盡量以圖表作業做房善效果之管理工具 以便於衡量比較 9 標準化 其要點是將改善對策實施后 制定各項作業基準 使以后相關作業予以固定化並 擬定防止再發之方法 同時達到時技術累積及擴大成效之作用 將技術標準化 規 範化 以提高技術的能力 作業的改善 管理的改善 標準化 維時管理 PDCA 改善 改善管理 標準化 維時管理 PDCA 改善 改善管理 基本標準 基本管理 A B 9 1 擬訂標準作業方法應注意事項 9 1 1 內容一定要可達成目標 9 1 2 要針對消除問題之對策 9 1 3 具體化表達 不可抽象 不可有適當 加強 注意 隨時 大約等模糊字眼來 表達 9 1 4 2 具體的要領 d 1 以數據表示 d 2 用限度樣品表示 d 3 用圖面 圖表方式表示 9 1 5 作業方法一定以實施之對策為主題 9 1 6 不要以文章形式 盡可能以條文形式書寫 9 1 7 必須是有效益的改善方法 才可列入標準化 9 2 標準化書寫方式 9 2 1 若過去沒有標準時 則要有 a 目的 b 適用範圍 c 作