英斯泰克视频技术有限公司销售管理操作手册.doc

北京英斯泰克视频技术有限公司操 作 手 册手册名称：销售业务应用操作手册适用部门：销售部门、多媒体部门、财务部门编写人员：版本号1.0编写日期2003年5月18日对口支持业务销售部门纪 红业务问题、操作问题多 媒 体董 欣业务问题、操作问题总 调 室沈 恒业务问题、操作问题财务部门曾 静业务问题技术财 务 部白晓宇软件问题、错误提示计 算 机网络、硬件、系统故障 目 录一、部门职责：1二、部门岗位划分：2三、系统业务处理流程：2四、部门日常业务系统处理：31、日常业务类型的界定：32、普通销售业务日常处理：33、特殊业务：84、月末结帐：10一、部门职责：销售部门的日常工作在ERP系统处理中主要工作有：1、 开发新的客户，进行客户资料的维护和更改，加强客户资源管理。2、 及时录入销售订单，为总调室安排采购和生产做依据。3、 根据客户要求到财务进行开具票。4、 掌握客户欠款情况，催收货款。5、 作好各种销售统计，为决策层提供分析数据。二、部门岗位划分：销售助理：系统内客户分类、客户档案、销售订单/销售开票通知单的录入、账表查询销售经理：对于销售管理工作完成情况审核，进行月末结帐处理。销售业务员：进行订单销售信息的查询。总调室人员：销售发货单录入、销售退货单录入。三、系统业务处理流程：1、销售业务员根据客户具体要求签订销售合同，具体要求参见手工合同审批流程。2、销售助理根据已签定合同(或已中标项目)在销售管理模块中录入销售订单，如果所签的产品为特制的产品，在目前的销售管理模块存货档案中不存在，需要手工填写项目/存货增加申请单（一式三联，传总调、财务、生产），申请增加项目/存货。3、总调室调度人员根据项目/存货增加申请单增加项目/存货；定义存货的产品结构，增加完毕通知销售助理。4、销售订单需要进行打印，经过相关的手工内部审批处理(具体要求见手工合同审批流程)，所有手工审批完毕后，由销售经理在销售管理模块中审核销售订单。6、 财务项目核算员根据项目/存货增加申请单，增加总账模块成本对象项目类中的项目目录，以便进行项目的统计核算。7、 销售经理审核后的销售订单，转总调室安排生产及采购计划。8、 产品生产完毕完工入库后，总调室调度人员在销售管理模块根据销售订单生成销售发货通知单,填写完毕后进行打印(一式五联），依次经总调室经理确认、财务部门确认、销售部门手工签字确认，总调室经理依据经签字确认后的销售发货通知单，在销售管理模块中对销售发货通知单进行审核； 9、 销售助理根据客户开票需求,查询销售发货通知单审核状态，对已审核的销售发货通知单在销售管理模块中根据销售发货通知单生成销售发票（开票通知单）,确定是否现结，进行复核处理；10、 财务往来会计根据销售助理复核后的销售开票通知，手工开具销售专用发票、销售普通发票，完成后在应收帐款模块中对销售开票通知单进行审核处理，形成应收账款往来。11、 销售管理模块经审核后的销售发货单通知单传递到库存管理模块自动生成销售出库单，实物出库后，库房人员在销售发货通知单上进行签字确认，库房记帐人员在库存管理模块对销售出库单进行审核，材料成本会计在存货核算模块对销售出库单进行单据记帐，系统自动结转销售出库成本，材料成本会计进行制单生成销售成本结转凭证。四、部门日常业务系统处理：1、日常业务类型的界定： 销售产品分类：转播车销售、机加产品销售、多媒体商品销售、材料销售、其他商品销售系统集成。根据销售统计和财务核算的需要，在销售订单的表头栏目内必须选择对应的销售类型，从以上5种分类中进行选择。 业务类型按照结算情况分为三种进行界定：销售业务类型界定（按结算方式分类）： u 普通销售业务：无论赊销、现销，当月完成发货后（含多次发货）当月结算完毕（含多次结算）的销售业务，在增加销售订单时选择业务类型为普通销售业务。具体操作见普通销售业务处理流程u 分期收款业务：当月完成发货后（含多次发货），需分次、跨月进行结算、开发票，分批结转收入成本的销售业务，在增加销售订单时选择业务类型为：分期收款。具体操作见分期收款业务处理流程。u 直运销售：销售的商品不经过公司库房，直接将商品从供应商处发送到客户方的销售业务（例如：商品代购业务），在增加销售订单时选择业务类型为：直运销售。具体操作见直运销售业务处理流程。因为三种处理方式的业务核算存在不同，所以在增加销售订单时一定要区分清楚。 结算方式划分：赊销：进行开票后，财务挂应收账款列当月收入，货款按照约定的日期一次或分期收到。现销：客户现款到公司提货，财务收款开票后列当月收入。 预付款：客户提前支付货款（部分货款），收到货款，进行发货开票的情况。部分现结：客户带部分现款到公司提货，公司开具全额发票列收入账。分期收款：根据客户达成的协议，先期进行发货，不列收入账；根据分期收到客户款项，进行开票、列收入转成本。2、普通销售业务日常处理： 基础档案填加：n 客户分类增加：原则2-2-2-2 客户分类编码：客户分类编码必须唯一。 客户分类名称：可以是汉字或英文字母，不能为空 修改分类：只能修改分类名称。 删除分类：已经使用的不能删除、存在下级的分类不允许删除。操作路径：【销售管理】【设置】【分类体系】【客户分类】n 客户档案填加：本功能完成对销售客户档案的设置和管理。 客户档案：客户编号原则客户分类+顺序号（三位） 客户全称、客户简称、客户所属分类、所属地区分类、所属行业、开户银行、账号、联系人、地址等 客户档案修改：除客户档案编号外，其他信息日常进行修改。 客户方案删除、停用：已经使用的档案不能删除，但可以停用，在客户档案其他页签录入停用日期即可，在新增单据中参照客户档案不再出现。n 客户并户处理：如果出现客户录入重复或客户方重组情况，需要将两个公司的账合并到一起时，通过客户并户功能将其中一个公司账全部合并到另一个公司。操作路径：【销售管理】【设置】【编码档案】【客户档案】n 存货档案填加：对于销售产品为特制产品在原有的存货档案中不存在的情况，销售部门无直接增加权限，需要填写项目/存货增加申请单到总调室进行填加：项目/存货增加申请单销售合同编号客户名称销售产品名称 规格销售合同所附的销售配置清单 总调室增加存货档案、产品结构；财务部门增加项目档案 销售合同管理：n 销售订单增加：【销售管理】【业务】【销售订单】-增加操作销售订单增加前提：销售业务员根据客户具体要求签订销售合同，具体要求参见手工合同审批流程；销售助理根据已签定合同(或已中标项目)在系统中录入销售订单。格式： 业务类型：按照日常业务情况第二点，进行区分是分期收款、普通销售、直运业务。 销售类型：按照日常业务情况第一点，进行区分销售类型，从5种选择。 做为提高客户管理的指标，达成率是重要指标，同时作为物料需求计划的展开依据所以预发货日期需要输入。 可以通过复制按钮加快录入速度。n 销售订单删除：【销售管理】【业务】【销售订单】-删除操作 销售订单的删除，注意已经审核后的订单不许删除。n 销售订单审核/弃审：【销售管理】【业务】【销售订单】-审核/弃审 三种审核方式：在单据卡片界面进行审核/弃审。在单据列表界面双击单据记录，进入单据卡片界面进行审核/弃审。在单据卡片界面按批量，或进入相应单据的【批量处理】菜单，进行批量处理。 销售发货单填加：n 销售发货单填加：【销售管理】【业务】【发货】【销售发货单】-增加当前约定为发货参照订单生成，系统自动弹出销售订单选择窗口，选择相应订单： 可以选择多个订单合并发货或拆分处理： 双击选择对应的销售订单，按ctrl可以选择多条记录，进行合并发货。 一式五联：总调进行填制，分别传到仓库、财务、客户(代出门证)、总调（存根）、销售部。 在填制销售发货通知单时，对于销售类型为转播车销售的业务单据，需要在销售发货通知单表体录入对应成本对象项目（销售合同号）。n 销售发货单审核：【销售管理】【业务】【发货】【销售发货单】-审核 在单据界面进行审核/弃审进入单据界面，系统显示所选的单据格式，及最后一次操作的单据。用鼠标点击上张、下张、首张、末张按钮，查找需要审核/弃审的单据；或点击定位按钮，利用定位功能查找需要审核/弃审的单据。审核当前单据：点击审核按钮，系统将当前单据审核，并将当前操作员写入表尾“审核人”，同时审核按钮变为弃审按钮。弃审当前单据：点击弃审按钮，系统将当前单据弃审，取消“审核人”，同时弃审按钮变为审核按钮。 在单据列表界面选择要审核/弃审的单据：进入单据列表界面，显示过滤界面。输入过滤条件，按过滤可过滤出符合条件的单据列表记录；用户可以按工具栏过滤按钮重新查询。将光标移到要审核/弃审的单据的任一行，或点击定位按钮，利用定位功能查找要审核/弃审的单据，双击单据行进入该单据查询状态，进行单据审核/弃审，操作说明见上。 在批量处理界面进行批审/批弃：进入批量处理界面，输入过滤条件。按批审或批弃则将符合过滤条件的单据带入，如没有则系统提示“没有符合条件的单据”。点击选择，则选择当前行；再点击，则取消选择；可全选、全消。选单完毕，按确认则所选单据被审核/弃审，执行完毕系统显示“批量审核（弃审）完毕”。n 销售开票通知单填加：【销售管理】【业务】【开票】-销售普通发票/专用发票销售开票是在销售过程中企业给客户开具销售发票及其所附清单的过程，它是销售收入确认、销售成本计算、应交销售税金确认和应收账款确认的依据，是销售业务的重要环节。专用发票为增值税发票，需要客户档案的开户银行、税号、法人的增值税信息，普通发票则为商业零售发票。操作方式和处理方式相同。增加方式为：手工增加、参照订单、参照发货单按增加后弹出发货单参照单据过滤窗口；用户可取消参照窗口，直接手工录入；参照发货，弹出相应的参照单据过滤窗口，选择要参照的类型（普通销售业务、分期收款、直运）。参照单据录入时，根据业务规则，可对单据记录进行有限制的修改。要删行，将光标移到当前行，单击删行，或选择右键菜单“删除一行”，即删除当前行。要增行，可将光标移到表体尾部空行处录入，也可按增行增加一行，或选择右键菜单“增加一行”，行前序号由黑变为红。n 销售开票现结：业务开票销售普通发票现结弃销售取消现结处理，所有的收款到财务进行收款核销。结现结是在款货两讫的情况下，在销售结算的同时向客户收取货币资金（支票、现金、汇票）。在销售发票收到货款后可以随时对其单据进行现结处理，现结操作必须在单据复核操作之前。一张销售单据可以全额现收，也可以部分现收。现结当前单据：点击现结按钮，系统弹出现结窗口，录入现结内容（结算方式、结算金额，可以多种结算方式）。按确定，则对当前单据进行现结，发票左上角注明“现结”红色标记；同时现结按钮变为弃结按钮。弃结当前单据：点击弃结按钮，系统将当前单据弃结，同时弃结按钮变为现结按钮。B【注意事项】现结的发票在应收款管理进行现结制单，但在应收款管理账表中并不反映现结的发票和现收款记录。即全额现收的发票在应收账表中不反映，部分现收的发票在应收账表中只记录发票未现收的部分。n 销售开票复核： 销售发票复核作为确认收入，通知财务部门的应收款管理核算应收账款，在应收款管理审核登记应收明细账，制单生成凭证的依据。 在单据界面进行复核/弃审进入单据界面，系统显示所选的单据格式，及最后一次操作的单据。用鼠标点击上张、下张、首张、末张按钮，查找需要复核/弃审的单据；或点击定位按钮，利用定位功能查找需要复核/弃审的单据。复核当前单据：点击复核按钮，系统将当前单据复核，并将当前操作员写入表尾“复核人”，同时复核按钮变为弃审按钮。弃审当前单据：点击弃审按钮，系统将当前单据弃审，取消“复核人”，同时弃审按钮变为复核按钮。 在单据列表界面选择要复核/弃审的单据：进入单据列表界面，显示过滤界面。输入过滤条件，按过滤可过滤出符合条件的单据列表记录；用户可以按工具栏过滤按钮重新查询。将光标移到要复核/弃审的单据的任一行，或点击定位按钮，利用定位功能查找要复核/弃审的单据，双击单据行进入该单据查询状态，进行单据复核/弃审，操作说明见上。 在批量处理界面进行批审/批弃：进入批量处理界面，输入过滤条件。按批复或批弃则将符合过滤条件的单据带入，如没有则系统提示“没有符合条件的单据”。点击选择，则选择当前行；再点击，则取消选择；可全选、全消。选单完毕，按确认则所选单据被复核/弃审，执行完毕系统显示“批量复核（弃审）完毕”。 销售退货处理：n 未开票前退货：填制退货单，然后开票时红蓝发货单合并开具销售发票：销售发货单填加：【销售管理】【业务】【发货】【销售退货单】，销售退货单参照销售发货单生成：参照发货单生成的退货单自动冲减发货单的未开票数量。开票时参照发货单即可，开票数量为冲减后的数量。n 开票后退货处理：开票后的退货，参照原有合同进行退货单录入，根据退货单开具红字销售发票，冲原有应收账款，财务往来会计在应收账款系统进行红蓝票对冲；操作【销售管理】【业务】【发货】【销售退货单】【销售管理】【业务】【开票】【红字销售普通发票】【应收账款】【业务】【日常处理】【转帐】-【红票对冲】-自动对冲n 退货退票退款处理：开票后的退货，参照原有合同进行退货单录入，根据退货单开具红字销售发票，进行退款时，可以在红自销售普通发票进行现结处理，也可在应收账款中进行付款处理。（详见应收账款操作流程）3、特殊业务：n 返利与换票业务标记为“退补”标志的发货、发票记录只会调整金额并不生成销售出库单。 对于返利的业务，可直接根据返利额开具红字发票并标记为“退补”。 对于需要换开的发票，可先开具与原票金额相反的发票将其冲销，并标记为“退补”；然后再开具内容正确的发票，并标记为“退补”。【应用举例】 用退补标志处理返利业务。例如销售政策规定，一代理商一年内累计经销本公司A电器1000台，可每台返利5元，当某代理商年内累计从本公司进货达1000台时，就可以用退补的方法处理该返利业务。在年底给该代理商一次性返利5000元，可以给该客户开具该产品的红字销售发票5000元，标志为“退补”。在对该产品的毛利进行统计时，系统将该产品的退补金额直接冲减该产品的销售收入。 用“退补”标志处理换票业务，即换开发票。因客户名称、税号、地址、电话、金额等错误要求换票的处理方法：开一张红字退补发票（与原错票一致），再开一张蓝字退补发票（输入正确的信息），将蓝退补发票交与客户。 因数量错误要求换票的处理方法：按客户认可的数量各开一张红字退补发票和蓝字退补发票（当然还可以调整金额），将蓝退补发票交与客户。客户不认可的部分如果是退货或少发货，开退货单、红字发票入账；如果是途损，开退货单和红字发票后还应再开一张其他出库单，将虚增的库存冲回。 退补单据格式：n 直运业务：销售的商品不经过公司库房，直接将商品从供应商处发送到客户方的销售业务（例如：商品代购业务）；结算时，财务通过直运销售发票、直运采购发票解决。