ERP财务管理系统

第九章第九章 财务系统说明书财务系统说明书 目录 9 1 系统作业流程图 9 2 基本资料维护 9 3 系统开帐 9 4 销售 收款业务处理 9 5 采购付款业务处理 9 6 固定资产业务处理 9 7 现金银行业务处理 9 8 凭证处理 9 9 财务结算系统 9 1 系统作业流程图 基本资料维护 固定资产设定 货币种类设定 应收帐款会计 科目设定 9 2 基本资料维护 主要设定会计科目及发生业务时凭证 借方 贷方科目 9 2 1 会计科目设置 9 2 1 1 功能简介 增加会计科目及设定成本费用自动结转功能 如下图 会计科目基本业务会计 分录 现金帐户 收 支类别 应付帐款会计 科目设定 开启帐务 科目期初余额 录入 试算平衡表 住来帐处理 销售开票 杂项收款处理 收款业务处理 贷项备忘 供应商发票入 帐 杂项付款处理 付款业务处理 借项备忘 固定资产业务 固定资产增加固定资产减少 变动 凭证处理 特殊业务凭证 处理 凭证审核 月份计提折旧 凭证登帐处理 自动结转成本 费用 结帐处理 结转期末损益 过帐 反向处理 图 9 1 增加同级科目 增加与当前科目同级的会计科目 增加下级科目 增加当前科目的明细科目 9 2 1 2 操作方法 先选择要新增会计科目类别的选项卡 选定要新增会计科目的上级科目 选择 操作如下 图 9 2 自动结转 在月底进行结帐系统会自动结转成本费用 要指定成本 费用类科目自动结转到哪个会 计科目上 注意 所有成本类科目必须设定自动结转科目 否则无法进行月底结帐 企业内部所有发生的所有明细科目都需建立在系统 9 2 2 基本业务会计分录 9 2 2 1 功能简介 设定企业内部基本业务产生凭证时借 贷方科目 如下图 图 9 3 9 2 2 2 操作方法 以材料采购入库业务发生作会计凭证为例 借 1211001 原材料 库存主要材料 1000 2171002001 应交税金 应交增值税 进项税额 170 货 2121009 应付帐款 深圳市博锐森化工有限公司 1170 根据上述凭证 应设 材料采购应付款入帐 业务如下 图 9 4 材料 D 表示材料采购应付款入帐 材料借方应记的会计科目 税金 D 表示材料采购应付款入帐 税金借方应记的会计科目 运输费用 D 表示材料采购应付款入帐 发生的运输费用借方应记的会计科目 下杂项 费用 D 同 应付帐款 净价 C 表示材料采购应付款入帐 贷方应记的会计科目 因所发生的供应 商不同而异 可在此任选一个应付帐款的明细科目 在实际发生时系统会自动取正确 会计科目 注意注意 销售收款业务 销售入帐业务所发生的针对客户的会计科目 可任选一 个应收帐款的明细科目 实际发生时系统会自动取客户资料中设定的会 计科目 采购付款业务 支付应付帐款同上 9 2 3 现金帐户设定 9 2 3 1 功能简介 新建现金银行帐户并设定每个银行所对应的会计科目 图 9 5 9 2 3 2 操作方法 图 9 6 下一支票号 该会计科目发生时 系统要求填写支票号 如果设定下一支票号系统会自动取流水号 币种 选择该会计科目的币种 当前帐户余额 系统开帐前会录入期初余额 开帐后会随业务发生自动更新当前余额 会计科目 选择对应的会计科目 9 2 4 收 支类别设定 9 2 4 1 功能简介 企业除正常的业务销售收入和货款支出外 还有其它收入和支出 如废料收入 支出类 除付供应商货款外发生的支出 如各种费用类报销类支出 在进行帐务处理时需设借贷方的对应会 注意注意 下一支票号 建议设定 以提高凭证处理效率 币种设定发生业务后不可更改 下会计科目同此要求 当前帐户余额不可直接在此修改 计科目 如下图 图 9 7 9 2 4 2 操作步骤如下 图 9 7 名称 收或支名称 类别 选择收入或支出 对应会计科目 设定该收入或支出对应的会计科目 9 2 5 固定资产类别设定 9 2 5 1 功能简介 设定固定资产类别 并设定每类固定资产的折旧方式 预计使用时间 残值率 注意注意 可将费用类会计科目作支出类别建立 每个费用类支出都要作为支出类别建立 并且设定会计科目 固资编号前缀 图 9 8 9 2 5 2 操作步骤如下 图 9 9 折旧方法 选择折旧方法 对于一般固定资产 一般采用平均年限法 预计使用月份 固定资产使用年限 预计净残值率 设定该类固定资产的净残值 编号规则 前缀 设定该类固定资产 注意注意 为提高录入每项固定资产建立系统的效率 需在此录入折旧方法 预计 使用月份 预计净残值率 编号规则 前缀 建立每项固资时 选择该类别 上述内容会默认上述值 9 2 6 固定资产变动方式 9 2 6 1 功能简介 设定固定资产增加 或减少的方式 如下图 图 9 10 9 2 6 2 操作方法 图 9 11 9 2 7 货币种类设定 9 2 7 1 功能简介 设定企业常用币种 并设定与本位币 人币币 汇率 如下图 注意注意 所的涉及固定资产的增加 减少方式都在建立 图 9 12 9 2 7 2 操作方法与步骤 图 9 13 9 2 8 应收货款会计科目设定 9 2 8 1 功能简介 将应收帐款的明细科目设到相应的客户资料中 当该客户发生业务时 系统自动取 设定该会计科目 如下图 注意注意 汇率请勿设反 US 本位币 表示 1 本位币 美金 对于一个时间内汇率一般不变 如汇率变化应急时更新 货币代码建立采用货币符号 人民币 RMB 港币 HK 美金 US 图 9 14 A R 帐目 设定对应的应收帐款的会计科目 9 2 9 应付货款会计科目设定 9 2 9 1 将应付帐款的明细科目设到相应的供应商资料中 当该供应商发生业务时 系统自动取设定该 会计科目 如下图 图 9 15 A P 帐目 对应的应付帐款的明细科目 注意注意 建立应收帐款子科目时会对应一个客户 该客户资料中设定该会计科目 在建立应收帐款子科目时 可根据客户建立该子科目 该客户已发生会计业务时不可更改已设定的对应会计科目 注意注意 建立应付帐款子科目时会对应一个厂商 该厂商资料中设定该会计科目 在建立应付帐款子科目时 可根据供应商建立该子科目 该供应商已发生会计业务时不可更改已设定的对应会计科目 9 3 开启帐务 由手工作帐或由其它财务系统切换到该系统时 要在该系统进行会计科目初始化后方 可启用该系统 9 3 1 会计科目期初余额录入 9 3 1 1 功能简介 在启用该系统时 需将会计科目期初余额录入系统 如下图 图 9 16 9 3 1 2 操作方法 录入本年借方 贷方发生额系统会自动计算出年初余额及方向 明细科目期初余额录入后 系统会自动计算出一级科目的期末余额 9 3 2 开启帐务 正式启用该财务系统 9 3 2 1 功能简介 启用财务系统 9 3 2 2 操作方法 注意注意 期间类会计科目期末无余额 无须录入 可通过试算平衡表是否平衡来验证是否正确 图 9 17 试算平衡表 如果期初试算平衡表不平衡 试算结果 试算不平衡 不可以开启帐务系统 灰色不可用 期初试算平衡表平衡 开启帐务 9 4 销售 收款业务处理 处理企业内部正常销售收入及其他业务收入的会计凭证 9 4 1 销售开票 9 4 1 1 功能简介 根据销售送货单作会计凭证 如下图 图 9 18 注意注意 开启帐务选择新的会计期间开始时 只有启用该系统时 开启帐务 启用后无需再作开启帐务 标准发票 送货单上成品销售会计凭证 工具费用发票 送货单上所在订单的工具费用会计凭证 杂项费用发票 除成品 工具费用会计外的凭证 如运杂费 附加费等 9 4 1 2 操作方法 选择新建标准发票 第一步 图 9 19 提示 在开标准发票时 该送货单所在的订单上有工具费用 系统会提示该订单工具费用 未开 是否现在先开工具费用收入凭证 在此开工具发票 第二步 选择 确定 图 9 20 第三步 选择 图 9 21 第四步 选择 确认 保存凭证 图 9 22 9 4 2 销售 收款业务处理 9 4 2 1 功能简介 收到额户的销售货款的凭证处理 如下图 注意注意 在开标准发票时 如果提示有工具费用 建议在此开工具费用发票 除标准发票 成品销售 及工具费用以外的任何额外收该客户附加费用 在杂项发票中开 送货单开出后如果未经送货单审核 不可开销售发票 图 9 23 9 4 2 2 操作方法 第一步 选择 图 9 24 客户 选择收款的客户 现金帐户 对应的银行帐户或现金帐户 凭证借方科目 票据金额 收到的货款金额 币别应同现金帐户的币别一致 第二步 选择保存凭证如下图 图 9 25 9 4 3 杂项收款处理 9 4 3 1 功能简介 企业内部除正常销售货款的收款外 还有其他资金的收入 如废料处理入 赞助商 的赞助费等 图 9 26 9 4 3 2 操作方法 第一步 如下图 注意注意 当票据金额与现金帐户币别不一致时 要注意进行汇率换算 图 9 27 现金 银行 选择凭证借方科目 费用类别 选择收入类别 第二步 选择 如下图 图 9 28 第三步 选择保存凭证 9 4 4 贷项备忘 注意注意 所选择费用类别包括所对应的会计科目在 收 支类别 模块中设定 如果 类别不足或会计科目有误 在该模块中维护 9 4 4 1 功能简介 针对客户退货 扣款的凭证处理 9 4 4 2 操作方法 第一步 根据有退货单的 图 9 29 根据退货 根据客户退货单开冲减销售收入的会计凭证 无退货 客户无退货 要扣除货款的凭证处理 检索待处理退货 查询并处理退货未作凭证处理的退货单 第二步 选择要处理的退货单 如下图 图 9 30 客户 要处理的客户 贷项金额 退货的货款 自动累加 及工具费用 第三步 选择 生成下图记帐凭证 图 9 31 第四步 选择保存凭证退出 根据无退货单的 适用于客户未退货 只是扣款 或进行索赔的凭证处理 第一步 图 9 32 第二步 选择 生成凭证 图 9 33 第三步 选择保存凭证 9 4 5 采购 付款业务处理 企业付款业务会计凭证的处理 包括供应商应付帐款凭证处理 各种费用 支出凭证处理 9 4 5 1 供应商发票入帐 9 4 5 1 1 功能简介 应付帐款的会计凭证处理 注意注意 根据退货作会计凭证 必须在销售控制系统中作了退货处理 为方便查询退货未处理的退货单 采用菜单上 检索待处理退货 检索 图 9 34 有采购单 依采购入库数量转成应付帐款会计凭证 无采购单 无采购单 取历史的收货单作会计凭证 其他 除采购货款外的应付帐款 如代付供应商的运杂费 暂缓付款 该笔货款被暂缓 暂不作会计凭证 暂缓供应商 该供应商所有未作凭证的帐款全部暂缓 不可作会计凭证 9 4 5 1 2 操作方法 依新建有采购单为例 第一步 选择要处理的供应商 图 9 35 第二步 选择 确定 出现下图 图 9 36 第三步 选择 生成凭证如下 图 9 37 第四步 选择 保存退出 其他 第一步 图 9 38 第二步 选择 生成凭证如下 图 9 39 第三步 选择 保存退出 9 4 5 2 付款业务处理 9 4 5 2 1 功能简介 支付供应商货款的凭证处理 注意注意 在第三步操作提示发票号重复 修改图 9 36 单据号即可 借方科目是在基本业务会计分录中设的 贷方科目是在该供应商相关信 息中设定的 图 9 40 9 4 5 2 2 操作方法 选择现 银支付应付款 第一步 图 9 41 现金帐户 选择付款的银行帐户 供应商 选择要付款的供应商 系统会显示该供应商需付款记录 自动分配 录入付款金额 单击 系统会自动从上到下分配要付款的记录 第二步 选择 生成凭证如下 图 9 42 第三步 单击保存退出 9 4 5 3 借项备忘分录 9 4 5 3 1 功能简介 退货给供应商冲减应付帐款的凭证处理 及由于品质原因或其它扣款的凭证处理 9 4 5 3 2 操作方法 第一步 图 9 43 根据退货 根据退货给供应商生成会计凭证 无退货单 在无退货单扣供就应商货款凭证处理 检索待处理退货 快速查询退货给供应商未作凭证处理的退货单 第二步 选择待处理的退货单 注意注意 当付款帐户余额不足时 系统会提示是否继续 图 9 42 凭证不建议直接在凭证上修改会计科目 可修改基本中的相关设 定以达到修改借贷方科目之目的 图 9 44 第三步 选择 生成凭证如下 图 9 45 第四步 选择 保存凭证退出 无退货单凭证处理 第一步 依扣除供应商 1000 元货款 冲减本公司运杂费为例 图 9 46 第二步 选择 生成凭证如下 图 9 47 第三步 选择保存退出 9 4 6 固定资产业务处理 固产资产的增加 减少 折旧的凭证处理 注意注意 无退货单凭证处理生成的凭证可修改贷方科目 为提高退货凭证处理效率 采用检索待处理退货快速查询到未处理的退 货单 9 4 6 1 固定资产的增加 9 4 6 1 1 功能简介 图 9 48 新增 新增固定资产基本档案 如果开采购单采用 非标准材料采购 选择固定资产类 别 该采购单收货时 系统会自动增加该固定资产的基本资料 生成记帐凭证 生成折旧记帐凭证 不建议在此作记帐凭证 9 4 6 1 2 操作方法 第一步 基本信息 图 9 49 固定资产类别 详见 9 2 5 节说明 固定资产编号 采用前缀 流水号 增减方式 详见 9 2 6 节说明 使用部门 设定使用部门及该设备折旧计入制造费用对应的会计科目 第二步 折旧信息 图 9 50 折旧信息默认取固定资产类别相关设定 根据不同固定资产可以作适当修改 附属设备 固定资产的附加设备资料 9 4 6 2 固定资产减少 9 4 6 2 1 功能简介 固定资产减少的凭证处理 9 4 6 2 2 操作方法 第一步 图 9 51 第二步 图 9 52 第三步 选择保存退出 9 4 7 现金银行业务处理 包括现金 银行转帐及银行对帐处理 9 4 7 1 现金银行转帐业务 9 4 7 1 1 功能简介 银行间转帐 现金银行之间的转帐 9 4 7 1 2 操作方法 如下图 第一步 选择 新增 图 9 53 第二步 注意注意 固定资产折旧凭证不建议在此处生成 就月末结帐时一次性作计提折旧 凭证 固定资产如果未投入使用 或者暂停使用 应即时将使用状况改为未使用 状态 图 9 54 第三步 选择 生成凭证如下 图 9 55 第四步 选择保存退出 9 4 8 凭证处理 除住来帐的凭证处理及凭证审核 9 4 8 1 特殊凭证管理 9 4 8 1 1 功能简介 住来帐之处的转帐凭证处理 9 4 8 1 2 操作方法 第一步 图 9 56 第二步 选择 新建 如下图 图 9 57 第