办公室人员岗位职责和工作制度

有限公司有限公司 办公室办公室 9S9S 管理规定管理规定 文件编号 文件编号 批批 准准 总 总 经经 理理 文件性质 日常文件运作管理文件性质 日常文件运作管理制订部门 行政部制订部门 行政部 文件类型 内部文件文件类型 内部文件制订日期 制订日期 1 1 文件制订文件制订 修订管制表修订管制表 版版 本本 页数页数文件制订文件制订 修订内容说明修订内容说明制制 修订修订审核审核批准批准 批准批准 日期日期 A A2 2新建立的文件新建立的文件 修订条款修订条款修改前内容修改前内容修改后内容修改后内容 A A B B 2 2 相关部门会签相关部门会签 部部 门门总经办总经办 行政行政部部 财务部财务部 部部 收件人收件人 部部 门门 收件人收件人 3 3 主管领导审阅主管领导审阅 职职 务务总经理总经理 常务常务副总副总 财务副总财务副总 收件人收件人 4 4 文件分发部门文件分发部门 部部 门门 总经办总经办 行政行政部部 财务部财务部 部部 门门 文件处理方式文件处理方式 抄送 副 总经理抄送 副 总经理 分发传阅 存档分发传阅 存档 签发日期 签发日期 20152015 年年 月月 日日 天明大地 办公区域管理制度 第1页 共 6 页 2015 办公室办公室 9S9S 管理规定管理规定 一一 目的目的 为提升公司员工行为素养 提高公司精细化 规范化管理水平和工作效率 营造出安全 舒适 明亮的工作环境 现制定 办公室 9S 管理规范 二二 办公室整理办公室整理 将办公室内的办公用品和非办公用品 以及 用 和 不用 的物品区分 开来 将非办公用品和不用的东西清理掉 1各部门结合实际 对办公室空间进行全面检查 整理 2办公室每个区域内 用 的物品和办公用品范围 办公桌面 电脑 文件或文件夹 票据 台历 水杯 电话 打印机 文件柜内 书籍 文件夹 报刊杂志 各类稿纸 窗台 花架 鲜花 3整理标准 报纸 杂志 刊物阅后及时并整齐地放在文件柜内 每月整理一次 将没 用的送保洁员进行统一处理 文件阅办后 该归档的及时归档 无用的立即销毁 个人衣服 鞋子 挎包 公文包等非办公用品要放在办公桌抽屉内 不得 摆放出来 三三 办公室整顿办公室整顿 将办公用品和 用 的物品进行定位 定量摆放整齐 确保寻找物品方便 快捷 提高工作效率 1办公桌面办公用品和 用 的物品要摆放整齐 美观大方 2文件柜内书籍 文件夹 档案盒采取左高右低方式整齐摆放在透明橱窗内 将办公文件 报纸杂志 其他办公用品整齐码放在文件柜底层 3办公室窗台要保持干净 花架鲜花摆放应美观 养护应及时 4电脑 电器等电源线要束好 不杂乱无章的散落在地上 四四 办公室清扫办公室清扫 1清扫办公室内环境卫生 使其保持无灰尘 无脏污 无垃圾达到干净整洁 天明大地 办公区域管理制度 第2页 共 6 页 2015 的状态 2各部门建立卫生轮流值日制度 当值人员当日上班前做好公共办公区域 公共设备 文件柜 门窗 花盆 的清理和擦拭 3春节 国庆 劳动节进行全面大扫除 五五 办公室清洁办公室清洁 将整理 整顿 清扫的实施做法进行到底 加以保持 形成 自我监督 各部门对比 的良好气氛 将其标准化 制度化并长久地坚持下去 形成 常态化 1办公室桌面及小柜上无灰尘 无污渍 2办公室地面整洁 无纸屑 无垃圾 3办公室要窗台无灰尘 无污渍 鲜花无黄叶 4电脑 打印机 电话 饮水机 文件柜内隔板上及所有办公用品无灰尘 无污渍 六六 办公室节约办公室节约 减少成本 物料消耗 养成降低成本习惯 在办公室内时刻保持节约的思 想 1未定稿工作文档 要进行无纸化传阅 减少纸张浪费 2确需用纸要采取双面打印 3外出办公时间较长的 离开办公室前 关闭电脑等个人办公设备 4在自然采光良好的情况下 必须关闭照明用灯 杜绝长明灯 5夏天办公室内空调温度设置不得低于 26 摄氏度 一般情况下 空调运行期 间禁止开窗 6注重所用设备的定期维修保养 提高办公用品的使用率 7可重复利用的办公用品 曲别针 直别针 坚持重复使用 注意回收 减 少采购 8洗手 洗脸和刷餐具过程中 除用水清洁过程 其他步骤关闭水龙头 七七 办公室安全办公室安全 工作过程中 使思想 行为 设备等系列活动保持安全状态 并熟悉和遵 守安全规定 确保在办公过程中健康与安全 天明大地 办公区域管理制度 第3页 共 6 页 2015 1下班前必须将电脑 电热水煲 打印机 手机充电器等所有电器设备关闭 断电 锁好门窗 2不得在会议室 办公室等非吸烟区域内吸烟 3办公室内个人不存放大额现金 4正在维修或修理的办公设备上有相关警示标识 八八 办公室服务办公室服务 树立良好的服务意识并身体力行 经常站在对方的角度去思考和处理问题 1各部门之间建立起协同合作的有效沟通机制 发挥团队整体作用 同事关 系融洽 2牢固树立为客户 为基层服务的思想 接人待物做到来有迎声 去有送声 有问必答 客人进门后要主动让座 送水 3来访办理的事情不论是否对口 不能说 不知道 不清楚 要认真 聆听 热心引导 快速衔接对口部门 4服务精细严细 不省略 不简化 不推诿 不扯皮 不拖拉 做到日事日 毕 日清日高 件件有着落 事事有回音 5牢固树立为企业为基层服务的思想 每月至少一次深入基层进行调研 积 极协调帮助解决实际问题 九九 办公室满意办公室满意 达到 五满意 既 社会满意 客户满意 基层满意 领导满意 部门满 意 1社会满意 通过全面展示天明大地员工高尚的社会责任意识 良好的精神 状态和高效的办事效率 努力传递天明大地公司正能量 扩大公司和公司 产业的知名度 信任度 美誉度 2客户满意 牢固树立客户第一思想 办事效率高 服务态度好 没有冷 硬 顶等情况 没有不廉洁行为 3基层满意 牢固树立全局上下一盘棋思想 布置工作简明扼要 减少重复 服务企业有具体举措 取得实际效果 4领导满意 工作有章法 不打折扣 干事有激情 雷厉风行 创造性地完 成本职工作 在深化五统一管控 服务基层等方面 每年至少做一至二件 漂亮的工作 天明大地 办公区域管理制度 第4页 共 6 页 2015 5部门满意 发扬团结协作精神 遇事积极协调 主动承担 不推诿 不扯 皮 十十 办公室素养办公室素养 在工作中 将 9S 标准融入到个人行为中 做到日事日毕 使总部管理人员 形成良好的职业素质养成 1严格执行 办公室 9S 管理规定 2工作期间着装整洁 行为文明 维护公共美德 做到个人仪容仪表端庄大 气 员工行为文明规范 办公室场所干净整洁 3遵章守时 严守工作纪律 保守工作秘密 尊重领导 团结同事 诚实守 信 言行一致 牢固树立一盘棋思想 增强团队意识 发扬团队精神 营 造团结共事 谋事 干事 成事的良好工作氛围 4始终保持昂扬向上 雷厉风行 锐意进取 奋发有为的精神状态 做到高 水平干事 高效率办事 高质量成事 5每天工作结束前 10 分钟进行自检 物品归位 办公区域清整 今日事今日 毕自检 简要列出明日工作计划 十一十一公司各级员工在公司各级员工在 9S9S 活动中的责任活动中的责任 1公司总经理 9S 责任 确认 9S 活动是公司管理的基础 参加 9S 活动有关教育训练与观摩 以身作则 展示公司推进 9S 之决心 担任公司 9S 推进组织之领导 担任 9S 活动各项会议主席 仲裁有关 9S 活动争议 检讨 问题点 掌握 9S 活动之各项进度与实施成效 定期实施 9S 活动之上级诊断或评价工作 2各级部门负责人 9S 责任 结合公司的行动目标 学习 9S 知识 技巧 负责本部门 9S 活动宣传 教育 天明大地 办公区域管理制度 第5页 共 6 页 2015 划分部门内部 9S 责任区域 依公司 9S 活动计划表 制定本部门活动计划 根据需要 参加 9S 活动领导小组 分析和改善 9S 活动中问题点 督导部属的清扫点检及安全巡查 检查员工服装仪容 行为规范 3员工 9S 责任 自己的工作环境须不断地整理 整顿 物品 材料及资料不可乱放 不用的东西要立即处理 不可使其占用作业空间 办公区域维保持清洁和畅通 物品 工具及文件等放置于规定场所 保管的工具 设备及所负责的责任区域要整理 要养成随时随地拾起地面上的纸屑杂