《办公用品采购、发放管理规定》

NYLZH03 2016ZH03 2016 发放编号 办办公公用用品品采采购购 发发放放管管理理规规定定 受控状态 分 发 号 修改状态 0 版 本 号 A 2016 年 4 月 5 发布 2016 年 5 月 1 日实施 南南洋洋电电气气辽辽宁宁有有限限公公司司发发布布 起稿人高源文件编号 ZH03 2016 审核人全总版本修改 A 0 主 题 办办公公用用品品采采购购 发发放放 管管理理规规定定 批准人武总生效日期 2016 年 5 月 1 日 1 1 目的目的 为控制采购成本 满足办公需要 使公司办公用品规范化 明细化 特制定本规定 2 2 范围范围 适用于本公司各部门员工对各类办公用品 办公施设 办公家具 会议用品 保洁用品 日常用品 的申购 采购 领用 使用 保管等 3 3 职责职责 3 1 综合管理部负责对各部门申请的办公设施和办公用品的成本控制 采购计划的分类 送审 采购 物资进入公司后的入库登记等管理工作 3 2 综合管理部负责采购物资的申请 制作 发放 处置 服务 验收及每月费用报表等工作的管理 3 3 综合管理部负责各类办公用品的价格议定 合同签订 制定采购计划 选择合格供方等采购事项 后 进行采购 3 4 各车间 部门按本管理规定实施监督并反馈 3 5 副总经理 总经理负责日常采购产品的监督 审批 协助综合管理部开展成本控制及设施报废审 批方面的工作 3 6 各部门负责人 综合管理部 副总负责对本规定实施情况进行不定期监督检查 4 4 程序程序 4 14 1 采购物资信息收集采购物资信息收集 4 1 1 综合管理部每半年应确认合格供方 编制 采购物品明细清单 注明物品名称 规格型号 价 格 并签订 供货协议 4 1 2 各部门由部门经理 主管 依需要购买的办公用品 设施 家具等以月为单位 每月 5 日之前 统一填写 申购单 经部门经理申请 分管副总审核后 由综合管理部统一进行采购 4 1 3 综合管理部按各部门送递的 申购单 汇总后涉及物品内容进行市场调查 收集相关物品的价 格 质量 交付能力及供方资质考察 4 1 4 综合管理部汇总收集到的供方报价清单 会同副总经理 总经理进行供应商的确认 并按所需 物资的类型 质量要求 价格优势等内容指定供应商 4 24 2 采购实施前审核 批准确认 采购实施前审核 批准确认 4 2 1 采购的办公用品属指定供应商 已签订供货合同 供货的物品 综合管理部依据经审核 审批 的 申购单 进行直接采购 4 2 2 批量采购物资时 综合管理部负责起草 签订 供货合同 并注明质量要求 供货数量 交货 期 价格 税价等内容 4 34 3 采购物资接收 验证 入库采购物资接收 验证 入库 4 3 1 外购物资供方直接送至综合管理部 由综合管理部统一办理入库手续 4 3 2 综合管理部根据 申购单 供方 出库单 对进厂物资进行数量清点 质量检验 型号核对 等工作 4 3 3 综合管理部针对检验的不合格产品 与供方协商换货或退货事宜 如核对无误 在供方 出库 单 上签字确认并留存一份 做为入库凭证 4 3 4 要求综合管理部对采购物资做到即日采购 即日办理入库 并将入库手续作为附件粘贴在报销 凭证下 4 3 5 为了方便财务核帐 要求综合管理部办理入库要求明确 1 名称 2 数量 3 单价 4 单位 5 规格 6 色别 7 型号 8 品牌 9 供货商名称 4 44 4 发票及货款结算发票及货款结算 4 4 1 综合管理部采购物资时 要求供方开正规发票 以增值税 17 发票为首选 4 4 2 综合管理部采购物资时 付款以公对公账户结账方式为首选原则 综合管理部做好严格把控工 作 为财务提供便利工作条件 4 4 3 采购物资货款结算前 由财务部核对 入库单 及供方 出库单 并由综合管理部负责人审 核确认签字 4 4 4 公对公情况 综合管理部负责填写 付款申请单 经副总经理审核 总经理批准后 财务方 可付款 4 54 5 采购物资配发 管理采购物资配发 管理 4 5 1 各部门或个人领用的办公用品 办公设施等 综合管理部负责建立 办公用品管理台账 办 公设施管理台帐 并监督各部门 使用人正确使用 4 5 2 各部门或个人领取的物品 领用人必须在 领用登记表 上签名登记 4 5 3 各部门负责人负责监督物品 设备的使用人进行日常维护和保养 设备出现故障禁止自行拆卸 应及时联系综合管理部找专业维修人员处理 4 5 4 办公用品等物品不能正常使用后 采取以旧换新方式在综合管理部重新登记领用 属报废设施 由综合管理部统一回收 做相应处理 4 5 5 更换消耗用品时在不影响工作运作情况下 以节约成本为主 无需更换壳体的 只更换内蕊或 填充油墨 6 6 相关文件 相关文件 6 1 供货合同 7 7 相关记录 相关记录 7 1 申购单 7 2 领用登记表 7 3 办公用品管理台账 注 使用公司 ERP 软件 无需手工台账 7 4 办公设施管理台帐 注 使用公司 ERP 软件