财务管理手册 33页.doc

英国国际发展部中国水利部水资源需求管理援助项目 财 务 管 理 手 册Financial Management Manual水利部中央项目管理办公室目 录目 录ii前 言iii第一章 财政援助资金使用及报账申请1第一节 财政援助资金使用1第二节 财政援助资金申请程序及申请文件1第三节 申请财政援助资金所需样本文件3第二章 内部控制13第一节 财务人员及其主要职责13第二节 货币资金控制13第三节 实物资产控制14第三章 会计核算15第一节 总 则15第二节 会计科目15第三节 会计报表16第四章 采购管理20第一节 总 则20第二节 采购程序20第三节 公开竞争性招标采购20第四节 询价采购21第五节 评 标21第六节 合同格式23第七节 采购文件管理23附录一 项目简介24附录二 项目预算25附录三 建议账户编码26附录四 设备采购合同格式（建议）27前 言中英合作水资源需求管理项目财务管理手册的目的是帮助项目管理人员有效地管理项目财政援助资金（FA）。本手册根据中国的现行法律法规和英国国际发展部的有关要求编制，用于指导各级项目管理办公室的工作，帮助项目管理人员解答疑问。项目管理人员应当遵守本手册的规定，对规定的任何改动需得到项目经理和国际专家组长的一致同意，并报告英国国际发展部和中国水利部批准。本手册共包括三个章节和一个附录。第一章：财政援助资金的使用及其申请，介绍英国国际发展部财政援助资金的使用范围，以及申请报账的程序和相关文件要求。第二章：内部控制，介绍各级项目管理办公室采用的会计程序和内部控制要求，以保证本项目能够及时准确地提出会计报告。第三章：会计核算，介绍适用于本项目的会计核算办法，包括会计术语、所需财务报表及其使用指导。附录目的在于帮助项目财务管理人员更好地了解有关项目内容和资金预算。第一章 财政援助资金使用及报账申请本章共有三节，分别为：（1）财政援助资金使用，（2）报账申请程序和申请文件，（3）申请报账所需样本文件。第一节 财政援助资金使用英国国际发展部提供的项目财政援助资金仅用于支付为实现本项目目标而开展的项目活动或采购所发生的费用，使用该项资金总体原则是：1、所有可以使用财政援助资金的项目活动和采购，应包括在5年项目实施计划和列入预算的年度工作计划中，该工作计划和预算由项目管理委员会批准。未包括在该工作计划和预算中的任何活动均不能使用项目财政援助资金。2、使用财政援助资金支付项目活动费用时，须提供费用支出凭证。例如，如果某位项目管理办公室人员要报销差旅费，他必须提供原始机票、住宿发票、出租车票和其它合格票据来支持他的报账申请。一般来说，财政援助资金不能预付。如有特殊情况需要提前预付，相应的项目管理办公室须提出充分的申请理由，并经项目经理和国际专家组长一致同意批准，方可获得预付。使用预付款支付的执行单位，须在相关活动或采购结束后，立即提交正式的费用说明（例如：发票或经确认的财务报表）。如果无法提供合格票据和支持文件，不予以使用财政援助资金报账。例如，如果向一个宾馆预付一笔小额费用用于召开研讨会，相关项目管理办公室必须要求该宾馆说明所有费用的细目，然后才能进一步对其进行支付，以及向英国国际发展部申请报账。3、对于合同支付，“2”中的原则同样适用，即任何转账的资金必须做出说明才能进行报账。4、英国国际发展部仅向本项目专用外汇账户支付申请报帐的费用。5、财政援助资金不能用于支付任何进口或海关税收。财政援助资金也不能用于支付任何其他关税或税费(包括收入调节税)或其它类似的对产品和服务征收的税费。中央项目管理办公室应确保这一原则得到遵守，并在必要时与商务部和有关税务部门就此进行商讨。第二节 财政援助资金申请程序及申请文件本项目中的财政援助资金申请程序包括3个阶段：（1）市、县案例研究办公室向省项目管理办公室提出资金回补申请；（2）省项目管理办公室将省内各级案例研究办公室的申请进行汇总，然后向中央项目管理办公室提出资金回补申请；（3）中央项目管理办公室汇总中央和两省的资金回补申请后，向英国国际发展部提出财政援助资金回补申请（详见图1资金回补流程图和图2财务报告流程图）。中央项目管理办公室向英国国际发展部申请报账财政援助资金申请程序根据联合王国财政援助资金的支出程序和惯例的要求制定。项目正式实施后，中央项目管理办公室应每三个月向英国国际发展部申请一次财政援助资金，申请时间为每年的1月5日、4月5日、7月5日和10月5日之前。如果超时未报，英国国际发展部水利部中央项目办项目专用外汇账户（英镑）甘肃省项目办（人民币账户）辽宁省项目办（人民币账户）中央项目办（人民币账户）甘肃省市/县实施办（人民币账户）辽宁省市/县实施办（人民币账户）图2 财务报告流程图英国国际发展部水利部中央项目办项目专用外汇账户（英镑）甘肃省项目办（人民币账户）辽宁省项目办（人民币账户）中央项目办（人民币账户）甘肃省市/县实施办（人民币账户）辽宁省市/县实施办（人民币账户）图1 资金回补流程图须等至下一个季度一并提出报账申请；如果某一季度支出不多，可与下一季度一并提出报账申请。如果申请报账的资金总额少于10万元人民币，报账申请应推迟至下一季度。除特殊情况外，在上述设定日期之后提出的申请通常将不被考虑。所有报账申请在项目管理办公室主任签发之前，须得到项目经理和国际专家组长的一致同意。各级项目管理办公室应只就过去一季度所发生的费用提出报账申请，这些费用应在季度财务报表中有详细说明。同一季度财务报表和季度报账申请中的对应数字应该一致。具体的申请程序如下：第一步：中央项目管理办公室财务人员为资金申请日之前已发生的支出准备财政援助资金回补申请文件。所需文件包括：(1) 项目管理办公室主任或外汇专用账户授权签字人给英国国际发展部驻华代表处项目官员带中央项目管理办公室正式文头的说明信(Cover Letter)。(2) 项目管理办公室主任或外汇专用账户授权签字人签署的“当地费用回补申请书”(Claim for Reimbursement of Local Costs)。(3) 项目管理办公室主任或外汇专用账户授权签字人签署的“费用报表”(Statement of Expenditure)。(4) 项目管理办公室主任或外汇专用账户授权签字人签署的“专用账户调节表”(Special Account Reconciliation Statement)。(5) 银行对账单(Bank Statement).第二步：项目财务人员将上述申请文件送项目经理审核。第三步：经项目经理审核后，送项目管理办公室主任签字。第四步：将已签字的文件送交英国国际发展部驻华代表处项目官员。除上述程序外，在实际工作中还须格外注意以下几点：1. 所有文件都应使用英文填写或编制。2. “当地费用回补申请书”、“费用报表”和“专用帐户调节表”都须有项目管理办公室主任或其授权签字人的签字。3. 报送“费用报表”打印文件的同时，还应向英国国际发展部报送一份使用微软公司Excel软件编制的电子版“费用报表”，以便英国国际发展部检查“费用报表”中的计算正确性。4. 项目财务管理人员应保存与“费用报表”有关的全部支出原始单据，以备审计。地方项目办公室向中央项目管理办公室申请报账省项目管理办公室，市、县案例研究办公室应每季度向其上一级项目管理办公室提出一次报账申请。各级项目办公室提交报帐申请的日期为： 县案例研究办公室：在每年的3月5日、6月5日、9月5日和12月5日前，向市案例研究办公室提出报账申请 市案例研究办公室：在每年的3月10日、6月10日、9月10日和12月10日前，向省项目管理办公室提出报账申请 省项目管理办公室：应于每年的3月15日、6月15日、9月15日和12月15日前向中央项目管理办公室提出报账申请具体的报账程序如下：第一步：项目管理办公室（案例研究办公室）财务人员为申请日之前已发生的支出准备报账所需文件“申请信函”、“费用报表”(Statement of Expenditure)和财务季度报告。第二步：项目管理办公室（案例研究办公室）财务人员将上述“费用报表”送项目管理办公室主任签署。第三步：将已签字的“费用报表”送上级项目管理办公室（案例研究办公室）。除上述程序外，在实际工作中还须格外注意以下几点：1. “费用报表”须有项目管理办公室（案例研究办公室）主任签字并加盖单位公章。2. “费用报表”应使用中文和英文填写，以英文为准。3. 在报送“费用报表”打印文件的同时，还应向上级项目管理办公室（案例研究办公室）报送一份使用微软公司Excel软件编制的电子版“费用报表”，以便上级项目管理办公室（案例研究办公室）或检查“费用报表”中的计算正确性。4. 项目管理办公室（案例研究办公室）向其上级项目管理办公室（案例研究办公室）提交的电子版“费用报表”，还应包括其下级项目管理办公室（案例研究办公室）报送给它的电子版“费用报表”。项目财务管理人员应保存好与“费用报表”有关的全部支出原始单据，以备审计。第三节 申请财政援助资金所需样本文件本节将通过举例来说明有关申请文件填写和编制过程。所举案例均为假设，仅供演示之用，案例包括聘请个人咨询专家和开展一些项目活动。样本文件如下（见下页）： 中央项目管理办公室向英国国际发展部申请资金回补文件 地方项目办向中央项目管理办公室申请资金报帐的费用报表中英合作水资源需求管理项目管理办公室UK/CHINA Water Resources Demand Management Assistance PROJECT MANAGEMENT OFFICELi GeWRDMAP Project DirectorNo. 2 Baiguanglu ErtiaoBeijing 100050ChinaMatthew PerkinsDeputy Program ManagerDevelopment Section30th Floor South TowerBeijing Kerry Center1 Guanghua RoadChaoyang District,Beijing 100020Tel:+86 10 6320 2701Fax:+86 10 6320 3249Email: May 30, 2005The First Reimbursement ClaimUK/China Water Resources Demand Management Assistance Project, Grant 2005Dear Mr. Matthew Perkins,I have reviewed and herewith send you the documents for the first reimbursement claim for expenditure on the UK/China Water Resources Demand Management Assistance Project. All the original invoices have been filed and kept at the WRDMAP project management offices at relevant levels and are accessible for audit purposes.The documents prepared are as follows:FORM 1. Claim for reimbursement of local costsFORM 2. Statement of expenditureFORM 3. Special account reconciliation statementFORM 4. Bank statementThank you for your consideration timely.Sincerely yours（INSERT SIGNATURE AND STAMP）Li GeProject DirectorWRDMAP CPMOFORM 1:CLAIMS FOR REIMBURSEMENT OF LOCAL COSTSInformation requested in all sections must be provided before payments can be made:Serial number of this certificate 20050502Section (1) (aid source and allocation)(a) Title of aid Source: UK/China Water Resources Demand Management Assistance Project Grant 2004(b) Project Allocation Title: Water Resources Demand Management Assistance Project - WRDMAPSection (2) (Project Allocation)(a) Provide project location details i.e. map references and official address of the:(i) Constructions: N/A (ii) Administration centers of services: WRDMAP Project Management Office, Room 206, 2 Baiguanglu Ertiao, Beijing 100053, PR. China.(iii) Locations where purchases based if not at (i) or (ii): N/A Section (3) (Audit discharge)(a) State the method by which the local costs expenditure under this project is to be audited: China National Audit Office within 6 months after the close of each financial year.(b) Confirm that the audit authority has been informed and given details regarding this claim.(c) If the system of discharge is other than audit, enclose original documents supporting this claim with the claim to the appropriate United Kingdom representative.Section (4) (Project expenditure)1. Value of local cost expenditure to date on the project:GBP 86,757.212. Deduct local cost expenditure provided by other organizations:GBP 5,316.163. Deduct local cost expenditure not eligible for reimbursementGBP 04. Deduct any local costs expenditure already claimed:GBP 80,0005. Claim now due for reimbursement:GBP1,441.05Section (5) (This claim expenditure details)Attach details of how the sum claimed in Section (4) was used i.e. work carried out, material purchased, labor used, machinery or equipment hired or bought, contracts entered into, and services used etc.Section (6) (Certification)Certification for Claim and request for reimbursementI certify that this claim for GBP1,441.05 reimbursement is correct and that the sum requested is properly due on the basis of the information provided above and on the work carried out, material bought in, and other expenses necessarily incurred in connection with the Project.I have the authority to sign this on behalf of the Government of the Peoples Republic of China.Signature: . Name: .Date: May 30, 2005Section (7) (for DFID authorized signatory)I have examined this claim and satisfied myself that the information requested in all sections has been provided, and that the claim complies with terms of the Exchange of Notes. I have the authority to sign this on behalf of the Government of United Kingdom.The claim for reimbursement is approved.Signature: Name: .Date:Form 2：STATEMENT OF EXPENDITUREProject Title:UK/PRC Water Resources Demand Management Assistance Project-WRDMAP Date: May 30,2005DFID MIS Code：MIS XXX-XXX-XXX Claim Number:2005050212345678=5/7Item No.Budget Line of ProjectAnnual Budget CodeActivityName and Address of Supplier/ConsultantCurrency and Total Amount of Contract/BudgetAmount Eligible for FinancingCumulative Amount Paid to DateGBP Equivalent Amount Charged to Special AccountExchange RateRMB/GPB11.31.23Providing consulting advices on financial management on fund uses￥6,000.00￥6,000.00￥6,000.00410.4314.618822.62.12Wuwei WR Bureau applies and enforces water demand management toolsWuwei WR Bureau￥100,000.00￥15,000.00￥50,000.001,030.6214.5543Total106,000.0021,000.0056,000.001,441.0514,5727Supporting Document for this SOE retained at each PMO or CSO respectivelyAuthorized by: Li Ge (Authorized Signature)(注：该表格用于中央项目管理办公室向英国国际发展部申请资金回补所用) Form 3： Special Account Reconciliation StatementProject Title: China Water Resources Demand Management Assistance Project-WRDMAP MIS XXXBank Account NumberOperating Bank 1、 Amount advanced by DFID 100,000.00 2、 Less total amount recovered by DFID 0.00 3、 EQUALS PRESENT OUTSTANDING AMOUNT ADVANCEDTO THE SPECIAL AMOUNT 100,000.00 4、Amount in special account at May 30,2005 per bank statement (copy attached) 18,559.81 5、Plus amount of eligible expenditure documented in attached claim (No.20050502) 1,441.05 6、Plus amount claimed in previous applications not yet credited at date of bank statement Claim No. Amount 20050501 80,000.00 Subtotal of previous claim(s) not yet credited 80,000.00 7、Plus bank service charge 0.50 8、Less interest earned credited to the account 1.36 9、EQUALS TOTAL ADVANCE ACOUNTED FOR 100,000.00 10、Explanation of any discrepancy between totals appearing on line 3 and 9 above (None) 10、DATE：MAY 30, 2005 SIGNATURE: Wang FengshanTITLE: Project Director FORM 4：Bank Statement(由银行提供)(注：该表格用于中央项目管理办公室向外汇专用账户申请资金报账所用)费用报表STATEMENT OF EXPENDITURE项目名称：中英合作水资源需求管理项目 日期：2005年5月30日Project Title:UK/PRC Water Resources Demand Management Assistance Project-WRDMAP Date: May 30,2005英国国际发展部系统编号：MIS XXX-XXX-XXX 回补申请书编号：20050502DFID MIS Code：MIS XXX-XXX-XXX Claim Number:2005050212345678=5/7序号Item No.项目预算编号Budget Line of Project年度预算编号Annual Budget Code项目活动Activity供货商/咨询专家名称Name and Address of Supplier/Consultant合同/预算货币与金额Currency and Total Amount of Contract/Budget合格支付金额Amount Eligible for Financing累计支付金额Cumulative Amount Paid to Date从专用账户支付的等值英镑数GBP Equivalent Amount Charged to Special Account汇率Exchange RateRMB/GPB11.31.23为资金的使用提供财务管理建议Providing consulting advices on financial management on fund uses羽泉￥6,000.00￥6,000.00￥6,000.00410.4314.618822.62.12甘肃武威市水利局开展水资源需求管理研究Wuwei WR Bureau applies and enforces water demand management tools甘肃武威市水利局Wuwei WR Bureau￥100,000.00￥15,000.00￥50,000.001,030.6214.5543Total106,000.0021,000.0056,000.001,441.0514,5727有关项目支出分别保存在北票和武威市案例研究办公室Supporting Document for this SOE retained at Beipiao CSO and Wuwei CSO, respectively批准人：王凤山Authorized by: Wang Fengshan (Authorized Signature) (注：该表格用于甘肃项目办公室向中央项目管理办公室申请资金报账所用)费用报表STATEMENT OF EXPENDITURE项目名称：中英合作水资源需求管理项目 日期：2005年5月4日Project Title:UK/PRC Water Resources Demand Management Assistance Project-WRDMAP Date: May 4,2005英国国际发展部系统编号：MIS XXX-XXX-XXX 回补申请书编号：GSww20050502DFID MIS Code：MIS XXX-XXX-XXX Claim Number:GSww2005050212345678=5/7序号Item No.项目预算编号Budget Line of Project年度预算编号Annual Budget Code项目活动Activity供货商/咨询专家名称Name and Address of Supplier/Consultant合同/预算货币与金额Currency and Total Amount of Contract/Budget合格支付金额Amount Eligible for Financing累计支付金额Cumulative Amount Paid to Date从专用账户支付的等值英镑数GBP Equivalent Amount Charged to Special Account汇率Exchange RateRMB/GPB11.31.23为资金的使用提供财务管理建议Providing consulting advices on financial management on fund uses羽泉￥6,000.00￥6,000.00￥6,000.00Total6,000.006,000.006,000.00收款人：甘肃省项目管理办公室开户银行：甘肃省武威市建设银行银行账号：12070211045000869有关支出的文件保存在武威市案例研究办公室Supporting document for this SOE retained at Wuwei CSO批准人：王芳Authorized by: Wang Fang (Authorized Signature) (注：该表格用于辽宁项目办公室向中央项目管理办公室申请资金报账所用)费用报表STATEMENT OF EXPENDITURE项目名称：中英合作水资源需求管理项目 日期：2005年5月8日Project Title:UK/PRC Water Resources Demand Management Assistance Project-WRDMAP Date: May8,2005英国国际发展部系统编号：MIS XXX-XXX-XXX 回补申请书编号：LNbp20050502DFID MIS Code：MIS XXX-XXX-XXX Claim Number:LNbp2005050212345678=5/7序号Item No.项目预算编号Budget Line of Project年度预算编号Annual Budget Code项目活动Activity供货商/咨询专家名称Name and Address of Supplier/Consultant合同/预算货币与金额Currency and Total Amount of Contract/Budget合格支付金额Amount Eligible for Financing累计支付金额Cumulative Amount Paid to Date从专用账户支付的等值英镑数GBP Equivalent Amount Charged to Special Account汇率Exchange RateRMB/GPB12.62.12辽宁省北票县水利局开展水资源需求管理研究Beipiao WR Bureau applies and enforces water demand management tools辽宁省北票县水利局Beipiao WR Bureau￥100,000.00￥15,000.00￥50,000.00Total100,000.0015,000.0050,000.00收款人：辽宁省北票县项目实施办公室开户银行：辽宁省北票县工商银行银行账号：601000045200164302有关支出的文件保存在北票案例研究办公室Supporting document for this SOE retained at Beipiao CSO批准人：赵杰Authorized by: Zhao Jie (Authorized Signature) 第二章 内部控制本章详细介绍了对本项目会计内部控制的要求，其目的在于保证本项目会计信息的准确和及时。第一节 财务人员及其主要职责本项目的财务管理工作由各项目管理办公室所属单位的财务部门代理完成。为此，各项目管理办公室所属单位的财务部门应为本项目的财务管理提供会计与出纳各1名。为项目提供的财务管理人员应一直从事会计工作达两年以上，并持有会计证。同时，各项目管理办公室所属单位的财务部门负责人还应对本项目的财务管理提供技术指导。在本项目的财务管理工作中，会计人员主要承担以下工作：1、审核发票、账单的真实性和正确性；2、根据原始凭证编制记账凭证；3、登记总账和各种明细账；4、组织资产登记，核对登记信息与实物是否相符；5、核对总账和明细账，核对账目是否相符；6、汇总记账凭证，编制财务报表；7、填写和编制财政援助资金申请文件；8、复核项目中的合同、协议及其他财务文件。在本项目的财务管理工作中，出纳人员主要承担以下工作：1、负责现金与银行存款的收付业务；2、登记现金日记账和银行存款日记账；3、保管现金；4、保证现金账户余额与库存现金相符，核对银行存款余额；5、保管空白支票和有关印鉴。为加强对本项目财务工作的管理，项目经理应监督指导本项目的会计人员完成以下工作：1. 及时记账；2. 按时编制财务报表；3. 准确编制财政援助资金申请文件，并按时提交；4. 保证现金账户余额与库存现金、中央项目管理办公室账户和项目管理办公室账户与银行对账单和季度财务报表相符。第二节 货币资金控制本节所讲的是对库存现金和中央项目管理办公室账户现金的控制。需要注意以下几点：1. 中央项目管理办公室应开立一个英镑专用账户（称为“专用账户”）和一个人民币账户（称为“中央项目管理办公室账户”）。2. 中央项目管理办公室应将专用账户下的资金直接转入中央项目管理办公室和省项目管理办公室账户，不能由其它账户中转。3. 执行财政部发布的内部会计控制规范货币资金(试行)。4. 尽量避免使用现金，多通过银行办理转账支票结算。5. 本项目的银行账户为项目专用账户，不得用于与本项目无关的其他款项的收支。6. 本项目财政援助资金将以英镑形式存储在专用账户中。7. 会计人员应每月底核对一次银行账户。如有差错，应查明原因，向项目经理和国际专家组长报告。8. 会计人员应每月盘点一次现金。如发现现金账面余额与实际库存不相符，应查明原因，向项目经理和国际专家组长报告。9. 本项目财政援助资金在银行存储时所产生的利息为英国政府的财产，只能用于支付银行手续费；如果用于其他方面。，应事先得到英国国际发展部的同意。 第三节 实物资产控制本项目的实物资产是指各级项目管理办公室所持有的固定资产。包括由“中国水行业发展项目”转入的设备以及本项目采购的设备。所有设备应登记造册。登记表应包括设备的保管人，以便进行跟踪。登记表应及时更新，每年12月31日前报英国国际发展部和水利部。每年12月31日前，各级项目管理办公室应对实物资产进行盘点，并编制固定资产盘点表。设备购置的申请、申批和采购执行有关规定。第三章 会