AA有限公司内审的管理建议

管管 理理 建建 议议 书书 AA 有限责任公司管理当局并控股股东 我们接受委托 对贵公司 AA 有限公司截止到 2013 年 3 月底的净资产进行 审计 我们的责任是根据我们的审计 发表审计意见 我们提供的这份管理建 议书 不在审计业务约定书约定项目之内 而是我们基于为贵公司服务的目的 根据审计过程中发现的内部控制问题而提出的 因为我们主要从事的是对贵公 司净资产的审计 所实施的审计范围是有限的 不可能全面了解贵公司所有的 内部控制 所以 管理建议书中包括的内部控制重大缺陷仅是我们注意到的 不应被视为对内部控制发表的鉴证意见 所提建议不具有强制性和公正性 在审计过程中 我们了解了贵公司内部控制中有关会计制度 会计工作机 构和人员职责 财产管理制度 内部审计制度等有关方面的情况 并作了分析 研究 我们认为 贵公司现有的内部控制总体上还是好的 但有的方面还存在 一些较薄弱之处 现将我们发现的内部控制方面的某些问题及改进建议提供给 你们 希望引起你们的注意 以便完善内部控制 一 财务管理方面 一 资金管理方面 1 在 2012 年 10 月前 对外支付权限不清 财务监督不严 有较多不合规情况 例如 1 2012 年中 2 万元以上的对外支付多次没有财务部门的审核意见 有的单 笔高达十万元以上 原因不明 2 公司对外支付随意性较大 单凭几个人的签字就完成了付款 针对上述情况 我们建议 针对上述情况 我们建议 货币资金收支和保管业务建立严格的授权批准制度 对外支付应细化 严 格遵守财务制度 责权利分清 建立事先申请 财务人员监督执行等规范 建 立货币资金业务的岗位责任制 明确相关部门和岗位的职责权限 对货币资金 业务要定期或不定期地进行监督检查 核对账项 查验制度执行情况 对控制 中的薄弱环节 应当及时采取措施 加以纠正和完善 2 公司缺乏收款与付款的协调安排的制度 一方面公司财务部门对业务应收款 项缺少监督 处于被动状态 由业务部门主导收入 存在时间上 金额上 不 能收回上的不可控风险 影响了公司经营的有序性与可控性 另一方面资金支 付的随意性 可能会导致短期资金出现支付困难 影响公司信誉 针对上述情况 我们建议 针对上述情况 我们建议 1 结合公司的具体经营情况制定业务财务控制规范 以财务的被动接 受提升为财务的主动控制 例如全部物业总况 租出物业管理控制明细 待租 物业情况 年度销售预算 销售合同管理等交由财务管控 2 公司还应建立销售与收款协调安排的制度 缩短收款时间 加速资 金周转 二 债权 债务管理方面 贵公司存在往来款挂账时间较长 催缴不及时 存在部分坏账风险 内部 往来挂账金额较大 针对上述情况 我们建议 针对上述情况 我们建议 按总公司要求制定并落实债权债务管理规定 业务部门与财务部门应制定 定期沟通制度 制定业务款回收管理专项制度 保证债权的安全性 加快应收 款的回笼 各级内部公司以及下属公司之间的内部往来应及时核对清楚 采取 有效措施 尽量冲抵内部往来 适当降低内部往来金额 提高公司账面的科学 性 三 存货管理 贵公司将取得土地费用列入开发成本 财务部门对土地的使用 及后续的 再投入情况不知情 无相关的计划安排 沟通渠道不畅通 造成长期挂账 不 能如实反映实物现状 不能充分利用土地资产 不利于盘活土地资产 提高土 地资产的使用效率 针对上述情况 我们建议 针对上述情况 我们建议 完善预算制度 健全项目规划管理制度 将项目进度与项目资金安排报备 财务部门 项目部门与财务部门应制定定期沟通制度 及时进行账务处理 做 到盘活资产 加速资金融通 以利于保证项目顺利进展 提高项目运作效率 四 长期投资管理方面 贵公司部分长期投资管理存在对被投资单位控制不力 参与不够 未认真 对重大经营决策等事项行使股东权利 致使部分投资项目情况不明 收益不佳 公司未设立专门的岗位履行管理职能 未能对投资项目进行有效的跟踪管理 无法及时进行监督管理和风险防范 针对上述情况 我们建议 针对上述情况 我们建议 1 设置专门的投资管理部门或岗位对投资的过程和结果进行监控 对 参股企业 要定期按时行使股东权利 如对定期会计报表特别是年度会计报表 的搜集 对股东会的有效参与 及时传达股东会决议 对企业经营的及时评判 2 对实际控制的子公司应帮助建立各项内控制度 规范各项业务流程 完善各项管理制度 督促子公司进行正常运营 强化制度的执行力度 对已经 无持续经营能力或无法管理 控制的子公司 应采取改制 处置等有效措施 减少投资损失 五 固定资产管理方面 贵公司及部分下属单位对固定资产的管理不够清晰 存在采购 验收 付 款 管理人 使用人 责任人等的管理不完善情况 未设立专门的资产管理部 门或岗位管理 针对上述情况 我们建议 针对上述情况 我们建议 1 财务部门应根据公司预算 采购申请 购进发票及转移单等原始单据 登记固定资产卡片 标签及明细账簿 以便及时准确地反映固定资产的名称 数量 购进原值 日期及折旧和报废处理等具体情况 2 成立专门的固定资产管理部门或安排专人管理固定资产 年末由财务 部门牵头 组织固定资产主管部门及固定资产使用部门对固定资产进行盘点核 对 保证账账相符 账实相符 3 强化相关部门的协调 对资产界定产权 严格履行相应产权变更程序 加强土地 房屋产权清理工作 尽快使土地 房屋产权清晰 按制度严格执行 六 工程建设方面 贵公司在工程建设的立项 预算 决算等管理方面存在缺陷 工程的立项 预算 勘察设计施工监理合同 工程造价的审核 工程验收等文件和资料不完 整 针对上述情况 我们建议 针对上述情况 我们建议 建立健全工程项目建设管理规定 提高工程建设管理的科学性 至少是书 面资料补充整齐 收集与工程相关的立项 预算 勘察设计施工监理合同 工 程造价审核 工程验收等文件和资料 作好工程的竣工决算 并报上级批复 确认工程造价 以上级批复文件为依据转固 做好工程收入与损失的确认工作 完善结转手续 二 会计核算方面 一 收入成本核算方面 贵公司及部分下属单位收入核算方面存在收入主体不对应 收入确认不合 规 不及时等现象 例如 1 公司在收入确认方面 主体有偏差 属于子公司的资产性收入 而合同 主体却是和母公司签订的 租金也支付给母公司 收入的确认也在母公司 这 种情况占比很高 接近母公司租金收入的一半 2 公司的部分业务未按照权责发生制的原则确认 3 公司的部分收入未及时确认收入 4 公司及所属子公司的财务部门对业务部门的业务流程及业务进展情况 缺乏足够信息支持 不能全面了解和监督业务进程 5 公司及所属部分子公司未按规定在期末根据业务完成情况进行预估收 入和成本 针对上述情况 我们建议 针对上述情况 我们建议 1 设计业务流程财务控制环节 使财务部门能够及时了解业务部门业务 的进展及发票开具情况 为财务进行账务处理 款项的收付提供及时 充足的 依据 科学的将业务收入纳入财务监控的范围内 同时 加强财务与业务部门 及其他有关部门定期沟通与合作 强化业务部门对财务的信息支持 制定专门 的应收账款催收管理制度 保证应收款项的安全性 加快应收款的回笼速度 2 明确区分公司与各子公司之间的业务范围 及各项业务的归属问题 真实反映各公司的经营状况 3 加强对业务部门的档案管理 业务部门处理业务时的原始凭证应使用 连续编号的作业单或流水单 完善业务流程中各环节的票据传递程序 做到每 个业务流程的各环节都有据可查 保证公司的收入 成本均可以真实 及时 完整地反映在财务报告中 4 各级公司应结合自身经营的特点和业务流程 根据总公司下发的会计 核算办法的相关规定制定符合自身业务特点的会计核算细则 明确相关岗位的 职责 严格按制度规定的收入确认原则确认收入 并按配比和权责发生制原则 核算相应的支出和成本 真实地反映公司的财务状况和经营成果 杜绝人为调 整当期利润现象的发生 二 合并会计报表的编制 1 关联往来统计不完整 在审计过程中我们对贵公司各独立法人之间的 内部往来和关联交易进行了统计 在内部往来方面存在个别关联方单方挂账 双方入账金额不一致 内部往来差异清理不及时等现象 由于关联往来统计不 完整 在一定程度上直接影响了合并抵消的正确性 2 收入成本的核算口径的不统一导致在编制合并报表会计报表时各家会 计报表不具有一致性及可比性 针对上述情况 我们建议 针对上述情况 我们建议 1 对内部往来进行一次全面清查 对核对不符的内部往来查明原因 及 时清理 进一步规范关联企业的财务核算 特别是往来科目的使用 定期对关 联往来和关联交易进行核对 及时发现并修正出现的差错 加强对下属单位的 财务监管及奖惩力度 以确保贵公司在以后工作中内部往来款项核对相符 2 进一步加强关联销售内部利润的统计工作 首先实现对重大合同内含 内部利润的准确统计 进而实现对每一项关联交易所形成内部利润的跟踪统计 3 按照合并报表编制的规定统一母子公司的核算口径 使编制的合并报 表具有可比性及可读性 三 综合管理方面 一 内部审计 内部审计是企业控制系统的重要组成部分 是在内部建立的一种独立的评 价活动 也是加强财务监督 有效降低成本费用 改进管理 提高效益的手段 之一 内部审计部门应处于企业最高决策层 股东会或董事会 的直接领导之 下 内部审计人员能够充当企业长期风险策略与各种决策的协调人 通过对长 期计划与短期实现的调节 内部审计人员可以调控 指导企业的风险管理策略 内部审计对企业来说是防止错报 漏报和舞弊的重要手段 内部审计的工作应 得到充分重视 但贵公司目前内部审计工作实施的力度不够 平时没有真正开展有效的内部审 计工作 针对上述情况 我们建议 针对上述情况 我们建议 贵公司应对公司内部审计机构给予高度重视 配备专门的内审人员 制定 明确的 日常的 可行的内审工作制度 并给予较高层次的授权 以对下级公 司的经营 财务 资产等管理进行有效的检查监督控制 避免基层管理放任自 流 健全和完善基础建设 围绕企业实际情况发挥内部审计在监督 服务 评 价等方面应有的作用 加强对下属部门的财务收支与内部控制的审计监控 并 参与公司相关规章制度的制订 二 会计工作机构及会计人员配备 贵公司部分下属单位会计机构及会计人员方面存在业务处理不及时 业务 管理不规范等情况 例如 1 未及时及时确认债权债务 不能及时如实的反映债权债务情况 导致 债权的安全性风险增大 2 未按照权责发生制原则确认相关的收入 导致了收入和成本的不配比 3 处理业务时对往来款的性质划分不清 为及时催收带来困难 针对上述情况 我们建议 针对上述情况 我们建议 1 加强对财务人员的业务培训 提高财务人员的业务水平 2 建立定期财务工作质量检查制度 加强财务规范工作 定期或不定期 对各单位的财务工作质量情况进行检查 建立相应的奖惩机制 以确保公司财 务核算数据的真实性 准确性 及时性 四 资本运营方面 一 对外投资的整改 贵公司部分下属单位如 BB 物业管理有限公司经营性亏损数额较大 显示 上述公司财务状况已经恶化 具体原因存在多样性 我们在审计过程中发现 1 由于公司对应收款管理的不健全 导致 116 521 15 元的坏账损失 占 累积亏损额的 9 5 2 经营目标不够明确 具体业务不够细化 各项业务未能单独具体进行核 算 导致具体项目经营情况不能进行比较分析 3 存在帐外资产 超市 该项资产的经营情况不明 是否还存在其他帐 外事项 4 公司自开业以来 连续亏损已达 7 年 是否存在管理团队或总经理的能 力与岗位对他们的要求不匹配 企业一旦产生长期亏损 对企业的资信 社会的责任都会产生很大的负面 影响 也会大大的打击员工工作的积极性 易引起消极怠工现象 为此 应采 取有力措施改善经营状况 针对上述情况 我们建议 针对上述情况 我们建议 贵公司应加大经营恶化单位的清理 整顿工作 短期内消除各项不良影响 调整各项机制 鼓舞员工士气 迅速调整经营策略 清理 整顿条件尚不成熟 的则提高亏损单位目前的经营效率 控制成本费用的支出 将损失降低到最低 针对 BB 物业的实际情况 我们建议 1 深入细致的对 BB 物业公司经营情况进行审计调查 2 加强内部管理 建立健全各项内控制度 降低因管理不善造成的各项财 产的损失 3 细分目标市场 细化项目核算 明确目标责任 进行绩效考评 4 清查帐外资产 查验帐外事项 积极进行整改 5 调整公司经营团队 建立科学有效的绩效考评机制 明确经营团队的目 标责任 二 对外投资的控制与管理 存在的缺陷 1 公司个别的对外投资未进行认真的投资可行性研究 不能提供投资项 目的可行性分析报告 对外投资决策未吸收财务部门的充分参与 导致投资决 策质量受到影响 2 公司个别的投资行为与财务管理脱节 未充分发挥财务部门的主导作 用 3 没有制定对外投资的决策程序 对外投资的决策随意性较大 4 对部分被投资企业未进行有效管理监控 资产安全和收益存在重大隐 患 针对上述情况 我们建议 针对上述情况 我们建议 1 建议制定 公司对外投资指引 或 规范 统一规范单位的对外投资 1 规定母公司财务资产部是对外投资的核算和监督的主管部门 2 财务资产部或公司其他相关部门负责对联营 合资项目的立项 投资和停 业处置等审批管理 3 独立企业的立项 投资和停业处置等审批管理工作按投资隶属由公司或有 关子公司 直属单位负责 4 公司或有关子公司 直属单位在办理联营 合资企业立项时必须进行可行 性论证和投资效益的预