超市管理信息系统的分析说明书-完成版.doc

超市管理信息系统分析说明书1.引言在我国数量众多的商品零售企业中，中小型零售企业占了绝大多数。这些企业也不可避免地要加入国际化企业的竞争行列，而实现企业信息化是参与挑战的必要条件。但是中小企业的多样性及其灵活多变的经营方式，加上相关投入量的限制，使得很多中小型零售企业没有进行信息化建设。做为一个中小型超市想要提高市场竞争力,既要有好的商品质量,同时也要有好的客户服务.超市要做到能及时响应顾客的商品需求,根据需求迅速进货,及时上架，快速周转,就必须有一个好的管理计划,使得商品的进货、销售和库存3个环节能够很好地协调配合. 进销存是超市经营管理中的核心环节,也是一个超市能否取得效益的关键.如果能做到合理进货、及时销售、库存量最小，减少积压，那么超市就能取得最佳的效益。1.1 编写目的本需求的编写目的在于研究超市管理系统软件的开发途径和应用方法。本需求的预期读者是与超市管理系统软件开发有联系的决策人，开发组成人员，软件验证者。1.2 项目背景我国数量众多的商品零售企业中，中小型零售企业占了绝大多数。这些企业也不可避免地要加入国际化企业的竞争行列，而实现企业信息化是参与挑战的必要条件。但是中小企业的多样性及其灵活多变的经营方式，加上相关投入量的限制，使得很多中小型零售企业没有进行信息化建设。1.3 参考资料耿骞，韩圣龙，傅湘玲，信息系统分析与设计高等教育出版社2.任务概述新系统方案2.1系统的目标 系统开发的目标是实现超市管理的系统化、规范化和自动化。根据用户的主要需求，我们得到系统的主要目标如下：（1）.进销衔接。利用管理信息系统（MIS），加强了对整个进销存过程的监控，加快物流、信息流，管理指令流的流动，和资金流的周转，在最短的时间内为顾客提供最快捷、周到的消费服务。（2）库存管理。通过本系统能清楚地看到企业库存中的产品数量，存放位置等信息，并能在商品减少到临界值时自动发出预警，使得决策、采购和销售等职能部门能够根据库存信息作出决策。（3）采购管理。能够利用系统对采购业务进行计算机管理，提高采购的透明度和自动化，提高采购效率。（4）销售管理。能够对商品销售进行有效记录和统计。（5）订单管理。对于采购部门录入的订单能实现计算机连网输入、查询、跟踪，并能汇总分析，以便安排采购资金。（6）资金管理。能够根据商品销售情况及时汇总销售收入，实现资金快捷配置。2.2系统规划及初步方案管理信息系统主要为超市的日常营运、决策管理提供信息服务，它覆盖了超市的采购、库存、销售等各个单元，涉及所有业务职能，系统能够对购单管理、询价单管理、报价单管理、比价单管理、采购单管理、出库单管理，还库单管理、入库单管理、销售管理、财务报表、商品资料管理等等方面提供存储、更新、查询、统计汇总、打印等功能，超市中商品及供货商等信息由专门的基础数据管理人员在系统的基础数据单元负责录入和管理，采购单、请购单、比价单及询价单由采购管理人员在系统采购单元负责管理，库存商品资料，出库、还库、入库信息由库存管理人员在系统库存单元负责管理。因此系统范围不涉及管理决策单元和财务单元中往来账款资金方面的管理。2.3系统的实施方案 系统实施时先根据设计内容先安装硬件局域网系统，先在超市建立交换式快速以太网，主干采用快速以太网，各工作站通过10/100M网线连接到网络中，调测通畅后，便可将开发好的超市信息开发系统安装到各客户机上，然后将数据库系统SQL SERVER 2000安装到后台服务器中。2.4投资方案系统主要覆盖了超市的采购、库存、销售等各个单元，涉及所有业务职能，系统能够对购单管理、询价单管理、报价单管理、比价单管理、采购单管理、出库单管理，还库单管理、入库单管理、销售管理、财务报表、商品资料管理等等方面提供存储、更新、查询、统计汇总、打印等功能，超市中商品及供货商等信息由专门的基础数据管理人员在系统的基础数据单元负责录入和管理，采购单、请购单、比价单及询价单由采购管理人员在系统采购单元负责管理，库存商品资料，出库、还库、入库信息由库存管理人员在系统库存单元负责管理。2.5人员培训及补充方案在人员的培训上经过短期培训即可，而且超市主管和各个职能单元负责人都积极希望尽快地上新系统，这样他们的管理决策压力就会大大减轻，工作效率大大提高.所以在培训上不会花费大量的人力和物力.3.新系统运行环境本系统运行环境为Windows xp或以上版本；程序设计语言选择 C语言；要求计算机M以上内存，硬盘40G以上。三、系统数据分析（一）现行系统数据流程分析1数据流程图外部实体处理逻辑数据存储数据流顾客P1销售管理货物库存P2采购管理应收应付帐款 P3财务管理供应 商 图3-1 现行系统数据流程图 2.数据字典表31 数据元素字典 数据元素系统名：超市信息系统编号：条目名：供应商别名：属于数据流：存储处：存档文件数据元素值：代码类型：字符取值范围：1-100简要说明：供货商提供给超市商品修改记录：编写日期审核日期表32 数据流字典数据流系统名：超市信息系统编号：条目名：采购别名：来源：供货商去处：采购部门数据流结构：采购=商品编号+商品名+供货商名称+采购员工号 简要说明：采购部门根据请购单向供货商采购商品。修改记录：编写日期审核日期表33 数据存储字典数据存储系统名：超市信息系统编号：条目名：货物库存清单别名：存储组织：二维表记录数：50条/月主关键字：商品号数据流结构：入库商品号，入库商品名称，入库日期简要说明：当入库商品入库时打印入库清单修改记录：编写： 日期审核日期表34 数据加工数据加工系统名：超市信息系统编号：条目名：应收帐付款清单别名：输入： 输出：加工逻辑：将销售部门的售货单和采购部门的订货单，制作成应收付帐款，以提供给财务部门进行管理。简要说明：由财务部根据内容制定应收帐款单修改记录：编写日期审核日期（二）新系统的逻辑结构1.确定系统目标新系统开发的目标是实现超市管理的系统化、规范化和自动化。根据用户的主要需求，我们得到系统的主要目标如下：（1）.进销衔接。利用管理信息系统（MIS），加强了对整个进销存过程的监控，加快物流、信息流，管理指令流的流动，和资金流的周转，在最短的时间内为顾客提供最快捷、周到的消费服务。（2）库存管理。通过本系统能清楚地看到企业库存中的产品数量，存放位置等信息，并能在商品减少到临界值时自动发出预警，使得决策、采购和销售等职能部门能够根据库存信息作出决策。（3）采购管理。能够利用系统对采购业务进行计算机管理，提高采购的透明度和自动化，提高采购效率。（4）销售管理。能够对商品销售进行有效记录和统计。（5）订单管理。对于采购部门录入的订单能实现计算机连网输入、查询、跟踪，并能汇总分析，以便安排采购资金。 （6）资金管理。能够根据商品销售情况及时汇总销售收入，实现资金快捷配置。2.确定新系统的业务流程2.1业务流程图经过对超市整体信息、人员信息及工作状态信息的了解，分析超市现有的信息资源和设备及相关的信息需求，通过初步调查，可行性分析，详细调查后，重点是对采购管理业务、库存管理业务、销售管理业务的流程进行描述，我们拟出小型超市的业务流程图如下：系统内部实体 业务处理功能描述系统外部实体 表格/报表制作数据/文件存档数据传递 过程采购 供货商 库存 销售 资金管理 主管 顾客 图3-3 系统业务流程顶层图 供应报价采购员询价审核 采购员统计采购员比价 采购采购采购主管主管财务库存供应 图3-4 采购业务流程图缺货到货缺货统计汇总入库库管员月报出库还库采购主管 销售 图3-5 库存业务流程图2.2表格分配图 采购部 财务部 仓库准 备 采 购 单供货商 4 3 2 采购单1登记待收待收货登记表收货处理应付款处理应付款存档付款 4 3 2 采购单1存档 供货商取货通知 3确定新系统的数据和数据流程3.1数据流程图以下是超市管理信息系统各层数据流图：外部实体处理逻辑数据存储数据流超市MIS系统供货商顾客 图3-6 超市管理信息系统关联图财务管理供货资金申请采购管理退货清单供货清单库存管理销售管理顾客出库清单入库清单出库清单入库清单已收款项销售记录 图 3-7 超市管理信息系统顶层数据流程图供货商供货商商品报价信息商品基本信息资金申请表财务库存主管定购单的制作请购单的制作入库入库清单商品采购表 图3-8 采购管理数据流程图入库分类统计商品基本资料表销售采购采购库存预警处理还库统计出库统计商品需求汇总相关商品需求汇总商品需求汇总表商品还库信息商品出库信息 图3-9 库存管理数据流3.2数据字典上述讨论的数据流图只能给出系统逻辑功能的一个总框架而缺乏详细、具体的内容。数据字典通过对数据流、数据元素、数据存储、加工、外部项的描述，对数据流图的各种成分起注解、说明作用，给这些成分赋以实际的内容举例说明如下：表35 数据元素字典 数据元素系统名：超市信息系统编号：条目名：供货商别名：属于数据流：存储处：D1存档文件数据元素值：代码类型：字符取值范围：1-100简要说明：供货商提供给超市商品修改记录：编写日期审核日期表36 数据流字典数据流系统名：超市信息系统编号：条目名：采购别名：来源：供货商去处：采购部门数据流结构：采购=商品编号+商品名+供货商名称+采购员工号 简要说明：采购部门根据请购单向供货商采购商品。修改记录：编写日期审核日期表37 数据存储字典数据存储系统名：超市信息系统编号：条目名：入库清单别名：存储组织：二维表记录数：50条/月主关键字：商品号数据流结构：入库商品号，入库商品名称，入库日期简要说明：当入库商品入库时打印入库清单修改记录：编写： 日期审核日期表38 数据加工数据加工系统名：超市信息系统编号：条目名：定购单制作别名：输入： 输出：加工逻辑：将主管领导批准的请购单，制作成定购单，以提供给库存、财务部门及供货商简要说明：由采购部根据请购内容制定定购单修改记录：编写日期审核日期3.3处理功能的分析与表达做为一个中小型超市想要提高市场竞争力,既要有好的商品质量,同时也要有好的客户服务.超市要做到能及时响应顾客的商品需求,根据需求迅速进货,及时上架，快速周转,就必须有一个好的管理计划,使得商品的进货、销售和库存3个环节能够很好地协调配合。该系统就在这些方面做出了很好的设计。进销存是超市经营管理中的核心环节,也是一个超市能否取得效益的关键.如果能做到合理进货、及时销售、库存量最小，减少积压，那么超市就能取得最佳的效益。在缺乏系统化的计算机信息管理，而只是上几个POS终端和几台计算机进行销售和进货、资金结算的情况下，当前的进货很难正确反映市场的需求，各部门缺少必要的计划，部门之间通迅也经常不畅通，管理人员很难对超市的进货、库存以及销售做预期的估算。这些在激烈竞争的市场竞争中是不利的。也给超市经营管理带来了一定的风险。知已知彼方能百战百胜是商场竞争中永远的定律，超市的管理信息系统（MIS）的建立就显得十分的必要了，它利用计算机的技术，将管理同业务有机结合起来，使得超市的进、销、存能够有机衔接，从而提高了企业的效率和效益。 本文所设计的管理信息系统可以基本上满足中小型超市的业务和管理上的需求。这里在规划和初期分析阶段都是对整个系统的进行的，而在具体分析和实现阶段只描述了采购和库存。（三）确定新系统的功能模型根据系统分析的结果，按照结构化的系统设计方法，对系统的数据流图采用变换中心法或事务中心法进行分析，对系统功能进行层层分解，得到新系统的总体功能模块图及各模块功能结构图：超市管理信息系统前台POS销售后台进销存管理基础数据录入 商品流转 经理查询 图3-10 系统总体功能模块图商品代码管理基础数据录入录入维护部门编码供货商档案商品信息查询商品档案商品信息修改商品信息更新 图311基础数据录入模块图商品流转采购管理库存管理销售管理资金管理计划管理 图3-12 商品流转功能模块图采购管理分级进货一次进货进货查询三级账录入合同确认物价确认仓储员确认一次入库仓储员确认进货统计汇总商品综合查询 图313采购管理功能模块图库存管理出库管理盘点管理库存盘点报告单供货商库存明细帐库存查询库存盘点情况库存盘点报告表库存分布情况库存余额统计 图314库存管理功能模块图四系统数据结构分析1.新系统中的数据资源分布系统涉及到的实体及其数据项：商品：商品号、商品名称、规格、单位、价格商品分类：商品分类号，商品分类名称、规格、单位供应商：供应商编号、供应商名称、传真、电话、联系人、地址、邮编报价单：报价单号、报价日期报价细则：报价单号、商品名称、规格、单位、单价、产地询价单：询价单号、供应商名称、传真、联系人、询价日期、报价截止日询价细则：询价项次、商品名称、规格、单位、交货期、交货地点请购单：请购单号、请购部门、请购日期、备注请购细则：请购单号、请购项次、商品名称、规格、单位、请购数量、需求日期订购单：订购单号、订购日期、供应商名称、传真、联系人、付款条件、交货地点、交货期、备注 订购细则：订购项次、商品名称、规格、单位、订购数量、单价、金额采购员：工号、姓名、性别、职务应付账：付账编号、付账总额、商品号折扣规则：商品号、折扣率入库单：入库单号、入库日期、入库员工名称、库管员名称入库明细：商品名称、规格、单位、入库数量、单价、金额、入库时间、供应商名称库存信息：商品号、商品名称、规格、单位、数量、单价、金额、警戒库存、存放位置还库单：还库单号、还库日期、还库员工名称、库管员名称还库明细：商品号、商品名称、规格、单位、还库数量、单价、金额、还库时间领货员：工号、姓名、性别、职务出库明细：商品号、商品名称、规格、单位、入库数量、单价、金额、出库时间出库单：出库流水号、出库日期、领货员工名称、库管员名称库管员：工号、姓名、性别、职务2. 逻辑结构设计采购管理和仓储管理的基本ER图经过转化、关系模式的规范化，消除关系中的函数依赖和传递依赖，得到如下关系：商品：商品号、商品分类号、商品名称、规格、单位、价格、供应商编号商品分类：商品分类号，商品分类名称、规格、单位供应商：供应商编号、供应商名称、传真、电话、联系人、地址、邮编部门：部门编号、部门名称、员工编号、备注员工：员工编号、员工名称、职务、部门编号报价单：报价单号、供应商编号、报价日期报价细则：报价单号、报价项次、询价单号、询价项次、商品号、供应商编号、产地询价单：询价单号、供应商编号、采购员工号、询价日期、报价截止日询价细则：询价单号、请购单号、请购项次、商品号、交货期、交货地点请购单：请购单号、采购员工号、请购日期、备注请购细则：请购单号、请购项次、商品号、请购数量、需求日期 订购单：订购单号、订购日期、供应商编号、采购员工号、付款条件、交货地点、交货期、 备注订购细则：订购单号、订购项次、请购单号、请购项次、商品分类号、商品号、订购数目、 订购金额、订购时间、折扣规则、已入库应付账：付账编号、付账总额、商品号、商品分类号折扣规则：商品分类号、商品号、折扣率入库单：入库单号、入库日期、领货员工号、库管员工号入库明细：入库单号、入库项次、订购单号、订购项次、商品分类号、商品号、入库数量、金额库存信息：商品号、商品分类号、入库单号、入库项次、还货单号、出库单号、库存数量、金额、警戒库存、存放位置出库单：出库单号、出库日期、领货员工号、库管员工号出库明细：出库单号、商品号、商品分类号、出库数量还库单：还库单号、还库日期、还库员工号、库管员名称还库明细：还库单号、商品号、商品分类号、还库数量、3物理结构设计为了便于编程，本系统中所有字段代码一律采用汉语拼音的首字母作为该项代码。例如商品字段的代码是sp, 商品分类号的代码是spflh.关于数据库和数据库表名称结构如下：基础数据库（jcsj）包括表：商品表（sp）, 商品代码表（spdm）部门编码表（bmbm）,供货商表（ghs）表3.1 商品表结构 表名: sp 序号字段名字段含义数据类型空？主键(P)外键(F)1Sph商品号Char(8)NP2Spflh商品分类号Char(10)NP3Spmc商品名称Char(30)N4Gg规格Char(14)Y5Dw单位Char(4)Y6Jj进价MoneyY7Gxsbh供应商编号Char(6)YF8Cd产地Char(20)Y9kcsl库存数量Char(8)Y10Kcsx库存上限Char(8)Y11Kcxx库存下限Char(8)Y12Tm条码Char(13)Y13Jylx经营类型Char(1)Y14Bmbh部门编号Char(10)NF表3.2 商品分类表结构 表名:spfl 序号字段名字段含义数据类型空？主键(P)外键(F)1Spflh商品分类号Char(10)NP2Spflmc商品分类名称Char(16)N3Gg规格Char(14)T4Dw单位Char(4)T表3.3 供货商表结构 表名:ghs 序号字段名字段含义数据类型空？主键(P)外键(F)Ghsbh供货商编号Char(6)NP2Ghsmc供货商名Char(30)N3Dz地址Char(30)Y4Dh电话 Char(15)N5Cz传真Char(15)Y6Yb邮编Char(6)Y7Lxr联系人Char(16)N8Khh开户行Char(30)Y9Zh帐号Char(30)Y10Xyd信誉度Char(2)Y11Jdrq建档日期SmalldatetimeN表3.4 部门表结构 表名: bm 序号字段名字段含义数据类型空？主键(P)外键(F)1Bmbh部门编号Char(4)NP2Bmmc部门名称Char(10)N3Yhbh员工编号Char(4)NF4Bz备注Varchar表3.5 员工表结构 表名:yg 序号字段名字段含义数据类型空？主键(P)外键(F)1Ygbh员工编号Char(4)NP2Ygmc员工名称Char(8)N3Zw职务Char(8)Y4Bmbh部门编号Char(4)YF采购数据库(cg)包括的表： 报价单表(bjd)、报价细则表(bjxz)、询价单表(xjd)、询价细则表(sjxz)、请购单表(qgd)、请购细则表(qgxz)、订购单表(dgd)、订购细则表(dgxz)、应付账表(yfz)、折扣规则表(zkgz)以下是主要的几个表结构：表3.6 订购单表结构 表名: dgd 序号字段名字段含义数据类型空？主键(P)外键(F)1Dgdbh订购单编号Char(8)NP2Dgrq订购日期SmalldatetimeN3Gysbh供应商编号Char(8)NF4Cgygh采购员工号Char(4)N5Fktj付款条件VarcharY6Jhdd交货地点VarcharY7Jhq交货期SmalldatetimeY8Bz备注VarcharY表3.7 订购细则表结构 表名:dgxz 序号字段名字段含义数据类型空？主键(P)外键(F)1Dgdbh订购单编号Char(8)NP2Dgxc订购项次Char(3)NP3Qgdh请购单号Char(8)Y4Qgxc请购项次Char(3)Y5Spflh商品分类号Char(10)N6Sph商品号Char(7)N7Dgsl订购数量 Char(8)N8Dgje订购金额MoneyN9Dgsj订购时间SmalldatetimeN10Zkgz折扣规则VarcharY11Yrkflag已入库标志Char(1)Y表3.8 询价单表结构 表名:xjd 序号字段名字段含义数据类型空？主键(P)外键(F)1Xjdh询价单号Char(8)NP2Gysbh供应商编号Char(8)N3Cgygh采购员工号Char(4)YF4Xjrq询价日期SmalldatetimeY5bjjzr报价截止日SmalldatetimeY表3.9 询价细则表结构 表名: xjxz 序号字段名字段含义数据类型空？主键(P)外键(F)1Xjdh询价单号Char(8)NP2Qjdh请购单号Char(8)YF3Qgxc请购项次Char(3)Y4Sph商品号Char(8)YF5Jhq交货期SamlldatetimeY6jhdd交货地点VarcharY 库存数据库(kc)包括