EXCEL在数据分析方面的应用.ppt

EXCEL在数据分析方面的应用 Excel是什么 Excel是微软公司出品的Office系列办公软件中的一个组件 确切地说 它是一个电子表格软件 可以用来制作电子表格 完成许多复杂的数据运算 进行数据的分析和预测并且具有强大的制作图表的功能 界面 界面 基本设置 设置 文字和数据插入 双击单元格编辑区单击 双行字符的输入 ALT ENTER 单行 双行 自动填充功能 自动填充功能 自动填充 自定义序列设置 简单的计算功能 相对引用和绝对引用 名称的使用 命名后的单元格可以通过名字选择该单元格 可以直接从名称框的下拉列表中进行选择 并直接在公式中进行调用 命名方法是选中一个单元格 在公式编辑器左边的输入框中输入该单元格的名称 如下图 命名 应用 多文档切换 如果Excel窗口中同时打开了不只一个文件 在的多个文档之间切换还可以使用Windows切换程序的快捷键Alt Tab来实现 按下Alt Tab键 桌面上会出现下图所示窗口 行高列高 手动调节自动 双击 调节细调 选定操作区域 如果要选择一些连续的单元格 就是在要选择区域的开始的单元格按下左键 拖动鼠标拖到最终的单元格就可以了 按SHIFT键 单击如果要选定不连续的多个单元格 就是按住Ctrl键 一一单击要选择的单元格就可以了 对工作表的操作 改名删除插入 单元格格式 自动更正 分数的输入 如果直接输入 1 5 系统会将其变为 1月5日 解决办法是 先输入 0 然后输入空格 再输入分数 1 5 序列 001 的输入 如果直接输入 001 系统会自动判断001为数据1 解决办法是 首先输入 西文单引号 然后输入 001 日期的输入 如果要输入 4月5日 直接输入 4 5 再敲回车就行了 如果要输入当前日期 按一下 Ctrl 键 填充条纹 如果想在工作簿中加入漂亮的横条纹 可以利用对齐方式中的填充功能 先在一单元格内填入 或 等符号 然后单击此单元格 向右拖动鼠标 选中横向若干单元格 单击 格式 菜单 选中 单元格 命令 在弹出的 单元格格式 菜单中 选择 对齐 选项卡 在水平对齐下拉列表中选择 填充 单击 确定 按钮 多张工作表中输入相同的内容 几个工作表中同一位置填入同一数据时 可以选中一张工作表 然后按住Ctrl键 再单击窗口左下角的Sheet1 Sheet2 来直接选择需要输入相同内容的多个工作表 接着在其中的任意一个工作表中输入这些相同的数据 此时这些数据会自动出现在选中的其它工作表之中 输入完毕之后 再次按下键盘上的Ctrl键 然后使用鼠标左键单击所选择的多个工作表 解除这些工作表的联系 否则在一张表单中输入的数据会接着出现在选中的其它工作表内 不连续单元格填充同一数据 选中一个单元格 按住Ctrl键 用鼠标单击其他单元格 就将这些单元格全部都选中了 在编辑区中输入数据 然后按住Ctrl键 同时敲一下回车 在所有选中的单元格中都出现了这一数据 单元格内容的合并 在C行后插入一个空列 如果D列没有内容 就直接在D列操作 在 1中输入 B1 C1 D1列的内容就是B C两列的和了 选中D1单元格 用鼠标指向单元格右下角的小方块 当光标变成 后 按住鼠标拖动光标向下拖到要合并的结尾行处 就完成了B列和C列的合并 这时先不要忙着把B列和C列删除 先要把D列的结果复制一下 再用 选择性粘贴 命令 将数据粘贴到一个空列上 这时再删掉B C D列的数据 单元格内容的合并 合并不同单元格的内容 还有一种方法是利用CONCATENATE函数 此函数的作用是将若干文字串合并到一个字串中 具体操作为 CONCATENATE B1 C1 比如 假设在某一河流生态调查工作表中 B2包含 物种 B3包含 河鳟鱼 B7包含总数45 那么 输入 CONCATENATE 本次河流生态调查结果 B2 B3 为 B7 条 公里 计算结果为 本次河流生态调查结果 河鳟鱼物种为45条 公里 错误1 错误值 含义 输入到单元格中的数据太长或单元格公式所产生的结果太大 使结果在单元格中显示不下 或是日期和时间格式的单元格做减法 出现了负值 解决办法 增加列的宽度 使结果能够完全显示 如果是由日期或时间相减产生了负值引起的 可以改变单元格的格式 比如改为文本格式 结果为负的时间量 错误2 错误值 DIV 0 含义 试图除以0 这个错误的产生通常有下面几种情况 除数为0 在公式中除数使用了空单元格或是包含零值单元格的单元格引用 解决办法 修改单元格引用 或者在用作除数的单元格中输入不为零的值 错误3 错误值 VALUE 含义 输入引用文本项的数学公式 如果使用了不正确的参数或运算符 或者当执行自动更正公式功能时不能更正公式 都将产生错误信息 VALUE 解决办法 这时应确认公式或函数所需的运算符或参数正确 并且公式引用的单元格中包含有效的数值 例如 单元格C4中有一个数字或逻辑值 而单元格D4包含文本 则在计算公式 C4 D4时 系统不能将文本转换为正确的数据类型 因而返回错误值 VALUE 错误4 错误值 REF 含义 删除了被公式引用的单元格范围 解决办法 恢复被引用的单元格范围 或是重新设定引用范围 错误5 错误值 N A含义 无信息可用于所要执行的计算 在建立模型时 用户可以在单元格中输入 N A 以表明正在等待数据 任何引用含有 N A值的单元格都将返回 N A 解决办法 在等待数据的单元格内填充上数据 错误6 错误值 NAME 含义 在公式中使用了Excel所不能识别的文本 比如可能是输错了名称 或是输入了一个已删除的名称 如果没有将文字串括在双引号中 也会产生此错误值解决办法 如果是使用了不存在的名称而产生这类错误 应确认使用的名称确实存在 如果是名称 函数名拼写错误应就改正过来 将文字串括在双引号中 确认公式中使用的所有区域引用都使用了冒号 例如 SUM C1 C10 注意将公式中的文本括在双引号中 错误7 错误值 NUM 含义 提供了无效的参数给工作表函数 或是公式的结果太大或太小而无法在工作表中表示 解决办法 确认函数中使用的参数类型正确 如果是公式结果太大或太小 就要修改公式 使其结果在 1 10307和1 10307之间 错误值 NULL 含义 在公式中的两个范围之间插入一个空格以表示交叉点 但这两个范围没有公共单元格 比如输入 SUM A1 A10C1 C10 就会产生这种情况 解决办法 取消两个范围之间的空格 上式可改为 SUM A1 A10 C1 C10 样式 隐藏行和列 创建公式 函数的使用 不同版本的函数库外观 自动求和 求和 求和 自定义函数 自定义函数 也叫用户定义函数 是Excel最富有创意和吸引力的功能之一 下面我们在VisualBasic模块中创建一个函数 在下面的例子中 我们要给每个人的金额乘一个系数 如果是上班时的工作餐 就打六折 如果是加班时的工作餐 就打五折 如果是休息日来就餐 就打九折 首先打开 工具 菜单 单击 宏 命令中的 VisualBasic编辑器 进入VisualBasic编辑环境 在 工程 VBAobject 栏中的当前表上单击鼠标右键 选择 插入 模块 在右边栏创建下面的函数rrr 代码如下 Functionrrr tatol rr Ifrr 上班 Thenrrr 0 6 tatolElseIfrr 加班 Thenrrr 0 5 tatolElseIfrr 休息日 Thenrrr 0 9 tatolEndIfEndFunction 散列求和 建立图表 饼图 打开 插入 菜单 单击 图表 命令 打开 图表向导 对话框 第一步是选择图表的类型 我们从左边的 类型 列表中选择 饼图 从右边的 子图表类型 列表中选择默认的第一个 单击 下一步 按钮 饼图的变化 饼图的变化 复合饼图 柱形图的生成 趋势线的使用 趋势线格式 几种常见的图表 折线图 冻结窗格 在查看表格时还会经常遇