学生会第五届第二任团学秘书部干事培训PPT.ppt

公共管理学院团委学生会秘书部干事培训 主讲人 黎钜辉 蔡彤 1 公文的简单排版2 常委会会议材料的简单排版3 通知及电话的相关事宜4 日常办的礼貌用语等相关事项 主要内容 公文的三种发文字号 1 公管青发 常规性正式公文 主要是制度性文件2 公管青秘 常规性正式文件 主要是工作安排等短期性文件3 公管青 挂院网的非正式公文 一 公管青发的排版 一 发文字号位置 居中 表头下方空2行 字体大小为3号2 汉字字体 仿宋GB2312数字字体 TimesNewRoman3 符号 六角号 在英文半角状态下输入 二 标题1 位置 发文字号下空两行 字体大小3号 居中2 字体 宋体 加粗 二号3 行距 固定值36磅 三 抬头1 位置 标题下方空一行 字体大小3号 顶格书写2 字体 仿宋GB2312 三号 冒号半角状态下输入 四 根据实际提出的一些说明或要求1 字体 仿宋GB2312 三号2 行距 单倍行距3 段落 首行缩进2个字符 五 签发日期1 位置 说明下方空3行 大小3号 右对齐且右缩进6个字符2 字体 仿宋GB2312 3号3 注意 年份为 二 一 的表达方式 月份不能为阿拉伯数字 六 正文1 标题 宋体 二号 加粗 居中 单倍行距2 正文内容 位置 标题下空一行 大小 号 字体 仿宋GB2312 号 段落 两端对齐首行缩进 个字符 行距为单倍行距或1 5倍行距 可视情况作适度调整 副标题 黑体 号 七 主题词1 字体 宋体 号2 词间距 个字符 八 版面页边距 上6 2cm下3 5cm内2 8cm外2 6cm页眉 1 5cm页脚 2 5cm方向 纵向装订线 左 九 补充1 数字字体都是TimesNewRoman2 符号都需在半角状态下输入3 公文页数始终是双数4 序号 一 一 1 1 二 公管青秘的排版 1 公管青秘的排版与公管青发的排版大致相同 但也存在不同之处 2 不同 1 发文字号位置 表头下方 右对齐 2 标题位置 发文字号下方空一行 大小 号行距 单倍行距 3 版面页边距 上3cm下2 6cm内2 6cm外2 4cm页眉 1 5cm页脚 1 6cm 三 常用文体排版标准 一 页面设置文件页面设置按以下路径打开 文件 页面设置 此为office2003版本下的打开方式 office2007版本略有不同 在此不赘述 1 页边距 上下左右都为2 4cm装订线0cm 装订线位置 左2 版式 1 距边界 页眉1 2cm 页脚 1 2cm 2 文本对其方式 两端对齐 3 纸张标准A4纸4 行距1 0倍或1 5倍行距 可视具体情况选择 备注 在word默认情况下 一般只需要设置页边距和行距两项数据指标 三 正文内容格式要求1 标题 华文中宋 三号 加粗居中 2 标题下空五号大小一行 3 数字 字母字体 TimesNewRoman 时间的冒号在半角状态下输入 4 二级标题 标题前空两格 标题为黑体 五号 加粗 5 正文 宋体 五号 首行缩进两个字符 6 正文各部分内容之间视情况空出五号大小一行 7 正文结束后 在落款和日期前空出五号大小三行 特殊情况下可视情况调整 8 落款和日期不采用右对齐的段落格式 而是输入空格 直到自动跳至下一行前为止 年份为 二 一 的表达方式 月份不能为阿拉伯数字 其位置处于落款中下方左右 9 各级标题的序号从高级到低级一次是 一 一 1 1 1 其下如果还有列项 则用小写英文字母表示 如果级别不多 则可在第二级是使用 1 然后再使用后面的序号 四 通知及电话相关事宜 一 发通知和打电话时应注意礼貌 以个人名义发信息或打电话时应先表明身份 再说通知事宜 如 师兄 师姐你好 我是 公管学院团学 秘书部的干事 现有一份 活动的邀请函 已放到你的宿舍楼下 请你尽快领取 谢谢 二 若是对团学内部的群发短信 则开头应为 常委 部长 委员你好 结尾应为 收到请回 谢谢 署名应为 团学秘书部 如 常委你好 明天 月 日 时将在团学办公室召开 会 请准时出席 收到请回 谢谢 团学秘书部 三 某些通知 如 团学各个部门的通知 秘书部内部人员通知 秘书部例会通知 等 由专门人员负责 其他人员不得发送 四 以 团学秘书部 为名义的通知 应在发送完毕后 告知负责登记的同事 登记通知发送的时间和内容等相关信息 五 日常办公的礼貌用语及相关事宜 一 注意礼貌 见到老师 师兄 师姐们需问好 二 当老师或师兄 师姐们有需要时 应主动帮忙 三 值班应准时 按时签到 签走 四 值班时应及时了解近两天活动室的借用情况 五 每个班次值班的人员 应及时了解上一班同事所交代的任务 并及时完成 六