《秘书培训资料》PPT课件.ppt

1 现代企业秘书实务 秘书培训资料 天马行空官方博客 2 目录 工作职能与素质要求接待工作电信及办公设备文书写作时间管理和旅行会议安排信息管理人际交往 3 一 秘书工作职能与素质要求 职业概述 专门从事办公室程序性工作 协助领导处理政务及日常事务 为领导决策及其实施服务的人员适用范围 机关 团体 企事业 涉外机构组织中等级 初 中 高级职业环境 办公室职业能力里倾向 具备较强的书面与口头语言表达能力 综合协调与合作能力 逻辑思维与分析能力等 4 一 秘书工作职能与素质要求 秘书特性 辅助性 对上司工作起辅助作用 不能自作决定 服务性 为上司工作和上司本人服务 5 一 秘书工作职能与素质要求 应处理好的几个关系 工作的被动性与主动性的关系工作的经常性与突击性的关系工作的平凡性与重要性的关系工作的原则性与灵活性的关系 6 一 秘书工作职责 接待工作 日常 专门 团组收发信息 电话 电传 传真 邮件 电子邮件文书写作 使用电脑写各类文件及制作文件时间管理 自己 上司会议组织 会前 会中 会后信息管理 存 管 取旅行安排 吃 住 行对外公关 联络 外事 参与活动商务活动 营销 市场 税务 法律 指派工作 上司安排 7 一 秘书工作职能与素质要求 职业道德 爱本职 爱岗敬业 归属服从 从点滴作起要谦虚 刻苦学习 虚心求教 钻研业务多动脑 主动思考 机智敏锐 有商业意识守纪律 遵纪守法 格守信用 严保秘密 8 一 秘书工作职能与素质要求 工作作风 热情 真心诚意 笑脸迎送 谦和友善扎实 做事不飘 跟进落实 检查确认细致 准确不粗 认真不草 稳重不浮敏捷 干练守时 讲究效率 商如战场 9 一 秘书工作职能与素质要求 秘书的业务素质秘书的知识 智力和能力是相互联系 相互制约 相得益彰的整体知识是基础 智力是知识的结晶 能力是知识和智力的最终体现和归宿 10 一 秘书工作职能与素质要求 通才型的知识结构 其特点 1 专与博的兼容性 既包容多学科的面 满足综合服务的需要 又具备专业的精深度 满足当智力助手的深层次需要 2 广泛的适应性 知识结构需随领导工作的变化而不断地调整 时时处在调整的动态过程中 3 强健的再生性 知识需不断延伸 开拓 活化 使思路开阔 思维敏捷 思想深刻 满足高智能创造性劳动 11 一 秘书工作职能与素质要求 智力结构智力是赖以吸取外界知识的能力 包括 观察力注意力记忆力思维力想象力 12 一 秘书工作职能与素质要求 能力结构能力是知识与智力诸因素的综合表现 属改造世界范畴 1 语言文字运用能力2 协调能力3 管理能力4 处理信息能力NVQ二级的13项能力考核NVQ三级的10项能力考核 13 21世纪的企业秘书 全美秘书学会 像心理学家一样善于观察和理解他人像政治家一样有灵敏的头脑像外交官一样有潇洒的风度有处理各种棘手问题的丰富经验有良好的写作能力和文字功夫熟练运用各种办公自动化设备熟识商务往来的法律 金融和税务知识迅速对文件 信息归类 整理和查询 14 15 现代企业秘书实务 下 秘书培训资料 16 目录 时间管理和旅行会议安排信息管理人际交往 17 五 时间管理和旅行 时间管理时间管理是效率的保障 爱迪生说 世界上最重要的东西是时间 马克思说 可支配的时间 就是财富本身 18 秘书一天的工作 1 开门前后 a 取邮件报纸b 开门 定格观看办公室 有 无 c 取传真件 翻日历 对时钟 打开电器 19 秘书一天的工作 1 2 常规工作 迅速按优先顺序排列 A 查阅日志 准备 提醒 B 处理邮件 来件 拆封 分类 呈送 发出邮件 C 聆听上司指示 笔记 D 接打电话 收发传真 电子邮件E 制备文稿 起草 修改 审批 打印 装订 F 接待访客G 安排会议 约会H 处理办公室事务 清洁 安全 购水 用品 订票 20 秘书一天的工作 1 3 日志项目 当日必完成 A 为上司 外出 会议 会客等 准备 参与 结束 B 为自己 外出 会议 会客等 准备 参与 结束 2 4 新增内容 立即调整先后次序 张而有序 忙而不乱 A 新加工作 B 应急工作 C 突发事件 21 秘书一天的工作 5 关门前后 A 查看日志 提醒上司 自己清晰 B 回顾当日 是否结束 加班否 C 离前必做 清理办公桌 存放信息 关闭机器 切断电源 保密检查 柜屉上锁 关窗关门 22 秘书 化平凡为伟大 每日记录 一周统计 周志显示 接电话500次 打电话380次 接访客70位 做文件36份 5万字 出外访17家 参加会14个 处理事务68件 再加入分析 评价 送交上司结论 自己小结获鼓舞 上司清楚受感动 加强沟通近感情 平凡工作有伟大 23 如何管理时间 明确目标建立计划 写成清单设定先后顺序 分清轻重缓急遇事马上做 现在就做第一次就做好 次次做好专心致志 不要有头无尾珍惜今天 当日事当日毕养成整洁和有条理的习惯养成快速的节奏感设定完成期限善用零碎时间 24 如何管理时间 ABCD法则 急迫先做A既重而急次做B重而不急再做C急而不重不做D不重不急重要 A B D C 25 如何制定计划 行动计划和时间表 是用于管理时间和任务的文件 包括 任务的名称和摘要 衡量进度的目标 最终期限和阶段任务 需要来完成该工作的物质资源的信息 任务的分配 已经分配特定任务的人员和部门的细节 26 如何制定计划 意外情况的处理 万一有时间拖延如何处理 例如设备发生故障进展信息报告 报告何人 何时和怎样报告监督和管理 何人 如何监督工作的进展和质量 当目标实现时 有明确的标记的方法 例如在方框打勾 27 如何进行日志管理 日志管理要做到 输入会议的完整准确的信息 最终期限等 立即标上开始和结束的时间在每月或年的开始 输入固定的会议 约会在一周的开始和一天的开始查看日志 及时更新需要取消时 清楚和立即输入取消记号 安排隔开假日 28 如何安排旅游 计划 包括日期 时间 地点 交通工具 具体工作和活动 相关信息 联络方法交通工具 包括选择 如何订票 再确认以及国际旅行中的国际时差换算订宾馆 包括宾客要求 选择 确认办理邀请函 护照 签证 黄皮书等旅行文件 29 六 会议安排 会前筹备会中职责会后任务 30 会议安排 会前筹备工作 确立议题 多由领导定 主题 内容 时间 会期 方式 组织 范围 主办 主持人 筹备组等 选择场地 大小会场 食宿地 级别标准 活动地等 发送请柬和通知 准备资料 会议日程 各类文件 声像资料 广告 报导 证件类 表格 材料袋等 会务工作 会场布置 设备物资准备 车辆安排 报到登记 餐饮安排 安全保卫等 经费预算 来源 计划 审批等 31 会议安排 会中责任 提前到会 检查设备和安排 设施 座位 标签 存衣架等 需要时 实施备用方案 如人员 地点 设备等出现意外 做好迎客 签到工作 迎接佳宾和与会者 办理签到手续等 做好会议记录 录音 录象工作 摘要记录 详细记录 代表名册等 32 会议安排 会中责任 辅助会议正常进行 提供材料 复印 协助主持人掌握会场情况 控制会议进程 观注会议动态 做好联络协调 处理电话应急等 安排好会中的后勤服务 会议休息 饮料 用餐 住宿 娱乐 车辆 照相 卫生 医疗等 集会议的信息 发新闻 写简报 会议调查 反馈等 妥善做好送客工作 购票 车辆 留宿等 33 会中责任 会议简报 目的 反映会议情况 进程 介绍会议讨论 争论的问题 摘录会议发言要点 规模大 会期长的常编发简报以交流信息 类别 摘要式 将有代表性 启发性的发言摘录整理 让其他组了解 概括式 根据会议记录分析综合 概括大会 小组情况 供阅 综合式 包容上两式 加上其他 如上级指示 贺信 花絮等 34 会中责任 简报写作要求 快 抢时间 不拖拉 边听 边记 边分析 边整理 满足时限性 新 提出新情况 新问题 新经验 引人注目 满足交流性和指导性 实 内容真实准确可靠 数字 事实核对清楚 不夸大缩小 短 行文简明扼要 开门见山 朴实无华 一语中的 35 会议简报 目的 反映会议情况 进程 介绍会议讨论 争论的问题 摘录会议发言要点 规模大 会期长的常编发简报以交流信息 类别 摘要式 将有代表性 有启发性的发言摘录整理 让其他组了解 概括式 根据会议记录分析综合 概括大会 小组情况 供与会者阅 综合式 包容上两式 加上其他 如上级指示 贺信 会中花絮等 36 会议简报写作 快 抢时间 不拖拉 边听 边记 边分析 边整理 满足时限性 新 提出新情况 新问题 新经验 引人注目 满足交流性和指导性 实 内容真实 准确 可靠 数字 事实核对清楚 不夸大缩小 短 行文简明扼要 开门见山 朴实无华 一语中的 不过千字 37 会议简报例 格式 报头XXX会议简报 第X期 XXX会议秘书处编XXXX年X月X日正文XXXXXX 标题 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX报尾送 XXXXXXX 上级 发 与会代表 共印XX份 38 会议纪要 定义 按会议宗旨 精练准确记述其要点 以上报和下达贯彻执行 写作 1 忠实会议实际 准确反映会议情况和意见 2 突出会议中心 内容概括 有取有舍 有主有次 言语精练 3 逻辑条理清楚 观点鲜明 不堆砌拼凑 必要时加理论说明 4 及时印发 作为依据 起到指示 指导 协调 约束作用 39 会议纪要 格式 列为法定公文 版面编排由版头 本体 版尾三部分 可不盖公章 本体 标题 公文式或简式 会议名称 纪要 时间 标题下写纪要印发时间 署名下写成文时间正文 概况 会期 会址 主持 参会 议题 结果六要素主体 具体反映会议的主要情况 内容与成果 结尾 可用简短 明确 有力的语句提出要求 希望 号召签署 正文右下方署明主办单位或会议名称 40 会议纪要 主体 具体反映会议的主要情况 内容与成果 表达方式有 概述式 综合原始材料 围绕议题概述多用小型会议条块式 规模大 议题多的会根据不同内容分块表达独立意思 或分条列项归纳会议内容 或先块后条混合使用 层次明确记录式 有重要讲话时用记录方式构成记要主体 41 会议安排 会后工作 1 收回所有单位 部门 物品 文件材料 设备文具物品等 2 清洁 检查会议地点 场所 借用还回 移动恢复等 3 向有关提供帮助者告辞致谢4 结请帐目 场地 住宿 设备 餐饮 服务 文具复印费等与预算比较 并检查订金最后结算 现金 支票 信用卡 索要发票凭证 42 会议安排 会后工作 5 会议分析和评估 统计 分析调查 问卷等 包含对会议内容 展示 管理 地点设施 材料 服务等评估 6 整理会议文件材料 如记录的整理 会议材料的存档 7 编制会议报告 纪要 通讯8 进行会议催办和备忘 执行催办会议交办决定 整理待做工作表等 43 会后工作 会议纪要 定义 按会议宗旨 精练准确记述其要点 以上报和下达贯彻执行 写作 1 忠实会议实际 准确反映会议情况和意见 2 突出会议中心 内容概括 有取有舍 有主有次言语精练 3 逻辑条理清楚 观点鲜明 不堆砌拼凑 必要时加理论说明 4 及时印发 作为依据 起到指示 指导 协调 约束作用 44 会后工作 会议纪要格式 列为法定公文 版面编排由版头 本体 版尾三部分 可不盖公章 本体 标题 公文式或简式 会议名称 纪要 时间 标题下写纪要印发时间 署名下写成文时间正文 概况 会期 会址 主持 参会 议题 结果六要素主体 具体反映会议的主要情况 内容与成果 45 会后工作 会议纪要 表达方式有 概述式 综合原始材料 围绕议题概述多用小型会议条块式 规模大 议题多的会根据不同内容分块表达独立意思 或分条列项归纳会议内容 或先块后条混合使用 层次明确记录式 有重要讲话时用记录方式构成记要主体 46 会后工作 会议纪要 结尾 可用简短 明确 有力的语句提出要求 希望 号召签署 正文右下方署明主办单位或会议名称 47 七 信息管理 国家机构 社会组织 个人从事政 军 经 科 技 文 宗等活动中直接形成的对国家 社会有保存价值的各种文字 图表 声像记录 行政管理类 经营管理类 科研类 工艺技术类 法律类 财会金融类 基建设备类 人事类等 48 信息管理 档案特点 1 社会实践中的原始记录 2 是有条件转化来的文件3 来源广泛 内容丰富 形式多样档案作用 1 凭证作用 2 参考及情报作用 49 信息管理 档案业务6个环节 1 收集工作 获取积累档案的手段 统一管理的措施 力求丰富完整高质2 整理工作 按一定原则分类 组合 排列 编号 编目的有序化过程3 鉴定工作 对库存进行鉴别 挑选 去粗取精 最佳优化 发挥价值 50 档案业务6个环节 4 保管工作 采取保护措施 妥善管理延长寿命 加强保密 确保安全5 统计工作 进行收进 移出 利用数量登记 统计和分析 掌握情况6 提供利用 开发和直接提供档案 为事业服务 达到建档根本目的 51 信息管理 分类 按字母排列 以英文姓氏顺序排 同姓再按名的首字 中文按拼音如客户名单李L在前 张Z在后按主题内容 同类内容的文件归在一起 建立一个易区分的主题如建立供应类文件和销售类文件不同主题按形成时间 文件形成时间年 月 日的先后 看发展变化如将财务发票本按年 月分类 52 信息管理 分类 按地区范围 业务活动以地区更显重要和方便时 确定地区名如西北分公司 东北分公司按数字规律 按规律用数字给文件编号归档 便于增添和查找如人事档案的编号 病历 微机管理 53 信息管理 分类 按档案来源 保持文件形成的来源地的清晰 不随意拆散 搬家如市办公厅文件 市经贸委文件按载体形式 根据档案载体的不同而分类如纸质类 音像类 电子类 缩微胶卷综合应用各类 如先时间 后主题 再地区 54 七 人际交往 人际关系气质类型约哈里窗户与同事相处与上司相处 55 人际关系 人际关系是指在社会活动中 人们相互间所结成的各种关系 也可以说是反映人与人之间心理上的距离 人际关系图 56 促进人际吸引的形式 接近性吸引 空间距离近 见面机会多相似性吸引 处事态度相似 感情融合互补性吸引 满足需要 我无换他有报答性吸引 他对你好 报之以琼瑶仪表性吸引 仪表诱人 第一印象好 57 气质类型图 58 约哈里窗户图 59 情商图 情商是测定人的情绪感情的一种指标 60 与人相处之道 尊重他人感谢他人的帮助关心他人 提供帮助 配合与支持 表现温情与爱心不强加于人 体谅他人谦虚谨慎 戒骄戒躁准确扮演自己的角色保持沟通与交流正确对待他人的成绩 61 与同事关系的自我评价 l每天上班见了同事 你主动问好 表示致意吗 l你能细心察觉同事的情感变化 主动询问表示关切吗 l在与同事共同工作时 你采取 齐心协力 漫不精心 推委 拆台 l同事遇到困难 你是 热心帮助 表面应付 不闻不问 l遇到难以分清的工作 你是主动去做 还是推给别人 62 与同事关系的自我评价 l当你需要同事的帮助 你能礼貌的提出请求吗 l你认为同事帮助你是应该的 而不需要感谢吗 l同事外出 有访客找他 你能代同事热情接待和处理事由吗 l同事外出 有电话找他 你是怎样接应电话的 l当你了解工作中的信息 你在同事面前是神秘兮兮 还是共同分享 l你怎样给同事留言和写备忘条 63 与同事关系的自我评价 l当你取得一些成绩时 你会在同事面前流露 炫耀 甚至吹嘘吗 l对待同事的缺点或毛病 你是看笑话 夸大喧扬 还是真诚帮助 l看到同事取得成绩或上司表扬 你是祝贺 无所谓 还